Hoewel de export in 2025 daalde, blijft de Verenigde Staten het land waarmee Duitsland het grootste handelsoverschot boekt. Van januari tot november 2025 exporteerde Duitsland voor ongeveer € 136 miljard aan producten naar de VS. Voor veel binnenlandse verkopers blijft de VS dus een belangrijke markt voor zowel goederen als diensten. Toch zijn er bepaalde aspecten waar Duitse ondernemingen op moeten letten bij het zakendoen met Amerikaanse klanten, met name op het gebied van facturatie.

In dit artikel lees je welke informatie een factuur naar de VS moet bevatten, wat de regels zijn met betrekking tot de belasting over de toegevoegde waarde (btw) daar, en welke valuta je moet gebruiken. We leggen ook uit welke veelgemaakte fouten je moet vermijden, welke betaalmethoden Amerikaanse kopers verwachten, en hoe Stripe je facturatieproces kan ondersteunen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wanneer sturen Duitse ondernemingen facturen naar de VS?
  
• Welke gegevens moet een Amerikaanse factuur bevatten?
  
• Wanneer is btw verschuldigd in de VS?
  
• In welke valuta moeten facturen naar de VS worden opgesteld?
  
• Welke betaalmethoden verwachten Amerikaanse klanten?
  
• Veelgemaakte fouten op Amerikaanse facturen
  
• Hoe Stripe Invoicing factureren in de VS eenvoudiger maakt
  

Wanneer sturen Duitse ondernemingen facturen naar de VS?

Duitse ondernemingen sturen facturen naar klanten in de VS wanneer ze goederen of diensten verkopen aan ontvangers aan de andere kant van de oceaan, zowel aan ondernemingen als aan particulieren. Typische voorbeelden zijn de export van producten, advies- en bemiddelingswerk, softwareabonnementen of andere digitale diensten.

Facturen voor deze leveringen dienen als betalingsverzoek en als boekhoudkundig bewijs. Ze vermelden de geleverde prestatie, de in rekening gebrachte prijs en de voorwaarden voor de vereffening. De vereisten waaraan lokale bedrijven moeten voldoen, variëren afhankelijk van of ze een onderneming of een particuliere koper factureren.

Welke gegevens moet een Amerikaanse factuur bevatten?

In principe moeten facturen die door Duitse verkopers aan Amerikaanse klanten worden verstuurd, dezelfde verplichte informatie bevatten als voorgeschreven door artikel 14 van de Duitse btw-wet (UStG) voor facturen die binnen het land worden verstuurd. De belangrijkste gegevens zijn:

• De volledige naam en het adres van het bedrijf dat de goederen of diensten levert
  
• De volledige naam en het adres van de ontvanger van het product of de dienst
  
• De uitgiftedatum van de factuur
  
• De datum van levering of andere transactie (d.w.z. de uitvoeringsperiode)
  
• Het belasting-ID dat door de belastingdienst aan de verkoper is toegekend of het btw-identificatienummer (btw-nummer) dat is afgegeven door het Federale Centrale Belastingkantoor
  
• Een opeenvolgend, uniek factuurnummer
  
• De hoeveelheid en het soort geleverde producten of de omvang en het soort verleende dienst
  
• De prijs voor de geleverde producten of de verleende diensten
  

Op facturen aan Amerikaanse klanten wordt meestal Duitse btw, omdat er speciale regels gelden voor btw in derde landen.

Wanneer is btw verschuldigd in de VS?

In het algemeen moeten btw-geregistreerde ondernemingen in Duitsland btw vermelden op facturen voor binnenlandse transacties. Voor leveringen buiten het land gelden echter speciale regels.

In sommige situaties kunnen organisaties binnen de Europese Unie vrijgesteld zijn van btw. Grensoverschrijdende leveringen tussen EU-entiteiten worden bijvoorbeeld voor belastingdoeleinden behandeld als zogenaamde intracommunautaire leveringen. Werk dat wordt verricht voor een onderneming in een ander EU-land kwalificeert als intracommunautaire diensten. Aangezien de plaats van levering buiten Duitsland ligt, wordt de dienst belast waar de ontvanger is gevestigd. In deze gevallen geldt de verleggingsregeling.

