Die Umsatzsteuerverprobung ist ein wesentliches Instrument zur Kontrolle in der Buchhaltung und zur Sicherstellung der steuerlichen Compliance von Unternehmen. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Umsatzsteuerverprobung ist und wie sie durchgeführt wird. Zudem erklären wir, ob es eine Toleranzgrenze bei der Berechnung der Umsatzsteuerverprobung gibt und was Unternehmen tun müssen, wenn sie Abweichungen feststellen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Umsatzsteuerverprobung?
  
• Wie wird eine Umsatzsteuerverprobung durchgeführt?
  
• Gibt es eine Toleranzgrenze bei der Umsatzsteuerverprobung?
  
• Was ist zu tun, wenn es Abweichungen bei der Umsatzsteuerverprobung gibt?
  

Was ist eine Umsatzsteuerverprobung?

Die Umsatzsteuerverprobung ist eine Methode zur Überprüfung der korrekten Erfassung und Abführung der Umsatzsteuer in Deutschland. Ziel dieser Prüfung ist es, sicherzustellen, dass die Buchhaltung eines Unternehmens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung gemäß § 147 AO entspricht und die ans Finanzamt gemeldeten Daten die gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer korrekt widerspiegeln. Hierfür werden die Umsätze der Umsatzsteuervoranmeldungen mit den Werten des Jahresabschlusses verglichen.

Eine Umsatzsteuerverprobung kann einerseits vom Finanzamt im Rahmen einer Betriebsführung durchgeführt werden, andererseits von den Unternehmen selbst. Die Verprobung der Umsatzsteuer ist nicht gesetzlich vorgeschrieben und keine zwingende Voraussetzung für die Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen oder -Jahreserklärungen. Dennoch ist es für Unternehmen ratsam, im Sinne eines korrekten Jahresabschlusses und zur Aufdeckung von Buchungsfehlern regelmäßig Umsatzsteuerverprobungen durchzuführen. Insbesondere größeren Unternehmen empfehlen Wirtschaftsprüfer/innen diese Methode.

Bestenfalls werden die Umsätze monatlich beziehungsweise quartalsweise verprobt. Ist dies beispielsweise aus Zeitgründen nicht möglich oder erwünscht, sollte die Umsatzsteuerverprobung mindestens einmal im Jahr vor Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung erfolgen. Regelmäßige Verprobungen der Umsatzsteuer erhöhen die Qualität der Finanzbuchhaltung und führen zu weniger Korrekturen und Änderungen der Umsatzsteuerjahreserklärungen. Darüber hinaus können Verprobungen Kosten der Unternehmen reduzieren, die beispielsweise in Form von Bußgeldern anfallen, wenn zu wenig Umsatzsteuer abgeführt wurde.

Die Umsatzsteuerverprobung muss unterschieden werden von der Umsatzsteuer-Sonderprüfung sowie der Umsatzsteuer-Nachschau nach § 27b UStG. Erstere ist eine anlassbezogene Sonderform der Betriebsprüfung, bei der das Finanzamt den Schwerpunkt auf konkrete umsatzsteuerliche Sachverhalte oder Zeiträume legt. Die Umsatzsteuer-Nachschau bezieht sich inhaltlich auf ähnliche Sachverhalte, erfolgt jedoch unangekündigt und räumt den Finanzbehörden zusätzliche Rechte wie das Betreten der Betriebs- und Geschäftsgrundstücke während der Arbeitszeiten ein. Sowohl die Umsatzsteuer-Sonderprüfung als auch die Umsatzsteuer-Nachschau werden vom Finanzamt initiiert und können, anders als die Umsatzsteuerverprobung, nicht freiwillig von Unternehmen durchgeführt werden.

Wie wird eine Umsatzsteuerverprobung durchgeführt?

Die konkrete Durchführung und Berechnung der Umsatzsteuerverprobung ergibt sich nicht aus der Rechtsprechung oder Verwaltungsanweisungen. Grundlage sind systematische Zusammenhänge und wirtschaftliche Gegebenheiten. So hängt die Umsatzsteuerverprobung vor allem vom Besteuerungsverfahren ab, dem die Unternehmen unterworfen sind. Unterschieden wird hier zwischen Sollversteuerung und Istversteuerung.

Bei der Sollversteuerung nach § 16 UStG entsteht die Umsatzsteuerpflicht bereits zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung, unabhängig davon, ob die Kundinnen und Kunden die Rechnungen bereits bezahlt haben oder nicht. Dies ist in der Verprobung wichtig, da die Umsätze und Umsatzsteuerbeträge gemäß den ausgestellten Rechnungen erfasst werden müssen, nicht nach Zahlungseingang. In Deutschland unterliegen grundsätzlich alle Unternehmen der Sollversteuerung, die keine besondere Regelung zur Istversteuerung beantragt haben. Die Istversteuerung kann von Freiberuflerinnen und Freiberuflern, Einzelunternehmen und GbRs sowie buchführungspflichtigen Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 500.000 € angewandt werden. Unabhängig von der Rechtsform ist eine Sollversteuerung jedoch ab einem jährlichen Umsatz über 800.000 € oder einem Gewinn von 80.000 € verpflichtend.

