Unternehmen, die Waren und Dienstleistungen ins europäische Ausland verkaufen, müssen diese grenzüberschreitenden Umsätze melden – mit Hilfe einer Zusammenfassenden Meldung. In unserem Artikel erfahren Sie, was eine Zusammenfassende Meldung ist und wie man sie erstellt. Zudem erklären wir, für wen und welche Inhalte Meldepflicht besteht, welche Fristen gelten und welche Strafen bei Nichteinhaltung drohen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Zusammenfassende Meldung?
  
• Warum gibt es die Zusammenfassende Meldung?
  
• Welche Umsätze müssen in der Zusammenfassenden Meldung enthalten sein?
  
• Für wen gilt die Meldepflicht einer Zusammenfassenden Meldung?
  
• Wie wird eine Zusammenfassende Meldung erstellt?
  
• Welche Fristen gelten für eine Zusammenfassende Meldung?
  
• Welche Folgen haben falsche Angaben, eine verspätete Abgabe oder eine Nicht-Abgabe?
  

Was ist eine Zusammenfassende Meldung?

Die Zusammenfassende Meldung (ZM) ist ein Bericht an das Finanzamt, mit dem Unternehmen ihre innergemeinschaftlichen Umsätze melden. Anhand dieser regelmäßigen Meldung können die Finanzämter der EU-Staaten prüfen, ob grenzüberschreitende Produktlieferungen und Dienstleistungen korrekt versteuert wurden. Die gesetzliche Grundlage der ZM ist §18a UStG.

Warum gibt es die Zusammenfassende Meldung?

Die ZM ist ein wichtiger Bestandteil des Umsatzsteuer-Kontrollverfahrens innerhalb der Europäischen Union. Dieses wurde eingeführt, um das Steueraufkommen der Mitgliedstaaten zu sichern, nachdem zum Jahreswechsel 1992/1993 die Binnengrenzen der EU aufgehoben und der europäische Binnenmarkt eingeführt wurde. Seither werden grenzüberschreitende Warenverkäufe als innergemeinschaftliche Lieferungen und grenzüberschreitende Dienstleistungen als innergemeinschaftliche Leistungen behandelt. Die beiden Rechtsinstrumente vereinfachen den innereuropäischen Handel.

Die Vereinfachung besteht darin, dass die Umsatzbesteuerung im Land der Empfänger/innen vorgenommen wird – was eine enorme bürokratische Entlastung für die rechnungsstellenden Unternehmen bedeutet. Denn diese müssten ohne die Regelung die Umsatzsteuer jeweils im Drittstaat an das Finanzamt abführen. Im Zuge der innergemeinschaftlichen Leistung beziehungsweise Lieferung können sie jedoch eine umsatzsteuerfreie Rechnung stellen. Die Umsatzsteuer wird dann vom empfangenden Unternehmen an das dortige Finanzamt abgeführt. Sämtliche innergemeinschaftlichen Umsätze müssen in einer ZM aufgelistet und dem zuständigen Finanzamt zur Prüfung übermittelt werden.

Welche Umsätze müssen in der Zusammenfassenden Meldung enthalten sein?

In der ZM müssen alle Produkte und Dienstleistungen aufgelistet werden, die ein Unternehmen im EU-Ausland verkauft und für die keine Umsatzsteuer in Deutschland erhoben wird. Dies sind im einzelnen:

• Innergemeinschaftliche Lieferungen (gemäß § 18a Abs. 1 & 6 UStG), das heißt, grenzüberschreitende Lieferungen von Waren und Produkten zwischen Unternehmen.
  
• Innergemeinschaftliche sonstige Leistungen (gemäß § 3a Abs. 2 UStG), das heißt, Dienstleistungen, die ein Unternehmen in einem anderen EU-Land erbringt.
  
• Innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte (gemäß (§ 25b Abs. 2 UStG), das heißt, ein Reihengeschäft zwischen drei, in verschiedenen EU-Staaten ansässigen Unternehmen.
  

Für wen gilt die Meldepflicht einer Zusammenfassenden Meldung?

Eine ZM muss erstellt werden von:

• Unternehmen im Sinne des § 2 Abs. 1 UStG
  
• nichtselbsständigen juristischen Personen im Sinne des § 2 Abs. 2 Nr. 2 UStG (Organgesellschaft)
  
• pauschalierenden Land- und Forstwirten
  

Grundsätzlich gilt die Meldepflicht für alle Unternehmen mit innergemeinschaftlichen Umsätzen. Dies schließt auch Freiberufler/innen und Gewerbetreibende ein. Von der Regelung ausgenommen sind Kleinunternehmen im Sinne des § 19 Abs. 1 UStG. Da diese keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen müssen, wird diese auch nicht auf Rechnungen ausgewiesen beziehungsweise von den Kleinunternehmen erhoben. Damit entfällt für sie auch die Pflicht einer Zusammenfassenden Meldung.

Wie wird eine Zusammenfassende Meldung erstellt?

Zusammenfassende Meldungen werden ausschließlich elektronisch erstellt und übermittelt – in Deutschland über das Portal ELSTER oder das BZSt online.portal. Voraussetzung ist eine Registrierung bei dem jeweiligen Portal.

Erfahren Sie mehr zu ELSTER.

Die Zusammenfassende Meldung über ELSTER

Die Erstellung einer Zusammenfassenden Meldung über das ELSTER-Portal ist in wenigen Schritten möglich:

1. Geben Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein.
   
2. Wählen Sie den Meldezeitraum aus (das Jahr sowie den Monat oder das Quartal).
   
3. Klicken Sie auf den Button „Weiter”.
   
4. Geben Sie die Daten ihres Unternehmens ein (Name, Anschrift und Telefonnummer).
   
5. Klicken Sie auf den Button „Weiter”.
   
6. Geben Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmens an, das innergemeinschaftliche Produkte oder Dienstleistungen von Ihnen erhalten hat, sowie die erwirtschafteten Umsätze. Trifft dies auf mehrere Unternehmen zu, können Sie weitere Zeilen hinzufügen und auch dort die USt-IdNr. sowie die Umsätze eingeben.
   