De VS valt buiten de Europese Gemeenschap en wordt dus beschouwd als een derde land. Er zijn geen uniforme grensoverschrijdende regels voor derde landen. Lokale ondernemingen moeten daarom per geval beoordelen welke nationale btw-regels van toepassing zijn. Voor veel derde landen, waaronder de VS, kan de verleggingsregeling van toepassing zijn op sommige grensoverschrijdende diensten. Het is goed om te weten dat de VS, in tegenstelling tot Duitsland, geen landelijk btw-systeem heeft. In plaats daarvan worden omzetbelasting en gebruiksbelasting op staatsniveau geheven.

In veel staten kan er een fiscale verplichting ontstaan zodra een bedrijf bepaalde omzet- of transactiedrempels overschrijdt. Dit concept staat bekend als een economische nexus. Als zo’n nexus bestaat, moeten bedrijven zich in de betreffende staat registreren en moeten ze mogelijk omzetbelasting innen en afdragen. Of en in hoeverre deze belastingen van toepassing zijn, hangt af van de specifieke staat, het soort product of dienst en de aard van de onderneming.

Wat is de procedure voor de verleggingsregeling?

De verleggingsregeling verplaatst de belastingplicht voor bepaalde transacties van de leverancier naar de ontvanger. Daardoor is de Amerikaanse koper – in plaats van de Duitse onderneming – verantwoordelijk voor de heffing en draagt hij de verschuldigde btw af. Duitse bedrijven vermelden daarom nettobedragen op facturen en laten de btw weg. Ze zijn ook verplicht om een vermelding op de factuur te zetten, zoals “Reverse charge” of “Eventuele verschuldigde belasting is de verantwoordelijkheid van de ontvanger.”

Die belastingverschuivingsregel geldt alleen voor business-to-business (B2B) transacties. Dezelfde regel geldt niet voor particuliere kopers. Daarom zijn Duitse verkopers die particuliere consumenten in de VS factureren niet verplicht om een vermelding over de regel voor de verleggingsregeling toe te voegen.

Duitse btw wordt meestal niet geheven op leveringen van producten aan particuliere consumenten in de VS, omdat dit exportleveringen zijn. Op de factuur staat alleen het nettobedrag. Tegelijkertijd moet de Duitse onderneming bewijzen dat de producten daadwerkelijk daar zijn geleverd om aanspraak te kunnen maken op deze belastingvrijstelling. Vaak geldt het tegenovergestelde voor diensten die aan particuliere kopers in de VS worden geleverd. Tenzij er een vrijstelling geldt, ligt de plaats van levering voor een onderneming-to-consument (B2C)-dienst over het algemeen daar waar de verkoper is gevestigd, wat Duitse btw kan opleveren.

Particuliere factuurontvangers in de VS zijn zelf verantwoordelijk voor eventuele lokale belastingen of heffingen. In de praktijk kunnen verkopers echter omzetbelasting inhouden en afdragen als ze in de betreffende Amerikaanse staten zijn geregistreerd, vooral als ze via een platform verkopen.

In welke valuta moeten facturen aan de VS worden opgesteld?

Niet alleen de btw in de VS is van belang; ook de valuta die op de factuur staat, speelt een cruciale rol bij het correct verwerken van betalingen. In principe mogen ondernemingen in Duitsland zelf bepalen of ze facturen in euro’s (EUR) of Amerikaanse dollars (USD) opstellen. Hoewel beide opties zijn toegestaan, heeft elk een andere invloed op de boekhouding, de vereffening en de wisselkoersrisico’s.

Facturen in USD

Factureren in Amerikaanse dollars vereenvoudigt de vereffening voor kopers in de VS doordat er geen valutaconversie nodig is. Ondernemingen geven vaak de voorkeur aan deze optie, vooral bij betaling via bankoverschrijving of via een in de VS gevestigde betaaldienstverlener. Duitse bedrijven daarentegen boeken hun inkomsten in euro’s in hun boekhouding, ongeacht de valuta van de factuur. Daardoor kunnen wisselkoersverschillen ontstaan die apart moeten worden geboekt. Vervolgens moeten ze hun totale inkomsten in euro's opgeven op de aangifte inkomstenbelasting.

Facturen in EUR

Facturen in euro's kunnen het boekhoudproces voor de Duitse onderneming zelf vereenvoudigen, omdat het factuurbedrag direct in de nationale valuta wordt geboekt. In dit geval moet de Amerikaanse ontvanger de betaling zelf omrekenen naar USD.

