Het beheren van terugkerende betalingen, of het nu gaat om privérekeningen, abonnementen of zakelijke facturen, kan tijdrovend en foutgevoelig zijn. Achterstallige betalingen, handmatige verwerking en onvoorspelbare cashflow kunnen ook problemen opleveren voor ondernemingen en consumenten.

Een automatische incasso is een populaire betaalmethode om betaaltransacties eenvoudig en zonder contact geld af te handelen. Volgens Pew Research zegt ongeveer 4 op de 10 Amerikanen (41%) dat ze in een gewone week voor geen enkele aankoop met contant geld betalen. Dat weerspiegelt de groeiende voorkeur voor digitale en geautomatiseerde betaalmethoden.

In dit artikel wordt onder andere uitgelegd wat automatische incasso's zijn, hoe deze in de loop der jaren zijn veranderd en wat het verschil is met bankoverschrijvingen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een automatische incasso?
  
• Hoe zijn automatische incasso's in de loop der jaren veranderd?
  
• Wat zijn de voordelen van automatische incasso's?
  
• Wat is het verschil tussen een automatische incasso en een bankoverschrijving?
  
• Hoe lang heeft een klant de tijd voor terugbetaling van een automatische incasso?
  
• Wat gebeurt er als een automatische incasso niet kan worden afgeschreven?
  

Wat is een automatische incasso?

Een automatische incasso is een veilige betaalmethode zonder contact geld, die ondernemingen kunnen gebruiken om betalingen te verwerken. Mensen gebruiken de term "automatische incasso" vaak om te verwijzen naar betalingen via SEPA-incasso.

Met automatische incasso's kunnen ondernemingen op de vervaldatum betalingen afschrijven van de bankrekening van de klant. In tegenstelling tot andere betaalmethoden, waarbij klanten handmatig overschrijvingen in gang moeten zetten, geeft een automatische incasso ondernemingen toestemming om automatisch geld af te schrijven, waardoor vertragingen tot een minimum worden beperkt.

Om een automatische incasso te verwerken, hebben ondernemingen een automatische incasso-opdracht nodig, ook wel machtiging voor SEPA-incasso genoemd. Dit vertegenwoordigt de schriftelijke toestemming van de klant voor afschrijving van bedragen van de rekening. Automatische incasso's bieden ondernemingen de zekerheid dat betalingen op tijd worden ontvangen, zonder dat hieraan kosten zijn verbonden.

Betalingen via automatische incasso zijn vooral handig voor terugkerende betalingen, zoals bij abonnementen of lidmaatschappen. Het automatiseren van incasso's versnelt het facturatieproces, verbetert de cashflow, vermindert de administratieve belasting en maakt het hele betaalproces efficiënter.

Hoe zijn automatische incasso's in de loop der jaren veranderd?

Voordat in 2009 de SEPA Direct Debit-regeling werd ingevoerd, werden automatische incasso's gedaan voor de instantie voor automatische incasso en waren er vaak papieren formulieren nodig voor de verwerking van betalingen.

Met de introductie van de SEPA Direct Debit-regeling werd het mogelijk om ACH-transacties (Automated Clearing House) in meerdere landen te verwerken binnen een gestandaardiseerd kader. Hierdoor konden ondernemingen voor het eerst internationaal automatische incasso's uitvoeren, waardoor het bereik van betaaldiensten werd vergroot en de efficiëntie werd verbeterd.

Tot 1 februari 2014 waren machtigingen voor automatische incasso en handmatige incasso nog in gebruik. Op dat moment werden deze oudere methoden echter volledig vervangen door de SEPA Direct Debit-regeling. Bestaande opdrachten voor automatische incasso werden automatisch omgezet in machtigingen voor SEPA-incasso die voldoen aan de wet- en regelgeving voor open banking.

Wat zijn de voordelen van automatische incasso's?

Met automatische incasso's kunnen ondernemingen op een veilige en geautomatiseerde manier betalingen bij hun klanten afschrijven. Dat heeft verschillende voordelen:

• Kosteneffectieve afschrijving van betalingen. De noodzaak van handmatige facturatie wordt weggenomen, waardoor de administratieve kosten dalen en de bedrijfsvoering verbetert.
  
• Geautomatiseerde betalingen. Betalingen worden op de vervaldatum afgeschreven, waardoor het risico op te late of gemiste betalingen wordt verkleind.
  
• Verbeterd cashflowbeheer. Betalingen worden op tijd ontvangen, waardoor ondernemingen hun financiën effectiever kunnen plannen.
  
