Zahlungsvorgänge betreffen Systeme, Prozesse und Dienstleistungen, die dem Geldtransfer zwischen Einzelpersonen, Unternehmen und Institutionen dienen. Der weltweite Zahlungsverkehr ist enorm: Der Markt für digitale Zahlungen wird voraussichtlich bis 2024 einen Transaktionswert von 11,5 Billionen USD erreichen und bis 2028 eine jährliche Wachstumsrate von 9,5 % aufweisen.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, was Zahlungsvorgänge sind, warum sie für Unternehmen von Bedeutung sind und welche Historie sie haben und welche Prognosen es gibt. Außerdem erläutern wir, wie Unternehmen Bezahlvorgänge bedarfsgerecht automatisieren können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind Zahlungsvorgänge?
  
• Warum Zahlungsvorgänge für Unternehmen wichtig sind
  
• Die Weiterentwicklung der Zahlungsvorgänge
  
• Die Zukunft der Zahlungsvorgänge
  
• So automatisiert man Zahlungsprozesse
  
• Best Practices für das Management von Zahlungsvorgängen
  

Was sind Zahlungsvorgänge?

Zahlungsvorgänge umfassen alle Aspekte des Akzeptierens von Zahlungen, von Anfang bis Ende. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die einzelnen Komponenten:

• Zahlungsabwicklung: Die Annahme, Überprüfung und Verarbeitung von Transaktionen. Dazu gehören die Abwicklung von Kreditkarten-, Debitkarten- und direkten Banküberweisungszahlungen sowie die Autorisierung von Zahlungen, die Erfassung von Geldern und die Kommunikation mit Zahlungsnetzwerken und Finanzinstituten.

• Betrugserkennung und Risikomanagement: Systeme und Prozesse, die potenziellen Betrug erkennen und mindern. Dazu gehören die Analyse von Transaktionsmustern, die Überprüfung der Nutzeridentität und die Erkennung und Verhinderung von verdächtigen Aktivitäten.

• Regularien/Compliance: Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen einschließlich Anti-Geldwäschegesetze (AML), Know-Your-Customer(KYC)-Bestimmungen und Datenschutzstandards wie dem Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) zum Schutz von Zahlungskarteninformationen.

• Zahlungsabwicklung und Abgleich: Übertragung von Geldern, korrekte Gutschrift oder Belastung von Bankkonten und Abgleich der Transaktionsaufzeichnungen mit Kontoauszügen, um sicherzustellen, dass alle Transaktionen verbucht und korrekt verarbeitet wurden.

• Zahlungs-Gateways und -infrastruktur: IT-Infrastruktur und Zahlungs-Gateways verbinden Unternehmen, Kundschaft und Finanzinstitute.

• Kunden-Support und Zahlungsanfechtungen: Support für Zahlungen und Beilegung von Zahlungsanfechtungen Dies umfasst auch die Abwicklung von Rückbuchungen und die Lösung von Problemen, die durch fehlgeschlagene oder fehlerhafte Transaktionen entstehen.

• Technologie und Innovation: Kontinuierliche Investitionen in neue Technologien (z. B. Blockchain, kontaktlose Zahlungen, digitale Geldbörsen), um schnellere, sichere und bequeme Zahlungen zu bieten.

• Auslandszahlungen: Verwaltung von Fremdwährungstransaktionen, Umrechnungsprozessen und Einhaltung internationaler Handelsvorschriften.

Warum Zahlungsvorgänge für Unternehmen wichtig sind

Da Zahlungsvorgänge bestimmen, wie ein Unternehmen Geld einzieht, sind sie ein grundlegender Bestandteil des Geschäftsbetriebs. Deshalb sind effiziente Zahlungsvorgänge wichtig:

• Umsatz: Zahlungsvorgänge sind für den Einzug von Einnahmen erforderlich. Sie erleichtern die rechtzeitige und genaue Übertragung von Kundengeldern und verbessern so den Cashflow.

• Kundenerfahrung: Einfache, zuverlässige Zahlungssysteme erhöhen die Kundenzufriedenheit und -bindung.

