Met de aftrek van voorbelasting kunnen bedrijven de belasting over de toegevoegde waarde (btw) die ze hebben betaald over gekochte goederen en diensten, inhouden op hun btw-plicht. Niet iedereen heeft echter automatisch recht op deze aftrek. In dit artikel lees je wat “in aanmerking komen voor aftrek van voorbelasting” betekent en wie er recht heeft op inhouding. Ook leggen we uit onder welke voorwaarden bedrijven btw kunnen terugvorderen en voor welke soorten goederen en diensten dit mogelijk is. Daarnaast geven we een overzicht van de belangrijke vereisten waaraan een inkomende factuur moet voldoen om in aanmerking te komen voor aftrek van voorbelasting en geven we je een concreet voorbeeld van een dergelijk recht.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat betekent in aanmerking komen voor aftrek van voorbelasting?
  
• Wie heeft recht op aftrek van voorbelasting?
  
• Wanneer heeft een bedrijf recht op aftrek van voorbelasting?
  
• Welke diensten komen in aanmerking voor aftrek van voorbelasting?
  
• Aan welke eisen moet een factuur voldoen om in aanmerking te komen voor aftrek van voorbelasting?
  
• Voorbeeld van een recht op aftrek van voorbelasting
  

Wat betekent in aanmerking komen voor aftrek van voorbelasting?

'In aanmerking komen voor aftrek van voorbelasting' betekent dat bedrijven de btw die ze hebben betaald over goederen of diensten kunnen terugvorderen van de belastingdienst. De belastingdienst noemt dit betaalde bedrag 'voorbelasting'. Onder bepaalde voorwaarden kunnen bedrijven deze belasting verrekenen met hun btw-plicht. Dit betekent dat ze alleen het verschil tussen de geïnde btw en de betaalde btw aan het belastingkantoor hoeven te betalen. §§ 15 en 15a van de Duitse btw-wet (UStG) regelen de aftrek van voorbelasting.

Wie heeft recht op aftrek van voorbelasting?

Volgens § 2 UStG kunnen alleen ondernemers voorbelasting aftrekken. Hieronder vallen alle personen en organisaties die zelfstandig een commerciële of professionele activiteit met winstoogmerk uitvoeren. Bedrijven kunnen zowel natuurlijke als rechtspersonen zijn.

Natuurlijke personen zijn personen die commerciële activiteiten uitoefenen. Hieronder vallen onder andere eenmanszaken die freelance of commercieel werken, zelfstandige consultants en kleine ambachtelijke ondernemingen. Rechtspersonen zijn juridische entiteiten zoals vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (GmbH), naamloze vennootschappen, verenigingen of coöperaties. Deze worden ook als bedrijven beschouwd als ze economisch actief zijn.

Particulieren hebben daarentegen geen recht op aftrek van voorbelasting omdat ze geen commerciële activiteiten ontplooien en geen belastbare omzet genereren. Onder bepaalde voorwaarden kunnen bedrijven echter ook worden uitgesloten van deze correcties. Dit geldt onder andere voor bedrijven die geen heffing instellen op goederen en diensten.

Dit is van invloed op degenen die gebruikmaken van de kleineondernemersregeling volgens § 19 van de UStG. De voorwaarde voor de status van kleine ondernemer is een jaaromzet van minder dan € 22.000 in het voorgaande jaar en minder dan € 50.000 in het lopende jaar. Iedereen onder deze grenswaarden kan gebruikmaken van de kleineondernemersregeling en is vrijgesteld van btw. Omdat deze ondernemingen geen btw in rekening brengen op goederen en diensten, is er geen recht op aftrek van voorbelasting. Toch is de status van kleine ondernemer niet verplicht: bedrijven die onder de wettelijke omzetgrenzen vallen, hebben de keuze om al dan niet als kleine onderneming te opereren. Wie geen gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling is automatisch btw-plichtig en heeft recht op aftrek van voorbelasting.

Wanneer heeft een bedrijf recht op aftrek van voorbelasting?

De aftrek van voorbelasting is alleen mogelijk als de ondernemers belastbare handelingen verrichten. Bedrijven die uitsluitend btw-vrije diensten verlenen, hebben over het algemeen geen recht op aftrek van voorbelasting.

Bovendien mag het bedrijf de goederen en diensten alleen gebruiken voor belastbare handelingen. Aftrek van voorbelasting is mogelijk voor belastingvrije transacties in een paar uitzonderlijke gevallen, zoals intracommunautaire leveringen.

Een voorwaarde voor aftrek van voorbelasting is dat bedrijven goederen en diensten kopen van andere belastingplichtige bedrijven. Je kunt bijvoorbeeld geen diensten van particulieren inhouden.

