Le carte di credito aziendali possono aiutarti a ripensare il modo in cui la tua attività gestisce il denaro. Puoi usarle per acquisire finanziamenti a breve termine, tenere traccia delle spese e accedere a vantaggi esclusivi che fanno risparmiare tempo e denaro. Una carta di credito può rafforzare la tua strategia aziendale e aiutarti a perfezionare il flusso di cassa, creare credito e ottenere benefici dalle spese ordinarie. Di seguito illustreremo come utilizzare una carta di credito per promuovere la crescita della tua attività.

Di cosa tratta questo articolo?

• Perché le attività dovrebbero utilizzare una carta di credito per le spese?
  
• Come scegliere la carta di credito aziendale più adatta?
  
• Quali sono i rischi dell'utilizzo delle carte di credito per le spese aziendali?
  
• Quali tattiche aiutano le attività a massimizzare i vantaggi delle carte di credito?
  

Perché le attività dovrebbero utilizzare una carta di credito per le spese?

L'utilizzo di una carta di credito per le spese può avvantaggiare la tua attività in diversi modi:

• gestione del flusso di cassa senza ritardi: con una carta di credito si guadagna effettivamente tempo extra. Invece di prelevare immediatamente dal tuo conto bancario, puoi sfruttare il ciclo di fatturazione (spesso 28–31 giorni) per coprire le spese e avere ancora tempo per generare ricavi prima della scadenza del pagamento. Questo può essere particolarmente utile negli scenari in cui il reddito non è sempre in linea con le spese.

• monitoraggio più semplice delle spese: le carte di credito aziendali spesso forniscono report dettagliati sulle spese che categorizzano automaticamente i tuoi acquisti. In questo modo puoi risparmiare tempo durante la stagione fiscale o durante la riconciliazione dei conti. Molte carte si integrano con un software di contabilità, il che semplifica la contabilità.

• benefici (o premi): è possibile recuperare i soldi quando acquisti beni di prima necessità (ad esempio, viaggi, forniture, pubblicità). Molte carte di credito aziendali offrono cashback, punti viaggio o sconti su servizi aziendali specifici. Nel tempo, questi "premi" possono trasformarsi in risparmi reali o vantaggi che aumentano il tuo profitto.

• la possibilità di costruire credito aziendale: come per il credito personale, stabilire e mantenere una solida storia creditizia per la tua attività può creare opportunità. Un forte punteggio di credito aziendale può aiutare a garantire una linea di credito più ampia o a negoziare condizioni migliori con i fornitori. Utilizzare una carta di credito aziendale in modo responsabile è uno dei modi più semplici per costruire quel punteggio.

• miglioramento della sicurezza e prevenzione delle frodi: l'uso di una carta di credito aggiunge un livello di protezione tra la tua attività e le potenziali frodi. La maggior parte delle carte prevede politiche di responsabilità zero e strumenti di rilevamento delle frodi per rilevare addebiti non autorizzati. Al contrario, le carte di debito prelevano i fondi direttamente dal tuo conto e le contestazioni possono richiedere settimane per essere risolte.

• accesso a vantaggi e protezioni: molte carte di credito aziendali offrono vantaggi tra cui assicurazione di viaggio, garanzie estese e protezione degli acquisti. Ciò consente di farti risparmiare denaro se qualcosa va storto, come danni all'attrezzatura o la cancellazione di un volo per un viaggio di lavoro.

• separazione delle finanze: l'utilizzo di una carta di credito strettamente per gli affari aiuta a tracciare una linea chiara tra le finanze personali e quelle aziendali, il che è necessario per scopi fiscali, audit e integrità professionale. Inoltre, semplifica il budget e la spiegazione delle spese, oltre a dimostrare che prendi sul serio le tue operazioni.

Come scegliere la carta di credito aziendale più adatta?

Scegliere la carta di credito aziendale più adatta non significa tanto scegliere quella "migliore" quanto trovare quella che corrisponde alle abitudini di spesa, agli obiettivi e alle esigenze della tua attività. Ecco come sceglierne una:

Analizza i tuoi modelli di spesa

Innanzitutto, valuta dove la tua attività spende di più:

• se i viaggi rappresentano una spesa importante, cerca carte con premi di viaggio, punti compagnia aerea o vantaggi (ad esempio, bagagli da stiva gratuiti, accesso alle lounge);

• se spendi molto per le spese quotidiane (ad esempio, carburante, forniture per ufficio), le carte che offrono il cashback sugli acquisti di categorie correlate potrebbero essere una scelta migliore;

• se le tue spese sono suddivise in varie categorie, potresti trovare valore in una carta che offre il cashback a un tasso forfettario.

Definisci le tue esigenze in termini di tempi

In caso di fluttuazioni del flusso di cassa, una carta con un lungo periodo di tolleranza o un tasso annuo effettivo globale (TAEG) iniziale dello 0% può salvarti la vita. Può darti il tempo di pagare i saldi senza interessi. Ma se paghi i saldi mese per mese, dovresti dare la priorità ai premi e ai vantaggi rispetto ai TAEG.

