Geschäftskreditkarten können Ihnen helfen, den Umgang Ihres Unternehmens mit Geld zu überdenken. Sie können sie verwenden, um kurzfristige Finanzierungen zu erhalten, Ausgaben zu verfolgen und auf exklusive Zusatzleistungen zuzugreifen, die Zeit und Geld sparen. Eine Kreditkarte kann Ihre Geschäftsstrategie unterstützen und Ihnen helfen, Ihren Cashflow zu verbessern, Kredite aufzubauen und von gewöhnlichen Ausgaben zu profitieren. Im Folgenden werden wir erörtern, wie Sie eine Kreditkarte nutzen können, um das Wachstum Ihres Unternehmens zu steigern.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Warum sollten Unternehmen eine Kreditkarte für Ausgaben verwenden?
  
• So wählen Sie die richtige Geschäftskreditkarte aus
  
• Welche Risiken bestehen bei der Verwendung von Kreditkarten für Geschäftsausgaben?
  
• Welche Taktiken helfen Unternehmen, die Vorteile von Kreditkarten zu maximieren?
  

Warum sollten Unternehmen eine Kreditkarte für Ausgaben nutzen?

Die Verwendung einer Kreditkarte für Ausgaben kann Ihrem Unternehmen in mehrfacher Hinsicht zugute kommen:

• Cashflow-Management ohne Verzögerungen: Mit einer Kreditkarte verschaffen Sie sich effektiv zusätzliche Zeit. Anstatt sofort von Ihrem Bankkonto abzubuchen, können Sie den Abrechnungszyklus (oft 28 bis 31 Tage) nutzen, um Ihre Ausgaben zu decken und haben so noch Zeit, Umsatz zu generieren, bevor die Zahlung fällig ist. Dies kann besonders in Szenarien hilfreich sein, in denen die Einnahmen nicht immer mit den Ausgaben übereinstimmen.

• Einfachere Ausgabenverfolgung: Geschäftskreditkarten bieten oft eine detaillierte Spesenabrechnung, die Ihre Einkäufe automatisch kategorisiert. Diese Vorgehensweise kann Ihnen bei der jährlichen Steuererklärung oder beim Kontenabgleich Zeit sparen. Viele Karten lassen sich mit Buchhaltungssoftware integrieren, was die Buchhaltung vereinfacht.

• Prämien: Sie können Geld zurückerhalten, wenn Sie unternehmenswichtige Investitionen tätigen (z. B. Reisen, Ausrüstung, Werbung). Viele Geschäftskreditkarten bieten Cashback, Reisepunkte oder Rabatte auf bestimmte Unternehmensdienstleistungen. Mit der Zeit können diese Prämien zu echten Einsparungen oder Zusatzleistungen werden, die Ihren Gewinn steigern.

• Chance auf einen Geschäftskredit: Wie bei einem Privatkredit kann eine solide Bonität für Ihr Unternehmen Chancen eröffnen. Eine starke Kreditwürdigkeit des Unternehmens kann dazu beitragen, eine größere Kreditlinie zu sichern oder bessere Bedingungen mit Anbietern auszuhandeln. Der verantwortungsvolle Umgang mit einer Firmenkreditkarte ist eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihre Bonität zu verbessern.

• Verbesserte Sicherheit und Betrugsprävention: Die Verwendung einer Kreditkarte bietet zusätzlichen Schutz vor potenziellem Betrug. Die meisten Karten verfügen über Haftungsausschlussrichtlinien und Tools zur Betrugserkennung, um nicht autorisierte Abbuchungen zu erkennen. Im Gegensatz dazu ziehen Debitkarten Gelder direkt von Ihrem Konto ab und es kann Wochen dauern, bis über Zahlungsanfechtungen entschieden wird.

