Der Vorsteuerabzug ermöglicht es Unternehmen, die Umsatzsteuer, die sie auf gekaufte Waren und Dienstleistungen gezahlt haben, von ihrer eigenen Umsatzsteuerschuld abzuziehen. Doch nicht alle Unternehmen sind automatisch zum Vorsteuerabzug berechtigt. In diesem Artikel erfahren Sie, was „vorsteuerabzugsberechtigt“ bedeutet und wer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Wir erklären außerdem die Voraussetzungen, unter denen Unternehmen Vorsteuer geltend machen können, sowie die Arten von Waren und Dienstleistungen, bei denen dies möglich ist. Darüber hinaus nennen wir die wesentlichen Anforderungen, die eine Eingangsrechnung für einen Vorsteuerabzug erfüllen muss, und geben Ihnen ein konkretes Beispiel für eine Vorsteuerabzugsberechtigung.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was bedeutet „vorsteuerabzugsberechtigt“?
  
• Wer ist zum Vorsteuerabzug berechtigt?
  
• Wann ist ein Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt?
  
• Welche Leistungen sind vorsteuerabzugsberechtigt?
  
• Welche Anforderungen muss eine Rechnung erfüllen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt?
  
• Beispiel für eine Vorsteuerabzugsberechtigung
  

Was bedeutet „vorsteuerabzugsberechtigt“?

„Vorsteuerabzugsberechtigt“ bedeutet, dass Unternehmen berechtigt sind, die von ihnen gezahlte Umsatzsteuer für gekaufte Waren oder Dienstleistungen vom Finanzamt zurückzufordern. Diese gezahlte Umsatzsteuer nennt man „Vorsteuer“. Unternehmen können unter bestimmten Voraussetzungen einen Vorsteuerabzug vornehmen, dies bedeutet, dass sie die Vorsteuer von der eigenen Umsatzsteuerschuld abziehen dürfen. Damit müssen sie nur die Differenz zwischen eingenommener und gezahlter Umsatzsteuer, die sogenannte Umsatzsteuerzahllast, an das Finanzamt abführen. Der Vorsteuerabzug ist in § 15 und § 15a UStG geregelt.

Wer ist zum Vorsteuerabzug berechtigt?

Grundsätzlich sind nur Unternehmer/innen nach § 2 UStG zum Vorsteuerabzug berechtigt. Dies beinhaltet alle Personen und Organisationen, die selbstständig eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit mit Gewinnabsicht ausüben. Unternehmen können sowohl natürliche als auch juristische Personen sein.

Natürliche Personen sind Einzelpersonen, die eine unternehmerische Tätigkeit ausüben. Hierunter fallen unter anderem Einzelunternehmer/innen, die freiberuflich oder gewerblich tätig sind. Dies sind beispielsweise selbstständige Berater/innen oder kleine Handwerksbetriebe. Juristische Personen sind rechtliche Gebilde wie GmbHs, Aktiengesellschaften, Vereine oder Genossenschaften. Diese gelten ebenfalls als Unternehmen, wenn sie wirtschaftlich tätig sind.

Im Umkehrschluss sind Privatpersonen nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, da sie nicht unternehmerisch tätig sind und keine steuerpflichtigen Umsätze generieren. Doch auch Unternehmen können vom Vorsteuerabzug unter bestimmten Voraussetzungen ausgeschlossen sein. Dies gilt unter anderem für Unternehmen, die selbst keine Umsatzsteuer auf verkaufte Waren und Dienstleistungen ausweisen.

Hiervon betroffen sind Unternehmer/innen, die die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nehmen. Voraussetzung für den Kleinunternehmer-Status ist ein Jahresumsatz im Vorjahr unter 22.000 € sowie im laufenden Jahr unter 50.000 €. Wer unter diese Grenzen fällt, kann die Kleinunternehmerregelung nutzen und sich von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Da in der Folge auf verkaufte Waren und Dienstleistungen keine Umsatzsteuer erhoben wird, besteht auch keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug. Der Kleinunternehmer-Status ist jedoch nicht verpflichtend: Unternehmen, die unterhalb der gesetzlichen Umsatzgrenzen liegen, haben die Wahl, ob sie als Kleinunternehmen firmieren möchten oder nicht. Wer die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch nimmt, ist automatisch umsatzsteuerpflichtig und vorsteuerabzugsberechtigt.

Wann ist ein Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt?

Der Vorsteuerabzug ist nur möglich, wenn die Unternehmer/innen selbst steuerpflichtige Umsätze ausführen. Unternehmen, die ausschließlich umsatzsteuerfreie Leistungen erbringen, sind in der Regel nicht vorsteuerabzugsberechtigt.

Die gekauften Waren und Dienstleistungen dürfen darüber hinaus vom Unternehmen ausschließlich für steuerpflichtige Umsätze verwendet werden. Es gibt nur wenige Ausnahmefälle, in denen bei steuerfreien Umsätzen ein Vorsteuerabzug möglich ist, beispielsweise bei innergemeinschaftlichen Lieferungen.

