Ogni pagamento con carta passa attraverso due fasi distinte: l'autorizzazione, che conferma che un cliente dispone dei fondi o del credito disponibile per una transazione, e l'acquisizione del pagamento, in cui i fondi vengono riscossi. Ritardando l'acquisizione del pagamento, un'attività si concede il tempo di calcolare il conto finale o verificare se ha l'inventario per evadere l'ordine.

Di seguito, spiegheremo come l'autorizzazione e l'acquisizione del pagamento funzionano come fasi separate nel ciclo di pagamento, quando ritardare l'acquisizione del pagamento potrebbe aiutare un'attività e cosa succede quando il blocco di un'autorizzazione scade prima di essere utilizzato.

Punti salienti

• L'autorizzazione inserisce un blocco temporaneo sui fondi di un cliente per confermare che l'importo della transazione sarà disponibile, mentre l'acquisizione del pagamento è un passaggio separato in cui i fondi vengono trasferiti.

• Ritardare l'acquisizione del pagamento avvantaggia spesso attività come hotel, venditori di e-commerce e marketplace che devono confermare un conto finale o lo stato di evasione degli ordini prima di riscuotere il pagamento.

• I blocchi di autorizzazione scadono entro un periodo di tempo stabilito dal circuito della carta di credito. L'acquisizione del pagamento dopo la chiusura di tale periodo richiede in genere l'esecuzione di una nuova autorizzazione.

Cos'è l'autorizzazione del pagamento?

L'autorizzazione è la prima fase automatizzata in una transazione con carta. Quando un cliente utilizza la propria carta per pagare, il fornitore di servizi di pagamento dell'attività invia i dettagli della transazione alla banca acquirente, chiedendo se il titolare della carta dispone di credito o fondi sufficienti per la transazione. La banca acquirente invia la richiesta al circuito delle carte di credito, che a sua volta la inoltra alla banca emittente. La banca emittente determina quindi se il conto dispone di fondi sufficienti. In caso affermativo, la banca inserisce un blocco sul conto per l'importo richiesto e restituisce un'approvazione per la transazione in sospeso. In caso di fondi insufficienti, la banca invia un messaggio di pagamento rifiutato.

Cos'è l'acquisizione del pagamento?

L'acquisizione del pagamento è la fase in cui l'attività chiede di ricevere i fondi autorizzati. La banca emittente converte il blocco in sospeso in un addebito contabilizzato, e i fondi iniziano a spostarsi attraverso il circuito delle carte di credito, verso il conto dell'attività. Finché non avviene l'acquisizione del pagamento, la transazione è solo un blocco approvato che può ancora essere annullato o lasciato scadere.

Quando ha senso utilizzare l'acquisizione ritardata del pagamento?

L'acquisizione ritardata del pagamento aggiunge tempo alla procedura di pagamento, pertanto un'attività deve determinare se sia effettivamente vantaggioso utilizzarla.

Molteplici settori e modelli di business dipendono dall'acquisizione ritardata del pagamento:

• Hotel e viaggi: in genere, un hotel richiede un blocco sulla carta di un cliente al check-in per garantire i fondi per la camera e le spese accessorie stimate, per poi acquisire l'importo finale, aggiustato in base agli addebiti per minibar o servizio in camera, al momento del checkout. Le società di autonoleggio e le compagnie di crociera seguono solitamente un modello simile. Richiedono un blocco di autorizzazione su un importo stimato in anticipo e acquisiscono il totale aggiornato al termine del viaggio o del contratto di noleggio.

• Evasione degli ordini e-commerce: le attività che spediscono prodotti richiedono spesso un blocco di autorizzazione al momento dell'acquisto, ma attendono ad acquisire il pagamento finché il venditore non conferma che un ordine ha lasciato il magazzino. In questo modo, se un articolo è esaurito o viene annullato prima della spedizione, il cliente non subisce alcun addebito.