• Zugang zu Zusatzleistungen und Schutzmaßnahmen: Viele Geschäftskreditkarten bieten Vorteile wie Reiseversicherung, erweiterte Garantien und Käuferschutz. Mit diesen Karten können Sie Geld sparen, wenn etwas schief geht, wie z. B. bei Schäden an der Ausrüstung oder einer Flugstornierung für eine Geschäftsreise.

• Trennung der Finanzen: Wenn Sie Ihre Kreditkarte ausschließlich für geschäftliche Zwecke verwenden, können Sie eine klare Grenze zwischen Ihren privaten und geschäftlichen Finanzen ziehen. Dies ist für Steuerzwecke, Prüfungen und die berufliche Integrität unerlässlich. Außerdem erleichtert es die Budgetierung und die und die Kostenaufstellung und zeigt, dass Sie Ihre Arbeit ernst nehmen.

So wählen Sie die richtige Geschäftskreditkarte aus

Bei der Wahl der richtigen Geschäftskreditkarte geht es weniger darum, die „beste“ auf dem Papier auszuwählen, sondern vielmehr darum, diejenige zu finden, die den Ausgabegewohnheiten, Zielen und Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht. So entscheiden Sie sich für eine:

Analysieren Sie Ihre Ausgabenmuster

Schauen Sie sich zunächst an, wofür Ihr Unternehmen das meiste Geld ausgibt:

• Wenn Reisen eine große Ausgabe darstellen, suchen Sie nach Karten mit Reiseprämien, Flugpunkten oder Zusatzleistungen (z. B. kostenloses aufgegebenes Gepäck, Zugang zur Lounge).

• Wenn Sie viel für alltägliche Ausgaben (z. B. Benzin, Büromaterial) aufwenden, sind Karten, die Ihnen bei Einkäufen in verwandten Kategorien Geld zurückerstatten, möglicherweise besser geeignet.

• Wenn sich Ihre Ausgaben auf verschiedene Kategorien erstrecken, ist eine Karte, die Cashback zu einem Pauschalpreis anbietet, möglicherweise von Vorteil.

Bestimmen Sie Ihre zeitlichen Anforderungen

Wenn Ihr Cashflow schwankt, kann eine Karte mit einer langen Übergangsfrist oder einem effektiven Jahreszins von 0 % ein Lebensretter sein. Sie kann Ihnen Zeit verschaffen, um Ihre Schulden ohne Zinsen zu begleichen. Wenn Sie jedoch monatlich Guthaben auszahlen, sollten Sie Prämien und Zusatzleistungen gegenüber effektivem Jahreszins priorisieren.

Suchen Sie nach Prämien, die wichtig sind

Eine Karte mit Prämien, die Sie nie verwenden werden, ist nutzlos. Konzentrieren Sie sich auf Karten, die Punkte oder Cashback in Kategorien bieten, in denen Sie am meisten ausgeben, einlösbare Prämien (idealerweise in mehreren Kategorien, wie Barauszahlungen, Kontogutschriften und bestimmte vom Unternehmen angebotenen Zusatzleistungen) und wertvolle Anmeldeboni, die basierend auf Ihren erwarteten Ausgaben erreichbar sind.

Betrachten Sie Gebühren im Kontext der Vorteile

Einige der besten Geschäftskreditkarten haben Jahresgebühren, aber diese Gebühren können sich auszahlen, wenn die Vorteile die Kosten überwiegen. Die Karte kann beispielsweise Zusatzleistungen bieten, für die Sie sonst separat bezahlen würden, wie z. B. eine Reiseversicherung, einen Käuferschutz und erweiterte Garantien. Wenn Sie jedoch ein kleines Unternehmen sind und weniger ausgeben, sollten Sie eine gebührenfreie Karte in Betracht ziehen, um unnötige Fixkosten zu vermeiden.

Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter/innen

Wenn Sie Mitarbeiter/innen haben, die ebenfalls Kaufkraft benötigen, suchen Sie nach einer Karte, die kostenlose Mitarbeiterkarten mit anpassbaren Ausgabelimits ermöglicht. Diese erleichtern die Verfolgung und Verwaltung der Ausgaben für das Team.

