Bis 2026 soll die stufenweise Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer in Deutschland abgeschlossen sein. Die neue Kennziffer soll bestehende Prozesse vereinfachen und beschleunigen. In diesem Artikel geben wir Ihnen einen umfassenden Überblick darüber, was die Wirtschafts-Identifikationsnummer ist, weshalb sie eingeführt wird und wer davon betroffen ist. Außerdem erklären wir, wie die Vergabe erfolgt und auf welche rechtlichen Auswirkungen sich Unternehmen in Deutschland einstellen müssen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die Wirtschafts-Identifikationsnummer?
  
• Warum wird die Wirtschafts-Identifikationsnummer eingeführt?
  
• Wer erhält eine Wirtschafts-Identifikationsnummer?
  
• Aufbau und Beispiel einer Wirtschafts-Identifikationsnummer
  
• Wie erhält man eine Wirtschafts-Identifikationsnummer?
  
• Wie erfolgt die Vergabe der Wirtschafts-ID-Nummern?
  
• Welche rechtlichen Auswirkungen hat die Wirtschafts-Identifikationsnummer auf deutsche Unternehmen?
  

Was ist die Wirtschafts-Identifikationsnummer?

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer, auch Wirtschafts-ID oder W-IdNr. genannt, ist eine eindeutige Kennung für deutsche Steuerzahler/innen, die einer wirtschaftlichen Tätigkeit nachgehen. Sie erfüllt gemäß §§ 139a und 139c AO grundsätzlich eine ähnliche Funktion wie die Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID): die eindeutige Identifikation.

Während die Steuer-ID jedoch primär vom Finanzamt zur Verwaltung steuerlicher Angelegenheiten genutzt wird, dient die W-IdNr. der allgemeinen Identifikation von Unternehmen im nationalen und internationalen Wirtschaftsverkehr. Die Wirtschafts-Identifikationsnummer soll die Steuer-ID zukünftig in einigen Bereichen ersetzen. Dennoch behält die Steuernummer zunächst weiterhin ihre Gültigkeit.

Die Wirtschafts-ID-Nummer muss darüber hinaus von der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) unterschieden werden. Letztere dient speziell dem innergemeinschaftlichen Handel innerhalb der Europäischen Union. Damit ist die USt-ID für Unternehmen relevant, die in der EU grenzüberschreitend Produkte und Dienstleistungen anbieten. Unternehmer/innen, die ausschließlich Inlandsgeschäfte abschließen, benötigen ebenso wie Kleinunternehmer/innen keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Im Unterschied dazu ist die W-IdNr. als Identifikationsmerkmal für sämtliche deutsche Unternehmen verpflichtend.

Warum wird die Wirtschafts-Identifikationsnummer eingeführt?

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer wird eingeführt, um die steuerliche Verwaltung von Unternehmen in Deutschland zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Laut Bundeszentralamt für Steuern ist sie „ein wichtiger Grundstein für die Digitalisierung“. Sie soll die Kommunikation zwischen Behörden sowie zwischen Behörden und Unternehmen bundesweit erleichtern.

Eine Wirtschafts-ID-Nummer bleibt während der gesamten Dauer der wirtschaftlichen Tätigkeit bestehen. Sie verändert sich auch dann nicht, wenn sich Stammdaten wie der Name, der Familienstand, die Wohnadresse oder der Geschäftsführungsort ändern. Damit ist sie für wirtschaftlich Tätige das, was die Steuer-Identifikationsnummer für Privatpersonen ist.

