Betalningsprocesser omfattar de system, processer och tjänster som underlättar överföringar av pengar mellan privatpersoner, företag och institutioner. Skalan på globala betalningar är enorm och marknaden för digitala betalningar förväntas nå ett totalt transaktionsvärde på 11,5 biljoner USD år 2024 och ha en årlig tillväxttakt på 9,5 % fram till 2028.

I den här guiden diskuteras vad betalningsprocesser är, varför de är viktiga för företag, deras historia och prognoser. Vi förklarar också hur företag kan automatisera betalningsprocesser för att uppfylla sina behov.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är betalningsprocesser?
  
• Varför betalningsprocesser är viktiga för företag
  
• Utvecklingen av betalningsprocesser
  
• Framtiden för betalningsprocesser
  
• Så här automatiserar du betalningsprocesser
  
• Bästa praxis för hantering av betalningsprocesser
  

Vad är betalningsprocesser?

Betalningsprocesser omfattar alla aspekter av att ta emot betalningar, från början till slut. Här är en översikt över varje komponent:

• Betalningsbehandling: Godkännande, verifiering och behandling av transaktioner. Det omfattar hantering av betalningar med kreditkort, bankkort och banköverföring samt auktorisering av betalningar, insamling av medel och kommunikation med betalningsnätverk och finansinstitut.

• Bedrägeribekämpning och riskhantering: System och processer som identifierar och motverkar potentiella bedrägerier. Detta omfattar analys av mönster i transaktioner, verifiering av användarnas identitet och upptäckt och förebyggande av misstänkta aktiviteter.

• Regulatorisk efterlevnad: Efterlevnad av juridiska och regulatoriska krav, inklusive lagar mot penningtvätt (AML), KYC-bestämmelser (kundkännedom) och standarder för dataskydd, såsom Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) för att skydda information om betalkort.

• Avräkning och avstämning: Överföring av medel, korrekt kreditering eller debitering av bankkonton och matchning av transaktionsposter med kontoutdrag för att säkerställa att alla transaktioner redovisas och behandlas korrekt.

• Betalningsgateways och infrastruktur: IT-infrastruktur och betalningsgateways sammankopplar företag, kunder och finansinstitut.

• Kundsupport och tvistlösning: Ge support vid betalningsrelaterade förfrågningar och tvistlösning. Detta inkluderar hantering av återkrediteringar och lösning av eventuella problem som uppstår på grund av misslyckade eller felaktiga transaktioner.

• Teknik och innovation: Kontinuerliga investeringar i ny teknik (t.ex. blockkedjor, kontaktlösa betalningar, e-plånböcker) för att göra betalningar snabbare, säkrare och bekvämare.

• Internationella transaktioner: Hantering av transaktioner i utländsk valuta, processer för valutaväxling och efterlevnad av internationella handelsregler.

Varför betalningsprocesser är viktiga för företag

Eftersom betalningsprocesser avgör hur ett företag samlar in pengar är de en grundläggande del av affärsverksamheten. Här är några exempel på varför det är viktigt med effektiva betalningsprocesser:

• Intäkter: Betalningsprocesser är nödvändiga för att samla in intäkter. De underlättar snabb och korrekt överföring av medel från kunder, vilket förbättrar kassaflödet.

• Kundupplevelse: Enkla och tillförlitliga betalningssystem ökar kundnöjdheten och kundlojaliteten genom att minimera friktionen i kassan.

• Förluster från bedrägerier: Avancerad teknik och protokoll för bedrägeribekämpning minimerar potentiella ekonomiska förluster och värnar om kundernas förtroende.

• Potentiella påföljder: Företag måste följa finansiella bestämmelser och standarder för dataskydd för att undvika påföljder och skydda kunduppgifter.

• Marknadsexpansion: Välfungerande betalningssystem gör det möjligt för företag att expandera globalt, hantera transaktioner i flera valutor och tillgodose olika globala betalningsmetoder.

• Operativ effektivitet: Automatisering av processer för transaktioner minskar de administrativa kostnaderna, minimerar antalet fel och optimerar resursallokeringen.

