แม้ว่าการออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงินจะเกี่ยวข้องกัน แต่ก็เป็นกระบวนการทางธุรกิจที่แตกต่างกัน โดยความแตกต่างอยู่ที่ขอบเขต กล่าวคือ การออกใบแจ้งหนี้เป็นเพียงส่วนหนึ่งของขั้นตอนการเรียกเก็บเงิน การรู้ว่าทั้งสองอย่างนี้ทำงานร่วมกันอย่างไรในขั้นตอนการชำระเงินจะช่วยคุณหลีกเลี่ยงความสับสนขณะที่บริหารทีมและจัดการกับภาระหน้าที่ทางการเงิน

ซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินและออกใบแจ้งหนี้ได้รับความนิยมมากขึ้นโดยคาดว่าตลาดจะเติบโตจาก 12.64 พันล้านดอลลาร์สหรัฐในปี 2025 เป็น 22.14 พันล้านดอลลาร์สหรัฐภายในปี 2034 ด้านล่างนี้เราจะอธิบายว่าการออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงินมีวิธีใช้แตกต่างกันอย่างไร Stripe สามารถช่วยในเรื่องนี้ได้อย่างไร และความเข้าใจผิดที่พบบ่อยเกี่ยวกับสองอย่างนี้

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• การออกใบแจ้งหนี้คืออะไร
  
• การเรียกเก็บเงินคืออะไร
  
• การออกใบแจ้งหนี้กับการเรียกเก็บเงินมีวิธีใช้งานแตกต่างกันอย่างไร
  
• ความเข้าใจผิดที่พบบ่อยเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงินมีอะไรบ้าง
  
• Stripe ช่วยในเรื่องการออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงินอย่างไร
  

การออกใบแจ้งหนี้คืออะไร

การออกใบแจ้งหนี้คือขั้นตอนการสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ไปยังลูกค้าเพื่อขอให้ชำระเงินค่าสินค้าหรือบริการที่จัดให้ โดยใบแจ้งหนี้มักจะมีข้อมูลรายละเอียดเช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่ออกเอกสาร ข้อมูลของธุรกิจและลูกค้า คำอธิบายของสินค้าหรือบริการ และเงื่อนไขการชำระเงิน ใบแจ้งหนี้เป็นคำขออย่างเป็นทางการให้ชำระเงินและเป็นเอกสารทางการเงินที่สำคัญในการบันทึกบัญชี การทำบัญชี และการใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี

การเรียกเก็บเงินคืออะไร

การเรียกเก็บเงินคือขั้นตอนโดยรวมในการจัดการการชำระเงินที่ค้างชำระ ซึ่งประกอบด้วยขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้และขั้นตอนเพิ่มเติม เช่น การติดตามธุรกรรม (การขายหรือบริการที่ให้กับลูกค้า) การคำนวณจำนวนเงินที่ต้องชำระ และการตรวจสอบและประมวลผลการชำระเงินที่เข้ามา

การออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงินมีวิธีใช้งานแตกต่างกันอย่างไร

การเรียกเก็บเงินคือการขอให้ชำระเงินเพื่อแลกเปลี่ยนกับสินค้าหรือบริการ โดยธุรกิจจะส่งเอกสาร (ใบแจ้งหนี้) ที่ระบุว่าลูกค้าต้องชำระเงินเท่าไร ตัวอย่างเช่น ฟรีแลนซ์ อาจส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าหลังจากเสร็จสิ้นโครงการ หรือร้านค้าอาจออกใบแจ้งหนี้ของคำสั่งซื้อขนาดใหญ่จากลูกค้าจากลูกค้า โดยสรุปแล้ว การออกใบแจ้งหนี้คือการเรียกเก็บเงินค่าธุรกรรมจากลูกค้า

การเรียกเก็บเงินครอบคลุมขั้นตอนโดยรวมในการติดตาม จัดระเบียบ และจัดการยอดเงินที่ลูกค้าต้องชำระ ซึ่งรวมถึงการออกใบแจ้งหนี้และกิจกรรมต่างๆ เช่น การติดตามบัญชีลูกค้า การส่งการแจ้งเตือนการชำระเงิน และการบันทึกรายการเมื่อมีการชำระเงิน สรุปแล้วการเรียกเก็บเงินก็คือระบบการจัดการการชำระเงินทั้งหมด

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อยเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงินมีอะไรบ้าง

แม้ว่าการออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงินจะเป็นคำศัพท์ทางธุรกิจที่ใช้กันทั่วไป แต่ก็มักมีความเข้าใจผิดเกี่ยวกับทั้งสองกระบวนการนี้