• Vereenvoudigde boekhouding. Transacties worden automatisch geregistreerd, waardoor de kans op fouten afneemt en reconciliatie eenvoudiger wordt.
  
• Verminderde werkdruk. Het is niet nodig om betalingen handmatig te verwerken, herinneringen te sturen of onbetaalde facturen op te volgen.
  
• Flexibele acceptatie van betalingen. Compatibel met creditcards en debitcards, bankoverschrijvingen en online bankdiensten.
  

Klanten profiteren ook van het gemak van geautomatiseerde, probleemloze betalingen met automatische incasso's. Dit doet u als volgt:

• Handige en probleemloze betalingen. Het is niet nodig om vervaldatums voor betalingen te onthouden of handmatig overschrijvingen te starten voor privérekeningen, abonnementen of lidmaatschappen.
  
• Veilige transacties. Bankrekeninggegevens worden versleuteld, waardoor de kans op fraude of toegang door onbevoegden wordt verkleind.
  
• Bescherming tegen niet-geautoriseerde afschrijvingen. Klanten kunnen transacties via automatische incasso monitoren en chargebacks aanvragen als zich afwijkingen voordoen.
  
• Het is niet nodig om betaalgegevens opnieuw in te voeren. Terugkerende betalingen worden automatisch verwerkt.
  
• Efficiënte en betrouwbare betalingsverwerking. Betalingen worden soepel afgehandeld zonder dat er papieren facturen of handmatige goedkeuringen nodig zijn.
  

Door incasso's te automatiseren kunnen ondernemingen de cashflow optimaliseren, administratieve lasten verminderen en de financiële zekerheid vergroten, terwijl klanten profiteren van eenvoudigere, snellere en betrouwbaardere transacties.

Wat is het verschil tussen een automatische incasso en een bankoverschrijving?

Het belangrijkste verschil tussen een automatische incasso en een bankoverschrijving ligt in degene die de transactie in gang zet.

Bij een bankoverschrijving is het de verantwoordelijkheid van de betaler om de betaling handmatig in gang te zetten. De betaler moet de gegevens van de ontvanger invoeren, het te betalen bedrag opgeven en de overschrijving autoriseren via het online banksysteem.

Bij automatische incasso geeft de betaler de onderneming toestemming om betalingen automatisch af te schrijven. Zodra de betaler toestemming heeft gegeven via een machtiging tot automatische incasso, kan de onderneming de overeengekomen bedragen afschrijven zonder dat de klant verder iets hoeft te doen.

Hoe lang heeft een klant de tijd voor terugbetaling van een automatische incasso?

De termijn voor terugbetaling van een automatische incasso hangt af van de vraag of het gaat om een automatische incasso (tussen een persoon en een onderneming) of een zakelijke automatische incasso (tussen twee ondernemingen of zelfstandigen).

• Gangbare automatische incasso's. Klanten hebben vanaf de afschrijvingsdatum acht weken de tijd om een terugbetaling aan te vragen, zonder dat dit hoeft te worden gemotiveerd.
  
• Verlengde terugbetalingstermijn. Als de klant niet vooraf op de hoogte is gesteld van de afschrijving, als er onjuiste rekeninggegevens zijn gebruikt of als er een vermoeden van fraude bestaat, loopt de termijn voor terugbetaling uit tot 13 maanden.
  
• Zakelijke incasso's. Terugbetalingen worden niet automatisch verleend, tenzij de machtiging ongeldig was of er een vermoeden bestaat van frauduleuze activiteiten. In dergelijke gevallen hebben klanten 13 maanden de tijd om bezwaar te maken tegen de betaling.
  

Chargebacks brengen aanzienlijke kosten met zich mee voor ondernemingen en tasten de reputatie van een onderneming aan. Om problemen te voorkomen, moeten ondernemingen ervoor zorgen dat alle informatie voor elke afschrijving correct is en dat ze de klant hierover vooraf informeren. Dit voorkomt dat klanten zonder opgaaf van reden kunnen vragen om terugbetaling voor een automatische incasso.

Wat gebeurt er als een automatische incasso niet kan worden afgeschreven?

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een automatische incasso niet kan worden afgeschreven:

• Onvoldoende saldo op de rekening van de klant
  
• Bankfouten of technische problemen tijdens de overschrijving
  
• Onjuiste of verouderde rekeninggegevens
  
• Afwijzing van automatische incasso's vanwege accountbeperkingen of fraudeproblemen
  

In dergelijke gevallen moeten ondernemingen snel handelen en contact opnemen met de klant om het probleem op te lossen. Het is ook mogelijk om de betaling via bankoverschrijving of een andere betaalmethode te regelen.