• Konkurrensmässig fördel: Företag som använder ny betalningsteknik kan locka en bredare kundbas och differentiera sig på marknaden.

Utvecklingen av betalningsprocesser

Utvecklingen av betalningsprocesser speglar tekniska framsteg, förändrade förväntningar från kunderna och en alltmer globaliserad handel. Betalningsmetoderna har gått från grundläggande transaktionsmetoder till snabbare, säkrare och mer globala digitala system. Här är en översikt över hur betalningsprocesser har utvecklats:

• Från byteshandel till myntprägling: Den tidigaste formen av handel var byteshandel med varor. Med tiden introducerade samhällen mynt, vilket var ett framsteg som standardiserade värden och gjorde transaktionerna enklare och mer skalbara.

• Papperspengar och banker: Papperspengar introducerades under medeltiden, då banker etablerades. Denna förändring underlättade större och mer komplexa transaktioner, bredare handelsnätverk och ekonomisk tillväxt.

• Elektroniska betalningar: Elektroniska betalningar kom i mitten av 1900-talet. Uttagsautomater och system för elektronisk banköverföring som Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications (SWIFT) revolutionerade hur pengar förvarades och överfördes, vilket minskade behovet av fysiska kontanter och gjorde banktjänster mer lättillgängliga.

• Kredit- och bankkort: Introduktionen av kreditkort på 1950-talet och den efterföljande globala spridningen av dem demokratiserade konsumentkrediterna. Därefter följde bankkort, som gav direktåtkomst till bankkonton och förde banktjänster närmare den dagliga handeln.

• Onlinebetalningar och e-handel: Med internet lanserade onlinebetalningar. Företag som PayPal underlättade transaktioner på plattformar för e-handel och eliminerade geografiska hinder för försäljning och köp av varor och tjänster.

• Mobila betalningar och e-plånböcker: Den ökande populariteten för smartphones gjorde att betalningstekniken flyttades över till mobila plattformar. Mobila betalningar och e-plånböcker som Apple Pay och Google Pay ger bekvämlighet, snabbhet och säkerhet genom tekniker som tokenisering och biometri.

• Kryptovalutor och blockkedjan: Introduktionen av Bitcoin och efterföljande kryptovalutor gav upphov till ett radikalt nytt sätt att tänka kring betalningar. Blockkedjetekniken, med sin decentraliserade och säkra huvudbok, utlovar en ny form av valutor och ett nytt sätt att behandla och registrera transaktioner utan en central auktoritet.

• Utveckling av regelverk och efterlevnad: I takt med att tekniken för betalningar har gått framåt har även de regelverk som styr betalningarna utvecklats. Regelverk som det reviderade direktivet för betaltjänster (PSD2) i Europa och de globala PCI DSS-standarderna har utvecklats för att reglera moderna betalningssystem, med fokus på konsumentskydd, dataskydd och penningtvätt.

• Artificiell intelligens (AI) och maskininlärning: AI och maskininlärning gör det lättare att upptäcka bedrägerier, anpassa kundupplevelser och förbättra betalningsgateways. AI hjälper till att förutse kunders beteende, hantera risker och minska kostnaderna genom automatisering.

Framtiden för betalningsprocesser

Framtiden för betalningsprocesser kommer sannolikt att formas av snabba tekniska framsteg, förändrade förväntningar från kunderna och stärkta regulatoriska krav.

• AI och maskininlärning: AI och maskininlärning gör det lättare att upptäcka bedrägerier genom prediktiv analys och beteendebiometri. Detta förenklar transaktionsbehandlingen och gör upplevelsen mer personlig för kunderna. I takt med att AI-modellerna blir mer sofistikerade kommer de i allt högre grad att automatisera komplexa processer för beslutsfattande, minska antalet fel och sänka driftskostnaderna.

• Blockkedjor och teknik för distribuerade huvudböcker (DLT): Även om blockkedjor oftast förknippas med kryptovalutor kan tillämpningen av dem i betalningsprocesser förbättra transparensen, minska bedrägerier och förkorta behandlingstiderna genom decentraliserade huvudböcker. Blockkedjor kan avsevärt förbättra gränsöverskridande transaktioner genom att minska antalet mellanhänder och sänka kostnaderna och avräkningstiderna. Smarta kontrakt kan automatisera avtal och transaktioner för enklare efterlevnad och färre tvister.

