Si bien la facturación y la gestión de cobros están entrelazadas, son procesos comerciales distintos. La diferencia entre ellos se reduce al alcance: la facturación es solo una parte del proceso de cobro. Saber cómo funcionan en conjunto en el proceso de pago puede ayudarte a evitar confusiones cuando diriges a tu equipo y manejas las obligaciones financieras.

A medida que el software de gestión de cobros y facturación gane popularidad, se espera que el mercado crezca de 12.640 mil millones de dólares en 2025 a 22.140 mil millones de dólares en 2034. A continuación, explicaremos en qué se diferencian la facturación y la gestión cobros, cómo Stripe puede ayudar con ellas y las ideas erróneas más frecuentes sobre estos procesos.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la facturación?
  
• ¿Qué es la gestión de cobros?
  
• ¿En qué se diferencian la facturación y la gestión de cobros?
  
• ¿Cuáles son las ideas erróneas más frecuentes sobre la facturación y la gestión de cobros?
  
• ¿Cómo ayuda Stripe con la facturación y la gestión de cobros?
  

¿Qué es la facturación?

La facturación es el proceso de creación y envío de una factura a un cliente para solicitar el pago por bienes o servicios prestados. Por lo general, una factura incluye información detallada como un número de factura, la fecha de emisión, información de la empresa y del cliente, una descripción de los bienes y servicios, y las condiciones de pago. Las facturas son solicitudes formales de pago y documentos financieros importantes para fines contables, fiscales y de mantenimiento de registros.

¿Qué es la gestión de cobros?

La gestión de cobros es el proceso general de administrar pagos adeudados. Incluye el proceso de facturación y pasos adicionales como el seguimiento de las transacciones (ventas o servicios prestados a los clientes), el cálculo de los importes adeudados y el monitoreo y procesamiento de los pagos entrantes.

¿En qué se diferencian la facturación y la gestión de cobros?

La facturación implica que una empresa pida un pago a cambio de un producto o servicio. La empresa envía un documento (una factura) que describe cuánto debe el cliente. Un trabajador autónomo, por ejemplo, podría enviar una factura a un cliente después de completar un proyecto, o una tienda podría generar una factura por un pedido al por mayor de un cliente. En esencia, la facturación consiste en cobrarle a un cliente por una transacción.

La gestión de cobros abarca el proceso general de seguimiento, organización y gestión de lo que los clientes deben. Incluye tanto la facturación como actividades como el seguimiento de cuentas, el envío de recordatorios de pago y el registro de cuándo se realizan los pagos. La gestión de cobros trata esencialmente de todo el sistema de gestión de pagos.

¿Cuáles son las ideas erróneas más comunes sobre la facturación y la gestión de cobros?

Si bien la facturación y la gestión de cobros son términos comerciales comunes, hay algunas ideas erróneas frecuentes sobre cada proceso.

Son lo mismo

Muchos podrían pensar que la facturación y la gestión de cobros son conceptos intercambiables, y, aunque se superponen, en realidad describen diferentes procesos comerciales. Confundirlos puede dar lugar a una contabilidad desordenada y a una comunicación deficiente.

Las facturas garantizan el pago

Una factura es solo una solicitud de pago. Los retrasos en los pagos o la falta de pago pueden ser problemas frecuentes, en especial con trabajadores autónomos o empresas que operan con condiciones de crédito. El dinero no se garantiza hasta que realmente se haya completado el pago.

La automatización lo soluciona todo

Si bien las herramientas de facturación y gestión de cobros ofrecidas por plataformas como Stripe pueden proporcionar automatización, no resuelven todos los problemas. Si no estableces condiciones claras, vuelves a verificar los detalles o abordas las disputas de manera oportuna, ni siquiera el sistema más automatizado te salvará de errores o retrasos en los pagos.

Las facturas son solo para grandes empresas

Algunas pequeñas empresas o trabajadores autónomos pueden pensar que no necesitan emitir facturas y, simplemente, pueden pedir el pago de manera informal. Sin embargo, este enfoque puede dañar la reputación de la empresa, dificultar el seguimiento de los ingresos y complicar la declaración de impuestos.