Ook aankopen voor privédoeleinden die geen duidelijk verband hebben met zakelijke activiteiten zijn uitgesloten van deze aftrek.

Ook is het een vereiste dat de ondernemers de juiste facturen ontvangen. Deze moeten alle wettelijk vereiste informatie volgens § 14 UStG omvatten. Ondernemers die voorbelasting willen aftrekken, kunnen gekochte goederen en diensten zonder de juiste factuur niet in hun berekening opnemen.

Welke diensten komen in aanmerking voor aftrek van voorbelasting?

In principe komen alle goederen en diensten die bedrijven aanschaffen in het kader van een aan btw onderworpen bedrijfsactiviteit in aanmerking voor aftrek van voorbelasting, op voorwaarde dat deze aankopen aan de bovengenoemde voorwaarden voldoen. Hieronder vind je een selectie van goederen en diensten die in aanmerking komen.

Goederen en diensten voor zakelijke doeleinden

• Bedrijfs- en productiemiddelen: Enkele voorbeelden zijn machines, gereedschap of grondstoffen.
  
• Kantoor- en bedrijfsapparatuur: Hieronder vallen computers, technische apparatuur, software, meubilair en kantoorbenodigdheden.
  
• Voertuigen: Je kunt auto's en vervoermiddelen van de zaak ook als voorbelasting opvoeren als je ze zakelijk gebruikt. Bovendien kun je deze naar rato aftrekken als je ze zowel zakelijk als privé gebruikt. Je kunt voertuigen voor persoonlijk gebruik niet aftrekken van de voorbelasting.
  
• Huur en lease: Als je verhuurders btw in rekening brengen over je huur, kun je de voorbelasting aftrekken voor zakelijke huur of geleasede bedrijfspanden.
  
• Reclame en marketing: Hieronder vallen bijvoorbeeld kosten voor reclamecampagnes, online marketingdiensten, reclame op sociale media of drukwerk.
  

Immateriële vaste activa

• Softwarelicenties: De aankoop van softwarelicenties voor zakelijke doeleinden komt in aanmerking voor aftrek van voorbelasting.
  
• Octrooien en licenties: Je kunt het gebruik van patenten, handelsmerken of andere industriële eigendomsrechten ook als voorbelasting aanmerken.
  

Diensten van derden

• Adviesdiensten: Bijvoorbeeld van bedrijfs-, IT- of belastingadviseurs, maar ook van advocaten.
  
• Reparaties en onderhoud: Bijvoorbeeld diensten voor onderhoud of reparatie van machines, voertuigen of bedrijfsapparatuur.
  
• Transport en logistiek: Bijvoorbeeld diensten voor het vervoer van goederen en het gebruik van bezorg- of logistieke diensten.
  
• Permanente educatie en opleiding: Bijvoorbeeld bedrijfsgerelateerde seminars, workshops of trainingen voor medewerkers.
  
• Personeelsbemiddeling en werving: Dienstverleners en headhunters leveren bijvoorbeeld diensten.
  

Investeringen in gebouwen en faciliteiten

• Bouw- en renovatiewerkzaamheden: Je kunt voorbelasting aftrekken voor alle bouwdiensten die dienen voor commercieel gebruik. Hieronder vallen bijvoorbeeld bouw- of renovatiewerkzaamheden aan bedrijfsgebouwen of productiefaciliteiten.
  
• Aankoop en installatie van apparatuur: Dergelijke aftrekposten zijn bijvoorbeeld investeringen in technische apparatuur, productiefaciliteiten of andere operationele faciliteiten.
  

Reiskosten en entertainment

• Zakenreizen: Als de reizen om zakelijke redenen zijn, kun je de kosten voor hotelovernachtingen, vluchten, treinkaartjes of huurauto's als voorbelasting opvoeren.
  
• Entertainmentkosten: Kosten voor zakelijke maaltijden of entertainment zijn over het algemeen tot 70% aftrekbaar (§ 4, lid 5, nr. 2 van de Duitse wet op de inkomstenbelasting [EStG]). Ze komen echter niet in aanmerking voor volledige aftrek omdat ze vaak voor zakelijk en persoonlijk gebruik zijn.
  

Geschenken

• Geschenken voor derden: Volgens § 4, § 5, nr. 1 EStG hebben uitgaven voor geschenken aan mensen die geen medewerkers van het bedrijf zijn slechts recht op aftrek van voorbelasting tot € 50 per jaar per persoon. Dit kunnen in het bijzonder geschenken voor zakenpartners of klanten zijn.
  

Aan welke eisen moet een factuur voldoen om in aanmerking te komen voor aftrek van voorbelasting?