Übersehen Sie nicht die Kreditanforderungen

Ihre persönliche und geschäftliche Bonität bestimmt oft, für welche Karten Sie in Frage kommen. Einige Premium-Karten setzen eine hervorragende Bonität voraus, während andere weniger streng sind. Wenn Sie noch am Anfang stehen, sollten Sie Karten in Betracht ziehen, die für neuere Unternehmen oder für Unternehmen mit begrenzter Bonität entwickelt wurden.

Vergleichen Sie zusätzliche Zusatzleistungen

Zusatzleistungen können den Unterschied zwischen zwei ähnlichen Karten ausmachen. Achten Sie auf diese Funktionen:

• Tools zur Spesenverwaltung, z. B. Integrationen mit QuickBooks oder Expensify

• Betrugs- und Käuferschutz

• Versicherungsleistungen, wie z. B. Reiseunfallversicherung und Mietwagenschutz

• Concierge-Dienste oder exklusiver Zugang zu Veranstaltungen

Lesen Sie das Kleingedruckte

• Effektiver Jahreszins: Wenn Sie beabsichtigen, einen Kredit aufzunehmen, vergleichen Sie die Zinssätze, um Überraschungen zu vermeiden.

• Gebühren für Auslandstransaktionen: Wenn Sie international tätig sind oder viel reisen, suchen Sie nach einer Karte, bei der keine Gebühren für Auslandstransaktionen anfallen.

• Obergrenzen und Ablaufdatum für Prämien: Einige Karten begrenzen die Einnahmen oder erfordern, dass Sie die Prämien innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens verwenden.

Geben Sie sich nicht mit einer Karte zufrieden

Es ist oft klug, Karten zu koppeln, um die Prämien zu maximieren. Sie könnten beispielsweise eine Karte für Reisegutscheine und eine andere für hohe Cashback-Beträge für alltägliche Ausgaben verwenden.

Welche Risiken birgt der Einsatz von Kreditkarten für Geschäftsausgaben?

Kreditkarten können ein wirksames Instrument zur Deckung von Geschäftsausgaben sein, aber sie können auch Risiken bergen. Im Folgenden finden Sie mögliche Nachteile und Möglichkeiten, diese zu mindern:

Anhäufung von Schulden und Zinsaufwand

Kreditkarten können schnell zu Verbindlichkeiten werden, wenn Sie den Restbetrag nicht jeden Monat vollständig zurückzahlen. Hohe Zinssätze können selbst kleine Guthaben im Laufe der Zeit in erhebliche Schulden verwandeln. Ende 2024 hatten US-Kreditkarten einen durchschnittlichen Zinssatz von 21,47 %.

Wie kann dieses Risiko gemindert werden?

• Verwenden Sie Kreditkarten nur für Ausgaben, deren monatliche Rückzahlung Ihnen keine Probleme bereitet.

• Implementieren Sie Erinnerungen oder automatische Zahlungen, um verpasste Fälligkeitstermine zu vermeiden.

Auswirkungen auf die Bonität

Versäumte Zahlungen oder hohe Salden im Verhältnis zu Ihrem Kreditlimit (d. h. hohe Kreditauslastung) können Ihre persönliche und geschäftliche Bonität beeinträchtigen. Das kann es schwieriger machen, Kredite zu sichern oder günstige Konditionen auszuhandeln.

Wie kann dieses Risiko gemindert werden?

• Nutzen Sie höchstens 30 % Ihres Kreditlimits.

• Überwachen Sie Ihre Bonität regelmäßig, um sicherzustellen, dass Ihre Aktivitäten korrekt gemeldet werden.

Zu hohe Ausgaben

Der Zugang zu Krediten kann ein falsches Gefühl finanzieller Flexibilität erzeugen, was zu übermäßigen Ausgaben für unnötige oder weniger wichtige Ausgaben führt. Dies ist besonders riskant, wenn Sie auf erwartete zukünftige Einnahmen angewiesen sind, um den Saldo auszugleichen.

