Si bien los términos "invoicing" y "billing" (traducidos habitualmente en español como "facturación") son muy parecidos, en realidad son procesos diferenciados en la empresa. La diferencia entre ellos se reduce al alcance: la facturación es solo una parte del proceso de gestión de cobros y pagos. A efectos de este artículo, traduciremos "invoicing" como "facturación" y "billing" como "gestión de pagos y cobros"). Saber cómo estos dos conceptos trabajan juntos a la hora de procesar los pagos puede ayudarte a evitar confusiones cuando dirijas a tu equipo y manejes las obligaciones financieras.

A medida que el software de facturación gana presencia en el mercado, se espera que el mercado crezca de 12.640 millones de dólares en 2025 a 22.140 millones de dólares en 2034. A continuación, explicaremos cómo la facturación y la gestión de cobros/pagos se utilizan de manera diferente, cómo Stripe puede ayudar con ellos y los conceptos erróneos comunes sobre ellos.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es la facturación?
  
• ¿Qué es la gestión de cobros y pagos?
  
• ¿En qué se diferencia la facturación y la gestión de cobros y pagos?
  
• ¿Cuáles son los conceptos erróneos más comunes sobre la facturación y la gestión de los cobros y pagos?
  
• ¿Cómo ayuda Stripe con la facturación y la gestión de cobros y pagos?
  

¿Qué es la facturación?

La facturación es el proceso de crear y enviar una factura a un cliente para solicitar el pago de los bienes o servicios prestados. Una factura suele incluir información detallada, como un número de factura, fecha de emisión, información sobre empresa y cliente, una descripción de los productos y servicios, y las condiciones de pago. Las facturas son solicitudes formales de pago y documentos financieros importantes para fines de mantenimiento de registros, contabilidad e impuestos.

¿Qué es la gestión de cobros y pagos?

La gestión de cobros y pagos es el proceso general de la gestión de los pagos adeudados. Incluye el proceso de facturación y pasos adicionales como el seguimiento de las transacciones (ventas o servicios prestados a los clientes), el cálculo de los importes adeudados y el seguimiento y procesamiento de los pagos recibidos.

¿En qué se diferencia la facturación y la gestión de pagos y cobros?

La facturación implica que una empresa pide el pago a cambio de un producto o servicio. La empresa envía un documento (una factura) que describe cuánto debe el cliente. Un freelancer, por ejemplo, envía una factura al cliente después de completar un proyecto, o una tienda genera una factura para un pedido masivo de un cliente. En esencia, la facturación consiste en cobrar a un cliente por una transacción.

La gestión de cobros y pagos abarca el proceso general de seguimiento, organización y gestión de lo que los clientes deben. Incluye la facturación, así como actividades como el seguimiento de cuentas, el envío de recordatorios de pago y el registro de cuándo se realizan los pagos. La gestión de cobros y pagos trata esencialmente de todo el sistema de gestión de los pagos.

¿Cuáles son los conceptos erróneos más comunes sobre la facturación y la gestión de los cobros y pagos?

Si bien la facturación y la gestión de cobros y pagos son términos habituales en las empresas, existen algunos conceptos erróneos comunes sobre cada proceso.

Son lo mismo

Muchos podrían pensar que la facturación y la gestión de cobros y pagos son intercambiables y, aunque se superponen, en última instancia describen diferentes procesos empresariales. Confundir los dos puede llevar a una contabilidad desordenada y a una falta de comunicación.

Las facturas garantizan el pago

Una factura es solo una petición de pago. Los retrasos en los pagos o la falta de pago pueden ser problemas comunes, especialmente con los autónomos o las empresas que trabajan con condiciones de crédito. El dinero no está garantizado hasta que se haya completado el pago.

La automatización lo arregla todo

Si bien las herramientas de facturación y gestión de cobros y pagos que ofrecen plataformas como Stripe pueden proporcionar automatización, lo cierto es que no resuelven todos los problemas. Si no estableces condiciones claras, verificas dos veces los detalles o abordas las disputas con prontitud, incluso el sistema más automatizado no te salvará de errores o demoras en los pagos.

Las facturas son solo para grandes empresas

Algunas pequeñas empresas o autónomos pueden pensar que no necesitan emitir facturas y simplemente pueden pedir el pago de manera informal. Pero este enfoque puede dañar la reputación del empresa, dificultar el seguimiento de sus ingresos y complicar la declaración de impuestos.