ท้ังสองอย่างคือสิ่งเดียวกัน

หลายคนอาจคิดว่าการออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงินสามารถใช้แทนกันได้ แต่ถึงแม้ว่าทั้งสองอย่างจะมีส่วนที่เหมือนกัน แต่จริงๆ แล้วเป็นกระบวนการทางธุรกิจที่ต่างกัน การสับสนระหว่างทั้งสองอย่างนี้อาจทำให้การทำบัญชียุ่งเหยิงและเกิดการสื่อสารที่ผิดพลาด

ใบแจ้งหนี้เป็นสิ่งรับประกันว่าจะมีการชำระเงิน

ใบแจ้งหนี้เป็นเพียงคำขอให้ชำระเงิน การชำระเงินล่าช้าหรือการไม่ชำระเงินอาจเป็นปัญหาที่เกิดได้บ่อย โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับฟรีแลนซ์หรือธุรกิจทำงานแบบมีเงื่อนไขเครดิต ซึ่งไม่แน่ว่าจะได้เงินจนกว่าการชำระเงินจะเสร็จสมบูรณ์จริงๆ

ระบบอัตโนมัติแก้ปัญหาทุกอย่าง

แม้ว่าเครื่องมือออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงินที่แพลตฟอร์มเช่น Stripe สามารถทำงานอัตโนมัติได้ แต่เครื่องมือเหล่านี้ไม่ได้แก้ปัญหาทุกอย่าง เพราะหากคุณไม่ตั้งเงื่อนไขที่ชัดเจน ทบทวนรายละเอียด หรือจัดการข้อโต้แย้งทันที แม้แต่ระบบที่ทำงานอัตโนมัติที่สุดก็ไม่สามารถช่วยคุณจากข้อผิดพลาดหรือการชำระเงินล่าช้าได้

ใบแจ้งหนี้มีไว้สำหรับบริษัทใหญ่เท่านั้น

ธุรกิจขนาดเล็กบางแห่งหรือฟรีแลนซ์อาจคิดว่าตนไม่จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้และสามารถร้องขอให้ชำระเงินแบบไม่เป็นทางการได้ แต่แนวทางนี้อาจกระทบต่อชื่อเสียงของธุรกิจ ทำให้ติดตามรายได้ได้ยาก และทำให้การยื่นภาษีซับซ้อน

การเรียกเก็บเงินมีไว้สำหรับสาธารณูปโภคและบริการแบบสมัครสมาชิกเท่านั้น

บางคนอาจเชื่อมโยงการเรียกเก็บเงินกับบริการสาธารณูปโภคหรือค่าธรรมเนียมที่เกิดขึ้นเป็นประจำ แต่จริงๆ แล้วการเรียกเก็บเงินใช้งานได้กว้างกว่านั้น ธุรกิจใดก็ตามที่มีการออกใบแจ้งหนี้ค่าสินค้าหรือบริการต้องมีขั้นตอนการเรียกเก็บเงิน ธุรกิจที่มองข้ามเรื่องนี้อาจติดตามหนี้ที่ค้างชำระไม่ได้

เงื่อนไขการชำระเงินทั้งหมดเหมือนกัน

ธุรกิจบางรายอาจดำเนินการโดยคิดเองว่าใบแจ้งหนี้จะต้องใช้เงื่อนไขการชำระเงินมาตรฐาน 30 วันเสมอ แต่ในความเป็นจริง ธุรกิจควรปรับเปลี่ยนเงื่อนไขการชำระเงินให้เหมาะกับประเภทธุรกรรม ความสัมพันธ์กับลูกค้า หรือความต้องการด้านกระแสเงินสด นอกจากนั้นการเสนอทางเลือกการชำระเงินที่ยืดหยุ่นหรือเสนอสิ่งจูงใจในกรณีที่ชำระเงินเร็วยังช่วยสร้างความแตกต่างได้มาก

ใบแจ้งหนี้ต้องเป็นแบบฟอร์มกระดาษ

บางคนอาจคิดว่าใบแจ้งหนี้ต้องเป็นเอกสารที่จับต้องได้ แต่ที่จริงแล้วใบแจ้งหนี้ดิจิทัลรวดเร็วและติดตามได้ง่ายกว่าและลูกค้าก็มักจะชอบมากกว่า

ลูกค้าเข้าใจว่าต้องทำอย่างไร

ธุรกิจบางรายอาจคิดไปเองว่าลูกค้าต้องรู้วิธีจัดการกับใบแจ้งหนี้ แต่ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ชัดเจนหรือซับซ้อนเกินไปอาจทำให้เกิดความสับสนและความล่าช้าในการชำระเงินได้ ใบแจ้งหนี้ควรมีภาษาที่เรียบง่ายและคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการชำระเงิน (รวมถึงวันครบกำหนดและบทลงโทษ)

