Wenn Sie als Unternehmer/in in Deutschland Waren verkaufen oder Dienstleistungen erbringen, sind Sie nach dem Umsatzsteuergesetz verpflichtet, dafür Rechnungen zu stellen. In diesem Artikel erfahren Sie, was Paragraph 14 UStG beinhaltet, wer wann eine Rechnung stellen muss und welche Pflichtangaben gemacht werden müssen. Zudem erläutern wir, worauf Kleinunternehmer/innen bei der Rechnungsstellung achten müssen und was Kleinbetragsrechnungen sind.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was beinhaltet Paragraph 14 UStG?
  
• Wann muss eine Rechnung nach Paragraph 14 UStG ausgestellt werden?
  
• Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung nach Paragraph 14 UStG enthalten?
  
• Worauf müssen Kleinunternehmer/innen bei der Rechnungsstellung achten?
  
• Was sind Kleinbetragsrechnungen?
  

Was beinhaltet Paragraph 14 UStG?

Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes regelt die Anforderungen an die Ausstellung von Rechnungen im deutschen Steuerrecht. Er beinhaltet Informationen darüber, was eine Rechnung ist, in welchen Fällen eine Rechnung erstellt werden muss und welche Pflichtangaben diese enthalten muss.

Paragraph 14 UStG enthält sieben Absätze. Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Inhalte:

• § 14 Abs. 1 UStG: Dieser Absatz definiert, was unter einer Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes zu verstehen ist. Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, unabhängig davon, wie dieses Dokument bezeichnet wird. Wichtig ist zudem, dass die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit stets gewährleistet werden. Rechnungen können auf Papier oder als elektronische Rechnung übermittelt werden.
  
• § 14 Abs. 2 UStG: In Absatz 2 wird festgelegt, innerhalb welchen Zeitraums nach einer Lieferung oder Erbringung einer sonstigen Leistung Unternehmer/innen eine Rechnung ausstellen müssen. Zudem wird geregelt, dass Leistungsempfänger/innen in Form einer Gutschrift ebenfalls eine Rechnung ausstellen können – insofern dies vorher von beiden Seiten vereinbart worden ist und die Leistungserbringer/innen der Gutschrift nicht widersprechen.
  
• § 14 Abs. 3 UStG: Dieser Absatz regelt die Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung zu gewährleisten. Dies ist möglich durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder einen elektronischen Datenaustausch, der die gesetzlichen Bedingungen erfüllt.
  
• § 14 Abs. 4 UStG: In Absatz 4 wird festgeschrieben, welche Pflichtangaben eine Rechnung enthalten muss.
  
• § 14 Abs. 5 UStG: Absatz 5 legt fest, dass die in Absatz 1 bis 4 festgelegten Regelungen auch dann gelten, wenn Unternehmer/innen für noch nicht erbrachte Lieferungen oder Leistungen bereits vollständig oder teilweise bezahlt wurden. Wird in diesem Fall später eine Endrechnung gestellt, müssen in dieser die bereits erhaltenen Teilzahlungen sowie die darauf entfallenden Steuern abgezogen werden.
  
• § 14 Abs. 6 UStG: In diesem Absatz werden dem Bundesministerium der Finanzen mit Zustimmung des Bundesrates zur Vereinfachung des Steuerverfahrens verschiedene Rechte zugesprochen. Das Ministerium kann beispielsweise festlegen, in welchen Fällen bestimmte Dokumente als gültige Rechnungen gelten, unter welchen Umständen die notwendigen Informationen auf mehrere Dokumente verteilt sein dürfen oder in welchen Fällen Rechnungen bestimmte vorgeschriebene Informationen nicht enthalten müssen.
  
• § 14 Abs. 7 UStG: Absatz 7 gestattet ausländischen Unternehmer/innen ohne deutsche Betriebsstätte, dass sie ihre Rechnungen nach den Bestimmungen ihres Herkunftslandes stellen können – vorausgesetzt die Leistung wird in Deutschland erbracht und die Leistungsempfänger/innen müssen Umsatzsteuer nach § 13b UstG zahlen. Dies gilt jedoch nicht, wenn eine Gutschrift ausgestellt wurde, die die Rechnung ersetzt.
  

Wann muss eine Rechnung nach Paragraph 14 UStG ausgestellt werden?

Eine Rechnung muss nach Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes spätestens sechs Monate nach der Leistungserbringung bei Empfänger/innen dieser Leistung eingehen. Alle Unternehmer/innen, die in Deutschland ansässig sind und im Inland steuerpflichtige Leistungen für andere Unternehmen oder juristische Personen erbringen, sind laut § 14 UStG verpflichtet, Rechnungen zu stellen. Juristische Personen können Kapitalgesellschaften wie GmbHs oder Körperschaften öffentlichen Rechts wie Hochschulen, Sozialversicherungsträger/innen oder öffentlich-rechtliche Anstalten sein. Die Pflicht zur Rechnungsausstellung gilt auch für Kleinunternehmer/innen im Sinne des § 19 Abs. 1 UStG. Sie sind jedoch nicht berechtigt, in ihren Rechnungen Umsatzsteuer auszuweisen.

