Hoewel facturatie en de verzending van facturen met elkaar verweven zijn, zijn het verschillende processen. Het verschil tussen hen komt neer op de reikwijdte: de verzending van facturen is slechts één onderdeel van het facturatieproces. Door te weten hoe deze twee op elkaar aansluiten in het betaalproces, kun je verwarring voorkomen wanneer je je aanstuurt en financiële verplichtingen afhandelt.

Naarmate software voor facturatie en verzending van facturen aan populariteit wint, zal de markt naar verwachting groeien van $ 12,64 miljard USD in 2025 naar $ 22,14 miljard USD in 2034. Hieronder leggen we uit hoe de verzending van facturen en facturatie anders worden gebruikt, hoe Stripe hierbij kan helpen en welke veelvoorkomende misvattingen er bestaan.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat houdt de verzending van facturen in?
  
• Wat is facturatie?
  
• Hoe worden de verzending van facturen en facturatie anders gebruikt?
  
• Wat zijn veelvoorkomende misvattingen over de verzending van facturen en facturatie?
  
• Hoe helpt Stripe met de verzending van facturen en facturatie?
  

Wat houdt de verzending van facturen in?

De verzending van facturen bestaat uit het verwerken van het aanmaken en versturen van een factuur naar een klant of cliënt om betaling aan te vragen voor geleverde goederen of diensten. Een factuur bevat meestal gedetailleerde informatie zoals een factuurnummer, de datum van uitgifte, de gegevens van de onderneming en klant, een beschrijving van goederen en diensten, en de betaalvoorwaarden. Facturen zijn formele verzoeken om betaling en belangrijke financiële documenten voor de administratie, de boekhouding en voor belastingdoeleinden.

Wat is facturatie?

Facturatie is het complete proces van het beheer van verschuldigde betalingen. Het proces bestaat uit het facturatieproces en aanvullende stappen zoals het volgen van transacties (verkopen of verleende diensten aan klanten), het berekenen van verschuldigde bedragen en het monitoren en verwerken van inkomende betalingen.

Hoe worden de verzending van facturen en facturatie anders gebruikt?

De verzending van een factuur houdt in dat een onderneming betaling vraagt in ruil voor een product of dienst. De onderneming stuurt een document (een factuur) waarin staat hoeveel de klant verschuldigd is. Een freelancer kan bijvoorbeeld een factuur sturen naar een klant na een project, of een winkel kan een factuur genereren voor een bulkbestelling van een klant. In wezen gaat de verzending van een factuur over het in rekening brengen van kosten bij een klant voor een transactie.

Facturatie bestaat uit het overkoepelende proces van het bijhouden, organiseren en beheren van wat klanten verschuldigd zijn. Hieronder valt de verzending van facturen evenals activiteiten zoals het bijhouden van accounts, het verzenden van betalingsherinneringen en het registreren van wanneer betalingen worden gedaan. Facturatie gaat in wezen over het hele systeem van het betalingsbeheer.

Wat zijn veelvoorkomende misvattingen over de verzending van facturen en facturatie?

Hoewel de verzending van facturen en facturatie veelgebruikte zakelijke termen zijn, zijn er een aantal veelvoorkomende misvattingen over elke procedure.

Ze betekenen hetzelfde

Velen denken misschien dat de verzending van facturen en facturatie inwisselbaar zijn. Hoewel ze elkaar overlappen, beschrijven ze uiteindelijk verschillende zakelijke processen. Het verwarren van beide kan leiden tot een rommelige boekhouding en miscommunicatie.

Facturen garanderen betaling

Een factuur is slechts een aanvraag tot betaling. Betaalachterstanden of niet-betaling kunnen veelvoorkomende problemen zijn, vooral bij freelancers of ondernemingen die werken met kredietvoorwaarden. Het geld is niet gegarandeerd totdat de betaling daadwerkelijk is voltooid.

Automatisering lost alles op

Hoewel tools van platforms zoals Stripe voor de verzending van facturen en facturatie automatisering kunnen bieden, lossen ze niet elk probleem op. Als je geen duidelijke voorwaarden stelt, details niet controleert of chargebacks niet snel aanpakt, krijgt u zelfs bij het meest geautomatiseerde systeem te maken met fouten of vertraagde betalingen.

Facturen zijn alleen voor grote ondernemingen

Sommige kleine ondernemingen of freelancers denken misschien dat ze geen facturen hoeven uit te reiken en dat ze gewoon op een informele manier om betaling kunnen vragen. Maar deze aanpak kan de reputatie van de onderneming schaden, het volgen van betalingen moeilijker maken en de belastingaangifte bemoeilijken.

