Todo pago con tarjeta pasa por dos pasos distintos: la autorización, que confirma que el cliente tiene los fondos o el crédito disponible para una transacción, y la captura, en la que se cobran los fondos. Al retrasar la captura, una empresa se da tiempo para calcular la factura final o comprobar si tiene el inventario para procesar el pedido.

A continuación, analizaremos cómo funcionan la autorización y la captura como pasos separados en el ciclo de pago, cuándo retrasar la captura podría ayudar a una empresa y qué sucede cuando caduca una retención de autorización antes de usarse.

De un vistazo:

• La autorización aplica una retención temporal sobre los fondos de un cliente para confirmar que el importe de la transacción estará disponible, mientras que la captura es un paso distinto en el que se transfieren los fondos.

• Retrasar la captura suele beneficiar a empresas como hoteles, vendedores de e-commerce y marketplaces que necesitan confirmar una factura final o el estado de la gestión logística antes de cobrar el pago.

• Las retenciones de autorización caducan dentro del plazo que establece la red de tarjetas. Por lo general, capturar después de que se cierre ese plazo requiere ejecutar una nueva autorización.

¿Qué es la autorización de pagos?

La autorización es el primer paso automatizado en una transacción con tarjeta. Cuando un cliente usa su tarjeta para pagar, el proveedor de servicios de pago de la empresa envía los detalles de la transacción al banco adquirente para preguntarle si el titular de la tarjeta tiene suficiente crédito o fondos disponibles para la transacción. El banco adquirente envía la petición a la red de tarjetas, que a su vez la reenvía al banco emisor. A continuación, el banco emisor determina si la cuenta tiene fondos suficientes. De ser así, el banco aplica una retención en la cuenta por el importe solicitado y envía una aprobación para la transacción pendiente. Si no hay fondos suficientes, el banco envía un mensaje de pago rechazado.

¿Qué es la captura de pagos?

La captura es el paso en el que la empresa solicita recibir los fondos autorizados. El banco emisor convierte la retención pendiente en un cargo publicado, y los fondos comienzan a moverse a través de la red de tarjetas, hacia la cuenta de la empresa. Hasta que se produce la captura, la transacción es solo una retención aprobada que aún se puede cancelar o dejar que caduque.

¿Cuándo tiene sentido usar la captura retrasada?

La captura retrasada añade tiempo al proceso de pago, por lo que una empresa debe determinar si realmente resulta beneficioso usarla.

Múltiples sectores y modelos de negocio dependen de la captura retrasada:

• Hoteles y viajes: Un hotel normalmente solicita una retención en la tarjeta de un cliente al registrar su llegada para asegurar los fondos de la habitación y los gastos imprevistos estimados, y luego captura el importe final (ajustando los cargos del minibar o el servicio de habitaciones) en el momento de la salida. Las empresas de alquiler de coches y las líneas de cruceros suelen seguir un patrón similar. Piden que se aplique una retención de autorización sobre un importe estimado por adelantado y capturan el total ajustado tras finalizar el viaje o el contrato de alquiler.

• Gestión logística de e-commerce: Las empresas que envían productos a menudo solicitan una retención de autorización en el momento de la compra, pero esperan para capturar el pago hasta que el vendedor confirme que un pedido ha salido del almacén. De este modo, si un artículo está agotado o se cancela antes del envío, no se le cobra al cliente.

• Plataformas y marketplaces: Una plataforma que conecta a clientes y vendedores a veces solicita que el banco emisor autorice una retención para una transacción cuando se realiza un pedido. Luego, espera para capturar el pago hasta que el vendedor confirma que el pedido se ha completado o el servicio se ha prestado. Esto protege al cliente de pagar por algo que podría no llegar y, si se produce una disputa, proporciona a la plataforma un punto natural para intervenir antes de que se haya movido ningún dinero.

• Servicios basados en el consumo y en presupuestos: Un taller de reparaciones podría solicitar una retención de autorización sobre el importe estimado antes de inspeccionar completamente un vehículo. Esto permite al taller saber que la mayor parte del pago es segura antes de comenzar a trabajar y de tener una idea más clara del coste total. La captura retrasada puede beneficiar de manera similar a cualquier empresa que no conozca el precio final hasta que el trabajo esté en marcha.

¿Cuáles son los riesgos de la caducidad del período de autorización?

Las retenciones de autorización caducan. Los plazos varían según la red de tarjetas y la forma en que se codifica una transacción, pero a menudo duran menos de dos semanas en el caso de las compras estándar. Se suelen establecer plazos más largos para hoteles, coches de alquiler y categorías similares en las que el importe final no se conoce en el momento de la autorización. El tiempo exacto de retención también puede variar dependiendo de si la transacción es con tarjeta presente (CP) o con tarjeta no presente (CNP).

Si una empresa intenta capturar una transacción después de que haya caducado la retención de autorización, el cargo normalmente falla, ya que el banco emisor ya no tiene fondos reservados para esa retención. La empresa tiene entonces que intentar una nueva autorización, lo que significa que la tarjeta del cliente se vuelve a comprobar para ver si se puede aplicar una nueva retención. Si desde entonces la tarjeta original se ha cancelado, ha alcanzado su límite o el saldo disponible del cliente ha cambiado, una nueva retención de autorización podría ser rechazada, aunque la primera haya tenido éxito.

Algunas prácticas reducen la posibilidad de encontrarse con esto:

• Rastrea las fechas de autorización junto con el estado del pedido: Esto es importante si tu empresa opera con líneas temporales de gestión logística variables.

• Crea alertas para pedidos que se acercan a una fecha límite de caducidad: Esto le da a tu empresa tiempo para capturar o volver a autorizar antes de que caduque la retención.

• Adapta tu estrategia de captura a tu línea temporal de gestión logística: Si tu empresa normalmente realiza los envíos en un plazo de dos a tres días, podrías evitar en gran medida los problemas de caducidad con una captura automática o casi automática. Si tu empresa requiere tiempos de gestión logística más largos, es posible que necesites un paso de reautorización integrado para los pedidos en riesgo.

Captura automática y manual: ¿qué es lo mejor para tu empresa?

La decisión entre captura automática y manual depende de cuánto sea probable que cambie el importe final de la transacción entre el momento de la compra y el momento en que tu empresa esté lista para cobrar el pago.

La captura automática suele ser un buen modelo si el pedido se completa en el instante en que se realiza. Esto funciona bien si tu empresa gestiona transacciones de comercio minorista, compras digitales o suscripciones. Normalmente, no hay ningún período de gestión logística que gestionar, por lo que retrasar la captura solo añade gastos generales.

La captura manual merece el paso adicional cuando tu empresa necesita un retraso entre la autorización y el pago, ya sea para confirmar que hay existencias disponibles, para verificar que se entregó un servicio o para calcular una factura final. También le da a tu empresa tiempo para detectar un pedido cancelado o tomar medidas ante cualquier señal de fraude antes de que el dinero se mueva, lo cual es más importante si tu empresa gestiona compras de mayor importe o se enfrenta a tasas de disputa elevadas.

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Preguntas frecuentes sobre la autorización y la captura