• Verluste durch Betrug: Fortschrittliche Technologien und Protokolle zur Betrugserkennung minimieren potenzielle finanzielle Verluste und schützen das Kundenvertrauen.

• Mögliche Strafen: Unternehmen müssen sich an Finanzvorschriften und Datenschutzstandards halten, um Strafen zu vermeiden und Kundendaten zu schützen.

• Marktexpansion: Gut funktionierende Zahlungssysteme ermöglichen es Unternehmen, global zu expandieren, Transaktionen in mehreren Währungen abzuwickeln und verschiedene globale Zahlungsmethoden zu unterstützen.

• Betriebliche Effizienz: Die Automatisierung der Transaktionsverarbeitung senkt die Verwaltungskosten, minimiert Fehler und optimiert die Ressourcenzuweisung.

• Wettbewerbsvorteil: Unternehmen, die neue Zahlungstechnologien einsetzen, können eine breitere Kundschaft erreichen und sich auf dem Markt differenzieren.

Die Weiterentwicklung der Zahlungsvorgänge

Die Weiterentwicklung der Zahlungsvorgänge spiegelt den technologischen Fortschritt, veränderte Kundenerwartungen und die zunehmende Globalisierung des Handels wider. Zahlungsvorgänge haben sich von einfachen Transaktionsmethoden zu schnelleren, sichereren und globaleren digitalen Systemen gewandelt. Hier ein Überblick über die Entwicklung des Zahlungsvorgangs:

• Vom Tauschhandel zum Münzgeld: Die früheste Form des Handels war der Tausch von Waren. Im Laufe der Zeit führten die Gesellschaften die Münzprägung ein, eine Weiterentwicklung, die den Wert standardisierte und Transaktionen einfacher und skalierbarer machte.

• Papiergeld und Bankwesen: Papiergeld wurde im Mittelalter eingeführt, als Banken gegründet wurden. Diese Veränderung ermöglichte größere und komplexere Transaktionen, breitere Handelsnetzwerke und Wirtschaftswachstum.

• Elektronische Zahlungen: Elektronische Zahlungen kamen Mitte des 20. Jahrhunderts auf. Geldautomaten und elektronische Geldtransfersysteme wie die Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications (SWIFT) revolutionierten die Art und Weise, wie Geld aufbewahrt und bewegt wurde, verringerten den Bedarf an physischem Bargeld und erleichterten die Zugänglichkeit von Bankgeschäften.

• Kredit- und Debitkarten: Die Einführung von Kreditkarten in den 1950er Jahren und ihre anschließende globale Verbreitung demokratisierten den Verbraucherkredit. Es folgten Debitkarten, die den direkten Zugang zu Bankkonten ermöglichten und Bankdienstleistungen enger in den täglichen Handel integrierten.

• Online-Zahlungen und E-Commerce: Das Zeitalter des Internets hat Online-Zahlungen hervorgebracht. Unternehmen wie PayPal erleichterten Transaktionen auf E-Commerce-Plattformen und bauten geografische Barrieren für den Kauf und Verkauf von Waren und Dienstleistungen ab.

• Mobile Zahlungen und Digital Wallets: Die zunehmende Popularität von Smartphones hat die Zahlungstechnologien in Richtung mobiler Plattformen verlagert. Mobile Zahlungen und digitale Geldbörsen wie Apple Pay und Google Pay bieten Komfort, Geschwindigkeit und Sicherheit durch Technologien wie Tokenisierung und Biometrie.

• Kryptowährungen und Blockchain: Die Einführung von Bitcoin und nachfolgenden Kryptowährungen führte zu einer radikal neuen Denkweise über Zahlungen. Die Blockchain-Technologie mit ihrem dezentralen und sicheren Ledger verspricht eine neue Währungsform und eine neue Möglichkeit, Transaktionen ohne zentrale Autorität zu verarbeiten und aufzuzeichnen.

• Weiterentwicklung von Vorschriften und Compliance: Mit der Weiterentwicklung der Zahlungstechnologien haben sich auch die regulatorischen Rahmenbedingungen für sie weiterentwickelt. Regulierungen wie die überarbeitete Zahlungsdiensterichtlinie (PSD2) in Europa und die globalen PCI-DSS-Standards haben sich zur Regulierung moderner Zahlungssysteme weiterentwickelt, wobei der Verbraucherschutz, die Datensicherheit und Maßnahmen zur Bekämpfung von Geldwäschevorgaben im Vordergrund stehen.

• Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen: KI und maschinelles Lernen verbessern die Betrugserkennung, die Personalisierung der Kundenerfahrung und die Zahlungs-Gateways. KI hilft durch Automatisierung, Kundenverhalten vorherzusagen, Risiken zu managen und Kosten zu senken.

Die Zukunft der Zahlungsvorgänge

Die Zukunft der Zahlungsvorgänge wird wahrscheinlich von rasanten technologischen Fortschritten, sich ändernden Kundenerwartungen und steigenden regulatorischen Anforderungen geprägt sein.

• KI und maschinelles Lernen: KI und maschinelles Lernen verbessern die Betrugserkennung durch vorausschauende Analysen und Verhaltensbiometrie, vereinfachen die Transaktionsverarbeitung und personalisieren die Kundenerfahrung. Da KI-Modelle immer ausgefeilter werden, werden sie zunehmend komplexe Entscheidungsprozesse automatisieren, Fehler reduzieren und Betriebskosten senken.

• Blockchain- und Distributed-Ledger-Technologien (DLT): Obwohl Blockchain am häufigsten mit Kryptowährungen in Verbindung gebracht wird, kann ihre Anwendung für Zahlungsvorgänge durch dezentrale Ledger die Transparenz verbessern, Betrug reduzieren und die Bearbeitungszeiten verkürzen. Die Blockchain-Technologie kann grenzüberschreitende Transaktionen erheblich verbessern, indem sie die Zahl der Vermittler verringert und die Kosten und Abwicklungszeiten senkt. Smart Contracts können Vereinbarungen und Transaktionen automatisieren, um die Einhaltung der Vorschriften zu erleichtern und Streitigkeiten zu vermeiden.

• Kontaktlose und mobile Zahlungen: Die Einführung kontaktloser Zahlungen, einschließlich Nahfeldkommunikation (NFC) und QR-Codes, wurde durch verstärkte Hygienebedenken inmitten der Pandemie beschleunigt und wird sich wahrscheinlich fortsetzen. Digital Wallets und Zahlungs-Apps werden immer stärker mit anderen Diensten vernetzt und bieten Funktionen wie Budgetverfolgung, Treueprogramme und Finanzmanagement-Tools, die über die Transaktion hinaus einen Mehrwert schaffen.

• Payment-as-a-Service (PaaS) und Plattformmodelle: Finanzinstitute setzen zunehmend auf das PaaS-Modell, mit dem Unternehmen ihre Zahlungsvorgänge über Cloud-basierte Plattformen an Dritte auslagern und so agiler und kostengünstiger werden können.

• Regulatorische Technologie (RegTech): Mit dem Wachstum digitaler Zahlungen wächst auch die regulatorische Kontrolle. RegTech-Lösungen werden entwickelt, um Unternehmen dabei zu helfen, sich entwickelnde Vorschriften einzuhalten und regulatorische Prozesse wie Compliance-Prüfungen, Risikomanagement und Berichterstattung zu verwalten.

• Grenzüberschreitende Innovationen: Grenzüberschreitende Innovationen zielen darauf ab, Kosten zu senken und Transaktionen schneller zu machen. Technologien wie Ripple und andere Blockchain-basierte Lösungen ermöglichen internationale Transaktionen in Echtzeit zu geringeren Kosten im Vergleich zu herkömmlichen Bankensystemen.

• Integration des Internets der Dinge (IoT): Die IoT-Technologie erweitert die Grenzen des Zahlungsverkehrs und ermöglicht Transaktionen über intelligente Geräte von Autos bis hin zu Haushaltsgeräten. Integrierte Zahlungssysteme in IoT-Geräten können Transaktionen basierend auf Verhalten oder Bedarf initiieren. Zum Beispiel könnte ein Kühlschrank Lebensmittel bestellen und bezahlen, wenn die Vorräte zur Neige gehen.

