Als je een bedrijf runt in Duitsland en producten verkoopt of diensten aanbiedt, ben je op grond van de Duitse btw-wet verplicht om facturen voor deze transacties uit te reiken. We gaan hier in op § 14 UStG, ofwel artikel 14 van de Duitse btw-wet (in het Duits 'Umsatzsteuergesetz' of kortweg UStG). Hierin wordt beschreven wie facturen moet uitreiken, wanneer ze moeten worden uitgereikt en welke gegevens ze moeten bevatten. We behandelen ook waar kleine ondernemers rekening mee moeten houden bij het uitreiken van facturen en leggen uit wat facturen met een kleine waarde zijn.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat houdt § 14 UStG in?
  
• Wanneer verplicht § 14 UStG bedrijven om een factuur uit te reiken?
  
• Welke verplichte gegevens moet een factuur volgens § 14 UStG bevatten?
  
• Waar moeten kleine ondernemers op letten bij het uitreiken van facturen?
  
• Wat zijn facturen met een kleine waarde?
  

Wat houdt § 14 UStG in?

§ 14 UStG stelt de regels vast voor de uitreiking van facturen volgens het Duitse belastingrecht. Hierin wordt uitgelegd wat een factuur is, wanneer deze moet worden uitgereikt en welke gegevens deze moet bevatten.

§ 14 UStG bevat zeven leden. Hier is een samenvatting van de belangrijkste punten:

• § 14, lid 1, UStG: In dit lid wordt uitgelegd wat een factuur is volgens de btw-wet. Een factuur is een document dat wordt gebruikt om een levering of dienst te voltooien, ongeacht de naam van het document. Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat de herkomst van de factuur authentiek is, de inhoud intact blijft en de factuur altijd leesbaar is. Facturen kunnen zowel op papier als elektronisch worden verzonden.
  
• § 14, lid 2, UStG: Lid 2 specificeert het tijdsbestek waarbinnen bedrijfseigenaren een factuur moeten uitreiken na het leveren van goederen of het verlenen van een dienst. Daarin staat ook dat afnemers van diensten een factuur kunnen uitreiken in de vorm van een creditnota als beide partijen daar vooraf mee hebben ingestemd en de dienstverleners daartegen geen bezwaar maken.
  
• § 14, lid 3, UStG: In dit lid worden de regels vastgesteld die de authenticiteit en integriteit van de inhoud van elektronische facturen waarborgen. Dit wordt bereikt met een gekwalificeerde elektronische handtekening of door elektronische gegevensuitwisseling die voldoet aan de wettelijke normen.
  
• § 14, lid 4, UStG: Lid 4 specificeert de verplichte gegevens die in een factuur moeten worden opgenomen.
  
• § 14, lid 5, UStG: Lid 5 bepaalt dat de regels in de leden 1 tot en met 4 ook van toepassing zijn als ondernemers al een volledige of gedeeltelijke betaling hebben ontvangen voor goederen of diensten die nog moeten worden geleverd. Als je later een eindfactuur uitreikt, moeten eventuele reeds ontvangen gedeeltelijke betalingen en de bijbehorende belastingen worden afgetrokken.
  
• § 14, lid 6, UStG: Dit lid geeft het federale ministerie van Financiën verschillende rechten om het belastingproces te stroomlijnen met goedkeuring van de Bundesrat (het Duitse parlement). Het ministerie van Financiën kan bijvoorbeeld beslissen wanneer bepaalde documenten geldig zijn als factuur, wanneer bedrijven de vereiste gegevens over meerdere documenten kunnen verspreiden of wanneer bedrijven specifieke details op hun facturen kunnen weglaten.
  
• § 14, lid 7, UStG: Op grond van lid 7 mogen buitenlandse ondernemers zonder Duitse vestigingsplaats facturen uitreiken volgens de regels van hun land van herkomst, mits zij hun dienst in Duitsland verrichten en de ontvangers van de dienst op grond van § 13b UStG verplicht zijn belasting over de toegevoegde waarde (btw) te betalen. Deze regel is echter niet van toepassing als ze een creditnota hebben uitgereikt in plaats van een factuur.
  

Wanneer verplicht § 14 UStG bedrijven om een factuur uit te reiken?

Volgens § 14 UStG moet de ontvanger de factuur ontvangen binnen zes maanden nadat het bedrijf de dienst heeft verricht. Alle in Duitsland gevestigde bedrijfseigenaren die belastbare diensten leveren aan andere bedrijven of rechtspersonen in het land, moeten facturen uitreiken volgens § 14 UStG. Juridische entiteiten zijn onder meer ondernemingen zoals vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (GmbH's) of overheidsinstanties zoals universiteiten, socialezekerheidsinstellingen of openbare instellingen. Zoals gedefinieerd in § 19, lid 1, UStG, geldt de verplichting om facturen uit te reiken ook voor kleine ondernemers. Zij mogen echter geen btw op hun facturen vermelden.