• Kontaktfria och mobila betalningar: Antagandet av kontaktlösa betalningar, inklusive NFC (near-field communication) och QR-koder, har accelererats av ökad oro för hygien i samband med pandemin och kommer sannolikt att fortsätta. E-plånböcker och betalningsappar blir allt mer integrerade med andra tjänster och erbjuder funktioner som budgetspårning, lojalitetsprogram och verktyg för ekonomihantering, vilket ger ett mervärde utöver själva transaktionen.

• Payment-as-a-service (PaaS) och plattformsmodeller: Finansinstituten använder sig alltmer av PaaS-modellen, som innebär att företag kan lägga ut sina betaltjänster på tredje part via molnbaserade plattformar och bli mer flexibla och kostnadseffektiva.

• Regulatorisk teknik (RegTech): I takt med att digitala betalningar blir vanligare ökar också de regulatoriska kraven. RegTech-lösningar utvecklas för att hjälpa företag att följa föränderliga regelverk och hantera processer som efterlevnadskontroller, riskhantering och rapportering.

• Gränsöverskridande innovationer: Gränsöverskridande innovationer fokuserar på att minska kostnaderna och förbättra hastigheten på transaktionerna. Teknik som Ripple och andra blockkedjebaserade lösningar underlättar internationella transaktioner i realtid till lägre kostnader jämfört med traditionella banksystem.

• Integration av Internet of Things (IoT): IoT-tekniken flyttar fram gränserna för betalningar och möjliggör transaktioner via smarta enheter, från bilar till vitvaror. Inbyggda betalningssystem i IoT-enheter kan initiera transaktioner baserat på beteenden eller behov. Ett kylskåp kan till exempel beställa och betala för matvaror när något börjar ta slut.

• Biometrisk autentisering: Användningen av biometri (fingeravtryck, ansiktsigenkänning, röst) ökar inom betalningssektorn. Utvecklare inom biometrisk autentisering kommer att fokusera på ännu säkrare och mindre påträngande metoder för att verifiera identiteter under transaktioner.

• Hållbarhet: Den finansiella tjänstesektorn fokuserar alltmer på hållbarhet. Framtida betalningsprocesser kommer att ta hänsyn till miljöpåverkan, främja gröna betalningsmetoder och stödja hållbara affärsmetoder (t.ex. minska beroendet av papperskvitton, investera i grön teknik).

Så här automatiserar du betalningsprocesser

Genom att automatisera betalningar kan medarbetarna fokusera på mer komplicerade uppgifter och kundservice. Automatiserade betalningar kan också minska manuella datainmatningsfel som orsakar förseningar eller felaktiga betalningar, och de förbättrar kundnöjdheten genom att underlätta snabbare betalningar.

När du skapar en automatiserad process ska du se till att lagra och kryptera all information om kundernas betalningar på ett säkert sätt, följa relevanta standarder för datasäkerhet inom betalkortsbranschen (PCI) och ge kunderna möjligheten att hantera sina betalningsuppgifter och preferenser i systemet.

Potentiella betalningar att automatisera

• Onlinebetalningar: Automatisera transaktioner online så att kunden får en snabbare kassaupplevelse.

• Återkommande betalningar: Automatisera återkommande betalningar för att förenkla betalningsprocessen för ditt företag och dina kunder. Du kan göra detta genom överföringar med Automated Clearing House (ACH), registrerade kreditkort eller kopplade bankkonton.

• Återbetalningar: Automatisera återbetalningar efter en retur eller betalningstvist.

Implementera automatisering

• Systemintegration: Integrera verktyg för betalningsautomatisering med ditt system för företagsresursplanering (ERP) för att möjliggöra dataflöden mellan ekonomisystem och minska mängden manuell datainmatning.

• Betalningsgateways: Använd betalningsgateway-lösningar för att automatisera onlinetransaktioner på ett säkert och effektivt sätt.

