ใบแจ้งหนี้คือเอกสารที่ผู้จำหน่ายสินค้าหรือให้บริการออกให้เพื่อขอรับการชำระเงิน เอกสารมีความสำคัญอย่างมากเพราะสามารถยืนยันรายละเอียดการทำธุรกรรมได้ และใช้เป็นหลักฐานในกรณีเกิดการโต้แย้งการชำระเงินกับคู่ค้าทางธุรกิจได้

คุณสามารถออกใบแจ้งหนี้แบบผ่อนชำระได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของการทำธุรกรรม คุณสามารถทำได้เมื่อใด และเมื่อใดจึงจะถือว่าผิดกฎหมาย

บทความนี้ยังมีคําอธิบายง่ายๆ และเทมเพลตสําหรับสร้างใบแจ้งหนี้แบบแยกหากต้องการ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• สามารถแยกใบแจ้งหนี้ได้หรือไม่
  
• การแยกใบแจ้งหนี้เป็นสิ่งผิดกฎหมายหรือไม่
  
• หากต้องการแยกเป็นหลายๆ ที่อยู่ต้องทำอย่างไร
  
• วิธีสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับการชําระเงินแบบผ่อนชําระ
  
• ข้อควรทราบเกี่ยวกับการแยกใบแจ้งหนี้
  
• วิธีการออกใบแจ้งหนี้แบบแยกที่ถูกต้อง
  

สามารถแยกใบแจ้งหนี้ได้หรือไม่

โดยปกติแล้ว การแยกใบแจ้งหนี้โถือว่าทำได้หากมีเหตุผลที่สมควรและมีข้อตกลงกับลูกค้า ประโยชน์สูงสุดของการแบ่งใบเรียกเก็บเงินคือจํานวนเงินที่ต้องชําระให้กับลูกค้าลดลง วิธีนี้มีประโยชน์ต่อเจ้าของธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากยอดรวมของการชําระเงินสูง เนื่องจากสามารถสรุปสัญญาและขอผ่อนชําระเป็นงวดแทนการจ่ายเงินก้อน

ธุรกิจจะดําเนินการได้ในกรณีต่อไปนี้

แยกการจัดส่ง

เมื่อธุรกิจจัดส่งสินค้าหรือบริการหลายครั้ง ธุรกิจจะสามารถออกใบแจ้งหนี้สําหรับแต่ละครั้งได้

โครงการระยะยาว

หากธุรกรรมครอบคลุมช่วงเวลาที่ยาวนาน เช่น ในการก่อสร้าง โดยทั่วไปแล้ว ธุรกิจจะออกใบแจ้งหนี้สำหรับระยะสำคัญๆ ในการทำงาน และลูกค้าจะชำระเงินเป็นงวดๆ

เมื่อคุณกำหนดการชําระเงินเป็นงวด

หากยอดเงินสูงหรือยากสําหรับลูกค้าในการชําระเงินครั้งเดียว ลูกค้าและธุรกิจอาจตกลงผ่อนชําระล่วงหน้าในสัญญา ธุรกิจสามารถดำเนินการดังกล่าวได้โดยขึ้นอยู่กับกำหนดการชำระเงิน

คําสั่งซื้อเพิ่มเติมหลังจากออกใบแจ้งหนี้แล้ว

หากลูกค้าสั่งซื้อเพิ่มเติมหลังจากออกใบแจ้งหนี้แล้ว คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้แยกต่างหากสำหรับจำนวนเงินที่เพิ่มเข้ามาได้

บริการแบบสมัครสมาชิกและการชำระเงินรายเดือนตามแบบแผนล่วงหน้า

นอกจากนี้ ใบเรียกเก็บเงินยังสามารถแยกได้สำหรับการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าด้วย เช่น บริการสตรีมมิงและค่าเบี้ยประกันภัย

การแยกใบแจ้งหนี้เป็นสิ่งผิดกฎหมายหรือไม่

ในกรณีส่วนใหญ่ การแบ่งชําระใบแจ้งหนี้ไม่ใช่เรื่องผิดกฎหมายหากมีข้อตกลงกับซัพพลายเออร์ อย่างไรก็ตาม ห้ามดําเนินการภายใต้เงื่อนไขบางอย่าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีเจตนาร้าย เช่น ฝ่าฝืนกฎหมายภาษี หรือการแยกใบเรียกเก็บเงินอย่างไม่ถูกต้อง

เพื่อจุดประสงค์ในการเลี่ยงภาษี

การแยกใบเรียกเก็บออกเป็นหลาย ๆ ฉบับโดยเจตนาเพื่อหลีกเลี่ยงภาษีการบริโภคนั้นเป็นเรื่องที่ผิดกฎหมาย

หากเนื้อหาแตกต่างจากที่ตกลงกันไว้ในสัญญา

ธุรกิจไม่สามารถแยกใบเรียกเก็บเงินโดยไม่มีข้อตกลงร่วมกัน หากลูกค้ายอมรับการชําระเงินเป็น "เงินก้อน" ในสัญญาแล้ว

เพื่อหลีกเลี่ยงการละเมิดกฎข้อบังคับ

หากจะยกตัวอย่าง "ปัญหาของอุตสาหกรรมก่อสร้างในปี 2024" การแยกใบแจ้งหนี้ที่มีเจตนาฉ้อโกงเพื่อแบ่งเวลาทำงานของพนักงาน และแสร้งทำเป็นว่าไม่ถึงขีดจำกัดที่กฎหมายกำหนด ซึ่งในความเป็นจริงแล้วเกินขีดจำกัดนั้น ถือเป็นสิ่งผิดกฎหมาย

