Även om fakturering (invoicing) och räkning/kvitto (billing) är nära kopplade är det trots allt två olika affärsprocesser. Skillnaden mellan dem beror på omfattningen: räkningen/kvittot är bara en del av faktureringsprocessen. Att veta hur dessa två fungerar tillsammans när betalningar behandlas kan hjälpa dig att undvika förvirring när du ger dina anställda anvisningar och hanterar ekonomiska förpliktelser.

I takt med att programvaror för räkning/kvitto och fakturering ökar i popularitet förväntas marknaden växa från 12,64 miljarder USD år 2025 till 22,14 miljarder USD år 2034. Nedan förklarar vi hur fakturering och räkning/kvitto används på olika sätt, hur Stripe kan underlätta processen och vanliga missuppfattningar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är fakturering?
  
• Vad är räkning/kvitto?
  
• På vilka sätt fungerar fakturering och räkning/kvitto annorlunda?
  
• Vilka är vanliga missuppfattningar om fakturering och räkning/kvitto?
  
• Hur hjälper Stripe till vid fakturering och räkning/kvitto?
  

Vad är fakturering?

Fakturering är den process där en faktura skapas och skickas till en kund eller klient för att begär betalning för varor eller tjänster som tillhandahållits. En faktura innehåller vanligtvis detaljerad information som ett fakturanummer, utfärdandedatum, information om företag och kunder, en beskrivning av varor och tjänster samt betalningsvillkor. Fakturor är formella betalningskrav och viktiga finansiella dokument för bokföring, redovisning och skatteändamål.

Vad är fakturering?

Fakturering är det övergripande sättet att behandla obetalda betalningar, vilket inkluderar hur fakturor behandlas och ytterligare steg såsom att spåra transaktioner (försäljning eller tjänster som utförs till kunder), beräkna förfallna belopp samt övervaka och behandla inkommande betalningar.

På vilka sätt används fakturering och räkningar annorlunda?

Fakturering innebär att ett företag kräver betalning i utbyte mot en produkt eller tjänst. Företaget skickar ett dokument (en faktura) där det anges hur mycket kunden är skyldig. En frilansare kan till exempel skicka en faktura till en kund efter att ha avslutat ett projekt, eller så kan en butik generera en faktura för en samlad beställning från en kund. I grund och botten handlar fakturering om att debitera en kund för en transaktion.

Fakturering omfattar den övergripande processen för att spåra, organisera och hantera vad kunderna är skyldiga. Det omfattar fakturering samt aktiviteter som att spåra konton, skicka påminnelser om betalningar och registrera när betalningar görs. Fakturering handlar i huvudsak om hela systemet för hantering av betalningar.

Vad är vanliga missuppfattningar om fakturering och räkning/kvitto?

Samtidigt som fakturering och räkning/kvitto utgör vanliga affärsvillkor, finns det några vanliga missuppfattningar om varje process.

De är samma sak

Många kanske tycker att fakturor och räkning/kvitto är utbytbara, men även om de överlappar varandra beskriver de i slutändan olika affärsprocesser. Att blanda ihop de två kan därför leda till rörig bokföring och felkommunikation.

Fakturor garanterar betalning

En faktura är bara en begäran om betalning. Betalningsförseningar eller utebliven betalning kan vara vanliga problem, särskilt med frilansare eller företag som arbetar efter kreditvillkor. Pengarna är inte garanterade förrän betalningen faktiskt har genomförts.

Automation fixar allt

Även om verktyg för fakturering och skapande av räkning/kvitto från plattformar som Stripe kan automatiseras, löser de inte alla problem. Om du inte sätter tydliga villkor, dubbelkollar detaljer eller löser tvister snabbt, hjälper inte ens det mest automatiserade systemet dig från att undvika fel eller försenade betalningar.

Fakturor är bara för stora företag

Vissa småföretag eller frilansare kanske tror att de inte behöver utfärda fakturor och helt enkelt kan kräva betalning på ett informellt sätt, men ett sådant tillvägagångssätt kan skada företagets rykte, göra det svårare att följa upp medel och komplicera deklarering.