คุณไม่จำเป็นต้องติดตามใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้ว

แม้ว่าใบแจ้งหนี้จะได้รับชำระแล้ว แต่คุณยังควรติดตามใบแจ้งหนี้เหล่านั้นเนื่องจากบันทึกใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วช่วยในการหักภาษี แก้ไขข้อโต้แย้ง และสร้างความไว้วางใจกับซัพพลายเออร์ได้

Stripe ช่วยในเรื่องการออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงินอย่างไร

Stripe รวมการออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงินเข้าด้วยกันในแพลตฟอร์มเดียว ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถจัดการทุกอย่าง ทั้งใบแจ้งหนี้แบบครั้งเดียว การออกใบแจ้งหนี้ตามรอบบิล และการติดตามการชำระเงิน และการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีโดยไม่ต้องสลับไปใช้เครื่องมืออื่น นี่คือวิธีที่ Stripe ช่วยได้ทั้งในขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงิน:

• โมเดลการเรียกเก็บเงินที่ยืดหยุ่น: ธุรกิจสามารถดำเนินการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียว การเรียกเก็บเงินแบบเป็นรอบ หรือการเรียกเก็บเงินที่ผสมผสานทั้งสองอย่าง นอกจากนี้ยังง่ายต่อการเรียกเก็บเงินตามสัดส่วนหรือค่าทดลองใช้หากจำเป็น
  
• ใบแจ้งหนี้ที่กำหนดเองได้: คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้อย่างมืออาชีพในแบรนด์ของคุณเองได้อย่างง่ายดายด้วย Stripe คุณสามารถปรับแต่งเทมเพลตโดยใส่โลโก้และสีของคุณ รวมทั้งกำหนดเงื่อนไขการชำระเงินได้
  
• การจัดการด้านภาษี: Stripe ผสานการคำนวณภาษีเข้ากับระบบการเรียกเก็บเงินโดยตรง และใส่อัตราภาษีที่ถูกต้องให้โดยอัตโนมัติตามสถานที่ตั้งของลูกค้า
  
• การออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ: Stripe สามารถสร้างและ ส่งใบแจ้งหนี้ ให้กับลูกค้าโดยอัตโนมัติ สำหรับลูกค้าที่มีรอบชำระเงินเป็นประจำ คุณสามารถตั้งค่าตารางเวลาหรือการชำระเงินแบบสมัครสมาชิกโดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นค่าธรรมเนียมรายเดือนแบบคงที่ ราคาตามการใช้งาน หรือแพ็กเกจที่มีหลายระดับ คุณสามารถอัปเกรด ลดระดับ และยกเลิกการสมัครสมาชิกเหล่านี้ได้ตามต้องการ
  
• ตัวเลือกการชำระใบแจ้งหนี้: ลูกค้าสามารถชำระเงินโดยตรงผ่านใบแจ้งหนี้ของ Stripe โดยมีตัวเลือกการชำระเงินได้แก่ บัตรเครดิต การโอนเงินผ่านธนาคาร กระเป๋าเงินดิจิทัล และอื่นๆ
  
• ความปลอดภัยในการชำระเงิน: Stripe มีคุณสมบัติตามมาตรฐาน PCI และมีฟีเจอร์ด้านความปลอดภัยที่แข็งแกร่งเพื่อปกป้องข้อมูลการชำระเงินที่ละเอียดอ่อน ซึ่งช่วยลดภาระในการปฏิบัติตามข้อกำหนดและให้ความมั่นใจว่าข้อมูลของลูกค้าจะได้รับการจัดการอย่างปลอดภัย
  
• การชำระเงินระหว่างประเทศ: Stripe รองรับการชำระเงินในหลายสกุลเงินและหลายภาษา ซึ่งเป็นประโยชน์โดยเฉพาะสำหรับกิจการที่ทำธุรกิจระหว่างประเทศ เนื่องจากระบบจะจัดการการปลงสกุลเงินโดยอัตโนมัติ
  
• การวิเคราะห์และการรายงาน: Stripe ช่วยให้คุณได้รับรายงานอย่างละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรมการออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงินทั้งหมด ซึ่งรวมถึงการติดตามรายรับ การตรวจสอบใบเรียกเก็บเงินที่ยังไม่ได้ชำระ และการคาดการณ์รายได้
  
• การแจ้งเตือนและการจัดการการติดตามหนี้: Stripe จะส่งการแจ้งเตือนการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระโดยอัตโนมัติ และเรียกชำระเงินในรายการที่ชำระไม่สำเร็จซ้ำแบบอัตโนมัติตามเวลาที่กำหนด