Trotz sinkender Exporte im Jahr 2025 sind die USA weiterhin das Land, mit dem Deutschland den größten Handelsüberschuss erzielt. Von Januar bis November 2025 exportierte Deutschland Waren im Wert von knapp 136 Milliarden € in die Vereinigten Staaten. Für viele deutsche Unternehmen bleibt der US-Markt damit ein wichtiger Absatzmarkt – sowohl für Waren als auch für Dienstleistungen. Bei Geschäften mit Kundinnen und Kunden in den USA müssen Unternehmen aus Deutschland jedoch einige Besonderheiten beachten, unter anderem bei der Rechnungsstellung.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Pflichtangaben eine Rechnung in die Vereinigten Staaten enthalten muss, welche Regelungen hinsichtlich der Umsatzsteuer in den USA gelten und welche Währung Sie nutzen sollten. Zudem erklären wir, welche typischen Fehler Sie vermeiden sollten, welche Zahlungsarten Kundinnen und Kunden in den USA erwarten und wie Stripe Sie bei der Rechnungsstellung unterstützen kann.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wann stellen deutsche Unternehmen Rechnungen in die USA?
  
• Welche Pflichtangaben muss eine US-Rechnung enthalten?
  
• Wann fällt Umsatzsteuer in den USA an?
  
• In welcher Währung müssen Rechnungen in die USA gestellt werden?
  
• Welche Zahlungsarten erwarten US-Kundinnen und Kunden?
  
• Typische Fehler bei US-Rechnungen
  
• So vereinfacht Stripe Invoicing die Rechnungsstellung in die USA
  

Wann stellen deutsche Unternehmen Rechnungen in die USA?

Deutsche Unternehmen stellen Rechnungen an Kundinnen und Kunden in den USA, wenn sie Waren oder Dienstleistungen an Abnehmer/innen in den Vereinigten Staaten verkaufen. Solche Geschäfte sind sowohl mit Unternehmen (B2B) als auch mit Privatpersonen (B2C) möglich. Typische Beispiele sind der Export von Produkten, Beratungs- und Agenturleistungen, Software-Abonnements oder andere digitale Dienstleistungen.

Die Rechnung dient dabei als Zahlungsaufforderung sowie als Nachweis für die Buchhaltung. Sie dokumentiert, welche Leistung erbracht wurde, zu welchem Preis und unter welchen Bedingungen die Zahlung erfolgen soll. Je nachdem, ob eine Rechnung an ein Unternehmen oder an eine Privatperson gestellt wird, ergeben sich für deutsche Firmen unterschiedliche Anforderungen.

Welche Pflichtangaben muss eine US-Rechnung enthalten?

Deutsche Unternehmen, die Rechnungen an Kundinnen und Kunden in den USA ausstellen, müssen grundsätzlich die gleichen Pflichtangaben nach § 14 UStG angeben wie bei Rechnungen innerhalb Deutschlands. Hierzu zählen vor allem:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  
• vollständiger Name und vollständige Anschrift der Leistungsempfängerin beziehungsweise des Leistungsempfängers
  
• Datum der Rechnungsausstellung
  
• Datum der Lieferung oder sonstigen Transaktion (d. h. Leistungszeitpunkt)
  
• die dem leistenden Unternehmen vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  
• eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
  
• die Menge und Art der gelieferten Produkte oder den Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistung
  
• der Preis der gelieferten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen
  

Bei Rechnungen an US-Kundinnen und -Kunden wird in der Regel kein deutscher Steuersatz angewendet, da für die Umsatzsteuer in Drittländern besondere Bestimmungen gelten.

Wann fällt Umsatzsteuer in den USA an?

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen in Deutschland sind bei Geschäften innerhalb Deutschlands grundsätzlich dazu verpflichtet, auf ihren Rechnungen die Umsatzsteuer auszuweisen. Bei Lieferungen und Leistungen im Ausland gelten jedoch Sonderregelungen.

Innerhalb der Europäischen Union können Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuer befreit sein. So wird bei grenzüberschreitenden Lieferungen zwischen EU-Unternehmen eine sogenannte innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei behandelt. Werden Dienstleistungen an Unternehmen in einem anderen EU-Land erbracht, spricht man von einer innergemeinschaftlichen sonstigen Leistung. Da der Leistungsort nicht in Deutschland liegt, erfolgt die Versteuerung dort, wo die Leistungsempfänger/innen ihren Sitz haben. In diesen Fällen kommt das Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung.

Die USA sind nicht Teil des Gemeinschaftsgebiets und zählen folglich als Drittland. Für Drittländer existieren keine einheitlichen, länderübergreifenden Bestimmungen. Deutsche Unternehmen müssen sich daher immer im Einzelfall informieren, welche nationalen Vorschriften hinsichtlich der Umsatzsteuer gelten. Für viele Drittländer, darunter auch die USA, kommt bei bestimmten grenzüberschreitenden Leistungen jedoch das Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung. Wichtig: In den USA gibt es keine bundesweite Umsatzsteuer wie in Deutschland; stattdessen gelten je nach Bundesstaat Sales Tax und Use Tax.