Welke betaalmethoden verwachten Amerikaanse klanten?

Ondernemingen in Duitsland moeten de betalingsvoorkeuren van Amerikaanse klanten begrijpen om de vereffening van facturen te vereenvoudigen. Dit verhoogt de klanttevredenheid en helpt wanbetalingen en te late betalingen te voorkomen. Hieronder vind je een overzicht van enkele van de belangrijkste opties:

ACH

Veel Amerikaanse bedrijven en particuliere kopers maken gebruik van bankoverschrijvingen via het Automated Clearing House (ACH). Dit gecentraliseerde financiële netwerk maakt geldtransacties tussen rekeningen bij verschillende banken mogelijk door ze via het ACH te verwerken. In 2025 registreerde de National Automated Clearing House Association (Nacha) 35,2 miljard betalingen via het netwerk. Deze transacties zijn snel, veilig en voordelig.

Creditcards

Kaartbetalingen worden in de VS op grote schaal gebruikt, met naar schatting 800 miljoen creditcards die momenteel in omloop zijn. Met een bevolking van ongeveer 350 miljoen zijn er in de VS aanzienlijk meer creditcards dan mensen. Duitse aanbieders moeten daarom opties voor vereffening aanbieden als ze daar een onderneming runnen.

Bankoverschrijvingen

Internationale bankoverschrijvingen zijn bijzonder geschikt voor grote betalingen en zijn zowel geschikt voor ondernemingen als voor particulieren. Bij dit proces wordt het geld via een tussenpersoon van de ene bankrekening naar de andere overgemaakt. Hoewel bankoverschrijvingen een hoge mate van veiligheid bieden, kunnen ze langere verwerkingstijden en hogere kosten met zich meebrengen dan andere methoden.

Veelvoorkomende fouten op Amerikaanse facturen

Binnenlandse bedrijven moeten heel voorzichtig zijn bij de facturatie naar de VS, want fouten kunnen leiden tot vertragingen bij de vereffening en ingewikkelde fiscale problemen. Typische fouten zijn onder andere:

• Onvolledige of onjuiste informatie: als verplichte gegevens ontbreken of verkeerd zijn vermeld, kunnen zowel de ontvanger van de factuur als de belastingdienst bezwaar maken tegen de rekening.
  
• Onjuiste btw-gegevens: vaak is de Duitse btw niet van toepassing op facturen die daarheen worden gestuurd. Dus als een lokale onderneming wel btw op een factuur vermeldt, kan dit leiden tot misverstanden, onnodige vragen en vertragingen bij de vereffening.
  
• Geen vermelding van verlegging: in veel gevallen is de verleggingsregeling van toepassing op B2B-facturen die naar de VS worden gestuurd. Als dat het geval is, moeten ondernemingen in Duitsland een bijbehorende vermelding op hun factuur zetten.
  
• Geen betalingsgegevens: als op een factuur bankgegevens, ACH-gegevens of een vermelding dat creditcards worden geaccepteerd ontbreken, moet de ontvanger om extra informatie vragen, wat de betaling vertraagt
  

Hoe Stripe Invoicing factureren in de VS eenvoudiger maakt

Factureren aan de VS kan een uitdaging zijn voor Duitse ondernemingen, met name vanwege de Amerikaanse btw-regels en de toepassing van de verleggingsregeling. Stripe Invoicing kan je helpen je workflow te vereenvoudigen – van facturatie tot het ontvangen van betalingen.

Met Invoicing kun je snel en eenvoudig facturen aanmaken en versturen. Invoicing keert ook automatisch de belastingplicht om, wat betekent dat je B2B-facturen aan Amerikaanse klanten geen btw vermelden, maar wel een bijbehorende opmerking bevatten. Stripe houdt de facturatie-status bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen – waardoor handmatig werk wordt verminderd, tijd wordt bespaard en fouten worden geminimaliseerd.

Je kunt facturen aanmaken in meer dan 135 valuta’s, waaronder USD. Je klanten kunnen kiezen uit een breed scala aan betaalmethoden en hebben toegang tot een klantenportaal dat het opzoeken en betalen van facturen aanzienlijk vereenvoudigt.

Veelgestelde vragen over factureren vanuit Duitsland naar de VS

Hieronder vind je antwoorden op de veelgestelde vragen over factureren en omgaan met btw in de VS.