Juiste inkomende facturen zijn een voorwaarde voor de aftrek van voorbelasting. Je moet deze in originele, leesbare en intacte vorm bij het bedrijf indienen en ze moeten de volgende verplichte informatie bevatten volgens § 14 UStG:

• Volledige naam en adres van het bedrijf dat het product of de dienst levert
  
• Volledige naam en adres van de ontvanger van het product of de dienst
  
• Datum van de factuur
  
• Datum van levering van het product of de dienst
  
• Belastingnummer dat door de belastingdienst aan het uitvoerende bedrijf is afgegeven of het btw-identificatienummer dat door de federale centrale belastingdienst is afgegeven
  
• Een opeenvolgend uniek factuurnummer
  
• Het aantal en type geleverde producten of de omvang en aard van de geleverde dienst
  
• Bruto- en nettobedrag
  
• Toepasselijk belastingtarief en het overeenkomstige belastingbedrag of, in het geval van een belastingvrijstelling, een verwijzing naar de vrijstelling
  

Facturen met een kleine waarde vormen hierop een uitzondering. Voor deze facturen, tot een totaal brutobedrag van € 250, is volgens § 33 van de Duitse btw-uitvoeringsverordening minder informatie nodig voor aftrek van voorbelasting:

• Volledige naam en adres van het bedrijf dat het product of de dienst levert
  
• Datum van de factuur
  
• Het aantal en type geleverde producten of de omvang en aard van de geleverde dienst
  
• Bruto- en nettobedrag
  
• Toepasselijk belastingtarief en het overeenkomstige belastingbedrag of, in het geval van een belastingvrijstelling, een verwijzing naar de vrijstelling
  

Veel voorkomende facturen met een kleine waarde zijn kassabonnen, ontvangstbewijzen en kas- en aankoopbewijzen. Ontvangstbewijzen voor entertainment tellen ook mee als facturen met een kleine waarde. Om ervoor te zorgen dat de belastingdienst deze accepteert voor aftrek van voorbelasting, moet je ze volledig invullen met de volgende informatie:

• Volledige naam en adres van het cateringbedrijf
  
• Datum van de zakenlunch
  
• Korte beschrijving van het evenement
  
• Alle namen van de deelnemers aan het evenement
  
• Eten en drinken, afzonderlijk vermeld met prijzen
  
• Beloning, inclusief belastingtarief en belastingbedrag
  
• Vrijwillige fooi
  
• Plaats en datum
  
• Handtekening
  

Lees voor meer informatie over dit onderwerp onze artikelen over facturatie.

Voorbeeld van een recht op aftrek van voorbelasting

Hieronder volgt een concreet voorbeeld van een recht op aftrek van voorbelasting.

Een klein bedrijf gespecialiseerd in meubelproductie wil zijn productiecapaciteit vergroten. Daartoe is het van plan nieuwe machines aan te kopen. Het schakelt een werktuigbouwkundige in die een speciale productiefreesmachine aanbiedt.

Stap 1: Bestelling en factuur

Het bedrijf bestelt de freesmachine voor € 10.000 netto. De monteur levert de machine af en mailt de factuur naar het bedrijf. Daar zit 19% btw bij, oftewel € 1.900. Het totaal komt dus uit op € 11.900. De factuur bevat alle verplichte informatie.

Stap 2: Gebruik van de machine

Het bedrijf installeert de freesmachine in zijn productiehal en gebruikt deze nieuwe machine uitsluitend voor het maken van meubelen voor de verkoop. Aangezien het bedrijf de machine alleen gebruikt om aan btw onderworpen diensten uit te voeren, voldoet dit aan de voorwaarden voor aftrek van voorbelasting.

Stap 3: Aftrek van voorbelasting

Het bedrijf kan de betaalde btw terugvorderen als voorbelasting. Dit betekent dat het € 1.900 van het geïnde bedrag kan aftrekken wanneer het zijn meubels verkoopt. Ter illustratie: als het bedrijf in dezelfde maand meubels ter waarde van € 20.000 verkoopt tegen 19% btw, kan het de voorbelasting van € 1.900 aftrekken van het geïnde totaal van € 3.800. De betalingsverplichting voor de overeenkomstige maand bedraagt € 1.900.

Stripe Tax helpt bedrijven bij het berekenen van hun btw-plicht door automatisch het juiste bedrag voor alle verkopen te bepalen. Bovendien kun je altijd in één oogopslag zien hoe hoog de btw is op alle aan- en verkopen. Met Stripe Tax kun je dus ook bepalen welke voorbelastingbedragen je kunt claimen en hoe hoog je verwachte btw-last is.

Stap 4: Voorlopige btw-aangiften:

In de maandelijkse voorlopige btw-aangifte geeft het bedrijf zijn verkopen, geïnde bedragen, aankopen en aftrekbare voorbelasting op. Dit vermindert de btw-plicht, die aan de belastingdienst moet worden betaald.