Ob beabsichtigt oder unbeabsichtigt – Kundinnen und Kunden bezahlen ihre Rechnungen nicht immer fristgerecht. Für Unternehmen stellen offene Forderungen eine kommunikative und logistische Herausforderung dar. Daher gilt es, die entsprechenden Prozesse möglichst systematisch zu organisieren. Voraussetzung hierfür ist das Wissen um die rechtlichen Grundlagen.

In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Zahlungsverzug ist und wie Sie das Risiko minimieren, dass Ihre Rechnungen unbezahlt bleiben. Zudem erläutern wir, welche Verzugszinsen zulässig sind, wie Sie Mahnungen korrekt dokumentieren und wie ein gerichtliches Mahnverfahren funktioniert.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein Zahlungsverzug?
  
• Welche Verzugszinsen sind zulässig?
  
• Muss der Mahnung eine Zahlungserinnerung vorausgehen?
  
• Wie funktioniert ein gerichtliches Mahnverfahren?
  
• Wie müssen Sie Mahnungen dokumentieren?
  
• Wie können Sie einen Zahlungsverzug vermeiden?
  

Was ist ein Zahlungsverzug?

Ein Zahlungsverzug tritt ein, wenn Schuldner/innen eine fällige Geldforderung nicht rechtzeitig begleichen. Die rechtlichen Voraussetzungen und Folgen des Zahlungsverzugs sind in § 286 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) geregelt. Ziel der Regelungen ist es, Gläubiger/innen vor Nachteilen durch verspätete oder ausbleibende Zahlungen zu schützen.

Grundvoraussetzung für einen Zahlungsverzug ist, dass ein Anspruch auf eine Zahlung besteht und dieser fällig ist. Zudem müssen die Gläubiger/innen diesen Anspruch in der Regel anmahnen. Eine Mahnung ist eine schriftliche Zahlungsaufforderung an Schuldner/innen, mit der diese unmissverständlich zur Erfüllung der fälligen Forderung aufgefordert werden. Gläubiger/innen können eine Mahnung verschicken, sobald ihre Kundinnen und Kunden das in der Rechnung angegebene Zahlungsziel nicht fristgerecht erfüllt haben.

Gemäß § 286 Abs. 2 BGB tritt ein Zahlungsverzug auch ohne vorherige Mahnung ein, wenn für die Zahlung ein konkreter Fälligkeitstermin festgelegt wurde. Gleiches gilt, wenn die Schuldner/innen die Leistung ernsthaft und endgültig verweigern oder wenn besondere Umstände einen sofortigen Verzugseintritt rechtfertigen. Schuldner/innen von Entgeltforderungen geraten gemäß § 286 Abs. 3 BGB spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Zahlungsverzug. Für Privatpersonen gilt diese Regelung jedoch nur, wenn sie in der Rechnung ausdrücklich auf die Rechtsfolge hingewiesen werden. Schuldner/innen kommen grundsätzlich nicht in Verzug, wenn die Zahlung infolge eines Umstands unterbleibt, den sie nicht zu vertreten haben.

Welche Verzugszinsen sind zulässig?

Ein Zahlungsverzug hat rechtliche Folgen. Schuldner/innen sind gemäß § 288 Abs. 1 BGB verpflichtet, Verzugszinsen zu zahlen. Diese gleichen den finanziellen Nachteil aus, den Gläubiger/innen durch den Zahlungsverzug erleiden. Ein solcher Nachteil entsteht beispielsweise, wenn Gläubiger/innen den geschuldeten Betrag nicht für eigene Zinsgewinne oder Investitionen verwenden können.

Für Verbraucher/innen und Unternehmer/innen gelten unterschiedliche Verzugszinssätze. Bei Rechtsgeschäften mit Privatpersonen beträgt der gesetzliche Verzugszinssatz 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Der Basiszinssatz wird gemäß § 247 BGB halbjährlich von der Deutschen Bundesbank festgelegt und im Bundesanzeiger veröffentlicht. Im Januar 2026 lag er bei 1,27 %, sodass bei Verbrauchergeschäften 6,27 % p.a. anfallen. Die Bezeichnung „p.a.“ steht für „per annum“ und bedeutet, dass der Zinssatz auf ein gesamtes Jahr bezogen ist. Gläubiger/innen müssen folglich die Jahreszinsen auf die genaue Anzahl der verstrichenen Tage umrechnen, um die Zinsen für den tatsächlichen Verzugszeitraum zu ermitteln.

