Se prevé que la implementación gradual de los números de identificación de empresas en Alemania se complete en 2026. Los nuevos números de identificación están destinados a simplificar y acelerar los procesos actuales.

En este artículo, se proporciona una descripción detallada de qué son los nuevos números de identificación para empresas, por qué se introducen y a quién afectarán. También analizaremos cómo se asignarán los números de identificación de empresas y sus consecuencias legales para las empresas en Alemania.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un número de identificación de empresa?
  
• ¿Por qué se introducen los números de identificación de empresas?
  
• ¿Quién recibirá un número de identificación de empresa?
  
• Ejemplos de números de identificación de empresa
  
• ¿Cómo se obtienen los números de identificación de la empresa?
  
• ¿Cómo se asignan los números de identificación de las empresas?
  
• ¿Cuáles son las implicaciones legales de los números de identificación d empresas para las empresas en Alemania?
  

¿Qué es un número de identificación de empresa?

Un número de identificación de la empresa (ID), también conocido como Wirtschafts-ID o W-IdNr. en alemán, es un identificador único para los contribuyentes en Alemania que participan en actividades comerciales. De conformidad con los artículos 139a y 139c del Código Fiscal alemán(AO), los números de identificación de empresas cumplen una finalidad esencialmente similar a la de los números de identificación fiscal (ID fiscales): la de proporcionar una identificación única.

Mientras que la agencia fiscal utiliza la identificación fiscal principalmente para asuntos relacionados con impuestos, el número de identificación comercial se utiliza para la identificación general de las empresas en transacciones comerciales nacionales e internacionales. En el futuro, el número de identificación de la empresa reemplazará a la identificación fiscal en ciertas áreas. Sin embargo, los números de identificación fiscal siguen siendo válidos por el momento.

El número de identificación de empresa también es distinto del número de identificación del impuesto al valor agregado (IVA) (USt-ID). Un número de identificación de IVA se utiliza específicamente para el comercio intracomunitario dentro de la Unión Europea (UE). Por lo tanto, un número de identificación del IVA es importante para las empresas que proporcionan productos y servicios a través de las fronteras internacionales, dentro de la UE. Las pequeñas empresas y los empresarios que solo realizan transacciones nacionales no necesitan números de identificación del IVA. Sin embargo, los números de identificación de la empresa son obligatorios para todas las empresas en Alemania.

¿Por qué se introducen los números de identificación de empresas?

Los números de identificación de empresas se están introduciendo para modernizar y agilizar la administración fiscal de las empresas en Alemania. Según la Agencia Federal Central de Impuestos, el número de identificación de la empresa es "una base clave para la digitalización". Su objetivo es simplificar la comunicación entre las autoridades y las empresas en toda Alemania.

Un número de identificación de empresa sigue siendo válido mientras la empresa continúe operando. No se modifica, incluso si se actualiza información clave, como el nombre del propietario de la empresa, el estado civil, la dirección de residencia o el lugar de administración. Por lo tanto, actúa como un número de identificación fiscal: lo que el número de identificación fiscal es para los contribuyentes individuales, el número de identificación de la empresa es para las empresas y los propietarios de empresas.

A largo plazo, los números de identificación de empresas deberían simplificar los procesos fiscales y administrativos en Alemania. Por esta razón, se incorporarán gradualmente a los formularios y solicitudes de las autoridades fiscales. Con el tiempo, los números de identificación de empresas serán la principal forma de identificación para la comunicación oficial. Lo ideal es que las empresas ya no tengan que presentar sus datos a diversas autoridades en el futuro y, en cambio, proporcionen sus números de identificación de empresa. Esto reduciría en gran medida la carga de trabajo administrativo tanto para las empresas como para las autoridades fiscales. Es probable que la transparencia fiscal también mejore, proporcionando a las autoridades una mejor trazabilidad y control.

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¿Quién recibirá un número de identificación de empresa?

Se emitirá un número de identificación de empresa a todas las personas y entidades que realicen actividades comerciales en Alemania. Estas incluyen, entre otros puntos, los siguientes:

• Trabajadores independientes y por cuenta propia: los trabajadores independientes deben tener un número de identificación de la empresa. Lo mismo se aplica a los trabajadores por cuenta propia que ejercen actividades comerciales.
  
• Emprendedores: Se les asignará un número de identificación de empresa a las sociedades como las sociedades de responsabilidad limitada (GmbH) o las sociedades anónimas, las sociedades colectivas como GmbH & Co. KG y las empresas unipersonales involucradas en actividades comerciales sujetas a impuestos.
  
• Personal del sector privado: Los empleados asalariados que también participan en actividades comerciales, como negocios secundarios o trabajo independiente, necesitan números de identificación de la empresa.
  
• Agricultores: Cualquier persona que obtenga ingresos imponibles de actividades agrícolas debe tener un número de identificación de empresa.
  
