Bedrijven die goederen en diensten verkopen aan andere Europese landen moeten deze grensoverschrijdende verkopen aangeven met een samenvattende opgave. In dit artikel leggen we uit wat een samenvattende opgave is en hoe je die maakt. Ook vertellen we wie en welke producten onder deze verplichting vallen, welke deadlines er gelden en welke boetes er kunnen worden opgelegd bij niet-naleving.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een recapitulatieve verklaring?
  
• Waarom heb je een samenvattende opgave nodig?
  
• Welke verkopen moeten op een overzicht staan?
  
• Wie moet een overzicht indienen?
  
• Hoe maak je een overzicht?
  
• Wat zijn de deadlines voor een overzicht?
  
• Wat zijn de gevolgen van verkeerde info, te laat indienen of helemaal niet indienen?
  

Wat is een recapitulatieve verklaring?

Een samenvattende opgave is een rapport dat bedrijven naar het belastingkantoor sturen om hun intracommunautaire verkopen aan te geven. Op basis van deze regelmatige opgave kunnen belastingdiensten in de landen van de Europese Unie controleren of grensoverschrijdende leveringen van producten en diensten correct zijn belast. De wettelijke basis voor een samenvattende opgave is artikel 18a van de Duitse wet op de omzetbelasting (UStG).

Wat is het doel van een overzicht?

De lijst is een belangrijk onderdeel van de controleprocedure voor de belasting over de toegevoegde waarde (btw) binnen de Europese Unie. Deze is ingevoerd om de belastinginkomsten van de lidstaten te beschermen toen de binnengrenzen binnen de Europese Unie werden opgeheven en de Europese interne markt werd ingevoerd aan het begin van 1992/1993. Sindsdien worden grensoverschrijdende verkopen van goederen behandeld als intracommunautaire leveringen en grensoverschrijdende verkopen van diensten als intracommunautaire diensten. Beide wettelijke instrumenten maken de handel binnen Europa makkelijker.

Het proces wordt makkelijker gemaakt door de btw te heffen in het land van de ontvanger, waardoor de facturerende bedrijven een hoop administratieve rompslomp bespaard blijft. Zonder deze regeling zouden ze namelijk de btw moeten betalen aan het belastingkantoor in het andere EU-land. Als onderdeel van de intracommunautaire dienst of levering kunnen ze een btw-vrije factuur sturen. Het ontvangende bedrijf betaalt de btw dan aan de lokale belastingdienst. Alle intracommunautaire verkopen moeten worden vermeld in een overzicht en ter controle worden toegezonden aan de lokale belastingdienst.

Welke verkopen moeten op een overzicht staan?

Een overzicht moet alle producten en diensten bevatten die een bedrijf verkoopt aan andere landen van de Europese Unie en waarvoor in Duitsland geen btw wordt geheven. In detail zijn dit:

• Intracommunautaire leveringen: volgens artikel 18a, lid 1 en lid 6, van de UStG, wat betekent: grensoverschrijdende leveringen van goederen en producten tussen bedrijven
  
• Intracommunautaire andere diensten: volgens artikel 3a, lid 2, van de UStG, wat betekent dat een bedrijf diensten levert in een ander land van de Europese Unie
  
• Intracommunautaire driehoeksverrichtingen: volgens artikel 25b, lid 2, van de UStG, dat wil zeggen een ketenverrichting tussen drie bedrijven die in verschillende EU-landen zijn gevestigd.
  

Wie moet een recapitulatieve lijst indienen?

Een overzicht moet worden opgesteld door:

• Bedrijven zoals bedoeld in artikel 2, lid 1, van de UStG
  
• Niet-onafhankelijke rechtspersonen zoals bedoeld in artikel 2, lid 2, punt 2, van de Duitse wet op de omzetbelasting (UStG) (dochterondernemingen)
  
• Vaste tarief boeren en bosbouwers
  

In principe geldt de rapportageverplichting voor alle bedrijven die intracommunautaire verkopen doen. Dit geldt ook voor vrije beroepen en handelaren. De regelgeving sluit echter kleine ondernemers uit, zoals bedoeld in artikel 19, lid 1, van de UStG. Omdat kleine ondernemers geen btw hoeven af te dragen aan het belastingkantoor, wordt er geen btw vermeld op facturen en wordt er ook geen btw in rekening gebracht door kleine ondernemers. Daarom hoeven ze geen overzicht in te dienen.

Hoe maak je een overzicht?

Samenvattende opgaven worden alleen elektronisch gemaakt en verstuurd. In Duitsland doe je dit via het ELSTER-portaal of het BZSt-onlineportaal. Hiervoor moet je je wel even registreren bij het betreffende portaal.

Lees meer over ELSTER.

Overzichtsverklaringen via ELSTER

Het maken van overzichtslijsten via het ELSTER-portaal is in een paar simpele stappen geregeld:

1. Vul je btw-nummer in.
   
2. Kies de rapportageperiode (het jaar en de maand of het kwartaal).
   
3. Klik op 'Volgende'.
   
4. Vul je bedrijfsgegevens in (naam, adres en telefoonnummer).
   
5. Klik op 'Volgende'.
   
6. Vul het btw-nummer in van de zakelijke die de intracommunautaire producten of diensten van je heeft ontvangen, plus de gegenereerde omzet. Als dit voor meerdere bedrijven geldt, kun je extra regels toevoegen om de relevante btw-nummers en omzetcijfers in te vullen.
   