Für Rechtsgeschäfte, an denen keine Privatpersonen beteiligt sind, hat der Gesetzgeber einen eigenen Verzugszinssatz festgelegt. Dieser wird demnach bei offenen Forderungen gegenüber Unternehmen, Behörden und anderen nicht-privaten Schuldnerinnen und Schuldnern angewendet. Der Zinssatz beträgt 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, das heißt zum Zeitpunkt der Artikelveröffentlichung bei 10,27 % p.a.

Zahlungsverzug Beispiel: Verzugszinsen bei einem B2C-Geschäft

Ein Privatkunde hat seit dem 1. Februar 2026 eine offene Rechnung über 1.200 € für den Kauf eines Laptops und Sie verschicken am 20. Februar 2026 eine Mahnung. In diesem Fall beträgt der Verzugszeitraum 19 Tage. Die Berechnung der Verzugszinsen erfolgt in zwei Schritten:

1. Berechnung der jährlichen Verzugszinsen: 1.200 € x 6,27 % = 75,24 €
   
2. Umrechnung der Zinsen auf den Verzugszeitraum von 19 Tagen: (75,24 € ÷ 365) x 19 = 3,92 €
   

In diesem Fall belaufen sich die Verzugszinsen für den Zeitraum von 19 Tagen auf 3,92 €.

Zahlungsverzug Beispiel: Verzugszinsen bei einem B2B-Geschäft

Ein Unternehmen hat seit dem 1. März 2026 eine offene Rechnung über 20.000 € für den Kauf einer CNC-Fräsmaschine. Sie verschicken am 22. März 2026 eine Mahnung. In diesem Fall beträgt der Verzugszeitraum 21 Tage. Die Berechnung der Verzugszinsen erfolgt auch hier in zwei Schritten, allerdings mit dem Verzugszinssatz von 10,27 % p.a.:

1. Berechnung der jährlichen Verzugszinsen: 20.000 € x 10,27 % = 2,054 €
   
2. Umrechnung der Zinsen auf den Verzugszeitraum von 21 Tagen: (2,054 € ÷ 365) x 21 = 118,18 €
   

In diesem Fall belaufen sich die Verzugszinsen für den Zeitraum von 21 Tagen auf 118,18 €.

Muss der Mahnung eine Zahlungserinnerung vorausgehen?

Eine Zahlungserinnerung ist eine schriftliche Aufforderung zur Zahlung, die Gläubiger/innen ihren Kundinnen und Kunden noch vor der Mahnung senden können, wenn ein Zahlungsziel verstrichen ist. Während die Mahnung bereits eine formelle Zahlungsaufforderung darstellt, ist die Zahlungserinnerung in der Regel unverbindlicher formuliert. Sie kann formlos erfolgen und muss – anders als die Mahnung – keinen konkreten Zahlungstermin enthalten.

Zudem dürfen Sie keine zusätzlichen Gebühren für die Ausstellung einer Zahlungserinnerung verlangen. Für Mahnungen können Sie hingegen Mahngebühren erheben, um die Material- und Versandkosten sowie Kosten für Rücklastschriften oder eine Adressermittlung zu decken.

Eine Zahlungserinnerung ist folglich nicht obligatorisch. Sie stellt lediglich einen freiwilligen, kundenfreundlichen Zwischenschritt dar, der durchaus zu empfehlen ist, um Kundinnen und Kunden höflich auf die offene Forderung hinzuweisen.

Wie funktioniert ein gerichtliches Mahnverfahren?

Wenn Zahlungsfristen verstreichen, haben Unternehmen in Deutschland verschiedene Möglichkeiten, ihre offenen Forderungen einzutreiben. Neben dem Factoring oder einer Klage können sie auch ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Dieses sollte jedoch erst initiiert werden, wenn die Schuldner/innen auf mehrfache Mahnungen nicht reagieren.

Das gerichtliche Mahnverfahren ermöglicht es, einen Mahnbescheid zu erwirken, der die Schuldner/innen zur Zahlung auffordert. Der Antrag auf einen Mahnbescheid kann sowohl schriftlich als auch online gestellt werden. Er muss sämtliche Angaben zu den Parteien, zur Forderungshöhe, zu Zinsen und Nebenforderungen sowie zum Fälligkeitsdatum enthalten. Hat das Mahngericht den Antrag geprüft, stellt es den Mahnbescheid zu und informiert gleichzeitig die Antragsteller/innen.