Unternehmen, die der Sollversteuerung unterliegen, sind durch das Umsatzsteuergesetz verpflichtet, ihre Einnahmen getrennt aufzuzeichnen (siehe § 22 UStG). Diese Anforderung ist die Basis für die Verprobung der Umsätze. Es muss eine Unterteilung vorgenommen werden zwischen steuerbaren Lieferungen und sonstigen Leistungen sowie steuerbaren innergemeinschaftlichen Erwerben. Zudem müssen die Umsätze unterteilt werden in Umsätze entgeltlicher Art und unentgeltliche Wertabgaben (siehe § 3 UStG).

Ebenfalls von Bedeutung für die Umsatzsteuerverprobung ist, wer die Steuerschuldner/innen für steuerbare und steuerpflichtige Leistungen sind. Grundsätzlich sind dies die leistenden Unternehmen. Im Zuge des Reverse-Charge-Verfahrens können jedoch auch die Leistungsempfänger/innen die Umsatzsteuer schulden.

Berechnung der Umsatzsteuerverprobung

Grundlage der Berechnung der Umsatzsteuerverprobung sind die Monats- beziehungsweise Jahresabschlüsse in Form von Gewinn- und Verlustrechnungen. Durch die Addition sämtlicher Erlöse können die tatsächlichen Umsatzerlöse ermittelt werden. Wichtig ist, dass zur Berechnung neben den Erlösen aus laufenden Geschäftsvorfällen unter anderem auch bereits erhaltene Anzahlungen, Erträge aus Vermietung und Verpachtung sowie mögliche Erlöse aus Anlagenverkäufen herangezogen werden.

Im zweiten Schritt wird der Basiswert für die Verprobung der Vorsteuer ermittelt. Dieser ergibt sich als Summe aus dem Wareneinsatz, den Aufwendungen der Unternehmen sowie den Anlagenzugängen. Rabatte, Skonti und Boni müssen dabei ebenso abgezogen werden wie Preisrückerstattungen und die nicht abziehbare Vorsteuer aus Reisekosten.

Da die Umsatzerlöse sowie die zur Vorsteuer berechtigten Ausgaben die Grundlage der Umsatzsteuerverprobung sind, ist es wichtig, dass diese Zahlen korrekt verbucht und ausgelesen werden können. Unternehmen sollten sich mit administrativer Expertise sowie technischen Hilfsmitteln entsprechend aufstellen. Je automatisierter die Abläufe sind, desto geringer ist die Fehlerquote. Unterstützung bietet hier Stripe Tax. Mit Tax können Sie in einer einzigen Integration Steuern für weltweite Zahlungen berechnen und erheben. Der korrekte Steuerbetrag wird jederzeit automatisch ermittelt. Zudem erhalten Sie Zugriff auf umfassende Auflistungen Ihrer Einnahmen und Ausgaben – inklusive sämtlicher steuerrelevanter Daten. Diese beschleunigen und vereinfachen Ihre Umsatzsteuerverprobung.

Liegt eine umfassende Übersicht der nach Umsatzsteuer und Vorsteuer aufgeteilten Umsätze vor, können diese noch einmal entsprechend der jeweiligen Umsatzsteuersätze getrennt werden. Es ist wichtig, zu unterscheiden, in welchen Fällen 19 % beziehungsweise 7 % Umsatzsteuer anfallen. Schließlich werden sämtliche ermittelten Umsatzerlöse sowie die Vorsteuer mit den in der Umsatzsteuervoranmeldung gemachten Angaben verglichen. Im besten Fall stimmen die Zahlen überein. Werden Abweichungen festgestellt, ist dies ein Hinweis auf Fehler in der Buchführung.

Ablauf einer Umsatzsteuerverprobung

Gibt es eine Toleranzgrenze bei der Umsatzsteuerverprobung?

Geringe Abweichungen bei der Umsatzsteuerverprobung werden vom Finanzamt akzeptiert und im Regelfall nicht beanstandet. Denn sie können unter anderem durch Rundungsdifferenzen, kleinere Fehler und Ungenauigkeiten bei der Berechnung zustande kommen. Dennoch sollten die Ursachen gesucht und behoben werden, da Differenzen auch durch falsche Buchungen entstehen können. Definitiv Handlungsbedarf gibt es, wenn bei der Umsatzsteuerverprobung Abweichungen von mehr als 0,5 % errechnet werden.

Was ist zu tun, wenn es Abweichungen bei der Umsatzsteuerverprobung gibt?

Fördert die Umsatzsteuerverprobung eine Differenz von mehr als 0,5 % zutage, müssen die Unternehmen auf Fehlersuche gehen. In diesem Fall liegen möglicherweise Fehlbuchungen oder steuerliche Falschbewertungen vor. Diese müssen für die Umsatzsteuerjahreserklärung korrigiert werden. Andernfalls droht eine strafrechtliche Bewertung der Vorgänge durch das Finanzamt und damit der Vorwurf der Steuerhinterziehung. Laut § 370 der Abgabenordnung kann eine Geldstrafe oder einer Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren die Folge sein.