Het is belangrijk voor bedrijven om betaalmethoden aan te bieden die aansluiten bij de gewoonten en voorkeuren van Spaanse klanten. In feite zegt 86% van de klanten dat ze meestal afzien van online aankopen als de betaalmethode van hun voorkeur niet beschikbaar is. Automatische incasso is een van deze voorkeursmethoden. Volgens gegevens van de Bank van Spanje was automatische incasso in de tweede helft van 2024 goed voor meer dan 12% van alle elektronische betalingen, waardoor het een van de populairste betaalmethoden in Spanje is.

Bovendien breidt het gebruik van automatische incasso's zich uit. Dit blijkt uit de stijging van 3,2% j-o-j in 2024. Daarom kan het integreren van deze betaalmethode in de betaalstapel van je bedrijf helpen om de verkoop te stimuleren. In dit artikel geven we uitleg over automatische incasso's, inclusief hoe ze werken, de Spaanse regelgeving die erop van toepassing is en de stappen die je moet volgen om ze te accepteren.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een automatische incasso?
  
• Hoe werkt automatische incasso in Spanje?
  
• Voordelen en nadelen van automatische incasso's
  
• Soorten bedrijven die profiteren van automatische incasso's
  
• Hoe de Spaanse regelgeving automatische incasso's regelt
  
• Hoe je Stripe kunt gebruiken om automatische incasso's voor je bedrijf in te stellen
  
• Hoe om te gaan met annuleringen en retourneringen van automatische incasso's
  
• Veelgestelde vragen over automatische incasso's in Spanje
  

Wat is een automatische incasso?

De SEPA-incasso (Single Euro Payments Area) is een betaalmethode waarmee een geautoriseerd bedrijf automatisch een terugkerende betaling van de bankrekening van een klant kan afschrijven. Als voorwaarde moet de klant de kosten autoriseren met een SEPA-incasso-opdracht. Vanaf dat moment wordt het bedrag op de vervaldatum direct van de bankrekening van de klant afgeschreven.

Deze betaalmethode is gebruikelijk bij bedrijven die een abonnementsmodel volgen en transacties binnen SEPA faciliteren. Hieronder vallen bijna alle lidstaten van de EU. Er zijn twee soorten automatische incasso. Ze verschillen van elkaar door het type klant en de terugbetalingsperiode.

Automatische incasso voor particulieren

SEPA Core Direct Debit (bekend als “SEPA Core”) verbindt bedrijven contractueel met individuele klanten. De periode voor het verwerken van terugbetalingen is 8 weken voor geautoriseerde kosten en 13 maanden voor kosten die gemaakt zijn zonder expliciete toestemming van de klant.

Automatische incasso voor ondernemingen

SEPA-incasso voor bedrijven (vaak “SEPA B2B Direct Debit” genoemd) is bedoeld voor transacties tussen bedrijven. In dit geval kunnen de afschrijvingen niet worden teruggestort na autorisatie.

Hoe automatische incasso werkt in Spanje

Ondanks hun verschillen is de werking van beide automatische incassotypes identiek. Hieronder geven we een overzicht van de drie stappen.

Handtekening

Eerst moet de klant een mandaat voor SEPA-incasso ondertekenen. Als hij dit mandaat niet ondertekent, kan hij niet via automatische incasso betalen omdat het bedrijf dan niet gemachtigd is om het aangegeven bedrag van de bankrekening van de klant af te schrijven. Om de handtekening te verzamelen, moet het mandaat de volgende informatie bevatten:

• Uniek SEPA-machtigingskenmerknummer
  
• Naam, adres en Internationaal bankrekeningnummer (IBAN) van de klant.
  
• Naam, identificatienummer en handtekening van het bedrijf.
  
• Datum van ondertekening
  
• Soort betaling
  

Ontvangstbewijs

Zodra de klant de automatische incasso heeft goedgekeurd, moet het verschuldigde bedrag worden aangetoond met een ontvangstbewijs van de bank met informatie over het verkochte product of de verkochte dienst.

Incasso

Om te bevestigen dat de bank de inning van het bankbewijs verwerkt, voert zij doorgaans een overboeking uit. Dit is een document dat de bank de opdracht geeft om meerdere incasso's af te handelen. Overmakingen moeten de bankgegevens bevatten in een XML-bestand (Extensible Markup Language) dat voldoet aan de ISO 20022-norm van de Internationale Organisatie voor Standaardisatie.