• Biometrische Authentifizierung: Der Einsatz von biometrischen Daten (Fingerabdruck, Gesichtserkennung, Stimme) nimmt im Zahlungsverkehr zu. Die Entwicklungen in der biometrischen Authentifizierung werden sich auf noch sicherere und weniger aufdringliche Methoden zur Überprüfung von Identitäten bei Transaktionen konzentrieren.

• Nachhaltigkeit: Der Finanzdienstleistungssektor setzt zunehmend auf Nachhaltigkeit. Künftige Zahlungsvorgänge werden Umweltauswirkungen berücksichtigen, umweltfreundliche Zahlungsmethoden fördern und nachhaltige Geschäftspraktiken unterstützen (z. B. Verringerung der Abhängigkeit von Papierbelegen, Investitionen in umweltfreundliche Technologien).

So automatisiert man Zahlungsprozesse

Durch die Automatisierung von Zahlungen können sich Ihr Personal auf komplexere Aufgaben und den Kundenservice konzentrieren. Automatisierte Zahlungen können auch Fehler bei der manuellen Dateneingabe reduzieren, die zu Verzögerungen oder falschen Zahlungen führen, und sie verbessern die Kundenzufriedenheit, indem sie schnellere Zahlungen ermöglichen.

Stellen Sie bei der Erstellung eines automatisierten Prozesses sicher, dass alle Zahlungsinformationen Ihrer Kundschaft sicher gespeichert und verschlüsselt sind, dass die einschlägigen Datensicherheitsstandards der Zahlungskartenbranche (PCI) eingehalten werden und dass Sie Ihrer Kundschaft Optionen zur Verwaltung ihrer Zahlungsinformationen und Präferenzen innerhalb des Systems bieten.

Zahlungen mit Automatisierungspotenzial

• Online-Zahlungen: Automatisieren Sie Online-Transaktionen und beschleunigen Sie den Bezahlvorgang für Ihre Kundschaft.

• Wiederkehrende Zahlungen: Automatisieren Sie wiederkehrende Zahlungen, um den Zahlungsprozess für Ihr Unternehmen und Ihre Kundschaft zu vereinfachen. Sie können dies über ACH-Übertragungen, hinterlegte Kreditkarten oder die Verknüpfung mit Bankkonten erreichen.

• Rückerstattungen: Automatisieren Sie Rückerstattungen nach einer Rückgabe oder Zahlungsanfechtung.

Automatisierung implementieren

• Systemintegration: Integrieren Sie Tools zur Zahlungsautomatisierung in Ihr Enterprise-Resource-Planning(ERP)-System, um den Datenfluss zwischen Finanzsystemen zu ermöglichen und die manuelle Dateneingabe zu eliminieren.

• Zahlungs-Gateways: Nutzen Sie Zahlungs-Gateways-Lösungen, um Online-Transaktionen sicher und effizient zu automatisieren.

• Betrugserkennung und Prävention: Mit KI und maschinellem Lernen können Unternehmen die Erkennung und Prävention von Zahlungsbetrug automatisieren, indem sie Systeme in die Lage versetzen, große Mengen an Transaktionsdaten zu analysieren. Viele Zahlungs-Gateways verfügen über integrierte Funktionen, aber Unternehmen können auch ihre eigenen Systeme bereitstellen.

Best Practices für die Verwaltung von Zahlungsvorgängen

Es gibt Best Practices für die Verwaltung von Zahlungsvorgängen, die den Prozess reibungsloser gestalten können.

Zahlungsmethodenmix

• Kundenzentrierter Ansatz: Analysieren Sie demografische Daten, Standorte und Ausgabegewohnheiten Ihrer Kundinnen und Kunden. Bieten Sie entsprechend ihren Präferenzen Zahlungsoptionen an. Wenn Sie weltweit tätig sind, bieten Sie beliebte lokale Zahlungsmethoden in verschiedenen Ländern und Regionen an.

• Neue Technologien: Bleiben Sie auf dem Laufenden über die neuesten Zahlungsinnovationen wie Jetzt kaufen, später bezahlen, QR-Code-Zahlungen und Digital Wallets. Bewerten und integrieren Sie strategisch.

