La validación del IVA es fundamental para controlar la contabilidad y garantizar el cumplimiento tributario de las empresas. En este artículo, aprenderás qué es la validación del IVA y cómo se realiza. También te explicaremos si existe un límite de tolerancia a la hora de calcular el IVA y qué deben hacer las empresas si encuentran discrepancias.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la validación del IVA?
  
• ¿Cómo se realiza la validación del IVA?
  
• ¿Existe un límite de tolerancia para la validación del IVA?
  
• Qué hacer si hay discrepancias en la validación del IVA
  

¿Qué es la validación del IVA?

La validación del IVA es un método para comprobar la recaudación y pago correcto del impuesto sobre el valor añadido en Alemania. La validación garantiza que la contabilidad de una empresa cumple con los principios para la correcta conservación y retención de libros, registros y documentos en formato electrónico (GoBD) en virtud del artículo 147 del Código Fiscal alemán (AO) y que la información comunicada a la agencia tributaria refleja correctamente el IVA legalmente adeudado. A tal fin, las cifras de ventas de las devoluciones preliminares del IVA se comparan con los valores de los estados financieros anuales.

La agencia tributaria puede realizar una validación del IVA en el marco de un ejercicio de gestión empresarial o por parte de las propias empresas. No es obligatorio por ley y no es obligatorio para la elaboración de declaraciones provisionales de IVA o anuales. Sin embargo, las empresas deben llevar a cabo validaciones periódicas del IVA para garantizar que los estados financieros sean correctos y detectar errores contables. Los auditores recomiendan este método, especialmente para las empresas más grandes.

Lo ideal es que las ventas se revisen mensual o trimestralmente. Si esto no es posible o no se prefiere, por ejemplo, debido a limitaciones de tiempo, la validación del IVA debe realizarse al menos una vez al año antes de la presentación de la declaración anual de IVA. La validación periódica del IVA mejora la calidad de la contabilidad financiera y da lugar a menos correcciones y cambios en la declaración anual del IVA. Además, la validación puede reducir los costos para las empresas, como las multas por pago insuficiente del IVA.

La validación del IVA debe distinguirse de la auditoría y revisión especial del IVA de acuerdo con el artículo 27b de la Ley alemana del IVA (UStG). La primera es una forma única de auditoría fiscal en la que la autoridad fiscal se centra en cuestiones o períodos específicos del IVA. La auditoría del IVA cubre cuestiones similares, pero se lleva a cabo sin previo aviso y otorga a las autoridades fiscales derechos adicionales, como ingresar a las instalaciones comerciales durante el horario laboral. La autoridad fiscal inicia tanto la auditoría especial del IVA como la revisión del IVA que, a diferencia de la auditoría del IVA, no pueden ser realizadas voluntariamente por las empresas.

¿Cómo se lleva a cabo la validación del IVA?

La implementación y el cálculo específico de la validación del IVA no derivan de la jurisprudencia ni de las instrucciones administrativas. Por el contrario, se basan en relaciones sistemáticas y condiciones económicas. La validación del IVA depende principalmente de los procedimientos fiscales pertinentes de la empresa. Aquí se hace una distinción entre impuestos basados en lo que se devenga y en efectivo.

En el caso de la tributación basada en lo devengado, según el artículo 16 de la UStG, la obligación de pagar el IVA surge cuando una empresa ha emitido las facturas, independientemente de que los clientes ya hayan pagado. Esto es fundamental en el proceso de validación, ya que los importes de las ventas y del IVA deben registrarse de acuerdo con las facturas emitidas, no después de que se haya recibido el pago. En Alemania, todas las empresas que no han solicitado un régimen especial para la tributación basada en lo devengado suelen estar sujetas a la tributación en efectivo. Los trabajadores autónomos, las empresas unipersonales, las sociedades colectivas y las empresas que deban llevar una contabilidad con una facturación anual inferior a €500,000 pueden estar sujetos a tributación en efectivo. Sin embargo, independientemente de la información jurídica, la tributación basada en lo devengado es obligatoria para las ventas anuales de más de €800.000 o una ganancia de €80.000.