Nach Zustellung des Mahnbescheids haben die Schuldner/innen die Möglichkeit, die Forderung zu begleichen oder Widerspruch einzulegen. Reagieren sie nicht, können die Gläubiger/innen innerhalb von sechs Monaten einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Dieser berechtigt zu Zwangsvollstreckungsmaßnahmen durch die Gerichtsvollzieher/innen, zum Beispiel in Form einer Pfändung von Konten, Löhnen oder anderen Vermögenswerten. Ist der Aufenthaltsort der Schuldner/innen nicht bekannt, kann der Vollstreckungsbescheid auch öffentlich zugestellt werden, beispielsweise durch Bekanntmachung im Online-Informationssystem des Gerichts.

Ein Vorteil des automatisierten Mahnverfahrens besteht darin, dass es die Verjährung der Forderung hemmt. Mit Zustellung des Mahnbescheids wird die Verjährungsfrist gemäß § 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB gehemmt. Dadurch können auch Forderungen, deren Verjährung kurz bevorsteht, noch gesichert werden. Gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen bietet das Mahnverfahren daher eine kostengünstige und schnelle Möglichkeit, Liquiditätsengpässe zu vermeiden und offene Rechnungen rechtssicher einzutreiben

Wie müssen Sie Mahnungen dokumentieren?

Mahnungen gehören zu den geschäftsrelevanten Unterlagen. Daher müssen Sie Mahnschreiben gemäß den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD) nachvollziehbar und revisionssicher dokumentieren. Jede Mahnung muss vollständig, unveränderbar und mit eindeutigem Datum erfasst werden.

Archivieren Sie sowohl Papierdokumente als auch digitale Dateien. Bei elektronischen Dokumenten darf eine nachträgliche Änderung entweder nicht möglich sein oder sie muss lückenlos protokolliert werden. Unter die Dokumentationspflicht fallen auch Transaktionen eventueller Mahngebühren.

Darüber hinaus muss die Dokumentation so organisiert sein, dass sie im Falle einer Betriebsprüfung jederzeit zugänglich ist. Legen Sie alle Vorgänge lückenlos ab, verknüpfen Sie Mahnungen mit den zugehörigen Rechnungen und bewahren Sie Zustellnachweise auf. Nur so können Sie nachweisen, dass Ihre Mahnungen sowohl rechtlich als auch steuerlich einwandfrei sind.

Eine GoBD-konforme Dokumentation gewährleistet nicht nur Rechtssicherheit, sondern erleichtert auch das Forderungsmanagement, da Sie offene Posten und Mahnstufen jederzeit transparent nachvollziehen können.

Wie können Sie einen Zahlungsverzug vermeiden?

Das BGB enthält klare Regeln zum Schutz von Gläubigerinnen und Gläubigern. Dennoch stellt es vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland häufig eine Herausforderung dar, ihre offenen Forderungen einzutreiben. Eine Automatisierung der entsprechenden Prozesse kann helfen, Zahlungsfristen zuverlässig zu überwachen, Zahlungen einzuziehen und Forderungen anzumahnen. Systematische Abläufe reduzieren das Risiko eines Zahlungsverzugs deutlich.

Ein wirksames Mittel zur Vermeidung von Zahlungsverzug ist die Nutzung digitaler Zahlungslösungen. Mit Stripe Payments können Sie Zahlungen sofort per Karte, Apple Pay oder SEPA-Lastschrift direkt auslösen. Dadurch entfallen Verzögerungen, die bei manuellen Banküberweisungen häufig auftreten. Fehlgeschlagene Zahlungen können erkannt und über Stripe Billing erneut initiiert werden. Wiederholte Einzugsversuche lassen sich automatisieren, um die Erfolgswahrscheinlichkeit von Zahlungen zu erhöhen.

Bleiben Zahlungen dennoch offen, unterstützt Stripe bei der Organisation des Forderungsmanagements. Zahlungsprozesse, offene Posten und erneute Einzugsversuche lassen sich zentral steuern und dokumentieren. So reduzieren Unternehmen manuelle Fehler und behalten ihren Cashflow besser im Blick.