Als de verkoop belastingvrij is, hoeven bedrijven meestal geen facturen uit te reiken, tenzij de verkoop valt onder specifieke uitzonderingen die worden opgesomd in § 4, leden 1 tot en met 7, UStG. In dit geval moet een factuur worden uitgereikt zonder btw-vermelding. Deze regel is ook van toepassing op grensoverschrijdende handel in goederen en diensten, zoals intracommunautaire leveringen binnen de Europese Unie of exportleveringen naar landen buiten de EU. In deze situaties moet een factuur altijd een opmerking bevatten over de niet-belastbare omzet.

Voor diensten aan particulieren kunnen bedrijven meestal kiezen of ze een factuur uitreiken volgens § 14 UStG, een andere indeling gebruiken of helemaal geen factuur uitreiken. Particuliere klanten kunnen er echter specifiek om vragen. In die situatie moeten bedrijven voldoen aan het verzoek van de klant. Bovendien zijn bedrijven alleen verplicht om facturen uit te reiken volgens § 14 UStG voor de levering van belastbaar werk of andere diensten met betrekking tot een onroerend goed.

Houd er rekening mee dat § 14 UStG niet alleen gevolgen heeft voor de bedrijven die facturen uitreiken, maar ook voor de ontvangers, vooral als zij voorbelasting kunnen aftrekken. Een correcte factuur is noodzakelijk voor de ontvanger van de dienst of factuur om aanspraak te kunnen maken op voorbelasting.

Lees voor meer informatie over dit onderwerp ons artikel over facturen met een kleine waarde. Daarnaast kun je met Stripe Invoicing facturen met een kleine waarde en andersoortige facturen maken en versturen die aan de wet voldoen. Met Stripe Invoicing kun je in een paar klikken online facturen maken en versturen. Bovendien kan Invoicing ook helpen je facturatie te vereenvoudigen en te automatiseren, waardoor je boekhoudprocessen worden versneld.

Welke verplichte gegevens moet een factuur volgens § 14 UStG bevatten?

Volgens § 14, lid 4, UStG moet een factuur de volgende verplichte gegevens bevatten:

• volledige naam en adres van zowel leverancier als ontvanger
  
• belastingnummer van leverancier dat is uitgegeven door de belastingdienst en het btw-nummer dat is uitgegeven door de federale centrale belastingdienst
  
• datum van uitgifte van de factuur en de datum van levering
  
• een uniek, opeenvolgend factuurnummer
  
• de hoeveelheid en het soort geleverde goederen of de omvang en het soort dienst
  
• datum van levering of andere dienst
  
• de betaling voor de geleverde diensten, gespecificeerd op basis van belastingtarieven en vrijstellingen
  
• het toegepaste belastingtarief of een opmerking over een belastingvrijstelling
  
• indien van toepassing, een opmerking over de wettelijke verplichting van de ontvanger om de documenten te bewaren
  

Een bedrijf kan de benodigde gegevens over meerdere documenten verspreiden, zolang ze maar duidelijk met elkaar verbonden zijn. Je kunt bijvoorbeeld de leveringsdatum, een gedetailleerde beschrijving van de goederen en de hoeveelheid op een aparte leveringsbon vermelden.

Lees voor meer informatie ons artikel over facturatie.

Waar moeten kleine ondernemers op letten bij het uitreiken van facturen?

Ondernemers met een jaaromzet van minder dan 22.000 euro in het voorgaande jaar die verwachten in het lopende jaar niet boven de 50.000 euro uit te komen, kunnen profiteren van de kleinondernemersregeling. Hierdoor hoeven ze geen btw te betalen. Daarom moeten kleine ondernemers wel facturen uitreiken, maar mogen ze er geen btw op vermelden. Dit komt omdat ze geen btw betalen aan de belastingdienst.

Facturen van ondernemers moeten alle eerder genoemde vereiste gegevens bevatten, behalve de btw. Daarnaast moeten kleine ondernemers op de factuur een opmerking plaatsen over de kleinondernemersregeling. De volgende zin kan bijvoorbeeld worden opgenomen: 'In overeenstemming met § 19 UStG wordt geen btw geheven.'

Lees voor meer informatie ons artikel over facturatie voor kleine ondernemers.

Wat zijn facturen met een kleine waarde?

Het uitreiken van facturen is een administratieve taak voor bedrijven. Voor kleine bedragen kun je volgens § 14, lid 4, UStG een factuur met een kleine waarde uitreiken met minder vereiste gegevens dan een standaardfactuur. De rechtsgrondslag is § 33 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, uitvoeringsbesluit van het UStG).

Voorbeelden van facturen met een kleine waarde zijn kassabonnen, restaurantrekeningen en aankoopbewijzen. Het totale brutobedrag van facturen met een kleine waarde mag niet meer dan € 250 zijn. Dit betekent dat bij een belastingtarief van 19% het hoogste nettobedrag € 210,08 is. Als het btw-tarief 7% is, is het hoogste bedrag € 233,63. Lees voor meer informatie ons artikel over het verschil tussen bruto en netto in Duitsland.

Een factuur met een kleine waarde moet de volgende verplichte gegevens bevatten:

• volledige naam en adres van leverancier
  
• datum van uitgifte
  
• de hoeveelheid en het soort geleverde goederen of de omvang en het soort dienst
  
• de betaling voor de geleverde diensten, gespecificeerd op basis van belastingtarieven en vrijstellingen