Facturatie is alleen voor nutsbedrijven en abonnementen

Sommige associëren facturatie met nutsvoorzieningen of terugkerende kosten, maar het proces is veel breder van toepassing. Elke onderneming die factureert voor goederen of diensten heeft een facturatieprocedure nodig. Ondernemingen die dit negeren, kunnen verschuldigde bedragen niet altijd goed bijhouden.

Alle betaalvoorwaarden zijn hetzelfde

Sommige ondernemingen gaan ervan uit dat facturen altijd een standaardtermijn voor betaling van 30 dagen moeten hebben. In werkelijkheid moeten ondernemingen hun voorwaarden aanpassen aan het type transactie, de relatie met de klant, of de cashflow. En het aanbieden van flexibele opties of incentives voor vroege betaling kan een groot verschil maken.

Facturen moeten papieren formulieren zijn

Sommigen denken misschien dat facturen fysieke documenten moeten zijn, maar digitale facturen zijn sneller en gemakkelijker te volgen. Ook hebben klanten hier vaak een voorkeur voor.

Klanten begrijpen heus wel wat ze moeten doen

Sommige ondernemingen gaan ervan uit dat hun klanten weten hoe ze met een factuur moeten omgaan. Maar onduidelijke of te ingewikkelde facturen kunnen verwarring en betaalvertragingen veroorzaken. Facturen moeten altijd eenvoudige taal en instructies bevatten over hoe ze moeten worden betaald (inclusief datums en boetes).

Je hoeft betaalde facturen niet te volgen

Zelfs nadat een factuur is betaald, moet je deze nog steeds bijhouden. Een overzicht van betaalde facturen helpt bij het bepalen van de belastingaftrek, het oplossen van chargebacks en het opbouwen van het vertrouwen bij leveranciers.

Hoe helpt Stripe met de verzending van facturen en facturatie?

Stripe integreert de verzending van facturen en facturatie in één geïntegreerd platform. Dit betekent dat je alles kunt beheren: eenmalige facturen, terugkerende abonnementen, tracking van betalingen en fiscale compliance, zonder te hoeven schakelen tussen tools. Hier is hoe Stripe kan helpen met de processen voor de verzending van facturen als facturatie.

• _Flexibele facturatiemodellen: _ Ondernemingen kunnen eenmalige kosten, terugkerende kosten, of een mix van beide implementeren. Het is ook gemakkelijk om pro-ratakosten of proefversies te maken, indien nodig.
  
• Aanpasbare facturen: Met Stripe kun je eenvoudig professionele facturen in je huisstijl maken. Je kunt sjablonen aanpassen met je logo, kleuren en betaalvoorwaarden.
  
• __ Afhandeling van belastingen:__ Stripe integreert de berekende belastingen direct in zijn facturatiesysteem en voegt automatisch de juiste belastingtarieven toe op basis van de locatie van de klant.
  
• Geautomatiseerde verzending van facturen: Stripe kan automatisch facturen genereren en verzenden naar klanten. Voor terugkerende klanten kun je geautomatiseerde planningen of abonnementsbetalingen instellen, of ze nu voor een vast maandelijks bedrag zijn, voor op gebruik gebaseerde tarieven of abonnementen met meerdere niveaus. Je kunt deze abonnementen upgraden, downgraden en annuleren.
  
• _Betaalopties voor facturen: _ Klanten kunnen direct betalen via Stripe-facturen, met opties voor betalingen zoals creditcards, bankoverschrijvingen, digitale wallets en meer.
  
• Beveiligde betalingen: Stripe is PCI-compliant en heeft sterke beveiligingsfuncties om gevoelige betaalgegevens te beschermen. Dit kan de last van compliance verminderen en ervoor zorgen dat klantgegevens veilig worden behandeld.
  
• Internationale betalingen: Stripe ondersteunt betalingen in meerdere valuta's en talen, wat vooral handig is voor ondernemingen die internationaal opereren. Onze oplossing verwerkt automatisch valutaconversies.
  
• Analytics en rapportage: Met Stripe krijg je gedetailleerde rapportage over al je facturatieactiviteiten, waaronder het bijhouden van inkomsten, het monitoren van onbetaalde facturen en het voorspellen van inkomsten.
  
• Beheer van herinneringen en incassoactiviteiten: Stripe automatiseert betalingsherinneringen voor onbetaalde facturen en probeert automatisch mislukte betalingen volgens een ingesteld schema opnieuw.