Bien que la facturation et la gestion de la facturation soient liées, il s’agit de processus métier distincts. La différence entre les deux tient à leur portée : la facturation (invoicing) n'est qu'une partie du processus de gestion de la facturation (billing). Comprendre comment ces deux éléments interagissent dans le processus de paiement peut vous aider à éviter toute confusion lorsque vous dirigez votre équipe et gérez vos obligations financières.

Alors que les logiciels de facturation et de gestion de la facturation gagnent en popularité, le marché devrait passer de 12,64 milliards USD en 2025 à 22,14 milliards de dollars USD d’ici 2034. Cet article se penche sur les différences entre la facturation et la gestion de la facturation, vous explique comment Stripe peut vous aider sur ces deux aspects, et répond aux idées reçues les plus courantes en la matière.

Sommaire

• Qu’est-ce que la facturation ?
  
• Qu’est-ce que la gestion de la facturation ?
  
• En quoi la facturation et la gestion de la facturation diffèrent-elles ?
  
• Les idées reçues les plus courantes à propos de la facturation et de la gestion de la facturation
  
• Comment Stripe peut vous aider avec la facturation et la gestion de la facturation
  

Qu’est-ce que la facturation ?

La facturation est le processus de création et d’envoi d’une facture à un client pour demander un paiement en échange de biens ou de services fournis. Une facture comprend généralement des informations détaillées telles qu’un numéro de facture, une date d'émission, les coordonnées de l’entreprise et du client, une description des biens et services, et les conditions de paiement applicables. Les factures sont des demandes de paiement formelles et constituent des documents financiers importants pour la tenue de vos registres, votre comptabilité et vos déclarations fiscales.

Qu’est-ce que la gestion de la facturation ?

La gestion de la facturation est le processus global de gestion des paiements dus. Elle inclut la facturation elle-même, mais aussi d’autres étapes telles que le suivi des transactions (ventes ou services prestés), le calcul des montants dus, et le suivi ainsi que le traitement des paiements entrants.

En quoi la facturation et la gestion de la facturation diffèrent-elles ?

La facturation consiste pour une entreprise à demander un paiement en échange d’un produit ou d’un service. L’entreprise envoie un document (la facture) qui précise le montant dû par le client. Par exemple, un freelancer peut envoyer une facture à son client après avoir terminé un projet, ou un magasin peut générer une facture pour une commande en gros. En résumé, la facturation concerne le fait de facturer un client pour une transaction.

La gestion de la facturation englobe l’ensemble du processus de suivi, d’organisation et de gestion des sommes dues par les clients. Elle inclut la facturation, mais aussi d’autres activités comme le suivi des comptes, l’envoi de rappels de paiement et l’enregistrement des paiements reçus. Elle représente l’ensemble du système de gestion des paiements.

Les idées reçues les plus courantes à propos de la facturation et de la gestion de la facturation

Bien que la facturation et la gestion de la facturation soient des termes courants dans le monde des affaires, il existe certaines idées reçues sur chacun de ces processus.

Il s’agit de la même chose

Beaucoup pensent que ces deux notions sont interchangeables. Bien qu’elles se recoupent, elles désignent en réalité des processus différents. Les confondre peut mener à une comptabilité désorganisée et à des malentendus.

Les factures garantissent un paiement

Une facture n’est qu’une demande de paiement. Les retards et les défauts de paiement sont courants, surtout chez les freelances ou les entreprises qui offrent des conditions de crédit. La rentrée d’argent n’est pas garantie tant que le paiement n’est pas effectué.

L’automatisation résout tout

Les outils d’automatisation, comme ceux proposés par Stripe, sont utiles, mais ils ne règlent pas tout. Si vous ne définissez pas des conditions claires, ne vérifiez pas les détails, ou ne traitez pas rapidement les litiges, même le meilleur système automatisé ne vous évitera pas les erreurs et les retards de paiment.

Les factures sont réservées aux grandes entreprises

Certaines petites entreprises ou freelances pensent qu’ils n’ont pas besoin d’émettre de factures et qu’une demande de paiement informelle suffit. Cela peut nuire à leur image, compliquer le suivi des revenus et rendre les déclarations fiscales plus difficiles.

