Laut aktuellen Umfrageergebnissen zahlen immer mehr Unternehmen in Deutschland ihre Rechnungen verspätet. Im ersten Halbjahr 2025 zahlten knapp 12 % mit Verzug; in den Vorjahren waren es rund 8 %. Das steigende Risiko von temporären und endgültigen Zahlungsausfällen belastet die Liquidität vieler Betriebe und erhöht den Aufwand im Forderungsmanagement. Unternehmen sollten daher sowohl präventiv als auch reaktiv gut vorbereitet sein.

In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Zahlungsausfall ist und welche Maßnahmen Unternehmen in Deutschland ergreifen können, wenn Rechnungen offenbleiben. Außerdem erklären wir, wie Unternehmen von vornherein Zahlungsausfälle vermeiden können und wie diese steuerlich behandelt werden.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein Zahlungsausfall?
  
• Welche Maßnahmen können Unternehmen in Deutschland bei Zahlungsausfällen ergreifen?
  
• Wie können Unternehmen in Deutschland Zahlungsausfälle vermeiden?
  
• Wie werden Zahlungsausfälle steuerlich behandelt?
  

Was ist ein Zahlungsausfall?

Ein Zahlungsausfall ist das vollständige oder teilweise Ausbleiben einer vertraglich vereinbarten Zahlung. In der Praxis liegt ein Zahlungsausfall vor, wenn Schuldner/innen eine Rechnung nicht oder nicht fristgerecht begleichen. Schuldner/innen können Privatpersonen, Unternehmen oder öffentliche Einrichtungen sein.

Für Gläubiger/innen stellen offene Rechnungen ein erhebliches wirtschaftliches Risiko dar, da sie die Liquidität unmittelbar beeinträchtigen, Investitionen verzögern und laufende Verpflichtungen gefährden können. Zudem entsteht zusätzlicher administrativer und rechtlicher Aufwand im Forderungsmanagement. Dies kann in der Folge die Rentabilität und Stabilität von Unternehmen in Deutschland nachhaltig belasten.

Rechtliche Einordnung

Rechtlich gesehen stellt ein Zahlungsausfall eine Zahlungsstörung dar. Nach § 241 Abs. 1 BGB sind Schuldner/innen verpflichtet, die geschuldete Leistung wie vereinbart zu erbringen. Unterbleibt die Zahlung oder erfolgt sie nicht fristgerecht, liegt eine Pflichtverletzung vor. Ergänzend verpflichtet § 242 BGB die Schuldner/innen zur Leistung nach Treu und Glauben. Danach müssen sie ihre Zahlungspflicht in einer Weise erfüllen, die den berechtigten Interessen der Gläubiger/innen Rechnung trägt und dem allgemeinen Grundsatz redlichen Vertragshandelns entspricht. Ein unbegründetes Zurückhalten oder bewusstes Verzögern der Zahlung gilt als treuwidriges Verhalten und damit als rechtlich relevanter Zahlungsausfall.

Abgrenzung zum Zahlungsverzug

Der Zahlungsausfall ist vom Zahlungsverzug zu unterscheiden. Der Zahlungsverzug bezeichnet einen rechtlich definierten Zustand, der eintritt, wenn Schuldner/innen trotz Fälligkeit und Mahnung nicht zahlen oder wenn ein kalendermäßig bestimmter Zahlungstermin überschritten wird. Ein Zahlungsausfall beschreibt hingegen zunächst den tatsächlichen Umstand der ausbleibenden Zahlung – unabhängig davon, ob die rechtlichen Voraussetzungen des Verzugs bereits erfüllt sind. Der Zahlungsverzug ist damit eine mögliche rechtliche Folge eines Zahlungsausfalls. Er begründet weitergehende Ansprüche der Gläubiger/innen, zum Beispiel auf Verzugszinsen oder Schadensersatz.

Welche Maßnahmen können Unternehmen in Deutschland bei Zahlungsausfällen ergreifen?

