Elke kaartbetaling doorloopt twee afzonderlijke stappen: autorisatie, wat bevestigt dat een klant over het geld of het beschikbare krediet beschikt voor een transactie, en het vastleggen, waarbij het geld wordt geïncasseerd. Door het vastleggen uit te stellen, geeft een onderneming zichzelf de tijd om de definitieve factuur te berekenen of te controleren of er voldoende voorraad is om de bestelling af te handelen.

Hieronder bespreken we hoe autorisatie en vastleggen werken als afzonderlijke stappen in de betalingscyclus, wanneer het uitstellen van vastleggen een onderneming kan helpen, en wat er gebeurt als een autorisatiereservering verloopt voordat deze is gebruikt.

Kernpunten

• Autorisatie plaatst een tijdelijke reservering op het geld van de klant om te bevestigen dat het transactiebedrag beschikbaar is, terwijl het vastleggen een afzonderlijke stap is waarin het geld wordt overgemaakt.

• Het uitstellen van het vastleggen is vaak gunstig voor ondernemingen zoals hotels, e-commerceverkopers en marktplaatsen, die een definitieve factuur of de status van de afhandeling moeten bevestigen voordat ze een betaling incasseren.

• Autorisatiereserveringen verlopen binnen een tijdsbestek dat door het kaartnetwerk is vastgesteld. Voor het vastleggen nadat dit tijdsbestek is verstreken, is meestal een nieuwe autorisatie vereist.

Een betaling autoriseren

Autorisatie is de eerste geautomatiseerde stap in een transactie met een betaalkaart. Wanneer een klant de betaalkaart gebruikt om te betalen, stuurt de betaaldienstverlener van de onderneming de transactiegegevens naar de accepterende bank met de vraag of de kaarthouder over voldoende beschikbaar krediet of geld voor de transactie beschikt. De accepterende bank stuurt de aanvraag naar het kaartnetwerk, dat de aanvraag op zijn beurt doorstuurt naar de uitgevende bank. De uitgevende bank bepaalt vervolgens of de rekening voldoende geld heeft. Als dit het geval is, plaatst de bank een reservering op de rekening voor het gevraagde bedrag en stuurt een goedkeuring terug voor de openstaande transactie. Als er onvoldoende geld is, stuurt de bank een bericht over de geweigerde betaling.

Een betaling vastleggen

Vastleggen is de stap waarin de onderneming vraagt om het geautoriseerde geld te ontvangen. De uitgevende bank zet de openstaande reservering om in een geboekte betaling en het geld stroomt door het kaartnetwerk naar het account van de onderneming. Totdat het wordt vastgelegd, is de transactie slechts een goedgekeurde reservering die nog kan worden geannuleerd of kan verlopen.

Wanneer is het zinvol om uitgesteld vastleggen te gebruiken?

Uitgesteld vastleggen voegt tijd toe aan het betalingsproces, dus een onderneming moet bepalen of het daadwerkelijk gunstig is om dit te gebruiken.

Meerdere sectoren en bedrijfsmodellen zijn afhankelijk van uitgesteld vastleggen:

• Hotels en reizen: Een hotel vraagt bij het inchecken doorgaans om een reservering op de betaalkaart van de klant om het geld voor de kamer en geschatte incidentele kosten veilig te stellen, en legt vervolgens het definitieve bedrag vast – gecorrigeerd voor kosten voor de minibar of roomservice – bij het afrekenen. Autoverhuurbedrijven en cruisemaatschappijen volgen meestal een vergelijkbaar patroon. Ze plaatsen vooraf een autorisatiereservering voor een geschat bedrag en leggen het aangepaste totaal vast na afloop van de reis of het huurcontract.

• Afhandeling in e-commerce: ondernemingen die producten verzenden, vragen bij aankoop vaak om een autorisatiereservering, maar wachten met het vastleggen van de betaling totdat de verkoper bevestigt dat een bestelling het magazijn heeft verlaten. Als een item dan niet op voorraad is of voor verzending wordt geannuleerd, wordt er niets bij de klant in rekening gebracht.

• Platforms en marktplaatsen: Een platform dat klanten en verkopers met elkaar verbindt, vraagt de uitgevende bank soms om een reservering voor een transactie te autoriseren wanneer er een bestelling wordt geplaatst. Vervolgens wacht het platform met het vastleggen van de betaling totdat de verkoper bevestigt dat de bestelling is afgehandeld of de dienst is geleverd. Dit beschermt klanten zodat ze niet betalen voor iets dat misschien niet aankomt, en als er een chargeback plaatsvindt, geeft het platform dat een natuurlijk moment om in te grijpen voordat er geld wordt verplaatst.

• Op gebruik gebaseerde en door schattingen gedreven diensten: Een reparatiewerkplaats kan om een autorisatiereservering voor het geschatte bedrag vragen voordat een voertuig volledig wordt geïnspecteerd. Hierdoor weet de werkplaats dat het grootste deel van de betaling veilig is gesteld voordat men aan het werk gaat en men een beter idee krijgt van de totale kosten. Uitgesteld vastleggen kan op een vergelijkbare manier gunstig zijn voor elke onderneming die de definitieve prijs pas weet als het werk al aan de gang is.

