Per le attività in Germania, i contratti per servizi o pagamenti ricorrenti possono presentare delle difficoltà. Un problema riguarda l'annullamento degli abbonamenti nel rispetto della legge. Si applicano normative diverse a seconda del tipo di contratto, sia che si tratti di una vendita B2C o B2B.

In questo articolo illustriamo i requisiti di base che le attività in Germania devono rispettare in caso di annullamento dei contratti, incluse le regole applicabili ai contratti B2C e B2B e i periodi di preavviso obbligatori. Delineiamo inoltre le regole relative ai pulsanti di annullamento per i contratti online e forniamo argomenti che le attività devono prendere in considerazione quando ricevono degli annullamenti.

In sintesi

• Gli annullamenti dei contratti sono soggetti a requisiti formali, limiti di tempo e normative contrattuali specifici che le attività in Germania devono rispettare.
  
• I contratti con i clienti sono soggetti a rigorosi limiti di legge in merito a termini contrattuali, periodi di preavviso e rinnovi automatici.
  
• Con i contratti B2B, le parti godono di maggiore flessibilità per stabilire condizioni contrattuali individuali e periodi di preavviso.
  
• Le attività in Germania sono tenute a fornire pulsanti di annullamento previsti dalla legge per determinati contratti online con i clienti.
  
• Quando ricevono degli annullamenti, le attività devono verificare le date di entrata in vigore dell'annullamento e gestire in modo adeguato gli addebiti e gli altri obblighi.
  

Gestione delle cancellazioni dei contratti per le aziende in Germania

I contratti fanno parte di ogni attività: dai contratti di locazione e piani tariffari per cellulari ai contratti per software, manutenzione o servizi esterni. Molti rapporti commerciali vengono mantenuti per un periodo prolungato e non terminano automaticamente. Tuttavia, i contratti sono rilevanti anche al di là delle attività di acquisto di un'azienda.

Ad esempio, le aziende che vendono abbonamenti, iscrizioni o altri servizi continuativi ai clienti hanno bisogno di regole chiare e conformi sulla risoluzione dei contratti. Quando aziende e clienti concordano fatture ricorrenti e servizi, è importante che i clienti sappiano quando e come possono cancellare i propri contratti.

Ciò è determinato principalmente dalla durata del contratto concordata, dal periodo di preavviso e dal metodo di risoluzione. Le aziende devono integrare questi requisiti nella formulazione dei contratti, nei termini e nelle condizioni. Fatture non corrette possono invalidare le clausole di cancellazione o far sì che i contratti terminino prima del previsto.

Requisiti formali per la cancellazione dei contratti

Secondo il Codice civile tedesco (BGB), un contratto può essere cancellato in forma testuale o in forma scritta. Se la legge stabilisce che un contratto può essere cancellato in forma testuale, è sufficiente un avviso di cancellazione leggibile su un supporto dati permanente. Questo avviso non deve essere firmato. In genere, è sufficiente inviare l'avviso tramite messaggio di testo, email, fax o come documento scansionato in Portable Document Format (PDF).

D'altro canto, la forma scritta prevista dalla legge richiede generalmente una firma. Ad esempio, un cliente potrebbe fornire un avviso di cancellazione sotto forma di lettera firmata personalmente. Laddove consentito dalla legge, la forma scritta può anche essere sostituita dalla forma elettronica con una firma elettronica qualificata.

Secondo l''Articolo 309, N. 13 del BGB, i termini e le condizioni devono generalmente consentire ai clienti di fornire un avviso di cancellazione o recesso solo in forma testuale. Ciò nonostante, esistono eccezioni per determinati rapporti contrattuali in cui la legge prevede esplicitamente una forma più rigorosa. Ad esempio, la risoluzione di un rapporto di lavoro deve essere effettuata per iscritto, in base all''Articolo 623 del BGB. Anche l''Articolo 568, Paragrafo 1 del BGB richiede la forma scritta per l'avviso di risoluzione del contratto di locazione.

Inoltre, l'Articolo 309, N. 13 del BGB, entrato in vigore il 1 ottobre 2016, non può essere applicato ai contratti meno recenti. Questa norma si applica esclusivamente ai contratti stipulati dopo il 30 settembre 2016. Ciò significa che i contratti conclusi prima di questa data possono ancora essere soggetti a requisiti contrattuali di forma più rigorosi.

Pertanto, le aziende devono verificare quale forma sia stata concordata per le cancellazioni dei contratti esistenti meno recenti e se tale accordo sia stato successivamente modificato o sostituito da una norma sulla forma testuale.

Quali sono i requisiti per effettuare cancellazioni valide?

Sia in forma scritta che testuale, un avviso di cancellazione deve essere completo e inequivocabile. Deve indicare chiaramente a quale contratto si riferisce e che il cliente desidera porvi fine. Deve inoltre contenere il nome e l'indirizzo della parte contraente e del cliente o il numero di contratto. Queste informazioni possono aiutare l'azienda a identificare il contratto corretto e a elaborare la cancellazione.