In vielen Bundesstaaten kann eine Steuerpflicht bereits dann entstehen, wenn Unternehmen bestimmte Umsatz- oder Transaktionsschwellen überschreiten. Dieses Prinzip wird als Economic Nexus bezeichnet. Liegt ein solcher Nexus vor, müssen sich Unternehmen im jeweiligen Bundesstaat registrieren und gegebenenfalls Sales Tax erheben und abführen. Ob und in welchem Umfang diese Abgaben relevant werden, hängt vom jeweiligen Bundesstaat, von der Art des Produkts oder der Dienstleistung und von der konkreten Geschäftstätigkeit ab.

Was ist das Reverse-Charge-Verfahren?

Beim Reverse-Charge-Verfahren wird die Steuerschuld vom leistenden Unternehmen auf die Leistungsempfänger/innen verlagert. Das bedeutet, dass nicht das deutsche Unternehmen die Umsatzsteuer abführt, sondern die Empfänger/innen der Leistung in den USA für die Versteuerung verantwortlich sind. In diesem Fall weisen deutsche Firmen in ihren Rechnungen nur Nettobeträge aus und geben keine Umsatzsteuer an. Sie müssen jedoch einen Zusatz wie „Reverse Charge“ oder „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ auf der Rechnung ergänzen.

Eine Umkehr der Steuerschuldnerschaft ist jedoch ausschließlich im B2B-Bereich möglich. Privatpersonen sind vom Reverse-Charge-Verfahren ausgeschlossen. Stellen deutsche Unternehmen Rechnungen an Privatkundinnen und -kunden in den USA, können sie demnach auf den Hinweis zum Reverse-Charge-Verfahren verzichten.

Für Lieferungen von Waren an Privatkundinnen und -kunden in den USA wird in der Regel keine deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen, da es sich um Ausfuhrlieferungen handelt. Auf der Rechnung wird nur der Nettobetrag angegeben. Allerdings muss das deutsche Unternehmen für die Steuerbefreiung nachweisen können, dass die Ware tatsächlich in die USA geliefert wurde. Bei Dienstleistungen an Privatpersonen in den USA gilt dagegen häufig: Ohne Ausnahmeregel liegt der Leistungsort im B2C-Fall grundsätzlich am Sitz des leistenden Unternehmens. Das kann bedeuten, dass deutsche Umsatzsteuer anfällt.

Die privaten Rechnungsempfänger/innen in den USA sind für mögliche lokale Steuern oder Abgaben selbst verantwortlich. In der Praxis kann es jedoch vorkommen, dass Verkäufer/innen, insbesondere bei einem Vertrieb über Plattformen, eine Sales Tax einbehalten und abführen, wenn sie in den jeweiligen Bundesstaaten registriert sind.

In welcher Währung müssen Rechnungen in die USA gestellt werden?

Nicht nur die Umsatzsteuer in den USA, sondern auch die Währungsangabe auf Rechnungen spielt eine wichtige Rolle für die korrekte Abwicklung von Zahlungen. Grundsätzlich können deutsche Unternehmen entscheiden, ob sie Rechnungen in Euro (EUR) oder in US-Dollar (USD) ausstellen. Beide Varianten sind zulässig, haben jedoch unterschiedliche Auswirkungen auf Buchhaltung, Zahlungsabwicklung und Wechselkursrisiken.

Rechnungen in USD

Rechnungen in US-Dollar erleichtern US-Kundinnen und -Kunden die Begleichung der Rechnung, da keine Umrechnung notwendig ist. Sie werden häufig von Geschäftskunden bevorzugt, besonders wenn die Zahlung per Banküberweisung oder über US-amerikanische Zahlungsdienstleister erfolgt. Deutsche Unternehmen müssen die Einnahmen in der Buchhaltung jedoch in Euro erfassen, auch wenn die Rechnung in US-Dollar gestellt wurde. Dabei können Wechselkursdifferenzen entstehen, die gesondert gebucht werden müssen. Möchte das Unternehmen die Zahlungen über ein US-Bankkonto erhalten, sind die Erlöse zum jeweiligen Stichtag in Euro umzurechnen. Die Summe der in Euro erzielten Einnahmen ist anschließend im Rahmen der Einkommensteuererklärung anzugeben.

Rechnungen in EUR

Rechnungen in Euro können für das deutsche Unternehmen selbst buchhalterisch einfacher sein, da der Rechnungsbetrag direkt in der eigenen Landeswährung erfasst wird. In diesem Fall müssen die US-Empfänger/innen die Zahlung in USD selbst umrechnen.