Wie kann dieses Risiko gemindert werden?

• Legen Sie strenge Budgets fest und verwenden Sie Kreditkarten nur für geplante Geschäftsausgaben.

• Prüfen Sie Ihre Kontoauszüge regelmäßig, um sicherzustellen, dass die Ausgaben Ihren Zielen entsprechen.

Gemischte private und geschäftliche Finanzen

Es passiert schnell, dass man – vor allem als Inhaber/in eines Kleinunternehmens – eine Firmenkreditkarte versehentlich für private Ausgaben oder eine Privatkreditkarte für geschäftliche Ausgaben verwendet. Dies kann die Buchhaltung erschweren, zu Steuerproblemen führen und dazu führen, dass Unternehmensinhaber/innen ihre beschränkte Haftung verlieren.

Wie kann dieses Risiko gemindert werden?

• Verwenden Sie eine Kreditkarte ausschließlich für Geschäftsausgaben.

• Verwenden Sie Tools oder Apps zur Ausgabenverfolgung, die private und geschäftliche Einkäufe voneinander trennen.

Gebühren und Strafen

Bei Geschäftskreditkarten fallen häufig Gebühren wie Jahresmitgliedsbeiträge, Gebühren für Auslandstransaktionen und Strafen für verspätete Zahlungen an. Wenn Sie die Vertragsbedingungen nicht vollständig verstehen, können sie Ihre Gewinne schmälern.

Wie kann dieses Risiko gemindert werden?

• Wählen Sie eine Karte mit Gebühren, die zu Ihrem Ausgabeverhalten passen. Wenn Sie international tätig sind, vermeiden Sie Karten mit hohen Gebühren für Auslandstransaktionen.

• Lesen Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen sorgfältig durch, bevor Sie sich anmelden.

Betrugs- und Sicherheitsrisiken

Obwohl Kreditkarten oft einen starken Schutz vor Betrug bieten, können nicht autorisierte Transaktionen Ihre Geschäftsabläufe beeinträchtigen.

Wie kann dieses Risiko gemindert werden?

• Überprüfen Sie Ihre Kontoauszüge regelmäßig auf verdächtige Aktivitäten.

• Verwenden Sie Karten mit starker Betrugserkennung und Haftungsabsicherung.

• Entscheiden Sie sich für virtuelle Karten oder erweiterte Sicherheitsfunktionen für Online-Transaktionen.

Abhängigkeitspotenzial

Wer sich zu sehr auf Kreditkarten verlässt, kann die zugrunde liegenden Probleme mit dem Cashflow verschleiern oder bei inkonsistenten Einnahmen die Illusion finanzieller Stabilität erwecken. Dies kann zu größeren finanziellen Problemen führen.

Wie kann dieses Risiko gemindert werden?

• Sehen Sie Kreditkarten als eine Art Notfalllösung und nicht als primäre Finanzierungsquelle.

• Bilden Sie eine Liquiditätsreserve zur Deckung der Betriebskosten.

Eingeschränkter Schutz für persönliche Garantien

Die meisten Geschäftskreditkarten erfordern eine persönliche Garantie, was bedeutet, dass Sie persönlich für die Schulden haften. Wenn Ihr Unternehmen Schwierigkeiten hat oder schließt, könnte Ihr persönliches Vermögen gefährdet sein.

Wie kann dieses Risiko gemindert werden?

• Nehmen Sie nur Schulden auf, von denen Sie sicher sind, dass Ihr Unternehmen sie bewältigen kann.

• Suchen Sie nach Firmenkarten, für die keine persönliche Garantie erforderlich ist – sofern Ihr Unternehmen qualifiziert ist.

Falsche Anreize

Obwohl Prämienprogramme verlockend sein können, können sie zu Ausgaben auf eine Weise ermutigen, die Ihrem Unternehmen nicht zugute kommt. Sie könnten zum Beispiel zu viel ausgeben, um einen Anmeldebonus zu erhalten, oder eine Karte für Einkäufe verwenden, die die Prämien nicht maximieren.