Voor terugkerende betalingen moeten periodiek overboekingen naar de bank worden gestuurd. Op de op de overboeking aangegeven betaaldatum haalt de bank het geld van de rekening van de klant en stort dit op de rekening van het bedrijf.

Voordelen en nadelen van automatische incasso's

Voor bedrijven met terugkerende verdienmodellen heeft het aanbieden van automatische incasso als betaalmethode verschillende voordelen. Er zijn ook enkele nadelen waar ze rekening mee moeten houden. We bespreken beide hieronder.

Voordelen van automatische incasso voor bedrijven

• Meer voorspelbare inkomsten
  Als je het bedrag aan inkomsten in elke cyclus en de betaaldatum van tevoren weet, kun je de controle over de kasstroom verbeteren.
  
• Minder administratieve rompslomp
  Door het minimaliseren van handmatige taken kunnen bedrijven hun productiviteit verhogen en hun administratieve kosten verlagen.
  
• Minder geweigerde betalingen
  Koppeling aan een bankrekening kan het aantal geweigerde betalingen verminderen in vergelijking met terugkerende kaartbetalingen, die onderhevig zijn aan verval en blokkering.
  
• Klantloyaliteit
  Automatische incasso's versterken de consumptiegewoonten en kunnen helpen het aantal klanten dat wisselt tussen verschillende betaaloplossingen te verminderen. Het versterken van deze continuïteit is vooral belangrijk in sectoren met veel concurrentie of goedkope abonnementen.
  
• Grotere veiligheid
  Automatische incasso's zijn veiliger voor bedrijven omdat het SEPA-mandaat een overeenkomst met de klant formaliseert. Op zijn beurt is deze betaalmethode veiliger voor klanten. De verplichte eerste handtekening kan onverwachte kosten helpen voorkomen.
  

Nadelen van automatische incasso's voor bedrijven

• Beperkte beschikbaarheid voor B2B-betalingen
  Banken zijn verplicht om SEPA Core Direct Debit te accepteren, maar ze zijn niet verplicht om SEPA B2B Direct Debit te accepteren. Daarom moeten bedrijven die veel B2B-betalingen ontvangen, controleren of hun banken deze betaalmethode aanbieden.
  
• Uitgestelde bijschrijving
  Bedrijven ontvangen het geld niet meteen als het van de bankrekening van de klant wordt gehaald. In plaats daarvan kunnen banken er tot het einde van de volgende werkdag na ontvangst van de betalingsopdracht over doen om het geld bij te schrijven op de bankrekening van het bedrijf.
  
• Minder controle op betalingen
  Vanwege het gemak van automatische betalingen controleren sommige klanten SEPA-incasso's niet vaak. Het kan dus langer duren voordat ze mogelijke fouten ontdekken. Voor bedrijven vertaalt dit zich in een grotere administratieve last en wat financiële onzekerheid door mogelijke late vorderingen.
  

Voordelen van automatische incasso voor klanten

Deze betaalmethode biedt ook voordelen voor klanten die het gebruiken voor hun terugkerende betalingen:

• Groot gemak: Automatische incassobetalingen worden automatisch verwerkt, dus klanten hoeven geen vervaldata te onthouden en kunnen onderbrekingen van de dienstverlening voorkomen.
  
• Tijdbesparing: Doordat betalingen niet handmatig worden verwerkt, besparen klanten tijd op repetitieve taken.
  
• Prijsverlaging: Veel bedrijven belonen klantenloyaliteit met kortingen op langetermijnabonnementen, zoals jaarabonnementen die een of twee maanden korting bieden.
  

Soorten bedrijven die profiteren van automatische incasso's

Automatische incasso kan erg nuttig zijn voor bedrijven die afhankelijk zijn van abonnements- of terugkerende factureringsmodellen. In feite wordt 77,5% van de terugkerende betalingen in Spanje verwerkt via automatische incasso. Hieronder geven we een overzicht van de soorten bedrijven die het meeste voordeel kunnen halen uit het aanbieden van automatische incasso als betaalmethode.