Voraussetzung für einen Vorsteuerabzug ist zudem, dass Unternehmen Waren und Dienstleistungen von anderen steuerpflichtigen Unternehmen kaufen. Leistungen, die beispielsweise von Privatpersonen erbracht werden, können nicht als Vorsteuer abgezogen werden.

Ebenfalls ausgenommen vom Vorsteuerabzug sind Einkäufe für private Zwecke, die keinen klaren Bezug zu den unternehmerischen Tätigkeiten haben.

Der Vorsteuerabzug setzt des Weiteren voraus, dass die Unternehmer/innen ordnungsgemäße Rechnungen erhalten. Diese müssen alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben gemäß § 14 UStG enthalten. Gekaufte Waren und Dienstleistungen, die nicht mit einer ordnungsgemäßen Rechnung belegt werden können, dürfen nicht in die Vorsteuerberechnung aufgenommen werden.

Welche Leistungen sind vorsteuerabzugsberechtigt?

Vorsteuerabzugsberechtigt sind grundsätzlich alle Waren und Dienstleistungen, die im Rahmen einer umsatzsteuerpflichtigen betrieblichen Tätigkeit von Unternehmen gekauft werden – unter Voraussetzung der oben genannten Bedingungen. Hier finden Sie eine Auswahl von Waren und Dienstleistungen, die zum Vorsteuerabzug berechtigen.

Waren und Dienstleistungen für unternehmerische Zwecke

• Betriebs- und Produktionsmittel: zum Beispiel Maschinen, Werkzeuge oder Rohstoffe
  
• Büro- und Geschäftsausstattung: zum Beispiel Computer, technische Geräte, Software, Möbel oder Büromaterial
  
• Fahrzeuge: Firmenwagen und Transportmittel können ebenfalls als Vorsteuer geltend gemacht werden, wenn sie für betriebliche Zwecke genutzt werden. Wenn sie sowohl betrieblich als auch privat zum Einsatz kommen, kann die Vorsteuer anteilig abgezogen werden. Eine ausschließlich private Nutzung ist vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen.
  
• Miete und Pacht: Die Vorsteuer für betriebliche Mieten oder Pachten von Geschäftsräumen kann abgezogen werden, sofern die Vermieter/innen Umsatzsteuer auf die Miete erheben.
  
• Werbung und Marketing: zum Beispiel Kosten für Werbekampagnen, Online-Marketing-Dienstleistungen, Werbung in sozialen Medien oder Druckmaterialien
  

Immaterielle Güter

• Softwarelizenzen: Der Erwerb von Softwarelizenzen für Unternehmenszwecke ist vorsteuerabzugsberechtigt.
  
• Patente und Lizenzen: Die Nutzung von Patenten, Markenrechten oder anderen gewerblichen Schutzrechten kann ebenfalls als Vorsteuer geltend gemacht werden.
  

Dienstleistungen von Dritten

• Beratungsleistungen: zum Beispiel von Unternehmens-, IT- oder Steuerberaterinnen und Steuerberatern sowie von Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten
  
• Reparaturen und Wartung: zum Beispiel Dienstleistungen, die zur Wartung oder Reparatur von Maschinen, Fahrzeugen oder Betriebsanlagen in Anspruch genommen werden
  
• Transport und Logistik: zum Beispiel Dienstleistungen für den Transport von Waren sowie die Nutzung von Lieferdiensten oder Logistik-Dienstleistungen
  
• Fortbildung und Schulung: zum Beispiel unternehmensbezogene Seminare, Workshops oder Weiterbildungskurse für Mitarbeitende
  
• Personalvermittlung und -rekrutierung: zum Beispiel Dienstleistungen von Personaldienstleisterinnen und -dienstleistern sowie Headhunterinnen und Headhuntern
  

Investitionen in Gebäude und Anlagen

• Baumaßnahmen und Renovierungen: Die Vorsteuer kann für alle Bauleistungen abgezogen werden, die der unternehmerischen Nutzung dienen. Dies beinhaltet beispielsweise Bau- oder Renovierungsarbeiten an Betriebsgebäuden oder Produktionsanlagen.
  
• Anschaffung und Installation von Anlagen: zum Beispiel Investitionen in technische Anlagen, Produktionsanlagen oder andere Betriebseinrichtungen
  

Reisekosten und Bewirtung

• Geschäftsreisen: Wenn Reisen betrieblich veranlasst sind, können unter anderem Kosten für Hotelübernachtungen, Flug- und Bahntickets oder Mietwagen als Vorsteuer geltend gemacht werden.
  
• Bewirtungskosten: Aufwendungen für Geschäftsessen oder Bewirtungen sind im Regelfall bis zu 70 % abzugsfähig (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Sie werden nicht voll angerechnet, da sie häufig nicht nur einen betrieblichen, sondern auch einen privaten Charakter haben.
  

Geschenke

• Geschenke für Dritte: Laut § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG berechtigen Aufwendungen für Geschenke an Personen, die keine Arbeitnehmer/innen des Unternehmens sind, nur bis zu 50 € pro Jahr und Person zum Vorsteuerabzug. Dies können beispielsweise Geschenke für Geschäftspartner/innen oder Kundinnen und Kunden sein.
  