Welche Zahlungsarten erwarten US-Kundinnen und Kunden?

Deutsche Unternehmen sollten die Zahlungspräferenzen ihrer US-Kundinnen und -Kunden kennen, um ihnen die Begleichung einer Rechnung so einfach wie möglich zu machen. Dies erhöht die Kundenzufriedenheit und verhindert Zahlungsausfälle und -verzögerungen. Nachfolgend finden Sie einige Zahlungsoptionen im Überblick.

ACH-Zahlungen

Viele US-Unternehmen sowie Privatkundinnen und -kunden nutzen elektronische Überweisungen über das Automated Clearing House (ACH). Dieses zentralisierte Finanznetzwerk ermöglicht Geldtransfers zwischen Konten bei verschiedenen Finanzinstituten, die über ACH abgewickelt werden. Im Jahr 2025 zählte die verwaltende National Automated Clearing House Association (Nacha) 35,2 Milliarden Zahlungen über das Netzwerk. Diese Zahlungen sind kostengünstig, sicher und schnell.

Kartenzahlungen

Kartenzahlungen sind in den USA weit verbreitet. Laut Schätzungen sind allein rund 800 Millionen Kreditkarten in den USA im Umlauf. Dies bedeutet bei einer Bevölkerungszahl von knapp 350 Millionen, dass es in den Vereinigten Staaten deutlich mehr Kreditkarten als Einwohner/innen gibt. Deutsche Unternehmen sollten Kartenzahlungen bei US-Geschäften daher als Zahlungsoption anbieten.

Banküberweisungen

Vor allem für größere Beträge bieten sich internationale Banküberweisungen (Wire Transfers) an. Sie eignen sich sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen. Das Geld wird dabei ohne Zwischenstation von einem Bankkonto auf ein anderes übertragen. Banküberweisungen zeichnen sich durch ein hohes Maß an Sicherheit aus, können jedoch längere Bearbeitungszeiten und höhere Gebühren als andere Zahlungsarten mit sich bringen.

Typische Fehler bei US-Rechnungen

Deutsche Unternehmen sollten bei der Rechnungsstellung in die USA mit großer Sorgfalt vorgehen, da Fehler zu Zahlungsverzögerungen und komplexen steuerlichen Klärungen führen können. Zu den typischen Fehlern zählen unter anderem:

• Unvollständige oder fehlerhafte Rechnungsangaben: Werden Pflichtangaben vergessen oder falsch ausgewiesen, können sowohl Rechnungsempfänger/innen als auch Finanzbehörden die Rechnung beanstanden.
  
• Falsche Umsatzsteuerangabe: Häufig entfällt die deutsche Umsatzsteuer bei Rechnungen in die USA. Geben deutsche Unternehmen sie dennoch auf der Rechnung an, kann dies zu Missverständnissen, unnötigen Rückfragen und Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung führen.
  
• Fehlender Reverse-Charge-Hinweis: Bei B2B-Rechnungen in die USA greift in vielen Fällen das Reverse-Charge-Verfahren. In diesem Fall müssen deutsche Unternehmen einen entsprechenden Hinweis auf der Rechnung ergänzen.
  
• Fehlende Zahlungsinformationen: Fehlen Angaben zu Bankverbindungen, ACH-Details oder der Akzeptanz von Kreditkarten auf einer Rechnung, müssen die Empfänger/innen zusätzliche Informationen anfordern, was die Zahlung verzögert.
  

So vereinfacht Stripe Invoicing die Rechnungsstellung in die USA

Die Rechnungsstellung in die Vereinigten Staaten kann für deutsche Unternehmen komplex sein – insbesondere aufgrund der Regelungen zur Umsatzsteuer in den USA und der Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens. Stripe Invoicing unterstützt Sie durch eine effiziente Abwicklung von der Rechnungserstellung bis zum Zahlungseingang.

Mit Invoicing können Sie Rechnungen schnell und einfach erstellen und versenden. Die Umkehr der Steuerschuldnerschaft wird automatisch angewendet, sodass Ihre B2B-Rechnungen in die USA keine Umsatzsteuer enthalten und um einen entsprechenden Hinweis ergänzt werden. Stripe verfolgt den Rechnungsstatus, verschickt Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen. Dies reduziert manuellen Aufwand, spart Zeit und minimiert Fehler.

Sie können Rechnungen in über 135 Währungen, einschließlich USD, erstellen. Ihre Kundinnen und Kunden profitieren von einer Vielzahl an Zahlungsarten und einem Kundenportal, das den Rechnungsabruf und die Zahlung erheblich vereinfacht.

FAQ

Im Folgenden finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um die Rechnungsstellung sowie die Behandlung der Umsatzsteuer in den USA.