De risico's van een verlopen autorisatieperiode begrijpen

Autorisatiereserveringen verlopen. De tijdsbestekken variëren per kaartnetwerk en de manier waarop een transactie is gecodeerd, maar ze duren vaak minder dan twee weken voor standaard aankopen. Er worden vaak langere tijdsbestekken ingesteld voor hotels, huurauto's en vergelijkbare categorieën waar het definitieve bedrag op het moment van autorisatie nog niet bekend is. De exacte reserveringstijd kan ook verschuiven, afhankelijk van of het een card-present (CP)- of card-not-present (CNP)-transactie is.

Als een onderneming probeert om een transactie vast te leggen nadat de autorisatiereservering is verlopen, mislukt de betaling doorgaans, omdat de uitgevende bank geen geld meer gereserveerd heeft voor die reservering. De onderneming moet dan een nieuwe autorisatie proberen, wat betekent dat de betaalkaart van de klant opnieuw wordt gecontroleerd om te zien of er een nieuwe reservering kan worden geplaatst. Als de oorspronkelijke betaalkaart in de tussentijd is geannuleerd, de limiet heeft bereikt, of als het beschikbare saldo van de klant is gewijzigd, kan een nieuwe autorisatiereservering worden geweigerd, hoewel de eerste wel is gelukt.

Een paar werkwijzen verkleinen de kans dat je hiertegen aanloopt:

• Houd autorisatiedatums bij naast de bestelstatus: dit is belangrijk als jouw onderneming werkt met variabele afhandelingstermijnen.

• Stel meldingen in voor bestellingen die een verloopdatum naderen: dit geeft jouw onderneming de tijd om de betaling vast te leggen of opnieuw te autoriseren voordat de reservering vervalt.

• Stem je vastlegstrategie af op je afhandelingstermijn: als jouw onderneming regelmatig binnen twee tot drie dagen verzendt, kun je verloopkwesties grotendeels voorkomen door automatisch of bijna automatisch vast te leggen. Als jouw onderneming langere afhandelingstermijnen heeft, moet je mogelijk een herautorisatiestap inbouwen voor bestellingen die risico lopen.

Automatisch en handmatig vastleggen: bepalen wat het beste is voor jouw onderneming

De keuze tussen automatisch en handmatig vastleggen hangt af van hoeveel het uiteindelijke transactiebedrag waarschijnlijk verandert tussen het moment van aankoop en het moment waarop jouw onderneming klaar is om de betaling te incasseren.

Automatisch vastleggen is over het algemeen een goed model als de bestelling voltooid is op het moment dat deze is geplaatst. Dit werkt goed als jouw onderneming transacties in de detailhandel, digitale aankopen of abonnementen beheert. Meestal is er geen vertraging in de afhandeling, dus het uitstellen van het vastleggen voegt alleen maar overhead toe.

Handmatig vastleggen is de extra stap waard wanneer jouw onderneming een vertraging nodig heeft tussen autorisatie en betaling, of dit nu is om te bevestigen dat er voorraad beschikbaar is, te verifiëren dat een dienst is geleverd, of om een definitieve factuur te berekenen. Het geeft jouw onderneming ook tijd om een geannuleerde bestelling op te vangen of actie te ondernemen bij tekenen van fraude voordat er geld wordt verplaatst. Dit is met name belangrijk als jouw onderneming grotere aankopen afhandelt of te maken heeft met een verhoogd aantal chargebacks.

De Payment Intents-API van Stripe ondersteunt zowel handmatig als automatisch vastleggen, zodat jouw onderneming kan bepalen welke aanpak het beste is. Je kunt dit combineren met Stripe Radar om jouw onderneming te helpen het risico van een transactie te evalueren, wat een extra beschermingslaag toevoegt.

Hoe Stripe Radar kan helpen

Stripe Radar helpt fraude te detecteren en groei te stimuleren, met behulp van kunstmatige intelligentie (AI) die is getraind op basis van gegevens van het wereldwijde netwerk van Stripe. Radar helpt jouw onderneming te beschermen tegen fraude gedurende de hele levenscyclus van de klant, voordat dit de winst beïnvloedt, en helpt tegelijkertijd om meer legitieme klanten en betalingen goed te keuren.

Radar kan je onderneming helpen met:

• Voorkom verlies door fraude: de AI van Radar leert van meer dan $ 1,9 biljoen aan jaarlijkse transacties binnen het wereldwijde netwerk van Stripe, waardoor fraudepatronen kunnen worden geïdentificeerd en geblokkeerd die individuele ondernemingen anders zelf waarschijnlijk niet zouden opmerken.

• Bundel de bescherming tegen zich ontwikkelende fraudeaanvallen: Radar brengt de bescherming tegen transactiefraude, accountfraude en misbruik door klanten samen in één oplossing, zodat je gebundelde bescherming krijgt tegen de belangrijkste vormen van fraude.

• Pas je aan naarmate fraude zich ontwikkelt: Radar past zich voortdurend aan veranderende fraudepatronen aan, van misbruik door de eerste partij tot agentische transacties, en helpt jouw onderneming te beschermen tegen nieuwe bedreigingen.

• Werk met de bestaande tech-bundel: gebruik Radar bij Stripe-betalingen zonder dat er een integratie nodig is, of krijg toegang tot de intelligentie van Radar via programmeerbare API's, of je nu betalingen verwerkt via Stripe of niet.

Lees meer over Stripe Radar of ga vandaag nog aan de slag.

Veelgestelde vragen over autoriseren en vastleggen