La gestión de cobros es solo para servicios públicos y suscripciones

Algunos pueden asociar la gestión de cobros con servicios públicos o cargos recurrentes, pero se utiliza de manera mucho más general. Cualquier empresa que factura bienes o servicios necesita un proceso de cobranza. Las empresas que ignoran esto pueden no realizar un seguimiento adecuado de lo que se les debe.

Todas las condiciones de pago son iguales

Algunas empresas pueden basarse en la idea de que las facturas siempre deben tener un plazo de pago estándar de 30 días. En realidad, las empresas deben personalizar sus condiciones según el tipo de transacción, la relación con el cliente o las necesidades de flujo de caja. Y ofrecer opciones flexibles o incentivos para el pago anticipado puede marcar una gran diferencia.

Las facturas tienen que ser formularios en papel

Algunos podrían pensar que las facturas deben ser documentos físicos, pero las facturas digitales son más rápidas y fáciles de rastrear, y los clientes a menudo las prefieren.

Los clientes entienden qué hacer

Algunas empresas pueden asumir que sus clientes saben cómo manejar una factura. Pero las facturas poco claras o demasiado complicadas pueden causar confusión y retrasos en los pagos. Las facturas siempre deben incluir un lenguaje sencillo e instrucciones sobre cómo pagar (incluidas las fechas de vencimiento y las sanciones).

No necesitas realizar un seguimiento de las facturas pagadas

Incluso después del pago de una factura, debes continuar haciendo un seguimiento de ella. Un registro de las facturas pagadas ayuda a hacer deducciones fiscales, resolver disputas y generar confianza con los proveedores.

¿Cómo ayuda Stripe con la facturación y la gestión de cobros?

Stripe integra Ia facturación y la gestión de cobros en una plataforma unificada. Esto significa que puedes administrar todo (facturas puntuales, suscripciones recurrentes, seguimiento de pagos y cumplimiento de la normativa fiscal) sin necesidad de cambiar entre herramientas. Así es como Stripe puede ayudarte con los procesos de facturación y gestión de cobros:

• Modelos de gestión de cobros flexibles: las empresas pueden implementar cargos únicos, cargos recurrentes o una combinación de ambos. También es fácil crear cargos prorrateados o períodos de prueba si es necesario.
  
• Facturas personalizables: con Stripe, puedes crear con facilidad facturas profesionales y de marca. Puedes personalizar plantillas para incluir tu logotipo, tus colores y tus condiciones de pago.
  
• Gestión de impuestos: Stripe integra el cálculo de impuesto directamente en su sistema de gestión de cobros y agrega, de forma automática, las tasas impositivas correctas establecidas en la ubicación del cliente.
  
• Facturación automatizada: Stripe puede generar y enviar facturas de forma automática a los clientes. Para los clientes recurrentes, puedes configurar cronogramas automatizados o pagos de suscripciones, ya sea por una comisión mensual fija, tarifas basadas en el consumo o planes con diferentes niveles. Puedes cambiar a una categoría inferior o superior y cancelar estas suscripciones según sea necesario.
  
• Opciones de pago de facturas: los clientes pueden pagar directamente a través de facturas de Stripe, con opciones de pago que incluyen tarjetas de crédito, transferencias bancarias, carteras digitales, entre otras.
  
• Seguridad en los pagos: Stripe cumple con la normativa PCI y cuenta con funcionalidades de seguridad sólidas para proteger la información confidencial sobre pagos. Esto puede ayudar a reducir la carga del cumplimiento de la normativa y garantizar que los datos de los clientes se manejen de forma segura.
  
• Pagos internacionales: Stripe admite pagos en varias monedas e idiomas, lo que resulta especialmente útil para las empresas que operan a nivel internacional. Gestiona las conversiones de monedas de manera automática.
  
• Análisis e informes: con Stripe, obtienes informes detallados sobre toda tu actividad de facturación y gestión de cobros. Esto incluye realizar un seguimiento de las ganancias, monitorear facturas impagas y prever ingresos.
  
• Recordatorios y gestión de reclamaciones de pagos: Stripe automatiza los recordatorios de pago para facturas impagas y reintenta automáticamente el cobro de pagos fallidos según u cronograma establecido.