Wie kann dieses Risiko gemindert werden?

• Setzen Sie den Schwerpunkt darauf, durch geplante Ausgaben Prämien zu sammeln.

• Wählen Sie eine Prämienstruktur, die den Ausgabegewohnheiten Ihres Unternehmens entspricht.

Mit welchen Taktiken können Unternehmen die Vorteile von Kreditkarten maximieren?

Der strategische Einsatz von Kreditkarten kann Ihren Gewinn steigern und Sie vor finanziellen Fallstricken schützen. So holen Sie das Beste aus Ihren Firmenkreditkarten heraus:

• Große Anschaffungen für Bonuszahlungen planen: Anmeldeboni erfordern in der Regel, dass Sie ein Ausgabenziel schnell erreichen. Planen Sie, eine neue Karte für größere Ausgaben wie Inventar und Ausrüstung zu verwenden, um sie zu erreichen. Wenn Sie das Ziel knapp verfehlen, zahlen Sie wiederkehrende Ausgaben wie Softwareabonnements im Voraus, um die Lücke zu schließen.

• Profitieren Sie von Zusatzleistungen, die Geld sparen: Viele Karten bieten Gutschriften für Dinge, für die Sie bereits bezahlen (z. B. Werbung, Versand, Unternehmenssoftware). Sie können auch jährliche Reiseguthaben oder kostenlose Mitgliedschaften anbieten. Bei diesen Zusatzleistungen handelt es sich im Grunde um Rabatte, die Sie nicht verhandeln müssen.

• Sammeln Sie Prämien durch Mitarbeiterausgaben: Wenn Ihr Team reist, Kundinnen und Kunden bewirtet oder Vorräte kauft, lassen Sie es Mitarbeiterkarten verwenden, die an Ihr Konto gebunden sind. Für ihre Einkäufe erhalten sie Prämien, und Sie können mit Ausgabelimits und Ausgabenverfolgung die Kontrolle behalten.

• Vermeiden Sie es, einen Saldo zu haben: Kreditkartenprämien sind wertlos, wenn Sie Zinsen zahlen. Begleichen Sie Ihren Saldo daher jeden Monat vollständig. Wenn Sie wissen, dass es eine Weile dauern wird, bis sich eine größere Anschaffung amortisiert hat, sollten Sie eine Karte mit einem 0 %-Einführungs-Effektivzins in Betracht ziehen, aber planen Sie, sie abzubezahlen, bevor der Zinssatz fällig wird.

• Lassen Sie Prämien nicht verfallen: Überprüfen Sie die Gültigkeitsdauer von Punkten oder Flugmeilen, damit sie nicht verfallen. Wenn Sie nicht viel reisen, suchen Sie nach flexiblen Einlösungsoptionen wie Cashback und Gutschriften auf der Abrechnung.

• Erhalten Sie Schutzmaßnahmen: Nutzen Sie Ihre Karte für Reisen oder große Käufe, um Schutzmaßnahmen wie Versicherungen, Garantieverlängerungen und Käuferschutz zu nutzen. Mit diesen Zusatzleistungen können Sie viel Geld sparen, wenn etwas schief geht. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie sie zu verwenden sind.

• Synchronisierung mit Ihren Buchhaltungstools: Die meisten Kreditkarten für Unternehmen lassen sich in Software wie QuickBooks oder Xero integrieren. Dies beschleunigt die Buchhaltung und hilft Ihnen, Ausgabentrends zu erkennen, sodass Sie bei Bedarf Ihr Budget anpassen oder die Karte wechseln können.

• Strategisch einlösen: Nicht alle Prämien sind gleich. Bei Flügen und Hotelbuchungen erhalten Sie oft den größten Wert pro Punkt. Recherchieren Sie, wo Ihre Punkte Ihnen den größten Nutzen bringen.