De gefaseerde uitrol van bedrijfsnummers in Duitsland is naar verwachting in 2026 voltooid. De nieuwe bedrijfsnummers zijn bedoeld om de huidige processen te vereenvoudigen en te versnellen.

In dit artikel vind je een uitgebreid overzicht van wat de nieuwe bedrijfsnummers inhouden, waarom ze worden ingevoerd en wie daarmee te maken krijgt. We kijken ook naar de manier waarop bedrijfsnummers worden toegekend en de juridische gevolgen ervan voor ondernemingen in Duitsland.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een bedrijfsnummers?
  
• Waarom worden bedrijfsnummers ingevoerd?
  
• Wie krijgt een bedrijfsnummer?
  
• Voorbeelden van bedrijfsnummers
  
• Hoe krijg je een bedrijfsnummer?
  
• Hoe worden bedrijfsnummers toegekend?
  
• Wat zijn de juridische gevolgen van bedrijfsnummers voor ondernemingen in Duitsland?
  

Wat is een bedrijfsnummer?

Een bedrijfsnummer), in het Duits ook wel Wirtschafts-ID of W-IdNr genoemd, is een unieke identificatiecode voor belastingplichtigen in Duitsland die zich bezighouden met zakelijke activiteiten. Volgens §§ 139a en 139c van de Duitse belastingwet(AO) dienen bedrijfsnummers feitelijk hetzelfde doel als (belastingnummers): het bieden van een unieke identificatie.

Terwijl een belastingnummer vooral door de belastingdienst wordt gebruikt voor alles wat samenhangt met belastingen, wordt een bedrijfsnummer gebruikt voor de algemene identificatie van ondernemingen bij zowel nationale als internationale zakelijke transacties. In de toekomst zal het bedrijfsnummer in bepaalde gebieden in plaats komen van het belastingnummer. Belastingnummers blijven echter voorlopig geldig.

Een bedrijfsnummer verschilt ook van een btw-nummer (USt-ID). Een btw-nummer wordt specifiek gebruikt voor intracommunautaire handel binnen de Europese Unie (EU). Een btw-nummer is daarom belangrijk voor ondernemingen die producten en diensten leveren aan andere landen binnen de EU. Kleine bedrijven en ondernemers die alleen binnenlandse transacties uitvoeren, hebben geen btw-nummer nodig. Bedrijfsnummers zijn echter voor alle ondernemingen in Duitsland vereist.

Waarom worden bedrijfsnummers ingevoerd?

Bedrijfsnummers worden ingevoerd om de fiscale administratie voor ondernemingen in Duitsland te moderniseren en te stroomlijnen. Volgens de federale centrale belastingdienst is het bedrijfsnummer "een belangrijke grondslag voor digitalisering". Het is bedoeld om de communicatie tussen instanties en ondernemingen in heel Duitsland te vereenvoudigen.

Een bedrijfsnummer blijft geldig zolang de onderneming actief is. Het blijft ongewijzigd, zelfs bij wijziging van belangrijke informatie, zoals naam, burgerlijke staat, woonadres of plaats van bestuur van de ondernemer. Het bedrijfsnummer is dus vergelijkbaar met een belastingnummer: wat het belastingnummer is voor particuliere belastingbetalers, is het bedrijfsnummer voor ondernemingen en ondernemers.

Op de lange termijn moeten bedrijfsnummers de fiscale en administratieve processen in Duitsland vereenvoudigen. Daarom worden ze geleidelijk opgenomen in formulieren en aanvragen van de fiscus. Uiteindelijk zullen bedrijfsnummers de belangrijkste vorm van identificatie voor officiële communicatie zijn. Idealiter hoeven ondernemingen hun gegevens in de toekomst niet meer bij verschillende instanties in te dienen en is het voldoende om het bedrijfsnummer op te geven. Dit zou de administratieve belasting voor zowel ondernemingen als de fiscus aanzienlijk verminderen. Ook de fiscale transparantie zou waarschijnlijk verbeteren, waardoor de belastingdienst informatie beter kan traceren en controleren.

Als je complexe btw-processen wilt vereenvoudigen, overweeg dan om Stripe Tax in gebruik te nemen. Stripe Tax helpt je bij het berekenen, in rekening brengen en aangeven van belastingen voor internationale betalingen. Dankzij de Stripe-technologie wordt automatisch het juiste belastingbedrag berekend, waardoor je er geen omkijken meer naar hebt. Daarnaast biedt Stripe Tax toegang tot alle relevante belastingdocumenten en kun je snel en eenvoudig belastingteruggave aanvragen.

Wie krijgt een bedrijfsnummer?

Er wordt een bedrijfsnummer uitgegeven aan alle particulieren en entiteiten die betrokken zijn bij zakelijke activiteiten in Duitsland. Denk bijvoorbeeld aan:

• Freelancers en zzp'ers. Freelancers hebben een bedrijfsnummer nodig. Hetzelfde geldt voor zzp'ers die commerciële activiteiten uitoefenen.
  
• Ondernemers. Ondernemingen zoals vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (GmbH's) of naamloze vennootschappen, maatschappen zoals GmbH & Co. KG en eenmanszaken die zich bezighouden met belastbare commerciële activiteiten, krijgen een bedrijfsnummer.
  
• Werknemers in de particuliere sector. Werknemers in loondienst die ook commerciële activiteiten uitoefenen, zoals nevenactiviteiten of freelance-werkzaamheden, hebben een bedrijfsnummer nodig.
  
