催款消息是商家发送给客户的通信，旨在提醒他们逾期付款或通知他们交易失败。这些消息是应收账款管理的重要组成部分，也是拥有定期计费模式（如订阅服务）的商家的常用工具。催款消息可通过帮助防止客户流失（尤其是非自愿流失）而使商家受益。
经过深思熟虑和战略性的执行后，催款消息可以提供积极的客户体验、简化催款管理并建立持久的品牌亲和力。具体方法如下。
本文内容
- 何时发送催款消息
- 催款消息应包含哪些内容
- 催款消息示例
- 为什么催款消息很重要
- 如何编写催款消息：分步指南
- 编写催款消息的最佳实践
- Stripe Billing 如何提供帮助
何时发送催款消息
在许多情况下，企业可能需要向客户发送催款消息，包括：
当支付逾期时：这是发送催款消息最常见的原因。如果客户在到期日之前没有支付账单，提醒消息可以促使他们进行支付。
对于循环订阅服务：在订阅模式中，商家可以向循环支付方式失败的客户发送催款消息。这些消息可以提醒他们更新支付信息，以保持账户处于活跃状态。
在暂停服务之前：在未付款可能导致服务暂停的情况下，事先发送催款消息可以提醒客户即将采取的行动，并给他们机会纠正这种情况。
在交易被拒绝之后：支付交易可能会因资金不足或银行卡到期等原因而被拒绝。在支付被拒绝后发送催款消息可告知客户该问题，并让他们有机会请求提供替代的支付方式。
对于未完成的支付设置：客户可能会开始支付流程但未能完成。催款消息可以提醒他们完成支付方式的设置。
定期账户更新：催款消息可以提醒客户更新他们的账户详情，如果登记的支付方式即将过期，这尤为有用。
为了执行更新后的条款：催款消息可用于通知客户有关支付条款或政策的更改，尤其是当这些更改影响支付的方式或时间时。
催款消息中应包含哪些内容
尽管催款消息的内容会因情况而异，但每条催款消息都应包含某些关键组成部分：
明确标明发送者：确保消息中包含发送者的名称，无论是您的商家名称还是计费部门。这有助于与客户建立信任。
客户信息：包含客户的名称以及任何相关的账户信息。这能让消息更加个性化，并让客户知道这是发送给他们的消息。
问题的具体细节：说明发送催款消息的原因，例如支付逾期、银行卡被拒绝或需要更新支付信息。提供具体的详细信息，如账单编号、日期和应付金额。
明确的号召性用语：明确告知客户接下来必须做什么，无论是进行支付、更新支付详情还是联系客户服务以获取更多信息。
解决期限：指定客户必须采取行动的截止日期。这会产生一种紧迫感，有助于更快地解决问题。
不采取行动的后果：告知客户如果他们不采取必要的行动会发生什么。这可能包括滞纳金、服务暂停或进一步的欠款回收措施。
联系信息：为客户提供在有疑问或需要协助时的联系方式，例如客户服务电话号码或电子邮件地址。
礼貌且尊重的语气：保持礼貌和富有同理心的语气。这有助于维持积极的客户关系，即使在面临支付问题时也是如此。
隐私和安全提醒：提醒客户不要通过电子邮件发送信用卡号等敏感信息，并引导他们使用安全的通信或支付方式。
催款消息示例
催款消息的语气和内容应随着问题的发展而发生变化。起初语气要友好，随着截止日期的临近，语气要变得更加直接。下面提供三个简短的示例，展示了如何在催款周期的不同阶段处理同一笔逾期支付款项。
1. 首次提醒
此提醒将在支付失败后的几天内发送。
主题：我们无法处理您的支付款项，[客户姓名]
您好，[客户姓名]，
我们试图向您登记在案的银行卡扣取 [产品/计划名称] 订阅费，但支付未能成功。这种情况时有发生——没什么大不了的\！
您可以在此更新您的支付详情或重试扣款：[支付链接]
如果您遇到任何问题，只需回复此电子邮件或通过 [支持电子邮箱/电话] 联系我们的支持团队。我们很乐意提供帮助。
祝好！
[商家名称] 计费团队