หากต้องการแยกเป็นหลายๆ ที่อยู่ต้องทำอย่างไร

การออกใบแจ้งหนี้แยกให้ลูกค้าหลายรายเมื่อคุณให้บริการหรือมอบสินค้าให้กับลูกค้าหลายๆ รายนั้นถูกกฎหมาย ไม่ว่าอย่างไรก็ตาม หากการกระทำดังกล่าวฝ่าฝืนเจตนาของกฎหมายภาษี หรือเป็นความพยายามที่เป็นอันตรายและไม่ได้รับอนุญาตเพื่อแบ่ง ก็อาจผิดกฎหมายได้

ตัวอย่างเช่น หากบริษัทหลายแห่งร่วมลงทุนในโครงการเดียวกัน การออกใบแจ้งหนี้แยกกันให้กับผู้รับหลายรายก็ถือว่าทำได้หากสัญญาระบุชัดเจนล่วงหน้าว่าธุรกิจจะส่งใบแจ้งหนี้เหล่านี้ให้กับผู้รับหลายราย ในทางกลับกัน การแยกใบแจ้งหนี้ “โดยไม่สุจริต” เช่น ในกรณีการหลีกเลี่ยงภาษี อาจต้องได้รับการดำเนินการจากหน่วยงานกำกับดูแล

วิธีสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับการชําระเงินแบบผ่อนชําระ

มาดูวิธีเตรียมใบแจ้งหนี้สําหรับการชําระเงินแบบผ่อนชําระและสิ่งที่ต้องมี ใบแจ้งหนี้ดังกล่าวต้องประกอบด้วยข้อมูลพื้นฐานของการเรียกเก็บเงินและข้อมูลเกี่ยวกับการชําระเงินแบบผ่อนชําระ

ข้อมูลใบแจ้งหนี้พื้นฐาน

• หมายเลขใบแจ้งหนี้
  
• วันที่ออก
  
• ข้อมูลเกี่ยวกับพาร์ทเนอร์ธุรกิจ
  
• ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทผู้ออกบัตร
  
• วันที่จัดส่งหรือให้บริการ
  
• รายละเอียดสินค้าและบริการ
  

หากบริษัทของคุณลงทะเบียนในระบบใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ ให้ตรวจสอบว่าบริษัทของคุณตรงตาม ข้อกำหนดหรือไม่

ข้อมูลเกี่ยวกับการชําระเงินเป็นงวด

• รายการเดินบัญชีของยอดรวมสําหรับธุรกรรม
  
• จํานวนงวดผ่อนชําระ
  
• จํานวนที่ต้องชำระ
  
• จํานวนการชําระเงินทั้งหมดที่จะชําระ
  
• ครบกําหนดชําระเงิน
  
• วิธีการชำระเงิน
  
• ข้อกําหนดและเงื่อนไขในการผ่อนชําระ
  

เทมเพลตสําหรับแยกใบแจ้งหนี้ออกเป็น 2 ส่วน

ตอนนี้คุณรู้ว่าต้องรวมอะไรบ้างในใบแจ้งหนี้การผ่อนชําระ เรามาดูเทมเพลตเพื่อแยกเป็นสองส่วน

หมายเหตุเกี่ยวกับการแยกใบแจ้งหนี้

การเรียกเก็บเงินสําหรับการชําระเงินแบบผ่อนชําระจะแตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรมและประเภทบริการ แม้ว่าจะไม่มีคำตอบที่ถูกต้องเพียงคำตอบเดียว แต่ก็มีรายละเอียดทั่วไปบางอย่างที่ต้องพิจารณา

ระบุจํานวนงวดผ่อนชําระ

ออกใบแจ้งหนี้การผ่อนชําระสําหรับแต่ละรอบการชําระเงิน นี่จะเป็นการเตือนลูกค้าเกี่ยวกับจํานวนเงินที่ค้างชําระและวันครบกําหนดชําระ หากไม่ดำเนินการเช่นนั้นก็มีความเสี่ยงที่จะลืมชำระเงิน คุณต้องเขียนยอดรวมที่เรียกเก็บและจํานวนการชําระเงินที่ต้องชําระในใบเรียกเก็บเงินแต่ละรายการ หากมีการผ่อนชำระหลายงวด ควรระบุยอดคงเหลือให้ชัดเจนเพื่อจะได้วางแผนชำระได้

ออกใบแจ้งหนี้และใบเรียกเก็บเงินแบบแยกอย่างถูกต้อง

การทําความเข้าใจข้อดีและข้อเสียของการแบ่งใบแจ้งหนี้และใช้วิธีการอย่างถูกต้องจะช่วยให้ทําธุรกรรมกับลูกค้าได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างและจัดการได้ตั้งแต่ต้น อย่างไรก็ตาม มีบางกรณีที่คุณอาจต้องการปรับกระบวนการทางบัญชีของคุณให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด และใช้เวลากับการตลาดและการสร้างแบรนด์มากขึ้น

หากต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินหรืองานด้านบัญชีอื่นๆ ลองพิจารณาใช้ Stripe Invoicing Invoicing ให้คุณสร้างใบแจ้งหนี้แบบครั้งเดียวหรือแบบตามรอบ รวมทั้งเพิ่มชื่อผลิตภัณฑ์ ส่วนลด และอัตราภาษีลงในเอกสารได้โดยตรง คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ออนไลน์และใบแจ้งหนี้ PDF ได้ง่ายๆ ภายในไม่กี่นาที ซึ่งช่วยลดภาระด้านการทําบัญชีและช่วยให้คุณมีเวลามากขึ้นในการขยายธุรกิจ