• Landbouwers. Iedereen die belastbaar inkomen uit landbouwactiviteiten heeft, moet een bedrijfsnummer hebben.
  
• Verenigingen en stichtingen. Niet-commerciële organisaties die wel economisch actief zijn, krijgen ook een bedrijfsnummer als ze belastbaar inkomen genereren.
  

Niet alle particulieren en entiteiten die inkomsten genereren of economische activiteiten uitoefenen, krijgen automatisch een bedrijfsnummer. Hieronder noemen we een paar uitzonderingen:

• Particulieren die inkomsten verdienen met huur en leasing. Particulieren die alleen inkomsten genereren uit huur en leasing, worden niet als economisch actief beschouwd vanuit het oogpunt van bedrijfsnummers. Regelmatige huurinkomsten worden aangemerkt als privé-inkomsten, niet als inkomsten uit een bedrijfsactiviteit.
  
• Particulier vermogensbeheer. Particulieren die privé vermogen beheren, zonder enig commercieel oogmerk of freelance-opzet, ontvangen geen bedrijfsnummer. Dit geldt bijvoorbeeld voor beleggers die geen actieve economische activiteit uitoefenen.
  
• Niet-belastbare organisaties. Non-profitorganisaties of van belasting vrijgestelde organisaties die geen commerciële activiteiten uitvoeren, hoeven ook geen bedrijfsnummer te hebben. De belastingregels die van toepassing zijn op commerciële entiteiten, gelden niet voor deze organisaties.
  

Voorbeelden van bedrijfsnummers

De federale centrale belastingdienst (Bundeszentralamt für Steuern) hanteert een eenvoudige notatie voor bedrijfsnummers. Net als een belastingnummer bestaat een bedrijfsnummer uit het voorvoegsel "DE" gevolgd door een uniek getal van negen cijfers.

Voorbeeld: DE123456789

In tegenstelling tot een belastingnummer bevat een bedrijfsnummer een extra vijfcijferige identificatiecode. Elke economische activiteit, elk bedrijf en elke vaste vestiging krijgt een opeenvolgend nummer, beginnend met '00001'.

• Voorbeeld voor de eerste activiteit: DE123456789-00001
  
• Voorbeeld voor de tweede activiteit: DE123456789-00002
  
• Voorbeeld voor de derde activiteit: DE123456789-00003
  

Bedrijfsnummers bevatten geen persoonlijke of operationele informatie. Dit betekent onder meer dat ze geen gegevens bevatten zoals het verantwoordelijke belastingkantoor of de aard van de economische activiteiten. Alle onderscheidende identificatiecodes zijn gekoppeld aan belastingnummers. Met een belastingnummer worden bedrijven of vestigingen geregistreerd bij de belastingdienst.

Hoe krijg je een bedrijfsnummer?

Bedrijfsnummers worden automatisch uitgegeven door de federale centrale belastingdienst, dus je hoeft ze niet aan te vragen. Dit geldt ook voor start-ups: nummers worden automatisch toegewezen tijdens het proces voor belastingregistratie.

Omdat de invoering van bedrijfsnummers enorme technische en administratieve uitdagingen met zich meebrengt voor de federale centrale belastingdienst, worden de nummers geleidelijk toegekend. Alle particulieren en entiteiten die bedrijfsnummers nodig hebben, worden vooraf op de hoogte gebracht. Iedereen die wettelijk verplicht is om een bedrijfsnummer op te geven in aangiften of rapporten, moet dit alleen doen na ontvangst van het nummer.

Hoe worden bedrijfsnummers toegekend?

De federale centrale belastingdienst geeft sinds 1 november 2024 gefaseerd bedrijfsnummers uit.

In de eerste fase krijgen commerciële entiteiten een nummer met een onderscheidend kenmerk als zij verplicht zijn jaarlijks btw-aangifte te doen of als klein bedrijf zijn aangemerkt op grond van § 19 van de Duitse belastingwet (Umsatzsteuergesetz - UStG).

Commerciële entiteiten die niet aan deze vereisten voldoen, ontvangen naar verwachting hun bedrijfsnummer in fase twee, vanaf het derde kwartaal van 2025.

In fase drie zal de federale centrale belastingdienst, op zijn vroegst vanaf het tweede kwartaal van 2026, aanvullende identificatiecodes uitgeven voor degenen die meerdere economische activiteiten uitoefenen.

Wat zijn de juridische gevolgen van bedrijfsnummers voor ondernemingen in Duitsland?

Ondernemingen in Duitsland zijn wettelijk verplicht om bedrijfsnummers te gebruiken als ze deelnemen aan belastinggerelateerde procedures. Een onderneming moet het nummer bijvoorbeeld opgeven bij het indienen van de belastingaangifte of in de communicatie met de belastingdienst. Als het bedrijfsnummer ontbreekt of verkeerd wordt gebruikt, kan dit leiden tot administratieve vertragingen of problemen bij het verwerken van belastingaangiften.

Ondernemingen die een website beheren, moeten ook voldoen aan de regelgeving inzake juridische kennisgevingen. Deze regelgeving vloeit voort uit § 5, lid 1, nr. 6 van de Duitse wet op de digitale dienstverlening (DDG). Daarin staat dat een onderneming in Duitsland die een btw-nummer heeft, dit nummer of het bedrijfsnummer in de juridische kennisgeving moet vermelden. Het is niet wettelijk verplicht om beide nummers te vermelden. Een onderneming die er echter voor kiest om geen btw-nummer op te nemen, moet een bedrijfsnummer vermelden in de juridische kennisgeving.