Bleibt eine Rechnung offen, sollten Unternehmen zeitnah, umsichtig und strukturiert reagieren. Ein abgestuftes Vorgehen hilft, die Forderung effizient durchzusetzen und zugleich die Geschäftsbeziehung nicht unnötig zu belasten. Die geeignete Maßnahme richtet sich unter anderem nach der Höhe der Forderung, der bisherigen Zahlungsmoral und der Reaktion der Schuldner/innen.

Zahlungserinnerung

Die Zahlungserinnerung ist in der Regel der erste Schritt im Forderungsmanagement. Als informeller Hinweis auf den offenen Betrag richtet sie sich sachlich und zurückhaltend an die Schuldner/innen. Unternehmen versenden die Zahlungserinnerung in der Regel kurz nach Ablauf des Zahlungsziels, wenn noch davon auszugehen ist, dass es sich um ein mögliches Versehen oder eine unbeabsichtigte Verzögerung handelt.

Eine Zahlungserinnerung kann formlos erfolgen, da sie keine rechtliche Wirkung entfaltet. Unternehmen sind nicht verpflichtet, Zahlungserinnerungen an säumige Kundinnen und Kunden zu verschicken. Es ist jedoch in den meisten Fällen ratsam, die Schuldner/innen freundlich auf die offene Rechnung hinzuweisen, bevor das Unternehmen eine formelle Mahnung versendet.

Mahnung

Reagieren Schuldner/innen nicht auf die Zahlungserinnerung, können Unternehmen eine Mahnung versenden. Diese fordert ausdrücklich zur Zahlung auf und setzt hierfür eine konkrete Frist. Sofern dieser nicht bereits durch Verstreichen eines konkreten Zahlungstermins eingetreten ist, setzt die Mahnung die Schuldner/innen in Zahlungsverzug.

Eine Mahnung muss bestimmte inhaltliche Vorgaben erfüllen, damit sie rechtlich wirksam ist. Dazu gehören eine eindeutige Bezeichnung als „Mahnung“, der Bezug zur zugrundeliegenden Forderung, das ursprüngliche und das neue Zahlungsziel sowie eine transparente Kostendarstellung. Unternehmen in Deutschland sind berechtigt, Mahngebühren und Verzugszinsen zu erheben. Diese müssen klar ausgewiesen werden, genau wie die Gesamtsumme, die alle Forderungsbestandteile enthält.

Gerichtliches Mahnverfahren

Der ersten Mahnung kann eine zweite und dritte folgen. Bleiben diese unbeantwortet und die Rechnung weiterhin offen, haben Unternehmen verschiedene Möglichkeiten, die Forderung gerichtlich oder außergerichtlich durchzusetzen. Eine Option ist das gerichtliche Mahnverfahren. Gläubiger/innen können einen Mahnbescheid beim zuständigen Mahngericht beantragen, der die Schuldner/innen zur Zahlung auffordert.

Nach Zustellung des Mahnbescheids können die Schuldner/innen entweder zahlen oder Widerspruch einlegen. Erfolgt beides nicht, kann das Mahngericht auf Antrag innerhalb von sechs Monaten einen Vollstreckungsbescheid erlassen. Mit diesem Vollstreckungsbescheid können Gerichtsvollzieher/innen die Forderung zwangsweise eintreiben und dafür verschiedene Zwangsmaßnahmen einsetzen.

Klage vor dem Zivilgericht

Wenn das gerichtliche Mahnverfahren nicht möglich ist oder die Schuldner/innen Widerspruch gegen den Mahnbescheid einlegen, können Gläubiger/innen Klage vor dem Zivilgericht erheben. Hierzu reichen sie eine Klageschrift beim zuständigen Gericht ein und legen ihre Forderung detailliert dar.

Im Rahmen des Prozesses prüft das Gericht die Ansprüche beider Parteien. Kommt es zu einer Entscheidung zugunsten der Gläubiger/innen, erlässt das Gericht ein Urteil, das die Zahlung der offenen Forderung bestätigt. Dieses Urteil ist ein vollstreckbarer Titel. Ähnlich wie der Vollstreckungsbescheid kann es zur Zwangsvollstreckung genutzt werden, falls die Schuldner/innen weiterhin nicht zahlen.

