Se prevé que el despliegue gradual de los números de identificación de empresas en Alemania se complete en 2026. Los nuevos números de identificación tienen como objetivo simplificar y acelerar los procesos actuales.

En este artículo, se ofrece un resumen detallado de qué son los nuevos números de identificación de empresa, por qué se introducen y a quién afectarán. También veremos cómo se asignarán los números de identificación de las empresas y sus consecuencias legales para las empresas en Alemania.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es el número de identificación de la empresa?
  
• ¿Por qué se están introduciendo los números de identificación de las empresas?
  
• ¿Quién recibirá un número de identificación comercial?
  
• Modelos de números de identificación de empresa
  
• ¿Cómo se obtienen los números de identificación de las empresas?
  
• ¿Cómo se asignan los números de identificación de las empresas?
  
• ¿Cuáles son las implicaciones legales de los números de identificación de empresas para las empresas en Alemania?
  

¿Qué es un número de identificación de empresa?

Un número de identificación de la empresa (ID), también conocido como «Wirtschafts-ID» o «W-IdNr». en alemán, es un identificador único para los contribuyentes en Alemania que participan en actividades empresariales. De conformidad con los artículos 139a y 139c del Código Fiscal alemán(AO), los números de identificación comercial tienen esencialmente un propósito similar al de los números de identificación fiscal (ID fiscales): proporcionar una identificación única.

Mientras que la oficina fiscal utiliza principalmente un número de identificación fiscal para asuntos relacionados con los impuestos, un número de identificación comercial se utiliza para la identificación general de empresas en transacciones comerciales nacionales e internacionales. En el futuro, el número de identificación de la empresa reemplazará al ID fiscal en ciertas áreas. Sin embargo, los números de identificación fiscal siguen siendo válidos por el momento.

Un número de identificación de empresa también es distinto de un número de identificación del impuesto sobre el valor añadido (IVA) (USt-ID). Un número de ID de IVA se utiliza específicamente para el comercio intracomunitario dentro de la Unión Europea (UE). Por lo tanto, el número de identificación del IVA es importante para las empresas que ofrecen productos y servicios a través de las fronteras internacionales, dentro de la UE. Las pequeñas empresas y los empresarios que solo realizan transacciones nacionales no necesitan IVA números de identificación. Sin embargo, los números de identificación de la empresa son obligatorios para todas las empresas en Alemania.

¿Por qué se están introduciendo los números de identificación de las empresas?

Los números de identificación de empresas se están introduciendo para modernizar y agilizar la administración tributaria para las empresas en Alemania. Según la Oficina Fiscal Federal Central, el número de identificación de la empresa es «una base clave para la digitalización». Su objetivo es simplificar la comunicación entre las autoridades y las empresas de toda Alemania.

El número de identificación de la empresa sigue siendo válido mientras la empresa continúe operando. Se mantiene sin cambios incluso si se actualiza información clave, como el nombre del propietario de la empresa, el estado civil, la dirección residencial o el lugar de administración. Por lo tanto, actúa como un número de identificación fiscal: lo que el número de identificación fiscal es para los contribuyentes particulares, el número de identificación comercial es para las empresas y los propietarios de negocios.

A largo plazo, los números de identificación de las empresas deberían simplificar los procesos fiscales y administrativos en Alemania. Por ello, se irán incorporando paulatinamente a los formularios y solicitudes de las autoridades fiscales. Con el tiempo, los números de identificación comercial serán la principal forma de identificación para la comunicación oficial. Lo ideal sería que las empresas ya no tuvieran que enviar sus datos a diversas autoridades en el futuro y, en su lugar, proporcionaran sus números de identificación empresarial. Esto reduciría en gran medida la carga de trabajo administrativo tanto para las empresas como para las autoridades fiscales. Es probable que la transparencia fiscal también mejore, ya que proporcionaría a las autoridades una mejor trazabilidad y control.

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¿Quién recibirá un número de identificación de la empresa?

Se emitirá un número de identificación comercial a todas las personas y entidades que se dediquen a actividades comerciales en Alemania. Esto incluye, entre otros, los siguientes:

• Trabajadores autónomos y por cuenta propia: los trabajadores autónomos requieren un número de identificación de la empresa. Lo mismo se aplica a los trabajadores por cuenta propia que se dedican a actividades comerciales.
  
• Emprendedores: a las sociedades anónimas como las sociedades de responsabilidad limitada (GmbH) o las sociedades anónimas, las sociedades colectivas como GmbH & Co. KGs y las empresas individuales que participen en actividades comerciales sujetas a impuestos se les asignará un número de identificación comercial.
  
• Empleados del sector privado: los empleados asalariados que también participan en actividades comerciales, como negocios secundarios o trabajo independiente, necesitan números de identificación de la empresa.
  
• Agricultores: cualquier persona que obtenga ingresos sujetos a impuestos de actividades agrícolas debe tener un número de identificación comercial.
  