Räkningar är bara för allmännyttiga tjänster och abonnemang

Vissa kanske förknippar räkningar med allmännyttiga tjänster eller återkommande avgifter, men det täcker in mycket mer än så. Alla företag som fakturerar för varor eller tjänster behöver behandla räkningar. Företag som ignorerar detta kan misslyckas med att korrekt följa upp vad de är skyldiga.

Alla betalningsvillkor är desamma

Vissa företag kanske utgår från att fakturor alltid har en standardbetalningsprocess på 30-dagar. I verkligheten bör företag dock anpassa sina villkor till den typ av transaktion, kundrelation eller kassaflöde som företaget kräver. Att erbjuda flexibla alternativ eller incitament för tidig betalning kan göra stor skillnad.

Fakturor måste skrivas ut på papper

Vissa kanske tycker att fakturor måste vara fysiska dokument, men digitala fakturor är snabbare och enklare att följa upp, och kunderna föredrar dem ofta.

Kunderna förstår vad de ska göra

Vissa företag kan anta att deras kunder vet hur man hanterar en faktura. Men otydliga eller alltför komplicerade fakturor kan orsaka förvirring och förseningar i betalningen. Fakturorna bör alltid innehålla ett enkelt språk och lättbegripliga betalningsinstruktioner (t.ex. innehålla förfallodagar och beskriva straffavgifter).

Man behöver inte följa upp betalda fakturor

Även efter att en faktura har betalats bör den ändå följas upp. En registrering av betalda fakturor underlättar när du vill göra skatteavdrag, lösa tvister och bygga upp förtroende med leverantörer.

Hur hjälper Stripe till med fakturering och räkning/kvitto?

Stripe integrerar fakturering och räkning/kvitto i en enhetlig plattform. Det innebär att du kan hantera allt – engångsfakturor, återkommande abonnemang, betalning spårning och efterlevnad av skatteregler – utan att behöva växla mellan verktyg. Så här kan Stripe hjälpa till med både fakturering och räkning/kvitto:

• Flexibla modeller för räkningar: Företag kan införa engångsavgifter, återkommande avgifter eller en blandning av båda. Det är också enkelt att skapa proratabetalningar eller prövoperioder om det skulle behövas.
  
• Anpassningsbara fakturor: Med Stripe kan du enkelt skapa professionella fakturor med ditt varumärke på. Du kan anpassa mallar för att inkludera din logotyp, dina färger och betalningsvillkor.
  
• __ Momshantering:__ Stripe integrerar momsberäkningar direkt i sitt system för räkningar/kvitton och inkluderar automatiskt rätt momssatser baserade på kundens plats.
  
• Automatiserad fakturering: Stripe kan automatiskt skapa och skicka fakturor till kunder. För återkommande kunder kan man ställa in automatiska betalningsplaner eller betalningar för abonnemang, oavsett om de gäller en fast månadsavgift, användning baserad prissättning eller nivåindelade planer. Man kan dessutom uppgradera, nedgradera och avsluta dessa abonnemang när som helst.
  
• Alternativ för fakturabetalning: Kunder kan betala direkt via Stripe-fakturor, via kort betalningar (inklusive kreditkort), genom banköverföringar, digitala plånböcker m.m.
  
• __ Betalningssäkerhet:__ Stripe är PCI-kompatibelt och har starka säkerhetsfunktioner för att skydda känslig information om betalningar. Det kan bidra till att minska efterlevnadsbördan och säkerställa att kundens uppgifter hanteras på ett säkert sätt.
  
• Internationella betalningar: Stripe stödjer betalningar i flera valutor och språk, vilket är särskilt användbart för företag som är verksamma internationellt. Det hanterar valutor automatiskt.
  
• Analys och rapportering: Med Stripe får du detaljerad rapportering om all fakturering och räkningar, vilket inkluderar att spåra intäkter, övervaka obetalda räkningar och prognostisera inkomster.
  
• __ Hantering av påminnelser och betalningspåminnelser:__ Stripe automatiserar betalningspåminnelser för obetalda fakturor och utför automatiserade återförsök när en betalning inte går igenom efter en fastställd betalningsplan.