Eine Kommunikation mithilfe der Wirtschafts-Identifikationsnummer soll langfristig dazu beitragen, die Steuer- und Verwaltungsprozesse in Deutschland zu vereinfachen. Daher wird die W-IdNr. sukzessive auf Formularen und Anträgen der Finanzbehörden verwendet. Auf lange Sicht soll sie das wesentliche Identifikationsmerkmal der behördlichen Kommunikation sein. Bestenfalls müssen Unternehmen ihre Daten zukünftig nicht mehr an verschiedene Behörden übermitteln, sondern nur einmalig ihre Wirtschafts-Identifikationsnummer angeben. Dies würde den Verwaltungsaufwand für Unternehmen und Finanzbehörden erheblich reduzieren. Zudem kann die Steuertransparenz erhöht werden, was den Behörden eine bessere Nachvollziehbarkeit und Kontrolle ermöglicht.

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Wer erhält eine Wirtschafts-Identifikationsnummer?

Eine Wirtschafts-Identifikationsnummer wird allen natürlichen und juristischen Personen zugeteilt, die in Deutschland einer wirtschaftlichen Tätigkeit nachgehen. Dies umfasst unter anderem:

• Freiberufler/innen und Selbstständige: Personen, die freiberuflich tätig sind, benötigen eine W-IdNr. Gleiches gilt für Selbstständige, die gewerbliche Tätigkeiten ausüben.
  
• Unternehmer/innen: Kapitalgesellschaften wie GmbHs oder Aktiengesellschaften, Personengesellschaften wie GmbH & Co. KGs sowie Einzelunternehmen, die steuerpflichtige wirtschaftliche Tätigkeiten ausführen, erhalten eine Wirtschafts-ID-Nummer.
  
• Beschäftigte der freien Wirtschaft: Arbeitnehmer/innen im Angestelltenverhältnis, die gleichzeitig eine gewerbliche Tätigkeit ausüben, etwa durch Nebenerwerb oder freiberufliche Tätigkeiten, benötigen ebenfalls eine W-IdNr.
  
• Landwirtinnen und Landwirten: Wer als Landwirt/in steuerpflichtige Einkünfte aus der landwirtschaftlichen Tätigkeit erzielt, muss wie andere wirtschaftlich Tätige eine Wirtschafts-Identifikationsnummer führen.
  
• Vereine und Stiftungen: Auch nicht-kommerzielle, aber wirtschaftlich tätige Organisationen wie Vereine erhalten eine Wirtschafts-ID-Nummer, wenn sie steuerpflichtige Einnahmen erzielen.
  

Nicht alle natürlichen und juristischen Personen, die Einkünfte erzielen oder wirtschaftliche Tätigkeiten ausführen, erhalten automatisch eine Wirtschafts-Identifikationsnummer. Es gibt einige Ausnahmen:

• Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung: Personen, die ausschließlich Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung erzielen, gelten nicht als wirtschaftlich tätig im Sinne der W-IdNr. – vorausgesetzt sie üben keine weiteren gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeiten aus. Regelmäßige Mieteinnahmen gelten als private Einkünfte, nicht als Einkünfte aus einer unternehmerischen Tätigkeit.
  
• Private Vermögensverwaltung: Wer lediglich in privatem Rahmen Vermögen verwaltet, ohne eine gewerbliche oder freiberufliche Absicht, erhält keine W-IdNr. Dies betrifft etwa Kapitalanleger/innen, die keine aktive wirtschaftliche Tätigkeit ausüben.
  
• Nicht steuerpflichtige Organisationen: Gemeinnützige oder steuerbefreite Organisationen, die keine gewerblichen Tätigkeiten entfalten, benötigen ebenfalls keine Wirtschafts-Identifikationsnummer. Sie fallen nicht unter die steuerlichen Regelungen für wirtschaftlich Tätige.
  

Aufbau und Beispiel einer Wirtschafts-Identifikationsnummer

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben und folgt einer klaren Struktur. Genau wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer setzt sie sich aus den Anfangsbuchstaben „DE“ und einer einmalig vergebenen neunstelligen Ziffernfolge zusammen.

Beispiel: DE123456789

Im Unterschied zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird die W-IdNr. um ein fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal (U-Merkmal) ergänzt. Jede wirtschaftliche Tätigkeit, jeder Betrieb und jede Betriebsstätte erhält ein sich fortlaufend erhöhendes U-Merkmal – beginnend mit „00001“.