La gestion de la facturation ne concerne que les abonnements et les services publics

Certains associent la gestion de la facturation aux services publics ou aux paiements récurrents, alors qu’elle concerne en réalité toute entreprise qui facture des biens ou des services. Ne pas mettre en place un processus de gestion de la facturation peut faire perdre de vue les paiements dus.

Toutes les conditions de paiement sont identiques

Beaucoup pensent qu’une facture doit toujours avoir un délai de paiement standard de 30 jours. En réalité, les conditions doivent être adaptées au type de transaction, à la relation client et aux besoins de trésorerie. Offrir des options flexibles ou des incitations au paiement anticipé peut faire une grande différence.

Les factures doivent être au format papier

Certaines entreprises pensent que les factures doivent obligatoirement être des documents physiques. Pourtant, les factures numériques sont plus rapides à envoyer, plus simples à suivre, et souvent préférées par les clients.

Les clients savent quoi faire

Il ne faut pas supposer que tous les clients savent comment gérer une facture. Des factures floues ou trop compliquées peuvent entraîner des retards. Il est essentiel d’utiliser un langage clair et de fournir des instructions précises (avec dates d’échéance et mentions des pénalités applicables).

Il n’est pas nécessaire de suivre les factures payées

Même une fois payée, une facture doit être suivie. Garder une trace des paiements facilite les déductions fiscales, la résolution des litiges et renforce la confiance avec vos fournisseurs.

Comment Stripe peut-il vous aider dans la facturation et la gestion des paiements?

Stripe intègre la facturation et la gestion des paiements au sein d'une plateforme unifiée. Cela vous permet de tout gérer : factures ponctuelles, abonnements récurrents, suivi des paiements, conformité fiscale, le tout sans changer d’outil. Voici comment Stripe peut vous accompagner dans vos processus de facturation et de gestion des paiements :

• Modèles de facturation flexibles : Les entreprises peuvent émettre des factures ponctuelles, des factures récurrentes, ou une combinaison des deux. Il est également facile de créer des facturations au prorata ou des périodes d’essai, si besoin.
  
• Factures personnalisables : avec Stripe, vous pouvez facilement créer des factures professionnelles aux couleurs de votre marque. Vous pouvez personnaliser les modèles disponibles pour y inclure votre logo, vos couleurs et vos conditions de paiement.
  
• Gestion des taxes : Stripe intègre directement le calcul des taxes dans son système de facturation et ajoute automatiquement les taux de taxe appropriés en fonction de la localisation du client.
  
• Facturation automatisée : Stripe peut générer automatiquement et envoyer des factures à vos clients. Pour les clients récurrents, vous pouvez configurer des paiements ou des plannings automatisés, que ce soit pour un tarif fixe mensuel, une tarification à l’usage, ou des offres par paliers. Vous pouvez également modifier (passer à un plan supérieur ou inférieur) ou annuler ces abonnements selon les besoins.
  
• Options de paiement des factures : Les clients peuvent payer directement via les factures Stripe, avec plusieurs moyens de paiement disponibles, notamment les cartes bancaires, les virements bancaires, les portefeuilles numériques, et bien d’autres.
  
• Sécurité des paiements : Stripe est conforme aux normes PCI et dispose de solides fonctionnalités de sécurité pour protéger les informations de paiement sensibles. Cela permet de réduire la charge liée à la conformité et de garantir que les données des clients sont traitées en toute sécurité.
  
• Paiements internationaux : Stripe prend en charge les paiements dans plusieurs devises et langues, ce qui est particulièrement utile pour les entreprises qui opèrent à l’international. Il gère automatiquement les conversions de devises.
  
• Analyses et rapport : Avec Stripe, vous bénéficiez de rapports détaillés sur toutes vos activités de facturation et d’encaissement. Cela inclut le suivi des revenus, la surveillance des factures impayées, ainsi que la prévision des revenus.
  
• Rappels et gestion des relances : Stripe automatise l’envoi de rappels de paiement pour les factures impayées et tente automatiquement de relancer les paiements échoués selon un calendrier défini.