Las empresas sujetas a tributación basada en lo devengado deben registrar sus ingresos por separado (véase el artículo 22 de la UStG). Este requisito es la base para validar las ventas. Hay que distinguir entre bienes y servicios sujetos al impuesto y otros bienes, así como adquisiciones intracomunitarias sujetas al impuesto. Además, las ventas deben dividirse en transacciones basadas en comisiones y transferencias de valor libres (véase la sección 3 de la UStG).

Lo que también es importante para la validación del IVA es quiénes son los deudores fiscales de los servicios controlables y sujetos a impuestos. En principio, estas son las empresas que proporcionan los bienes y servicios. Sin embargo, los destinatarios de los servicios también podrían ser responsables del IVA en el marco del procedimiento de inversión del sujeto pasivo.

Cálculo de la validación del IVA

El cálculo de la validación del IVA se basa en los estados de resultados mensuales o anuales de la empresa. Al sumar todos los ingresos, se pueden determinar los ingresos reales por ventas. Es fundamental que, además de los ingresos de las transacciones comerciales actuales, el cálculo también considere los pagos anticipados ya recibidos, los ingresos por alquiler y arrendamiento, y los posibles ingresos por la venta de activos.

El segundo paso determina el valor base para la validación de impuestos soportados. Es la suma del costo de los bienes vendidos, los gastos de la empresa y las adiciones a los bienes de uso. Se deben deducir los descuentos, rebajas y bonificaciones, así como los reembolsos de precios y el impuesto soportado no deducible sobre los gastos de viaje.

Dado que los ingresos por ventas y los gastos soportados sujetos a impuestos son la base para la validación del IVA, es importante que estas cifras puedan registrarse y leerse correctamente. Las empresas deben estar preparadas con experiencia administrativa y recursos técnicos: cuanto más automatizados estén los procesos, menor será la tasa de error. Stripe Tax puede ayudarte con esto porque te permite calcular y cobrar impuestos para pagos internacionales en una única integración. El importe correcto de los impuestos se determina automáticamente por cada vez que se calcula. También obtienes acceso a listas completas de los ingresos y gastos, incluidos todos los datos relevantes para los impuestos. Esto acelera y simplifica la validación del IVA.

Si se dispone de un resumen completo de las ventas divididas en IVA e impuesto soportado, estas pueden separarse de nuevo según los tasas de IVA respectivos. Es importante distinguir cuándo se aplican tasas del 19 % o del 7 %. Por último, todos los ingresos por ventas y los importes del impuesto soportado se comparan con las cifras proporcionadas en la declaración preliminar del IVA. En el mejor de los casos, los números coinciden. Si se descubren desviaciones, esto indica posibles errores en los registros contables.

Procedimiento de validación del IVA

¿Existe un límite de tolerancia para la validación del IVA?

Las autoridades fiscales aceptan las discrepancias menores en la validación del IVA y, por lo general, no las impugnan, ya que pueden deberse a diferencias de redondeo, errores menores e imprecisiones en los cálculos, entre otros factores. Sin embargo, se debe investigar y corregir las causas ya que también pueden ser el resultado de errores contables. Se deben tomar medidas si la validación del IVA muestra diferencias superiores al 0,5 %.

Qué hacer si hay discrepancias en la validación del IVA

Las empresas deben empezar a solucionar problemas si la validación del IVA revela una diferencia superior al 0,5 %. En este caso, cualquier contabilización o liquidación de impuestos incorrecta debe corregirse en la declaración anual de IVA. De lo contrario, la agencia tributaria realizará una evaluación penal de las transacciones y autorizará una acusación de evasión fiscal. Según el artículo 370 de la AO, esto podría dar lugar a una multa o a una pena de hasta cinco años.