为何奏效： 语气轻松且令人安心，而非令人恐慌，这对于第一条消息很重要，因为许多支付失败都是诸如过期银行卡之类的简单问题。包含直接的支付链接可消除障碍，而提供支持则表明商家站在客户的一边。
2. 第二次提醒
如果问题未解决，将在首次提醒发出一到两周后发送此提醒。
主题：需要采取行动：您的 [产品/计划名称] 支付仍逾期未付
您好，[客户姓名]，
我们的记录显示，您的账单 #[账单编号] 金额为 [金额] 的款项仍未结清。为避免您的服务中断，请在 [截止日期] 之前更新您的支付方式或完成支付。
您可以通过您的账户门户快速执行此操作：[支付链接]
如果未在截止日期前收到支付款项，您的账户可能会被收取滞纳金或服务将被暂时保留。
如果您已经处理了此问题，请忽略此通知。否则，如有任何疑问，请通过 [支持电子邮箱/电话] 联系我们。
祝好！
[商家名称] 计费团队
为何奏效： 主题行和开头一行传达了紧迫感，而又不是惩罚性的。指明具体的账单编号和截止日期使请求具体化，说明后果则给了客户现在采取行动的明确理由。
3. 最后通知
此提醒将在服务中止前不久发送。
主题：最后通知：您的账户将于 [日期] 被中止
尊敬的[客户姓名]，
这是关于您的账单 #[账单编号] 的 [金额] 未付余额的最后通知，原截止日期为 [原截止日期]。
如果未在 [最终截止日期] 前收到支付款项，您对 [产品/服务名称] 的访问将被中止。为避免服务中断，请立即完成支付：[支付链接]
如果您认为此通知发送有误，请立即通过 [支持电子邮箱/电话] 联系我们的计费团队。
我们重视您的业务，希望能帮助您避免任何服务中断。
此致，
[商家名称] 计费团队
为何奏效： 主题行清楚地陈述了利害关系，消息给出了确切的截止日期和结果，对接下来发生的事情毫不含糊。指明具体的上报路径可给客户提供最后一个在账户被中止前进行交涉的建设性方式，这有助于维持关系。
为什么催款消息很重要
在致力于打造卓越的客户体验和培养品牌忠诚度时，商家很容易忽视诸如催款消息之类的交易性通信。但这类细微环节会不断积累，从而塑造客户对商家的印象。以下是催款消息之所以重要的一些原因：
维持现金流：及时支付对于任何商家的财务健康都至关重要。催款消息有助于确保及时收回应收款项。
将坏账降至最低：通过催款消息积极追讨逾期支付，商家可以减少产生的坏账金额。这对于维持健康的资产负债表十分重要。
减少非自愿流失：许多支付失败是由过期银行卡、资金不足或银行拒绝常规扣款引起的。催款消息让客户有机会在失去他们实际上想保留的服务之前解决这些问题。
发现并解决问题：有时，未付款是由于误解或错误造成的。催款消息能开启沟通，从而发现并快速解决这些问题，提高整体客户满意度。
提供法律保护：如果出现有关支付的法律争议，催款消息记录可以作为证据，证明您的商家已采取必要的措施来收回欠款。
如何撰写催款消息：分步指南
通常，催款消息不会很长，但仍需要计划。以下是撰写有影响力的催款消息的指南：
1. 准备基础信息并构建消息结构
确定客户：确保您掌握正确的客户详情，包括姓名和联系方式。
查看账户详情：确认逾期金额的详细信息，包括账单号、到期总金额和到期日。
围绕核心要素构建消息：消息应包含直接的主题行（例如：“提醒：账单 #12345 已逾期”）、礼貌而个性化的问候语、简短的意图说明、具体的账户详情、提供帮助的表示，以及包含您的联系方式在内的行动号召作为结语。
2. 选择语气
专业而礼貌：确保您的消息语气礼貌。
逐渐升级：如果需要进一步提醒，请逐渐使用更坚定的语气，但始终保持尊重。
3. 考虑发送方式
电子邮件：电子邮件是发送催款消息最常用的方法。
实体邮件：如果客户不回复电子邮件，可以使用实体邮件作为跟进。
电话：在某些情况下，电话可能比电子邮件更有效，并能促使客户更快采取行动。
4. 时间和频率
