Rechnungsstellung und Abrechnung sind zwar miteinander verknüpft, jedoch handelt es sich um unterschiedliche Geschäftsprozesse. Der Unterschied zwischen beiden liegt im Umfang: Die Rechnungsstellung ist nur ein Teil des Abrechnungsprozesses. Wenn Sie wissen, wie diese beiden Prozesse im Zahlungsprozess zusammenwirken, können Sie Verwirrung vermeiden, wenn Sie Ihr Team anweisen und finanzielle Verpflichtungen erfüllen.

Da Abrechnungs- und Rechnungsstellungssoftware immer beliebter wird, wird erwartet, dass der Markt von 12,64 Milliarden US-Dollar im Jahr 2025 auf 22,14 Milliarden US-Dollar im Jahr 2034 wachsen wird. Im Folgenden erläutern wir, wie Rechnungsstellung und Abrechnung unterschiedlich verwendet werden, wie Stripe dabei helfen kann und welche häufigen Missverständnisse es gibt.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist Rechnungsstellung?
  
• Was ist Abrechnung?
  
• Wie werden Rechnungsstellung und Abrechnung unterschiedlich genutzt?
  
• Was sind häufige Missverständnisse über Rechnungsstellung und Abrechnung?
  
• Wie hilft Stripe bei Rechnungsstellung und Abrechnung?
  

Was ist Rechnungsstellung?

Die Rechnungsstellung ist der Vorgang der Erstellung und des Versands einer Rechnung an einen Kunden/eine Kundin oder Auftraggeber/in, um die Bezahlung für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen anzufordern. Eine Rechnung enthält in der Regel detaillierte Informationen wie eine Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, Angaben zum Unternehmen und zum Kunden/zur Kundin, eine Beschreibung der Waren und Dienstleistungen sowie die Zahlungsbedingungen. Rechnungen sind formelle Zahlungsaufforderungen und wichtige Finanzdokumente für die Buchhaltung, Rechnungslegung und Steuerzwecke.

Was ist Abrechnung?

Die Abrechnung ist der gesamte Prozess der Verwaltung ausstehender Zahlungen. Sie umfasst den Rechnungsstellungsprozess und zusätzliche Schritte wie die Verfolgung von Transaktionen (Verkäufe oder für Kundinnen und Kunden erbrachte Dienstleistungen), die Berechnung fälliger Beträge sowie die Überwachung und Bearbeitung eingehender Zahlungen.

Wie werden Rechnungsstellung und Abrechnung unterschiedlich genutzt?

Bei der Rechnungsstellung fordert ein Unternehmen eine Zahlung für eine gelieferte Ware oder erbrachte Dienstleistung. Das Unternehmen versendet ein Dokument (eine Rechnung), in dem der zu zahlende Betrag aufgeführt ist. Ein/e Freiberufler/in kann beispielsweise nach Abschluss eines Projekts eine Rechnung an einen Kunden/eine Kundin senden, oder ein Einzelhandelsgeschäft kann eine Rechnung für eine Großbestellung eines Kunden/einer Kundin erstellen. Im Wesentlichen geht es bei der Rechnungsstellung darum, einem Kunden/einer Kundin eine Transaktion in Rechnung zu stellen.

Die Abrechnung umfasst den gesamten Prozess der Verfolgung, Organisation und Verwaltung der Forderungen gegenüber Kundinnen und Kunden. Dazu gehören die Rechnungsstellung sowie Aktivitäten wie die Kontenverfolgung, das Versenden von Zahlungserinnerungen und die Erfassung von Zahlungseingängen. Im Wesentlichen handelt es sich bei der Abrechnung um das gesamte System der Zahlungsabwicklung.

Was sind häufige Missverständnisse über Rechnungsstellung und Abrechnung?

Rechnungsstellung und Abrechnung sind zwar gängige Konditionen von Unternehmen, aber es gibt einige häufige Missverständnisse, die sich von jedem abwickeln.

Es handelt sich um dasselbe

Viele mögen denken, dass Rechnungsstellung und Abrechnung austauschbare Begriffe sind. Zwar überschneiden sie sich teilweise, doch beschreiben sie letztlich unterschiedliche Geschäftsprozesse. Eine Verwechslung der beiden Begriffe kann zu Unordnung in der Buchhaltung und zu Missverständnissen führen.

Rechnungen garantieren die Zahlung

Eine Rechnung ist nur eine Anfrage zur Zahlung. Zahlungsverzögerungen oder Nichtzahlung können häufige Probleme sein, insbesondere bei Freiberuflern/Freiberuflerinnen oder Unternehmen, die mit Konditionen für Kredite arbeiten. Das Geld wird erst garantiert, wenn die Zahlung tatsächlich abgeschlossen ist.

Automatisierung löst alle Probleme

Zwar bieten Plattformen wie Stripe Tools für die Rechnungsstellung und Abrechnung, die einen Teil der Arbeit automatisieren können, jedoch lösen sie nicht alle Probleme. Wenn Sie keine klaren Bedingungen festlegen, Details nicht sorgfältig prüfen oder Zahlungsanfechtungen nicht umgehend klären, kann selbst das automatisierteste System Sie nicht vor Fehlern oder Zahlungsverzögerungen bewahren.