Cerca i premi più adatti a te

Una carta con premi che non userai mai è inutile. Concentrati sulle carte che offrono punti o cashback nelle categorie per cui spendi di più, premi riscattabili (idealmente in più categorie, come contanti, crediti sull'estratto conto e vantaggi aziendali specifici) e preziosi bonus di iscrizione ottenibili in base alla spesa prevista.

Considera le commissioni nel contesto dei benefici

Alcune delle migliori carte di credito aziendali hanno commissioni annuali, ma tali commissioni possono ripagarsi da sole se i vantaggi superano i costi. Ad esempio, la carta potrebbe offrire vantaggi che altrimenti pagheresti separatamente, come l'assicurazione di viaggio, la protezione sugli acquisti e l'estensione delle garanzie. Ma se sei una piccola azienda con una spesa inferiore, prendi in considerazione una carta senza commissioni per evitare spese generali inutili.

Tieni conto delle esigenze dei dipendenti

Se anche i dipendenti hanno bisogno di potere di spesa, cerca una carta che abilita carte gratuite per i dipendenti con limiti di spesa personalizzabili. In questo modo è più facile tenere traccia e gestire le spese del team.

Non trascurare i requisiti di credito

I tuoi punteggi di credito personali e aziendali spesso determinano per quali carte ti qualifichi. Alcune carte premium richiedono un credito eccellente, mentre altre sono più indulgenti. Se sei agli inizi, prendi in considerazione le carte pensate per le attività più giovani o per quelle con una storia creditizia limitata.

Confronta altri vantaggi

I vantaggi possono fare la differenza tra due carte simili. Cerca queste caratteristiche:

• strumenti di gestione delle spese, come le integrazioni con QuickBooks o Expensify;

• protezione contro frodi e acquisti;

• prestazioni assicurative, come l'assicurazione contro gli infortuni di viaggio e la copertura per il noleggio auto;

• servizi di concierge o accesso esclusivo a eventi.

Leggi le clausole scritte in piccolo

• TAEG: se prevedi di mantenere un saldo, confronta i tassi di interesse per evitare sorprese;

• commissioni sulle transazione estere: se operi a livello internazionale o viaggi spesso, trova una carta senza commissioni per le transazioni estere;

• limiti e scadenze dei premi: alcune carte limitano i guadagni o richiedono l'utilizzo delle ricompense entro un determinato periodo di tempo.

Non accontentarti di una carta

Spesso è intelligente usare due carte per massimizzare i premi. Ad esempio, potresti utilizzare una carta per i premi di viaggio e un'altra che offre cashback a un tasso elevato per le spese quotidiane.

Quali sono i rischi dell'utilizzo delle carte di credito per le spese aziendali?

Le carte di credito possono essere strumenti potenti per coprire le spese aziendali, ma possono comportare dei rischi. Ecco i potenziali svantaggi e i modi per mitigarli:

Accumulo di debiti e costi per interessi

Le carte di credito possono diventare rapidamente passività se non paghi il saldo per intero ogni mese. Tassi di interesse elevati possono trasformare anche piccoli saldi in debiti sostanziali nel tempo. Alla fine del 2024, le carte di credito statunitensi avevano un tasso di interesse medio del 21,47%.

Come mitigare questo rischio

• Usa le carte di credito solo per le spese che hai la sicurezza di poter pagare ogni mese.

• Implementa promemoria o pagamenti automatici per evitare di perdere le date di scadenza.

Impatto sui punteggi di credito

Pagamenti mancati o saldi elevati rispetto al tuo limite di credito (ad esempio, un elevato utilizzo del credito) possono danneggiare i tuoi punteggi di credito personali e aziendali. Ciò può rendere più difficile ottenere prestiti o negoziare condizioni favorevoli.

Come mitigare questo rischio

• Utilizza al massimo il 30% del tuo limite di credito.

• Monitora regolarmente il tuo credito per assicurarti che la tua attività sia riportata in modo accurato.

Spese eccessive

Avere accesso al credito può creare un falso senso di flessibilità finanziaria, portando a spese eccessive per acquisti inutili o a bassa priorità. Ciò è particolarmente rischioso se si fa affidamento sul reddito futuro previsto per pagare il saldo.

Come mitigare questo rischio

• Stabilisci budget rigorosi e utilizza le carte di credito solo per le spese aziendali pianificate.

• Rivedi regolarmente i tuoi estratti conto per verificare che la spesa sia in linea con i tuoi obiettivi.

Finanze personali e aziendali miste

È facile, soprattutto per i proprietari di piccole imprese, utilizzare accidentalmente una carta di credito aziendale per spese personali o una carta personale per spese aziendali. Ciò può complicare la contabilità, causare problemi fiscali e far perdere ai proprietari di società la loro responsabilità limitata.

Come mitigare questo rischio

• Dedica una carta di credito esclusivamente alle spese aziendali.

• Utilizza strumenti o app per il monitoraggio delle spese che separano gli acquisti personali da quelli aziendali.