Sind die Umsätze steuerfrei, entfällt für Unternehmen grundsätzlich die Pflicht zur Rechnungsausstellung – es sei denn, es handelt sich um Umsätze nach § 4 Nr. 1 bis 7 UStG. Dann muss eine Rechnung ohne ausgewiesene Umsatzsteuer gestellt werden. Dies betrifft beispielsweise auch den grenzüberschreitenden Waren- und Dienstleistungsverkehr bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Exportlieferungen an Drittländer außerhalb der EU. Bei diesen ist eine Rechnung mit einem Hinweis auf den nicht steuerbaren Umsatz immer verpflichtend.

Bei Leistungen für Privatpersonen steht es Unternehmen grundsätzlich frei, ob sie eine Rechnung gemäß § 14UStG, in anderer Form oder gar nicht stellen. Privatkundinnen und -kunden können eine Rechnung jedoch ausdrücklich verlangen. In diesem Fall müssen die Unternehmen dem Kundenwunsch entsprechen. Darüber hinaus sind sie nur bei einer steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück verpflichtet, ihre Leistungen nach Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes in Rechnung zu stellen.

Es sei noch darauf hingewiesen, dass nicht nur die rechnungsstellenden Unternehmer/innen von § 14 UStG betroffen sind, sondern indirekt auch die Empfänger/innen der Rechnungen – vor allem wenn sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Eine ordnungsgemäße Rechnung ist Voraussetzung dafür, dass Leistungs- beziehungsweise Rechnungsempfänger/innen die Vorsteuer geltend machen können.

Ausführliche Informationen zum Thema finden Sie in unserem Artikel zur Kleinbetragsrechnung. Darüber hinaus kann Sie Stripe Invoicing bei der rechtskonformen Erstellung und dem Versand von Kleinbetragsrechnungen sowie anderen Rechnungen unterstützen. Mit Invoicing können Sie Rechnungen in nur wenigen Klicks online erstellen und versenden. Außerdem können Sie mit Invoicing Ihre Rechnungsstellung vereinfachen und automatisieren, was folglich auch Ihre Buchhaltungsvorgänge beschleunigt.

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung nach Paragraph 14 UStG enthalten?

Eine Rechnung muss laut Paragraph 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes folgende Pflichtangaben enthalten:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift der leistenden Unternehmer/innen sowie der Leistungsempfänger/innen
  
• die vom Finanzamt erteilte Steuernummer der leistenden Unternehmer/innen sowie die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  
• das Ausstellungsdatum der Rechnung sowie das Lieferdatum
  
• eine fortlaufende und einmalig vergebene Rechnungsnummer
  
• die Menge und Art der gelieferten Waren oder den Umfang und die Art der Dienstleistung
  
• den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
  
• das Entgelt für die erbrachten Leistungen, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und -befreiungen
  
• den angewandten Steuersatz oder einen Hinweis auf eine Steuerbefreiung
  
• sowie gegebenenfalls ein Hinweis auf die gesetzliche Aufbewahrungspflicht der Leistungsempfänger/innen
  

Die vorgeschriebenen Pflichtangaben dürfen sich jedoch auf mehrere Dokumente verteilen, sofern sie sich klar aufeinander beziehen. Das Lieferdatum sowie die genauen Warenbezeichnungen und Mengenangaben können beispielsweise auf einem separaten Lieferschein aufgeführt werden.

Weitere Informationen erhalten Sie in unserem Artikel zur Rechnungserstellung.

Worauf müssen Kleinunternehmer/innen bei der Rechnungsstellung achten?

Unternehmer/innen, die im letzten Kalenderjahr einen Jahresumsatz unter 22.000 € erwirtschaften und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 € nicht überschreiten, können die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Diese entbindet sie von der Umsatzsteuerpflicht. Dies hat zur Folge, dass Kleinunternehmer/innen zwar verpflichtet sind, Rechnungen auszustellen, auf diesen aber keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen. Hintergrund ist, dass sie selbst keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen.

Rechnungen von Kleinunternehmer/innen müssen bis auf die Ausweisung der Umsatzsteuer sämtliche der oben genannten Pflichtangaben enthalten. Zudem sind Kleinunternehmer/innen verpflichtet, auf der Rechnung einen Hinweis zur Kleinunternehmerregelung zu ergänzen. Möglich ist beispielsweise der Satz: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Weitere Informationen erhalten Sie in unserem Artikel zur Rechnungserstellung für Kleinunternehmer/innen.

Was sind Kleinbetragsrechnungen?

Die Ausstellung von Rechnungen ist für Unternehmen mit bürokratischem Aufwand verbunden. Bei niedrigen Beträgen ist es daher möglich, eine Kleinbetragsrechnung zu schreiben, die weniger Pflichtangaben als eine Standardrechnung nach Paragraph 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes enthält. Gesetzesgrundlage ist § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (USt-DV).

Kleinbetragsrechnungen sind beispielsweise Kassenbons, Restaurantrechnungen sowie Bar- und Kaufbelege. Der Bruttobetrag einer Kleinbetragsrechnung darf maximal 250 € betragen. Damit liegt der maximale Nettobetrag bei einem Steuersatz von 19 % bei 210,08 €. Wird eine Umsatzsteuer von 7 % ausgewiesen, sind es maximal 233,63 €. Mehr Informationen finden Sie in unserem Beitrag zum Unterschied zwischen brutto und netto.

Eine Kleinbetragsrechnung muss die folgenden Pflichtangaben enthalten:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift der leistenden Unternehmer/innen
  
• das Ausstellungsdatum
  
• die Menge und Art der gelieferten Waren oder den Umfang und die Art der Dienstleistung
  
• das Entgelt für die erbrachten Leistungen, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und -befreiungen