Zahlungsorganisation und intelligentes Routing

• Plattform für die Orchestrierung von Zahlungen: Richten Sie eine zentrale Plattform ein, um mehrere Zahlungsdienstleister zu verwalten. Dies vereinfacht die Verarbeitung und leitet Transaktionen auf der Grundlage von Kosten, Erfolgsquoten und anderen Kriterien intelligent weiter.

• Intelligente Routing-Regeln: Erstellen Sie dynamische Regelsätze in der Orchestrierungsplattform. Berücksichtigen Sie Echtzeitfaktoren wie PSP-Leistung, geografischen Standort und Transaktionswert.

• Failover und Redundanz: Stellen Sie sicher, dass Ihre Orchestrierungs-Engine über automatische Failover-Funktionen verfügt, um Transaktionen umzuleiten, wenn ein Zahlungsdienstleister ausfällt, um Unterbrechungen Ihrer Zahlungen zu vermeiden.

Betrugsprävention

• Mehrschichtige Sicherheit: Verwenden Sie eine Kombination aus Betrugspräventionstools wie 3D Secure, Address Verification System (AVS), CVV-Prüfungen, Geschwindigkeitsprüfungen und Device Fingerprinting.

• Dynamische Regel-Engine: Erstellen Sie eine leistungsfähige Regel-Engine, die sich in Echtzeit an neu auftretende Betrugsmuster, Verhaltensanalysen und historische Daten anpassen kann.

• Expertenteam für Betrugsaufdeckung: Ein spezialisiertes Team für die Betrugsprävention, das verdächtigen Aktivitäten proaktiv nachgeht.

Gebührenoptimierung und -abgleich

• Verhandeln Sie Gebühren: Verhandeln Sie mit Zahlungsdienstleistern und Kartennetzwerken die Verarbeitungsgebühren auf der Grundlage Ihres Transaktionsvolumens. Bewerten und verhandeln Sie regelmäßig, wenn Ihr Unternehmen wächst.

• Verarbeitung mehrerer Währungen: Finden Sie Zahlungsdienstleister, die sich auf grenzüberschreitende Zahlungen spezialisiert haben und wettbewerbsfähige Wechselkurse anbieten.

• Automatisierter Abgleich: Automatisieren Sie den Abgleich von Zahlungsvorgängen mit Ihren internen Buchhaltungssystemen.

Datengestützte Informationen und Berichte

• Zentralisierte Dashboards: Erstellen Sie benutzerfreundliche Dashboards, die wichtige Kennzahlen wie Autorisierungsquoten, Ablehnungsgründe, Rückbuchungsquoten und Abgleichsdaten anzeigen.

• Detaillierte Informationen: Analysieren Sie Daten, um Trends nach Zahlungsmethode, Region oder Unternehmen zu erkennen. Diese Informationen nutzen Sie dann zur Feinabstimmung Ihres Zahlungsmixes und zur Unterstützung von Gebührenverhandlungen.

• Proaktive Überwachung: Richten Sie Warnungen für ungewöhnliche Aktivitäten oder Änderungen der Leistungskennzahlen ein, damit Sie schnell reagieren und Fehler beheben können.

Kundenerfahrung und Support

• Zahlungstransparenz: Stellen Sie Ihrer Kundschaft beim Bezahlvorgang Informationen über akzeptierte Zahlungsmethoden, Gebühren und Bearbeitungszeiten zur Verfügung.

• Lösung von Zahlungsproblemen: Halten Sie ein klares Verfahren für den Umgang mit Zahlungsanfechtungen, Rückerstattungen und Rückbuchungen bereit.

• Omnichannel-Support: Bieten Sie Support für zahlungsbezogene Anfragen über verschiedene Kanäle wie Telefon, E-Mail, Live-Chat und Self-Service-Portale.

Compliance und Anpassungsfähigkeit

• Regulatorische Überwachung: Bleiben Sie über Änderungen der Zahlungsvorschriften (PCI DSS, PSD2 usw.) auf dem Laufenden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme und Prozesse konform sind.

• Neue Vorschriften: Passen Sie Ihre Prozesse proaktiv an, um auftretende Vorschriften einzuhalten und Strafen oder Serviceunterbrechungen zu vermeiden.