Rechnungen sind nur für große Unternehmen gedacht

Einige kleine Unternehmen oder Freiberufler/innen sind möglicherweise der Ansicht, dass sie keine Rechnungen ausstellen müssen und einfach auf informelle Weise um Zahlung bitten können. Diese Vorgehensweise kann jedoch dem Ruf des Unternehmens schaden, die Nachverfolgung von Einnahmen erschweren und die Steuererklärung komplizieren.

Abrechnung gilt nur für Dienstprogramme und Abonnements

Manche verbinden Abrechnung möglicherweise mit Versorgungsleistungen oder wiederkehrenden Gebühren, doch der Begriff hat eine viel breitere Bedeutung. Jedes Unternehmen, das Rechnungen für Waren oder Dienstleistungen ausstellt, benötigt einen Abrechnungsprozess. Unternehmen, die dies nicht beachten, können möglicherweise nicht ordnungsgemäß nachverfolgen, welche Zahlungen ihnen zustehen.

Alle Zahlungsbedingungen sind identisch

Einige Unternehmen gehen möglicherweise davon aus, dass Rechnungen immer eine Standardzahlungsfrist von 30 Tagen haben sollten. In der Praxis sollten Unternehmen ihre Zahlungsbedingungen jedoch an die Art der Transaktion, die Kundenbeziehung oder den Cashflow anpassen. Das Anbieten flexibler Optionen oder Anreize für eine vorzeitige Zahlung kann einen großen Unterschied machen.

Rechnungen müssen Papierformulare sein

Manche sind der Ansicht, dass Rechnungen physische Dokumente sein müssen. Digitale Rechnungen sind jedoch schneller und einfacher zu verfolgen, und Kundinnen und Kunden bevorzugen sie häufig.

Kundinnen und Kunden verstehen, was zu tun ist

Einige Unternehmen gehen davon aus, dass ihre Kundinnen und Kunden mit einer Rechnung umgehen können. Unklare oder zu komplizierte Rechnungen können jedoch zu Verwirrung und Verzögerungen bei Zahlungen führen. Rechnungen sollten immer eine einfache Sprache und Anweisungen zur Zahlung enthalten (einschließlich Fälligkeitsdaten und Mahngebühren).

Sie müssen bezahlte Rechnungen nicht nachverfolgen

Auch nach Begleichung einer Rechnung sollten Sie diese weiterhin verfolgen. Eine Aufzeichnung bezahlter Rechnungen ist hilfreich für Steuerabzüge, die Beilegung von Zahlungsanfechtungen und den Aufbau von Vertrauen zu Lieferanten.

Wie hilft Stripe bei Rechnungsstellung und Abrechnung?

Stripe integriert Rechnungsstellung und Abrechnung in einer einheitlichen Plattform. Das bedeutet, dass Sie alles – einmalige Rechnungen, wiederkehrende Abonnements, Zahlungsüberwachung und Steuerkonformität – verwalten können, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen. So unterstützt Stripe Sie bei der Rechnungsstellung und Abrechnung:

• Flexible Abrechnungsmodelle: Unternehmen können einmalige Zahlungen, wiederkehrende Zahlungen oder eine Mischung aus beidem implementieren. Bei Bedarf ist es auch einfach, anteilige Zahlungen oder Testversionen zu erstellen.
  
• Anpassbare Rechnungen: Mit Stripe können Sie ganz einfach professionelle, markeneigene Rechnungen erstellen. Sie können Vorlagen so anpassen, dass sie Ihr Logo, Ihre Farben und Konditionen für Zahlungen enthalten.
  
• Umgang mit Steuern: Stripe integriert die Steuerberechnung direkt in sein Abrechnungssystem und fügt automatisch die korrekten Steuersätze basierend auf dem Standort des Kunden/der Kundin hinzu.
  
• Automatisierte Rechnungsstellung: Stripe kann automatisch Rechnungen erstellen und an Kundinnen und Kunden senden. Für wiederkehrende Kundinnen und Kunden können Sie automatische Zeitpläne oder Abonnementzahlungen einrichten, unabhängig davon, ob es sich um eine monatliche Pauschalgebühr, nutzungsabhängige Preise oder gestaffelte Tarife handelt. Sie können diese Abonnements nach Bedarf upgraden, downgraden und kündigen.
  
• Zahlungsoptionen für Rechnungen: Kundinnen und Kunden können direkt über Stripe Rechnungen bezahlen, mit Zahlungen wie Kreditkarten, Banküberweisungen, Digital Wallets und mehr.
  
• Sicherheit von Zahlungen: Stripe ist PCI-konform und verfügt über starke Sicherheitsfunktionen zum Schutz sensibler Zahlungen. Dies kann dazu beitragen, den Aufwand für die Einhaltung von Vorschriften zu reduzieren und die sichere Handhabung von Kundendaten zu gewährleisten.
  
• Internationale Zahlungen: Stripe unterstützt Zahlungen in mehreren Währungen und Sprachen, was insbesondere für international tätige Unternehmen von Vorteil ist. Die Währungsumrechnung erfolgt automatisch.
  
• Analysen und Berichte: Mit Stripe erhalten Sie detaillierte Berichte über alle Ihre Rechnungsstellungs- und Abrechnungsvorgänge. Dazu gehören die Verfolgung von Einnahmen, die Überwachung unbezahlter Rechnungen und die Prognose von Einnahmen.
  
• Erinnerungen und Mahnwesen: Stripe automatisiert Zahlungserinnerungen für unbezahlte Rechnungen und wiederholt fehlgeschlagene Zahlungen automatisch nach einem festgelegten Zeitplan.