• Asociaciones y fundaciones: Las organizaciones no comerciales pero económicamente activas, como las asociaciones, también recibirán números de identificación de empresa si generan ingresos sujetos a impuestos.
  

No todas las personas y entidades que generan ingresos o participan en actividades económicas recibirán automáticamente un número de identificación de empresa. Estas son algunas excepciones:

• Personas que obtienen ingresos provenientes el alquileres y arrendamientos: Las personas que solo obtienen ingresos de alquileres y arrendamientos no se consideran económicamente activas a efectos de los números de identificación de la empresa. Los ingresos regulares por alquiler se clasifican como ingresos privados, no como ingresos de una actividad comercial.
  
• Gestión de activos privados: Las personas que gestionen activos de forma privada, sin ninguna intención comercial ni independiente, no recibirán números de identificación de la empresa. Esto se aplica, por ejemplo, a los inversores que no participan en ninguna actividad económica activa.
  
• Organizaciones no sujetas a impuestos: Las organizaciones sin fines de lucro o exentas de impuestos que no realizan actividades comerciales tampoco están obligadas a tener números de identificación comercial. No están sujetas a la normativa fiscal que se aplica a las entidades comerciales.
  

Ejemplos de números de identificación de empresa

La Oficina Federal Central de Impuestos (BZSt) utiliza un formato sencillo para emitir números de identificación de empresas. Al igual que un número de identificación del impuesto sobre las ventas, consta del prefijo «DE» seguido de un número único de nueve dígitos.

Ejemplo: DE123456789

A diferencia del número de identificación del impuesto sobre las ventas, el número de identificación de la empresa incluye un identificador distintivo adicional de cinco dígitos. A cada actividad económica, negocio y establecimiento permanente se le asigna un número consecutivo, que comienza con «00001».

• Ejemplo para la primera actividad: DE123456789-00001.
  
• Ejemplo para la segunda actividad: DE123456789-00002.
  
• Ejemplo para la tercera actividad: DE123456789-00003.
  

Es importante tener en cuenta que los números de identificación de la empresa no incluyen información personal ni operativa. Esto significa, entre otras cosas, que no incluyen detalles como las agencias fiscales responsables o la naturaleza de las actividades económicas. Todos los identificadores distintivos están asociados con números fiscales, que registran empresas o establecimientos permanentes en la agencia fiscal.

¿Cómo se obtienen los números de identificación de la empresa?

La Agencia Federal Central de Impuestos emite automáticamente los números de identificación de las empresas, por lo que no es necesario solicitarlos. Esto también se aplica a las startups: los números se asignan automáticamente como parte del proceso de registro fiscal.

Sin embargo, dado que la introducción de los números de identificación de empresas implica importantes desafíos técnicos y administrativos para la Agencia Federal Central de Impuestos, los números se asignarán gradualmente. Se notificará con antelación a todas las personas y entidades que necesiten números de identificación de la empresa. Cualquier persona legalmente obligada a proporcionar un número de identificación de la empresa en notificaciones o informes debe hacerlo solo después de recibir el número.

¿Cómo se asignan los números de identificación de las empresas?

La Agencia Federal Central de Impuestos ha estado emitiendo números de identificación de empresas por fases desde el 1 de noviembre de 2024.

En la primera fase, las entidades comerciales recibirán un número con un identificador distintivo si están obligadas a presentar una declaración de IVA anual u operar como una pequeña empresa en virtud del artículo 19 de la Ley de IVA alemana (UStG).

Se espera que las entidades comerciales que no cumplan con estos requisitos reciban su número de identificación de empresa en la fase dos, a partir del tercer trimestre de 2025.

En la tercera fase, la Agencia Federal Central de Impuestos emitirá identificadores distintivos adicionales para quienes se dediquen a múltiples actividades económicas, a partir del segundo trimestre de 2026 como muy temprano.

¿Cuáles son las implicaciones legales de los números de identificación de empresa para las empresas en Alemania?

Las empresas en Alemania están legalmente obligadas a utilizar números de identificación de empresa si participan en procedimientos relacionados con impuestos. Por ejemplo, una empresa debe proporcionar el número al presentar su declaración de impuestos o al comunicarse con la autoridad fiscal. Si falta el número de identificación de la empresa o se utiliza incorrectamente, puede provocar retrasos administrativos o problemas al procesar las declaraciones de impuestos.

Las empresas que tienen un sitio web también deben asegurarse de cumplir con la normativa sobre avisos legales. Esta normativa surge del Artículo 5, párrafo 1, n.º 6 de la Ley de Servicios Digitales de Alemania (DDG). Establece que si una empresa en Alemania tiene un número de identificación de IVA, debe incluir este número o el número de identificación de la empresa en el aviso legal. La ley no obliga a proporcionar ambos números. Sin embargo, si la empresa opta por no incluir un número de identificación del IVA, debe proporcionar un número de identificación de la empresa en el aviso legal.