7. Prüfen Sie die eingegebenen Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
   
8. Versenden Sie die Zusammenfassende Meldung.
   

Die ZM wird gemeinsam mit der Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben.

Wichtig: Die Angaben beider Meldungen müssen übereinstimmen. Denn auch in der Umsatzsteuervoranmeldung müssen innergemeinschaftliche Umsätze angegeben werden.

Welche Fristen gelten für eine Zusammenfassende Meldung?

Der Meldezeitraum einer ZM ist grundsätzlich das Quartal – dies gilt für sämtliche innergemeinschaftliche Lieferungen sowie Dreieckgeschäfte. Für innergemeinschaftliche Leistungen wird ebenfalls pro Quartal gemeldet, allerdings nur, wenn diese innerhalb der drei Monate 50.000 Euro nicht übersteigen. Liegen die Umsätze darüber, müssen die innergemeinschaftlichen Leistungen monatlich gemeldet werden.

Die Zusammenfassende Meldung müss spätestens bis zum 25. des auf den Meldezeitraum folgenden Monats abgegeben werden – unabhänig davon, ob die Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich oder quartalsweise erfolgt. Wenn während eines Meldezeitraums keine innergemeinschaftlichen Umsätze anfallen, muss keine ZM beim Finanzamt eingereicht werden.

Für sogenannte „Jahreszahler” nach § 18 Abs. 2 UStG gelten andere Bestimmungen: Unternehmen, die keine Umsatzsteueranmeldung abgeben und Vorauszahlungen an das Finanzamt leisten müssen, können die Zusammenfassende Meldung jährlich abgeben. Auch hier ist Stichtag der 25. des auf den Meldezeitraum folgenden Monats. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass

• die Summe sämtlicher Lieferungen und sonstiger Leistungen des Unternehmens im vorangegangenen sowie im aktuellen Kalenderjahr 200.000 Euro nicht übersteigt,
  
• die Summe der innergemeinschaftlichen Umsätze des Unternehmens im vorangegangenen sowie im aktuellen Kalenderjahr 15.000 Euro nicht übersteigt und
  
• es sich bei den Warenlieferungen nicht um Lieferungen neuer Fahrzeuge an Unternehmen mit ausländischer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer handelt (§ 1b Abs. 2 und 3 UStG).
  

Welche Folgen haben falsche Angaben, eine verspätete Abgabe oder eine Nicht-Abgabe?

Wenn in einer Zusammenfassenden Meldung falsche Angaben gemacht oder Angaben vergessen wurden, können Unternehmen von ihrer Berichtigungspflicht Gebrauch machen. Sie haben die Möglichkeit, Fehler zu beheben und die ZM innerhalb eines Monats anzupassen. Die monatliche Frist beginnt an dem Tag, an dem der Fehler erkannt wurde. Im ELSTER-Portal können Berichtigungen über das Formular „Zusammenfassende Meldung” vorgenommen werden, über welches die Meldungen auch im ersten Schritt gemacht wurden. Für jeden zu berichtigenden Meldezeitraum müssen Unternehmen eine gesonderte Berichtigungsmeldung abgeben. Hierfür wird auf der Seite „Auswahl” das Feld „berichtigte Anmeldung” (Kennzahl 03) markiert. Angaben, die in der ursprünglichen ZM korrekt gemeldet wurden, müssen in der Berichtigungsmeldung nicht wiederholt werden.

Erfolgt die Abgabe zu spät, meldet sich zunächst das Finanzamt mit der Aufforderung, die Zusammenfassende Meldung schnellstmöglich nachzureichen. Kommen Unternehmen dieser Aufforderung nicht zeitnah nach, droht ein Verspätungszuschlag von bis zu 2.500 Euro sowie ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro. Wer die ZM nicht rechtzeitig abgibt, begeht eine Ordnungswidrigkeit (§ 26 a UStG). Gleiches gilt, wenn die Angaben der ZM vorsätzlich falsch oder unvollständig sind. Die korrekte Abgabe der Zusammenfassenden Meldung kann vom Gesetzgeber erzwungen werden (siehe § 18 a Abs. 11 S. 1 UStG Satz 1 i.V.m. §§ 328 ff. Abgabenordnung). In diesem Zuge können die Unternehmen zu Zwangsgeldern in Höhe von 25.000 Euro verpflichtet werden.

Die Daten der Zusammenfassenden Meldung können zu jeder Zeit über ein Automationsverfahren von den Finanzbehörden der EU-Mitgliedstaaten abgefragt werden. Können bestehende Zweifel auf Grundlage der Daten nicht ausgeräumt werden, hat jede Finanzbehörde das Recht, bei der jeweils zuständigen Behörde über ein Einzelauskunftsersuchen weitere Auskünfte einzuholen. In Deutschland ist dafür das Bundeszentralamt für Steuern zuständig.

Um bei innergemeinschaftlichen Umsätzen alle geltenden Gesetze und Vorschriften einzuhalten, sollten Unternehmen bei der Rechnungsstellung und Besteuerung genau hinschauen. Optional kann professionelle Unterstützung hilfreich sein. Mit Stripe Tax können Unternehmen beispielsweise ihre Steuern auf all ihre Transaktionen automatisieren und der richtige Steuerbetrag wird automatisch erhoben. Stripe berät Sie gerne – melden Sie sich einfach bei unserem Sales-Team.