初始提醒：在付款逾期后不久发送初始提醒。
跟进提醒：根据回复情况，定期发送其他提醒，例如每周或每两周发送一次。
5. 保留记录
- 记录沟通情况：记录所有通信以供参考。
催款消息编写的最佳实践
如何以及何时传递催款消息与消息内容同样重要。以下是编写催款消息的一些最佳实践：
清晰透明
清楚陈述问题：标明逾期付款，包括账单号、到期金额和原始到期日。
提供背景信息：简要说明账单来源（例如最近的购买、订阅续订），以唤起客户的记忆。
避免歧义：使用简明直接的语言，消除困惑。
中性和富于同理心的语气
保持专业：使用中立、尊重的语气。避免使用指责或严厉的语言。
承认现实：认识到未付款可能并非故意，可能是由于客户财务状况发生变化或出现技术故障所致。
表现出理解：使用诸如“我们理解……”或“我们随时为您提供帮助”等短语，以建立信任并鼓励合作。
提供选项和支持
接受各种支付方式：通过在线门户网站、电话付款和当面付款方式，满足各种偏好。
提供灵活的解决方案：考虑接受部分付款、延长期限或寻找其他安排以满足客户的需求。
提供易于获取的说明：通过每种方法易于遵循的步骤，简化付款流程。
创建支持渠道：让客户能够轻松就任何问题或疑虑与我们联系。
坚决而客气
强调付款的重要性：使用尊重但直接的语言提醒客户其义务。
关注事实和后果：避免诉诸情感或进行隐性威胁。告知客户如果未收到付款，可能会产生滞纳金或引发其他后果。
保持礼貌的语气：即使面对逾期付款，也要尊重客户。
其他最佳实践
称呼客户的姓名，并提及他们的付款历史记录或购买详细信息。
以友好、礼貌的语气展现您的品牌基调。
在升级语气之前，先进行善意的提醒。
使用准确描述邮件内容的主题行。
保持信息简明扼要。
提供多种联系方式，以方便客户。
对于复杂情况，考虑使用专业的催款服务。
发送预催款消息——在到期日前几天发送善意的提醒。
合理安排发送频率（例如，到期日之前、到期日当天、逾期 7 天、逾期 30 天），这样客户既不会感到不知所措，也不会因为提醒不够频繁而忘记付款。
跟踪催款后的追回率、平均付款天数、回复率和客户留存率等指标。
在起草消息时区分软催款和硬催款。对于早期或低风险情况，软催款使用温和的提醒；对于反复逾期或长期未付款的情况，硬催款使用更坚定的语气，并会提及后果。
考虑自动催款与手动催款哪个最适合您。自动催款可以很好地扩展，满足日常提醒和一致性的需求，而手动催款则适合需要个性化服务的高价值账户或敏感情况。
Stripe Billing 如何提供帮助
Stripe Billing 支持灵活多样的客户计费管理方案——从简单定期计费到按用量计费及销售协商合同。无需编写代码即可在全球范围内快速开通定期付款，亦可借助 API 构建定制化集成方案。
Stripe Billing 可帮助您：
提供灵活的定价：通过灵活的定价模式（包括按用量、分层、固定费率加超额费用等）更快地响应用户需求。内置功能支持优惠券、免费试用、按比例收费和附加服务。
扩展全球业务：通过提供客户偏好的支付方式提升转化率。Stripe 支持超过 125 种本地支付方式及 130 余种货币。
增加收入并减少客户流失：利用 Smart Retries、恢复工作流自动化以及数据驱动的洞察来改善消息传递和客户响应，从而增加创收并减少非自愿流失。2025 年，Stripe 恢复工具帮助用户收回了超过 82 亿美元的收入\。
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本文中的内容仅供一般信息和教育目的，不应被解释为法律或税务建议。Stripe 不保证或担保文章中信息的准确性、完整性、充分性或时效性。您应该寻求在您的司法管辖区获得执业许可的合格律师或会计师的建议，以就您的特定情况提供建议。