Commissioni e penali

Le carte di credito aziendali spesso prevedono commissioni come quote associative annuali, commissioni per transazioni estere e sanzioni per pagamenti in ritardo. Se non sei pienamente consapevole dei termini, possono erodere i tuoi profitti.

Come mitigare questo rischio

• Scegli una carta con commissioni in linea con le tue abitudini di spesa. Se operi a livello internazionale, evita le carte con commissioni elevate per le transazioni estere.

• Leggi attentamente i termini e le condizioni prima di iscriverti.

Rischi per frodi e sicurezza

Sebbene le carte di credito dispongano spesso di una protezione contro le frodi molto efficace, le transazioni non autorizzate possono comunque interrompere le operazioni della tua attività.

Come mitigare questo rischio

• Monitora regolarmente le tue dichiarazioni per individuare eventuali attività sospette.

• Usa carte con solide protezioni contro le frodi e garanzie di responsabilità.

• Scegli carte virtuali o funzionalità di sicurezza avanzate per le transazioni online.

Potenziale di dipendenza

Fare troppo affidamento sulle carte di credito può mascherare problemi di flusso di cassa sottostanti o dare l'illusione di stabilità finanziaria quando i ricavi sono incostanti. Questo può portare a problemi finanziari più grandi.

Come mitigare questo rischio

• Usa le carte di credito come uno strumento di riserva, non come una fonte primaria di finanziamento.

• Crea una riserva di liquidità per coprire le spese operative.

Tutele limitate per le garanzie personali

La maggior parte delle carte di credito aziendali richiede una garanzia personale, il che significa che sei personalmente responsabile del debito. Se la tua attività è in difficoltà o chiude, i tuoi beni personali potrebbero essere a rischio.

Come mitigare questo rischio

• Assumi solo i debiti che sei sicuro che la tua attività sia in grado di gestire.

• Cerca carte aziendali che non richiedano una garanzia personale, se la tua attività è idonea.

Disallineamento dei premi

Sebbene i programmi di ricompensa possano essere allettanti, potrebbero incoraggiare la spesa in modi che non avvantaggiano la tua attività. Ad esempio, potresti spendere troppo per ottenere un bonus di iscrizione o utilizzare una carta per acquisti che non massimizzano i premi.

Come mitigare questo rischio

• Concentrati sull'ottenere premi attraverso le spese pianificate.

• Scegli una struttura di premi che soddisfi le abitudini di spesa della tua attività.

Quali tattiche aiutano le attività a massimizzare i vantaggi delle carte di credito?

L'utilizzo strategico delle carte di credito può aumentare i tuoi profitti e proteggerti dalle insidie finanziarie. Ecco come ottenere il massimo dalle tue carte di credito aziendali:

• pianifica grandi acquisti per ottenere bonus: i bonus di iscrizione di solito richiedono di raggiungere rapidamente un obiettivo di spesa. Pianifica di utilizzare una nuova carta per le spese principali, come inventario e attrezzature, per ottenere i premi. Se non raggiungi l'obiettivo, paga in anticipo le spese ricorrenti come gli abbonamenti software per colmare il divario.

• usa i vantaggi che ti fanno risparmiare denaro: molte carte offrono crediti per cose che stai già pagando (ad esempio, pubblicità, spedizione, software aziendale). Potrebbero anche offrire crediti di viaggio annuali o abbonamenti gratuiti. Questi vantaggi sono fondamentalmente sconti che non devi negoziare.

• guadagna premi dalle spese dei dipendenti: Se il tuo team viaggia, intrattiene i clienti o acquista forniture, consenti loro di utilizzare le carte dei dipendenti collegate al tuo account. I loro acquisti guadagnano premi e puoi mantenere il controllo utilizzando i limiti di spesa e il monitoraggio delle spese.

• evita di portare un saldo: i premi della carta di credito non valgono nulla se paghi interessi, quindi paga il tuo saldo per intero ogni mese. Se sai che un acquisto importante richiederà tempo per essere ripagato, prendi in considerazione una carta con un TAEG iniziale dello 0%, ma pianifica di pagarlo prima dell'applicazione del tasso.

• non lasciare che i premi scadano: controlla le date di scadenza dei punti o delle miglia in modo che non vadano sprecati. Se non sei un grande viaggiatore, cerca opzioni di riscatto flessibili, come il cashback e gli accrediti sull'estratto conto.

• ottieni protezioni: usa la tua carta per i viaggi o per gli acquisti importanti per usufruire di protezioni come assicurazione, estensioni di garanzia e copertura degli acquisti. Questi vantaggi possono farti risparmiare migliaia di euro se qualcosa va storto. Assicurati di sapere come usarli.

• sii in linea con i tuoi strumenti di contabilità: la maggior parte delle carte di credito aziendali si integra con software come QuickBooks o Xero. Questo velocizza la contabilità e ti aiuta a vedere le tendenze di spesa in modo da poter modificare il tuo budget o cambiare carta, se necessario.

• riscatta in modo strategico: non tutti i premi sono uguali. I voli e le prenotazioni alberghiere spesso ti danno il massimo valore per punto. Cerca dove i tuoi punti ti danno il massimo beneficio.