• Beispiel für die erste Tätigkeit: DE123456789-00001
  
• Beispiel für die zweite Tätigkeit: DE123456789-00002
  
• Beispiel für die dritte Tätigkeit: DE123456789-00003
  

Wichtig zu beachten ist, dass die Wirtschafts-Identifikationsnummer keine personenbezogenen oder betrieblichen Daten enthält. Dies meint unter anderem Angaben zum zuständigen Finanzamt oder zur Natur der wirtschaftlichen Tätigkeit. Sämtliche U-Merkmale sind mit einer Steuernummer verknüpft, mit welcher Betriebe oder Betriebsstätten beim Finanzamt geführt werden.

Wie erhält man eine Wirtschafts-Identifikationsnummer?

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer wird den Betroffenen vom Bundeszentralamt für Steuern automatisch zugeteilt. Es ist demnach nicht erforderlich, proaktiv einen Antrag zu stellen. Gleiches gilt bei Neugründungen: Auch hier erfolgt die Nummernvergabe automatisch im Rahmen des steuerlichen Erfassungsverfahrens.

Da die Einführung der W-IdNr. für das BZSt mit großen technischen und administrativen Herausforderungen verbunden ist, erfolgt die Zuteilung der Nummern jedoch schrittweise. Alle natürlichen und juristischen Personen, die eine Wirtschafts-Identifikationsnummer benötigen, werden rechtzeitig informiert. Wer gesetzlich verpflichtet ist, die Wirtschafts-ID-Nummer in Meldungen oder Berichten anzugeben, muss dies erst nach dem Erhalt der Nummer tun.

Wie erfolgt die Vergabe der Wirtschafts-ID-Nummern?

Seit dem 1. November 2024 vergibt das Bundeszentralamt für Steuern Wirtschafts-Identifikationsnummern. Die Vergabe erfolgt stufenweise.

In der ersten Stufe erhalten wirtschaftlich Tätige eine Nummer mit dem Unterscheidungsmerkmal bzw. mit der Endung 00001, wenn sie zur Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung verpflichtet sind oder als Kleinunternehmer/innen nach § 19 UStG firmieren.

Wirtschaftlich Tätige, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen, erhalten ihre Wirtschafts-Identifikationsnummer voraussichtlich ab dem 3. Quartal 2025 in Stufe zwei.

In Stufe drei vergibt das BZSt (frühestens) ab dem zweiten Quartal 2026 weitere Unterscheidungsmerkmale für diejenigen, die mehrere wirtschaftliche Tätigkeiten ausüben.

Welche rechtlichen Auswirkungen hat die Wirtschafts-

Identifikationsnummer auf deutsche Unternehmen?
Deutsche Unternehmen sind rechtlich verpflichtet, die Wirtschafts-Identifikationsnummer zu verwenden, wenn sie in steuerliche Verfahren involviert sind. Sie müssen die Nummer beispielsweise angeben, wenn sie Steuererklärungen abgeben oder mit den Finanzbehörden kommunizieren. Fehlt die W-IdNr. oder wird sie nicht korrekt verwendet, kann es zu administrativen Verzögerungen oder Problemen bei der Bearbeitung von Steuererklärungen kommen.

Unternehmen, die eine Website betreiben, müssen darüber hinaus bei der Impressumspflicht genau hinschauen. Aus § 5 Abs. 1 Nr. 6 des Digitale-Dienste-Gesetzes ergibt sich folgende Regelung: Wenn ein deutsches Unternehmen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besitzt, muss es diese oder alternativ die Wirtschafts-Identifikationsnummer im Impressum angeben. Es ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, beide Nummern anzugeben. Aber wer auf die Angabe der USt-ID verzichtet, muss die W-IdNr. zwingend im Impressum unterbringen.