Die Klage ist häufig aufwändiger und kostenintensiver als ein Mahnverfahren, bietet jedoch den Vorteil, dass auch strittige Forderungen rechtlich durchgesetzt werden können.

Inkassoverfahren

Alternativ können sich Unternehmen in Deutschland an Inkassodienstleister wenden, die ein Inkassoverfahren einleiten. Hierfür übergeben sie alle relevanten Unterlagen an den Dienstleister. Dieser prüft die wirtschaftliche Lage der Schuldner/innen, um Ursachen der Nichtzahlung zu erkennen und das weitere Vorgehen festzulegen.

Anschließend nimmt das Inkassounternehmen Kontakt mit der Schuldnerin oder dem Schuldner auf, setzt Fristen und weist auf mögliche rechtliche Schritte hin. Häufig führt bereits dieses Vorgehen zur Zahlung. Alternativ sind Ratenzahlungen oder Aufschübe möglich. Bleibt die Zahlung aus, kann das Inkassounternehmen ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.

Factoring

Beim Factoring verkaufen Unternehmen ihre Forderungen an einen Factoring-Anbieter. Dies kann eine Bank, ein Finanzdienstleistungsunternehmen oder eine spezielle Factoring-Gesellschaft sein. Der Factor zahlt den Großteil des Rechnungsbetrags sofort an das Unternehmen aus und übernimmt – je nach Vertragsmodell – das Ausfallrisiko sowie das Forderungsmanagement. Factoring eignet sich vor allem für Unternehmen, die kurzfristig Liquidität benötigen oder keine eigenen Ressourcen für ein umfassendes Forderungsmanagement haben.

Wie können Unternehmen in Deutschland Zahlungsausfälle vermeiden?

Im besten Fall müssen Unternehmen gar nicht auf offene Rechnungen reagieren. Häufig lassen sich Zahlungsausfälle durch präventive Maßnahmen vermeiden. Ziel sollte sein, dass Unternehmen den Bezahlprozess für Kundinnen und Kunden möglichst einfach gestalten. Auch dies bietet zwar keinen hundertprozentigen Schutz vor einem Zahlungsausfall, doch die folgenden Maßnahmen können das Risiko deutlich verringern.

Klare Kommunikation und Kommunikation

Eindeutige Zahlungsbedingungen schaffen Verbindlichkeit und reduzieren Missverständnisse. Unternehmen sollten Zahlungsziele, akzeptierte Zahlungsmethoden und mögliche Folgen verspäteter Zahlungen klar im Vertrag, auf Rechnungen und in den AGB festhalten. Transparente und verständliche Rechnungen erleichtern Kundinnen und Kunden die Zuordnung und fördern eine pünktliche Zahlung. Eine frühzeitige Kommunikation bei Unklarheiten trägt zusätzlich dazu bei, Zahlungsausfälle zu vermeiden.

Digitale Zahlungsmethoden statt manueller Überweisungen

Manuelle Banküberweisungen sind anfällig für Eingabefehler und können leicht vergessen werden. Digitale Zahlungsmethoden wie Kartenzahlungen oder SEPA-Lastschriften senken dieses Risiko erheblich, da Zahlungen sofort ausgelöst oder automatisch eingezogen werden. Unternehmen, die moderne Zahlungsarten anbieten, verkürzen zudem den Zeitraum bis zum Zahlungseingang und verbessern dadurch ihre Liquidität.

Mit Stripe Payments erhalten Unternehmen in Deutschland Zugang zu mehr als 125 Zahlungsmethoden – darunter Karten- und SEPA-Zahlungen. Auf diese Weise können sie ihren Kundinnen und Kunden in 195 Ländern lokal bevorzugte Zahlungsmethoden anbieten. Der Zahlungsprozess ist direkt mit dem Kauf oder der Rechnungsstellung gekoppelt. Dadurch werden Medienbrüche vermieden..