7. Controleer of de ingevoerde gegevens compleet en correct zijn.
   
8. Stuur de samenvattende opgave op.
   

De lijst wordt dan samen met de voorlopige btw-aangifte ingediend.

Opmerking: De gegevens in beide documenten moeten overeenkomen, omdat intracommunautaire verkopen ook in de voorlopige btw-aangifte moeten worden opgenomen.

Wat zijn de deadlines voor een samenvattende opgave?

De rapportageperiode voor een samenvattende opgave is meestal elk kwartaal – dit geldt voor alle intracommunautaire leveringen en driehoeksverrichtingen. Voor intracommunautaire diensten is de rapportageperiode ook elk kwartaal, maar alleen als de waarde van deze diensten niet hoger is dan 50.000 euro binnen de periode van drie maanden. Als de omzet hoger is dan dit bedrag, moeten intracommunautaire diensten maandelijks worden gerapporteerd.

De lijst moet uiterlijk op de 25e van de maand na de rapportageperiode worden ingediend, ongeacht of de voorlopige btw-aangifte maandelijks of per kwartaal wordt ingediend. Als er tijdens een bepaalde rapportageperiode geen intracommunautaire verkopen zijn, hoeft er geen lijst bij het belastingkantoor te worden ingediend.

Voor "jaarlijkse betalers" volgens artikel 18, lid 2, van de UStG gelden andere regels: bedrijven die geen btw-aangifte doen en vooruitbetalingen aan het belastingkantoor moeten doen, kunnen de recapitulatieve opgave jaarlijks indienen. In dit geval is de deadline de 25e van de maand na de verslagperiode. Hiervoor geldt echter dat:

• De som van alle leveringen en andere diensten van het bedrijf in het voorgaande en het lopende kalenderjaar niet meer dan 200.000 euro bedraagt
  
• De som van de intracommunautaire verkopen van het bedrijf in het vorige en huidige kalenderjaar is niet meer dan 15.000 euro.
  
• De leveringen van goederen hebben geen betrekking op de levering van nieuwe motorvoertuigen aan bedrijven met buitenlandse btw-identificatienummers (artikel 1b, leden 2 en 3, van de UStG)
  

Wat zijn de gevolgen van onjuiste informatie, te late indiening of niet-indiening?

Als een samenvattende opgave onjuiste informatie bevat of als er gegevens ontbreken, kunnen bedrijven gebruikmaken van hun recht op correctie. Ze kunnen fouten corrigeren en de samenvattende opgave binnen een maand na de datum waarop de fout is ontdekt, aanpassen. In het ELSTER-portaal kunnen correcties worden ingevoerd via het formulier "Samenvattende opgave" dat voor de opgaven in de eerste stap wordt gebruikt. Bedrijven moeten voor elke rapportageperiode die moet worden gecorrigeerd een aparte correctieaangifte indienen. Hiervoor wordt op de pagina "Selectie" het veld "Gecorrigeerde aangifte" (code 03) geselecteerd. Informatie die correct is vermeld in de oorspronkelijke samenvattende aangifte hoeft niet te worden herhaald in de correctieaangifte.

Als de indiening te laat is, neemt het belastingkantoor contact op met het bedrijf met het verzoek om de samenvattende opgave zo snel mogelijk in te dienen. Als het bedrijf niet tijdig aan dit verzoek voldoet, kan het een boete voor te late betaling van maximaal 2500 euro en een administratieve boete van maximaal 5000 euro krijgen. Iedereen die de samenvattende opgave niet op tijd indient, begaat een overtreding (artikel 26a van de UStG). Dit geldt ook als de informatie op de samenvattende opgave opzettelijk onjuist of onvolledig is. De juiste indiening van de samenvattende opgave kan worden afgedwongen door middel van wetgeving (zie artikel 18a, lid 11, punt 1, van de UStG, eerste zin, in samenhang met artikel 328 e.v. van het Duitse belastingwetboek (AO)). In dat geval kunnen bedrijven worden veroordeeld tot het betalen van boetes van 25.000 euro.

De gegevens in de lijst kunnen op elk moment door de belastingautoriteiten van de lidstaten van de Europese Unie worden opgevraagd via een geautomatiseerde procedure. Als er twijfels blijven bestaan over de juistheid van de gegevens, heeft elke belastingautoriteit het recht om via een afzonderlijk verzoek om informatie aanvullende informatie op te vragen bij de bevoegde autoriteit. In Duitsland is het Bundeszentralamt für Steuern (federaal centraal belastingkantoor) hiervoor bevoegd.

Om ervoor te zorgen dat alle toepasselijke wet- en regelgeving inzake intracommunautaire verkopen wordt nageleefd, moeten bedrijven goed letten op facturering en belastingheffing. Professionele ondersteuning kan ook nuttig zijn. Met Stripe Tax kunnen bedrijven bijvoorbeeld hun belastingen op al hun transacties automatiseren en automatisch het juiste belastingbedrag in rekening brengen. Neem voor meer informatie over Stripe-diensten contact op met het Stripe-verkoopteam.