• Asociaciones y fundaciones: las organizaciones no comerciales pero económicamente activas, como las asociaciones, también recibirán números de identificación comercial si generan ingresos sujetos a impuestos.
  

No todas las personas y entidades que generan ingresos o participan en actividades económicas recibirán automáticamente un número de identificación comercial. Estas son algunas excepciones:

• Personas físicas que obtienen ingresos del alquiler y arrendamiento: las personas físicas que solo obtienen ingresos del alquiler y el arrendamiento no se consideran económicamente activas a efectos de los números de identificación de la empresa. Los ingresos regulares por alquiler se clasifican como ingresos privados, no como ingresos de una actividad comercial.
  
• Gestión de activos privados: las personas que gestionen activos de forma privada, sin ninguna intención comercial o independiente, no recibirán números de identificación empresarial. Esto se aplica, por ejemplo, a los inversores que no participan en ninguna actividad económica activa.
  
• Organizaciones exentas de impuestos: las organizaciones sin fines de lucro o exentas de impuestos que no realizan actividades comerciales tampoco están obligadas a tener números de identificación comercial. No están sujetas a las normativas fiscales que se aplican a las entidades comerciales.
  

Ejemplos de números de identificación de empresas

La Oficina Fiscal Federal Central (BZSt) utiliza un formato sencillo para emitir números de identificación de empresas. Al igual que un número de identificación fiscal sobre las ventas, consta del prefijo «DE» seguido de un número único de nueve dígitos.

Ejemplo: DE123456789

A diferencia de un número de identificación fiscal sobre las ventas, un número de identificación de empresa incluye un identificador distintivo adicional de cinco dígitos. A cada actividad económica, negocio y establecimiento permanente se le asigna un número consecutivo, que comienza con «00001».

• Ejemplo de la primera actividad: DE123456789-00001
  
• Ejemplo de la segunda actividad: DE123456789-00002
  
• Ejemplo de la tercera actividad: DE123456789-00003
  

Es importante tener en cuenta que los números de identificación de la empresa no incluyen ningún dato personal ni operativo. Esto significa, entre otras cosas, que no incluyen detalles como las oficinas fiscales responsables o la naturaleza de las actividades económicas. Todos los identificadores distintivos están asociados a los números fiscales, que registran las empresas o establecimientos permanentes en la oficina fiscal.

¿Cómo se obtienen los números de identificación de las empresas?

Los números de identificación de la empresa son emitidos automáticamente por la Oficina Fiscal Federal Central, por lo que no es necesario solicitarlos. Esto también se aplica a las startups: los números se asignan automáticamente como parte del proceso de registro fiscal.

Sin embargo, dado que la introducción de los números de identificación de las empresas implica importantes desafíos técnicos y administrativos para la Oficina Fiscal Federal Central, los números se asignarán gradualmente. Todas las personas y entidades que necesiten números de identificación comercial serán notificadas con anticipación. Cualquier persona legalmente obligada a proporcionar un número de identificación comercial en notificaciones o informes debe hacerlo solo después de recibir el número.

¿Cómo se asignan los números de identificación de las empresas?

Desde el 1 de noviembre de 2024, la Oficina Fiscal Federal Central emite números de identificación de empresas por fases.

En la primera fase, las entidades comerciales recibirán un número con un identificador distintivo si se les exige que presenten una declaración anual del IVA u operen como una pequeña empresa en virtud del artículo 19 de la Ley del IVA alemana (UStG).

Se espera que las entidades comerciales que no cumplan con estos requisitos reciban su número de identificación comercial en la fase dos, a partir del tercer trimestre de 2025.

En la tercera fase, la Oficina Fiscal Federal Central emitirá identificadores distintivos adicionales para quienes se dediquen a múltiples actividades económicas, a partir del segundo trimestre de 2026 como muy pronto.

¿Cuáles son las implicaciones legales de los números de identificación de empresas para las empresas en Alemania?

En Alemania, las empresas están obligadas por ley a utilizar números de identificación empresarial si participan en procedimientos fiscales. Por ejemplo, una empresa debe proporcionar el número cuando presente su declaración de impuestos o se comunique con la autoridad fiscal. Si falta el número de identificación de la empresa o se utiliza de forma incorrecta, pueden producirse retrasos o problemas administrativos a la hora de procesar las declaraciones de impuestos.

Las empresas que tienen un sitio web también deben asegurarse de cumplir con la normativa sobre avisos legales. Esta normativa surge del artículo 5, párrafo 1, n.º 6 de la Ley de Servicios Digitales alemana (DDG); establece que si una empresa en Alemania tiene un número de identificación IVA, debe incluirlo o el número de identificación de la empresa en el aviso legal. La ley no obliga a proporcionar ambos números. Sin embargo, si la empresa opta por no incluir el número de identificación del IVA, debe proporcionar un número de identificación de la empresa en el aviso legal.