Wiederkehrende Zahlungen und Abonnements

Bei regelmäßigen Leistungen wie Abonnements oder Serviceverträgen sind wiederkehrende Zahlungen besonders wirksam, um einen Zahlungsausfall zu vermeiden. Automatisch eingezogene Beträge stellen sicher, dass Zahlungen fristgerecht erfolgen, ohne dass Rechnungen manuell beglichen werden müssen. Stripe Billing unterstützt Unternehmen in Deutschland bei der Abwicklung wiederkehrender Zahlungen und bietet flexible Preismodelle, inklusive nutzungsbasierter, stufenweiser, pauschaler sowie optionaler Gebühren.

Nutzung von Zahlungsdaten für proaktives Risikomanagement

Neben der Wahl geeigneter Zahlungsmethoden hilft auch die intelligente Nutzung von Kundendaten, Zahlungsausfälle zu vermeiden. Durch die Auswertung von Zahlungs- und Transaktionsdaten lassen sich Muster erkennen, beispielsweise wiederholt verspätete Zahlungen oder fehlgeschlagene Abbuchungen. Unternehmen können auf dieser Basis frühzeitig reagieren, Zahlungsbedingungen anpassen oder alternative Zahlungsmethoden anbieten.

Stripe Payments unterstützt diesen datenbasierten Ansatz, indem Zahlungsinformationen strukturiert aufbereitet und automatisiert bereitgestellt werden. Dadurch können Unternehmen Risiken frühzeitig erkennen und Zahlungsausfälle bereits im Vorfeld reduzieren, statt erst nach Eintritt tätig zu werden.

Monitoring und frühzeitige Reaktion

Eine kontinuierliche Überwachung der Zahlungseingänge ist in jedem Fall unverzichtbar. Unternehmen in Deutschland sollten Zahlungseingänge regelmäßig prüfen und bei offenen Zahlungen frühzeitig reagieren. Payments bietet hierfür übersichtliche Dashboards und Statusmeldungen, mit denen Unternehmen Zahlungsvorgänge nachvollziehen und Probleme schnell erkennen können. Eine schnelle Reaktion erhöht die Wahrscheinlichkeit, Zahlungsausfälle noch vor einer Eskalation zu vermeiden.

Wie werden Zahlungsausfälle in steuerlicher Hinsicht gehandhabt?

Zahlungsausfälle wirken sich nicht nur auf die Liquidität aus, sondern haben auch steuerliche Folgen. Unternehmen in Deutschland müssen dabei zwischen ertragsteuerlicher Behandlung und umsatzsteuerlichen Korrekturen unterscheiden. Entscheidend ist, ob eine Forderung lediglich zweifelhaft oder bereits endgültig uneinbringlich ist.

Ertragsteuerliche Abschreibung von Forderungen

Ist absehbar, dass eine Forderung ganz oder teilweise nicht beglichen wird, dürfen Unternehmen sie ertragsteuerlich abschreiben. Bei zweifelhaften Forderungen ist eine Teilwertabschreibung möglich, wenn konkrete Anzeichen für einen Zahlungsausfall vorliegen. Dies können unter anderem anhaltende Zahlungsprobleme oder ein laufendes Insolvenzverfahren sein. Ist eine Forderung endgültig uneinbringlich, dürfen Unternehmen sie vollständig ausbuchen. Der Forderungsverlust mindert in diesem Fall den steuerpflichtigen Gewinn und reduziert die Ertragsteuerbelastung des Unternehmens.

Umsatzsteuerkorrektur bei Uneinbringlichkeit

Führt ein Zahlungsausfall zu einer endgültig uneinbringlichen Forderung, können Unternehmen die bereits abgeführte Umsatzsteuer berichtigen. Voraussetzung ist jedoch, dass objektiv nicht mehr mit einem Zahlungseingang zu rechnen ist. Dies ist beispielsweise der Fall nach Abschluss eines Insolvenzverfahrens oder bei erfolgloser Zwangsvollstreckung. In diesem Fall können Unternehmen die Umsatzsteuer korrigieren und vom Finanzamt zurückfordern. Die Umsatzsteuerkorrektur mindert zwar nicht den Forderungsverlust selbst, reduziert jedoch die steuerliche Belastung des Unternehmens.