• Upptäckt och förebyggande av bedrägerier: AI och maskininlärning gör det möjligt för företag att automatisera upptäckt och förebyggande av betalningsbedrägerier, vilket gör det möjligt för system att analysera stora volymer transaktionsdata. Många betalningsgateways har dessa funktioner inbyggda, men företag kan också använda sina egna system.

Bästa praxis för hantering av betalningsprocesser

Det finns bästa praxis för att hantera betalningsprocesser som kan göra processen smidigare.

Fördelning av betalningsmetoder

• Kundcentrerat tillvägagångssätt: Analysera dina kunders demografi, plats och köpvanor. Erbjud betalningsalternativ som överensstämmer med deras preferenser. Om du är verksam globalt bör du erbjuda populära lokala betalningsmetoder i olika länder och regioner.

• Ny teknik: Håll dig uppdaterad med de senaste innovationerna inom betalningar, till exempel köp nu, betala senare (BNPL), betalningar med QR-kod och e-plånböcker. Utvärdera och integrera strategiskt.

Samordning av betalningar och smart routing

• Plattform för samordning av betalningar: Implementera en centraliserad plattform för att hantera flera betaltjänstleverantörer (PSP). Detta förenklar behandlingen och dirigerar transaktionerna på ett intelligent sätt baserat på kostnad, genomförandegrad och andra kriterier.

• Smarta regler för routing: Bygg dynamiska regeluppsättningar inom samordningsplattformen. Ta hänsyn till realtidsfaktorer som PSP-prestanda, geografisk plats och transaktionens värde.

• Failover och redundans: Se till att din samordningsmotor har automatiska funktioner för failover så att transaktioner kan omdirigeras om en PSP misslyckas. Då undviker du avbrott i betalningarna.

Bedrägeribekämpning

• Säkerhet i flera lager: Använd en kombination av verktyg för bedrägeribekämpning, t.ex. 3D Secure, adressverifieringssystem (AVS) och kortverifieringsvärde (CVV), hastighetskontroller och fingeravtryck för enheter.

• Dynamisk regelmotor: Skapa en stark regelmotor som kan justeras i realtid baserat på nya bedrägerimönster, beteendeanalys och historiska data.

• Dedikerade bedrägeribekämpningsteam: Ha ett specialiserat bedrägeribekämpningsteam som proaktivt undersöker misstänkt aktivitet.

Optimering och avstämning av avgifter

• Förhandla avgifter: Förhandla behandlingsavgifter med PSP:er och kortbetalningsnätverk baserat på din transaktionsvolym. Utvärdera och omförhandla regelbundet i takt med att ditt företag växer.

• Behandling med flera valutor: Hitta PSP:er som är specialiserade på gränsöverskridande betalningar och som har konkurrenskraftiga växelkurser.

• Automatiserad avstämning: Automatisera processen med att avstämma transaktioner mot dina interna redovisningssystem.

Datadrivna insikter och rapportering

• Centraliserade dashboards: Skapa användarvänliga dashboards som visar nyckeltal som auktoriseringar, orsak till nekade betalningar, andel återkrediteringar och avstämningsdata.

• Detaljerade insikter: Analysera data för att identifiera trender per betalningsmetod, region eller företag och använd sedan denna information för att finjustera din betalningsmix och förhandla om avgifter.

• Proaktiv övervakning: Ställ in varningar för ovanlig aktivitet eller förändringar i mätvärden för prestanda så att du kan reagera och felsöka snabbt.

Kundupplevelse och support

• Betalningstransparens: Ge information om accepterade betalningsmetoder, avgifter och behandlingstider till kunderna i kassan.

• Lösa betalningsproblem: Ha en tydlig process för hantering av tvister, återbetalningar och återkrediteringar.

• Flerkanalig support: Ge support för betalningsrelaterade förfrågningar via flera kanaler som telefon, e-post, livechatt och självbetjäningsportaler.

Efterlevnad och anpassningsförmåga

• Övervakning av regelverk: Håll dig uppdaterad om ändringar i regelverk för betalningar (PCI DSS, PSD2, etc.). Se till att dina system och processer är kompatibla.

• _Nya regler: _ Anpassa dina processer proaktivt för att följa nya regler och undvika böter eller avbrott i verksamheten.