Quali normative si applicano alle cancellazioni dei contratti B2C e B2B?

Quando stabiliscono le clausole di cancellazione, le aziende devono tenere conto delle parti che stipulano i contratti. Il BGB fa una distinzione tra contratti con i consumatori, che includono anche i contratti a distanza, e i contratti tra aziende.

Ai sensi dell''Articolo 13 del BGB, un "consumatore" è una persona fisica che stipula un negozio giuridico per scopi prevalentemente privati. L''Articolo 14 del BGB definisce "imprenditore" una persona fisica o giuridica o una società di persone con personalità giuridica che, nel concludere un negozio giuridico, agisce nell'esercizio della propria attività commerciale, imprenditoriale o professionale.

Ad esempio, se un'azienda vende un abbonamento a una persona fisica (ovvero un consumatore), si tratta generalmente di una vendita B2C. Tuttavia, se un'azienda ha stipulato lo stesso contratto con un'altra azienda ai fini della propria attività commerciale, imprenditoriale o professionale, si tratta di un contratto B2B.

Che ruolo hanno i termini e le condizioni nei contratti?

La distinzione tra contratti B2B e B2C è particolarmente importante per quanto riguarda i termini contrattuali standardizzati. Nei contratti B2C, i termini e le condizioni sono soggetti a un rigoroso controllo legale per quanto riguarda il loro contenuto. Ad esempio, le disposizioni dell'Articolo 309 del BGB possono invalidare alcune clausole di cancellazione nei confronti dei clienti.

Per le vendite B2B vigono regole diverse. L''Articolo 310, Paragrafo 1 del BGB stabilisce che, in generale, le clausole proibite definite ai sensi dell'Articolo 309 del BGB non possono essere applicate direttamente ai termini e alle condizioni commerciali. Pertanto, le aziende hanno maggiore libertà nella formulazione dei propri contratti B2B. Ciò nonostante, continuano ad applicarsi i requisiti generali dell''Articolo 307 del BGB.

Una clausola contenuta in una serie di termini e condizioni non deve svantaggiare in modo irragionevole la parte contraente e deve essere chiara e comprensibile. Per questo motivo, le aziende con diversi gruppi di clienti non devono copiare le clausole di cancellazione dai contratti B2B ai contratti B2C senza prima effettuare delle verifiche.

Quali sono i periodi di preavviso che le attività in Germania devono conoscere?

Il periodo di preavviso stabilisce per quanto tempo un contratto rimane efficace dopo essere stato annullato. Esistono regole diverse sui periodi di preavviso che le attività possono impostare per i propri clienti. Queste dipendono principalmente dal fatto che il contratto sia B2C o B2B.

Durata del contratto e rinnovi nei contratti B2C

Nei contratti per la consegna regolare di beni o per la fornitura regolare di servizi o lavori, la durata iniziale del contratto non può superare i due anni, secondo quanto previsto dall'articolo 309, n. 9 del BGB. Pertanto, i clienti non possono accettare contratti più lunghi previsti nei termini e condizioni generali delle attività.

Esistono inoltre disposizioni chiare che disciplinano i rinnovi automatici dei contratti. Le clausole sui rinnovi automatici sono consentite solo se il contratto si rinnova per un periodo di tempo indeterminato. I clienti devono inoltre poter annullare i contratti in qualsiasi momento con un preavviso non superiore a un mese. Un rinnovo automatico per un ulteriore periodo determinato, ad esempio per altri 12 o 24 mesi, non è consentito in questi casi. Per le attività in Germania, queste normative interessano principalmente i contratti a lungo termine e gli abbonamenti.

Secondo l'articolo 229, sezione 60 della legge di introduzione al codice civile tedesco (EGBGB), i contratti stipulati prima del 1 marzo 2022 sono soggetti alla precedente formulazione delle normative previste dall'articolo 309, n. 9 del BGB. Secondo la precedente formulazione, erano consentiti rinnovi impliciti dei contratti per un periodo massimo di un anno, a condizione che il periodo di preavviso non superasse i tre mesi.

Maggiore libertà nei contratti B2B

I limiti imposti ai contratti B2C non si applicano direttamente ai contratti tra attività. Le attività hanno maggiore flessibilità nello stabilire condizioni contrattuali individuali e periodi di preavviso nei contratti B2B. Ad esempio, possono concordare termini minimi o periodi di preavviso più lunghi, a condizione che questi siano stabiliti in modo adeguato nei contratti. Ciò può essere particolarmente utile nelle relazioni commerciali a lungo termine, ad esempio quando i servizi sono pianificati su un periodo prolungato o è necessario tutelare gli investimenti.

È importante che i tempi concordati siano formulati in modo chiaro. Il contratto deve indicare l'inizio del periodo di preavviso, la durata del periodo di preavviso e le conseguenze del mancato invio tempestivo del preavviso. Pertanto, è consigliabile che le attività personalizzino i propri contratti B2B per ogni situazione specifica.

Quali sono le regole per i pulsanti di annullamento nei contratti online?