• Piattaforme e marketplace: una piattaforma che collega clienti e venditori richiede a volte che la banca emittente autorizzi un blocco per una transazione quando viene effettuato un ordine. Successivamente, attende ad acquisire il pagamento finché il venditore non conferma che l'ordine è stato evaso o il servizio è stato consegnato. Questo protegge il cliente dal pagare per qualcosa che potrebbe non arrivare e, in caso di contestazione, offre alla piattaforma un momento naturale per intervenire prima di qualsiasi movimento di fondi.

• Servizi basati sull'utilizzo e sui preventivi: un'officina di riparazioni potrebbe richiedere un blocco di autorizzazione sull'importo stimato prima di ispezionare completamente un veicolo. Questo permette all'officina di sapere che gran parte del pagamento è al sicuro prima di iniziare il lavoro e di farsi un'idea più precisa del costo totale. L'acquisizione ritardata del pagamento può avvantaggiare allo stesso modo qualsiasi attività che non conosca il prezzo finale finché il lavoro non è in corso.

Quali sono i rischi della scadenza della finestra di autorizzazione?

I blocchi di autorizzazione scadono. I periodi di tempo variano a seconda del circuito della carta di credito e del modo in cui è codificata una transazione, ma spesso durano meno di due settimane per gli acquisti standard. Periodi di tempo più lunghi sono spesso previsti per hotel, autonoleggi e categorie simili in cui l'importo finale non è noto al momento dell'autorizzazione. Il tempo di blocco esatto può variare anche a seconda che la transazione sia con carta presente (CP) o con carta non presente (CNP).

Se un'attività tenta di acquisire una transazione dopo la scadenza del blocco di autorizzazione, l'addebito in genere non va a buon fine, poiché la banca emittente non ha più fondi riservati per tale blocco. L'attività deve quindi tentare una nuova autorizzazione, il che significa che la carta del cliente viene nuovamente verificata per capire se è possibile inserire un nuovo blocco. Se nel frattempo la carta originale è stata annullata, ha raggiunto il suo limite o il saldo disponibile del cliente è cambiato, un nuovo blocco di autorizzazione potrebbe essere rifiutato, anche se il primo è andato a buon fine.

Alcune pratiche riducono le probabilità di incorrere in questo problema:

• Tieni traccia delle date di autorizzazione insieme allo stato dell'ordine: questo è importante se la tua attività opera con tempistiche di evasione degli ordini variabili.

• Crea avvisi per gli ordini che si avvicinano a una scadenza: questo dà alla tua attività il tempo di acquisire il pagamento o riautorizzare prima che il blocco scada.

• Abbina la tua strategia di acquisizione del pagamento alle tempistiche di evasione degli ordini: se la tua attività spedisce regolarmente entro due o tre giorni, potresti aggirare in gran parte i problemi di scadenza con un'acquisizione del pagamento automatica o quasi automatica. Se la tua attività richiede tempi di evasione più lunghi, potresti aver bisogno di una fase di riautorizzazione integrata per gli ordini a rischio.

Acquisizione del pagamento automatica e manuale: qual è la migliore per la tua attività?

La decisione tra acquisizione automatica e manuale dipende da quanto è probabile che l'importo finale della transazione cambi tra il momento dell'acquisto e quello in cui la tua attività è pronta a riscuotere il pagamento.

L'acquisizione automatica è in genere un buon modello se l'ordine viene completato nel momento stesso in cui viene effettuato. Funziona bene se la tua attività gestisce transazioni di commercio al dettaglio, acquisti digitali o abbonamenti. Di solito non c'è alcun ritardo di evasione degli ordini da gestire, pertanto ritardare l'acquisizione del pagamento aggiunge solo oneri amministrativi.

L'acquisizione manuale vale il passaggio in più quando la tua attività necessita di un ritardo tra l'autorizzazione e il pagamento, che sia per confermare la disponibilità delle scorte, verificare che un servizio sia stato consegnato o calcolare il conto finale. Dà inoltre alla tua attività il tempo di individuare un ordine annullato o intervenire su qualsiasi segnale di frode prima dello spostamento di fondi, un aspetto ancora più rilevante se la tua attività gestisce acquisti di valore elevato o affronta tassi di contestazione elevati.

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Domande frequenti su autorizzazione e acquisizione del pagamento