Welche Anforderungen muss eine Rechnung erfüllen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt?

Voraussetzung für den Vorsteuerabzug sind ordnungsgemäße Eingangsrechnungen. Diese müssen dem Unternehmen im Original vorliegen, lesbar und unversehrt sein, und die folgenden Pflichtangaben nach § 14 UStG beinhalten:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  
• vollständiger Name und vollständige Anschrift der Leistungsempfängerin beziehungsweise des Leistungsempfängers
  
• Datum der Rechnungsausstellung
  
• Datum der Lieferung oder sonstigen Leistung
  
• die dem leistenden Unternehmen vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  
• eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
  
• die Menge und Art der gelieferten Produkte oder den Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistung
  
• Nettobetrag und Bruttobetrag
  
• der anzuwendende Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung
  

Eine Ausnahme stellen Kleinstbetragsrechnungen dar. Bei diesen Rechnungen, die bis zu einem Gesamtbetrag von 250 € brutto ausgestellt werden, sind nach UStDV § 33 weniger Angaben für den Vorsteuerabzug verpflichtend:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  
• Datum der Rechnungsausstellung
  
• die Menge und Art der gelieferten Produkte oder den Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistung
  
• Nettobetrag und Bruttobetrag
  
• der anzuwendende Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung
  

Typische Kleinstbetragsrechnungen sind Kassenbons, Quittungen sowie Bar- und Kaufbelege. Bewirtungsbelege zählen ebenfalls zu den Kleinstbetragsrechnungen. Damit diese zum Vorsteuerabzug anerkannt werden, müssen sie vollständig mit den folgenden Angaben ausgefüllt werden:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des Gastronomiebetriebs
  
• Datum des Geschäftsessens
  
• Kurzbeschreibung des Anlasses
  
• sämtliche Namen der bewirteten Personen
  
• verzehrte Speisen und Getränke, die einzeln mit Preisen aufgeführt sind
  
• Entgelt inklusive Steuersatz und Steuerbetrag
  freiwilliges Trinkgeld
  
• Ort und Datum
  
• Unterschrift
  

Weitere Informationen zum Thema finden Sie in unseren Beiträgen zur Rechnungsstellung.

Beispiel für eine Vorsteuerabzugsberechtigung

Nachfolgend finden Sie ein konkretes Beispiel für eine Vorsteuerabzugsberechtigung aus der Praxis.

Ein kleines, auf die Herstellung von Möbeln spezialisiertes Unternehmen möchte seine Produktionskapazitäten erhöhen. Hierfür sollen neue Maschinen angeschafft werden. Das Unternehmen wendet sich an einen Maschinenbauer, der eine spezielle Fräsmaschine anbietet, die für die Fertigung benötigt wird.

Schritt 1: Bestellung und Rechnung

Das Unternehmen bestellt die Fräsmaschine für 10.000 € netto. Die Maschine wird geliefert und die Rechnung an das Unternehmen per E-Mail versandt. Auf der Rechnung sind zusätzlich 19 % Umsatzsteuer, also 1.900 €, ausgewiesen. Der Gesamtbetrag beläuft sich folglich auf 11.900 €. Die Rechnung enthält alle erforderlichen Pflichtangaben.

Schritt 2: Verwendung der Maschine

Die Fräsmaschine wird direkt in der Produktionshalle des Unternehmens installiert. Sie wird ausschließlich für die Herstellung von Möbeln verwendet, die das Unternehmen verkauft. Da die Maschine für die Ausführung umsatzsteuerpflichtiger Leistungen genutzt wird, erfüllt das Unternehmen die Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.

Schritt 3: Vorsteuerabzug

Das Unternehmen kann die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen. Dies bedeutet, dass es die 1.900 € von der eigenen Umsatzsteuerschuld abziehen kann, die es beim Verkauf seiner Möbel erhebt. Wenn das Unternehmen beispielsweise im gleichen Monat Möbel im Wert von 20.000 € mit 19 % Umsatzsteuer verkauft, kann es die Vorsteuer in Höhe von 1.900 Euro von der vereinnahmten Umsatzsteuer von 3.800 € abziehen. Die Umsatzsteuerzahllast beträgt für den entsprechenden Monat 1.900 €.

Stripe Tax kann Unternehmen bei der Berechnung ihrer Umsatzsteuerzahllast unterstützen. Tax ermittelt für alle Umsätze automatisch den korrekten Steuerbetrag. Zudem ist jederzeit auf einen Blick ersichtlich, wie hoch die Umsatzsteuer bei sämtlichen Ein- und Verkäufen ist. Damit können Sie auch feststellen, welche Vorsteuerbeträge geltend gemacht werden können und wie hoch die zu erwartende Umsatzsteuerzahllast ist.

Schritt 4: Umsatzsteuervoranmeldung

In der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung erklärt das Unternehmen seine Verkäufe und die vereinnahmte Umsatzsteuer sowie die Einkäufe und die abziehbare Vorsteuer. Diese Vorsteuer reduziert die Umsatzsteuerzahllast, die an das Finanzamt abgeführt werden muss.