Il BGB stabilisce più dei semplici requisiti formali per gli annullamenti dei contratti. Per determinati contratti con i clienti che possono essere stipulati online, le attività devono fornire anche un meccanismo semplice per l'annullamento a cui i clienti possano accedere tramite i siti web delle attività.

L'articolo 312k del BGB richiede alle attività in Germania di fornire pulsanti di annullamento se i loro siti web consentono ai clienti di stipulare contratti per relazioni contrattuali continuative che prevedono pagamenti (ossia abbonamenti o iscrizioni con vantaggi continui).

Requisiti dei pulsanti di annullamento

Il pulsante di annullamento deve essere di facile accesso, sempre disponibile e contrassegnato chiaramente con una frase come "Annulla il contratto qui". Il pulsante deve indirizzare i clienti direttamente a una pagina di conferma in cui possano indicare in modo chiaro i contratti che desiderano annullare e le date in cui desiderano che terminino. Questo meccanismo deve facilitare anche gli annullamenti straordinari, come gli annullamenti senza preavviso per giusta causa.

Le pagine di conferma devono includere anche pulsanti aggiuntivi che i clienti utilizzano per confermare di voler annullare i propri contratti. Anche questi pulsanti devono essere contrassegnati in modo chiaro (ad es. "Annulla ora"). I requisiti previsti dall'articolo 312k, paragrafo 2, del BGB si applicano sia agli annullamenti ordinari che a quelli straordinari.

Conferma e conseguenze della mancata fornitura dei pulsanti di annullamento

Quando un'attività riceve un avviso di annullamento, deve confermare immediatamente e per via elettronica il contenuto dell'avviso, l'ora di ricezione e la data di entrata in vigore dell'annullamento richiesta in forma testuale. Inoltre, i clienti devono salvare gli avvisi su supporti dati permanenti completi di date e orari.

Se le attività in Germania non forniscono i pulsanti di annullamento e le pagine di conferma obbligatori previsti dalla legge, i clienti possono annullare i loro contratti in qualsiasi momento senza rispettare i periodi di preavviso. Pertanto, le attività devono integrare questi requisiti nel design generale della propria presenza online ed esaminarli a intervalli regolari.

Cosa devono fare le attività dopo l'annullamento di un contratto?

Ricevere un avviso di annullamento non significa necessariamente che il contratto corrispondente termini immediatamente. Le attività devono prima verificare se l'avviso è stato dato in modo efficace e quando il contratto terminerà effettivamente. Ciò che conta è il periodo di preavviso concordato, la data di entrata in vigore dell'annullamento richiesta e le disposizioni contrattuali.

Esaminare e confermare l'annullamento

Le attività devono associare ogni annullamento al relativo contratto e verificare che il cliente abbia fornito le informazioni necessarie. Queste potrebbero includere i dettagli del cliente e i numeri di contratto o del cliente. Se l'annullamento è effettivo ed è stato inviato in tempo utile, l'attività deve comunicare al cliente la data di entrata in vigore dell'annullamento confermata.

Gli annullamenti effettuati utilizzando il pulsante di annullamento previsto dalla legge sono soggetti a requisiti aggiuntivi. Le attività devono confermare immediatamente e per via elettronica la ricezione dell'avviso, il suo contenuto e la data di entrata in vigore dell'annullamento richiesta in forma testuale.

Addebitare fino alla fine del contratto

I pagamenti possono essere ancora dovuti per i servizi concordati fino alla scadenza del contratto. Pertanto, le attività devono verificare quali importi sono in sospeso e se è richiesto un addebito proporzionale. Ad esempio, nel caso di un abbonamento con pagamenti mensili, la fattura finale potrebbe coprire solo il periodo fino alla scadenza del contratto.

Quando un contratto scade, l'attività non ha più diritto di richiedere ulteriori pagamenti regolari. Pertanto, le attività devono assicurarsi che addebiti diretti, fatture automatiche o altri sistemi di pagamento vengano interrotti per tempo. In alcune tipologie di contratti, le attività possono ancora avere diritto a determinati pagamenti una tantum dopo la scadenza di un contratto (ad es. pagamenti per servizi già resi).

Stripe Billing offre alle attività un flusso di lavoro strutturato per la gestione degli addebiti in seguito all'annullamento e può aiutare le attività a interrompere i pagamenti ricorrenti in base alle condizioni contrattuali e di addebito predefinite.

Restituire i dispositivi e rispettare gli altri obblighi

La fine di un contratto può inoltre far sorgere altri obblighi. A seconda dell'oggetto del contratto, è necessario restituire i dispositivi forniti dall'attività, disattivare gli accessi e fornire i documenti. Le normative di legge e la formulazione specifica del contratto in questione stabiliscono quali obblighi si applicano.

Le attività devono delineare la procedura complessiva di annullamento in modo strutturato. La compilazione di una documentazione chiara sull'annullamento, sulla data di entrata in vigore dell'annullamento e sull'addebito finale può aiutare a evitare controversie riguardanti la fine di un contratto o ulteriori richieste di pagamento.

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Domande frequenti sugli annullamenti dei contratti ai sensi del BGB