La gestión de cobros y pagos es solo para servicios públicos y suscripciones

Algunos pueden asociar la gestión de cobros y pagos con los servicios públicos o los cargos recurrentes, pero se aplica de manera mucho más amplia. Cualquier empresa que factura bienes o servicios necesita un proceso de gestión de cobros y pagos. Las empresas que ignoran esto podrían no llegar a saber lo que se les debe.

Todas las condiciones de pago son iguales

Algunas empresas pueden estar operando bajo la suposición de que las facturas siempre deben tener un plazo de pago estándar de 30 días. En realidad, las empresas deben personalizar sus condiciones según el tipo de transacción, la relación con el cliente o las necesidades de tesorería. Además, deben ofrecer opciones flexibles o incentivos para el pago anticipado, ya que estas pueden marcar una gran diferencia.

Las facturas tienen que estar en formato de papel

Algunos podrían pensar que las facturas deben ser documentos físicos. Pero las facturas digitales son más rápidas y fáciles de rastrear, y los clientes suelen preferir esta opción.

Los clientes entienden qué hay que hacer

Algunas empresas asumen que sus clientes saben cómo manejar una factura. Pero las facturas poco claras o demasiado complicadas pueden causar confusión y retrasos en los pagos. Las facturas siempre deben incluir un lenguaje sencillo e instrucciones sobre cómo pagar (incluidas las fechas de vencimiento y las sanciones).

No es necesario que hagas un seguimiento de las facturas pagadas

Después de que se haya pagado una factura, todavía debes realizar un seguimiento de la misma. Un registro de las facturas pagadas ayuda a concretar las deducciones fiscales, resolver disputas y generar confianza con los proveedores.

¿Cómo ayuda Stripe con la facturación y la gestión de cobros y pagos?

Stripe integra la facturación y la gestión de cobros y pagos en una plataforma unificada. Esto significa que puede administrar todo: facturas únicas, suscripciones recurrentes, seguimiento de pagos y cumplimiento de la normativa fiscal, sin necesidad de cambiar de herramienta. Así es como Stripe puede ayudar con los procesos de facturación y gestión de cobros y pagos:

• Modelos flexibles de gestión de cobros y pagos: Las empresas pueden implementar cargos únicos, cargos recurrentes o una combinación de ambos. También es fácil crear cargos prorrateados o ensayos, si es necesario.
  
• Facturas personalizables: Con Stripe, puedes crear fácilmente facturas profesionales y con el logotipo de tu marca. Puedes personalizar las plantillas para incluir tu logotipo, colores y condiciones de pago.
  
• Gestión de impuestos: Stripe integra el cálculo de los impuestos directamente en tu sistema de gestión de cobros y pagos y agrega automáticamente las tarifas de impuesto correctas establecido en el sitio del cliente.
  
• Facturación automatizada: Stripe puede generar y enviar facturas automáticamente a los clientes. Para los clientes recurrentes, puedes configurar programaciones automatizadas o pagos de suscripción, ya sea por una comisión mensual fija, precios establecidos por consumo o planes escalonados. Puedes actualizar, contratar planes inferiores y cancelar estas suscripciones según sea necesario.
  
• Opciones de pago de facturas: Los clientes pueden pagar directamente a través de facturas de Stripe, con opciones de pago que incluyen tarjetas de crédito, transferencias bancarias, monederos digitales, etcétera.
  
• Seguridad en los pagos: Stripe cumple con PCI y tiene sólidas características de seguridad para proteger la información confidencial del pago. Esto puede ayudar a reducir la carga del cumplimiento de la normativa y garantizar que los datos de los clientes se manejen de forma segura.
  
• Pagos internacionales: Stripe admite pagos en múltiples divisas e idiomas, lo cual es especialmente útil para las empresas que operan a escala internacional. Además, gestiona automáticamente las conversiones de divisas.
  
• Análisis e informes: Con Stripe, obtienes informes detallados sobre toda tu actividad de facturación y gestión de cobros y pagos. Esto incluye el seguimiento de los ingresos, la supervisión de las facturas impagadas y la previsión de ingresos.
  
• Gestión de recordatorios y reclamación del pago:Stripe automatiza los recordatorios de pago de facturas impagadas y reintenta automáticamente los pagos fallidos en un horario establecido.