Abonnementsdiensten

Stabiliteit is fundamenteel voor bedrijven die abonnementsdiensten aanbieden, en automatische incasso is een ideale betaalmethode om dit te bereiken. Bijvoorbeeld, El País - het populairste dagblad van Spanje - biedt klanten de mogelijkheid om abonnementen op de fysieke editie via automatische incasso te betalen. Ook Legálitas - een van de meest vooraanstaande juridisch adviesbureaus voor gezinnen, zelfstandigen en het midden- en kleinbedrijf (MKB) in Spanje - gebruikt automatische incasso als belangrijkste betaalmethode voor zijn abonnementsdienst. In 2024 beantwoordde het bedrijf bijna 1,3 miljoen vragen.

Webwinkels die terugkerende aankopen aanbieden

Automatische incasso is heel gebruikelijk bij ecommercewinkels in Spanje die producten verkopen die klanten regelmatig bijvullen, zoals babyluiers of huishoudelijke schoonmaakmiddelen.

MKB en grote bedrijven in B2B-omgevingen

In B2B-relaties, zoals die in B2B-marktplaatsen-gebruiken bedrijven vaak automatische incasso om een veelvoorkomend probleem te verminderen: vertragingen in betalingen van bedrijven aan hun leveranciers. Bijna 50% van de Spaanse bedrijven in 2025 zegt zelfs een stijging van het aantal insolventies onder hun B2B-klanten te verwachten in het komende jaar.

Bedrijven in de financiële sector

Bedrijven die financiële diensten aanbieden, geven vaak de voorkeur aan automatische incasso's voor klanten om leningen en schulden terug te betalen. Deze betaalmethode helpt wanbetalingen, die vaak voorkomen bij consumentenkrediet, te verminderen.

Non-profits

Automatische incasso is gunstig voor niet-gouvernementele organisaties (NGO's) omdat het de continuïteit van donaties bevordert en de transparantie van de activiteiten garandeert. Volgens het onderzoek Realiteit van partners en donateurs (Realidad del Socio y Donante) was directe debitering de favoriete betaalmethode voor mensen die in 2023 geld doneerden aan non-profitorganisaties.

Makelaars

Over het algemeen worden huurbetalingen via makelaars gedaan via automatische incasso, omdat deze methode betalingsachterstanden kan verminderen. In 2024 werd een op de vijf Spaanse huishoudens gehuurd. Daarom is het waarschijnlijk dat er maandelijks miljoenen SEPA-incasso's worden verwerkt voor huurbetalingen.

Overheidsinstellingen

Sommige overheidsinstanties die terugkerende belastingen en heffingen in rekening brengen, bieden belastingbetalers de mogelijkheid om via automatische incasso te betalen. De Spaanse belastingdienst (AEAT) maakt het bijvoorbeeld mogelijk om de vennootschapsbelasting (IS) in termijnen te betalen. Dit maakt het makkelijker voor Spaanse bedrijven om deze directe belasting te betalen, die in 2024 meer dan €39 miljard opbracht voor de AEAT.

Nutsbedrijven

In de nutssector is automatische incasso de meest gebruikte betaalmethode in Spanje. De betalingsbedragen variëren elke maand, afhankelijk van het verbruik. SEPA-incasso’s zijn compatibel met variabele bedragen, waardoor ze een ideale betaalmethode zijn voor bedrijven met modellen voor facturatie naar gebruik.

Hoe de Spaanse regelgeving automatische incasso's regelt

In Spanje en Europa zijn er verschillende regels voor automatische incasso. Hieronder geven we een overzicht van de belangrijkste wetten en verplichtingen:

• Verordening (EU) 260/2012 betreffende automatische incasso's in euro's
  Verordening (EU) 260/2012 is de Europese verordening die betalingen in euro's binnen SEPA regelt. Hierin staan verplichtingen zoals het ondertekenen van een SEPA-mandaat en het ten minste 14 kalenderdagen van tevoren informeren van de klant over het bedrag en de betaaldatum, tenzij in het contract expliciet een andere periode is overeengekomen.
  
• Antifraudewet
  De antifraudewet stelt eisen aan de software die wordt gebruikt om automatisch facturen te genereren en betalingen te beheren. Naast andere functies moet deze oplossing het juiste bedrag registreren dat in rekening wordt gebracht wanneer de automatische incasso wordt verwerkt.
  
• De wet Crea y Crece (Creëer en groei)
  De wet Crea y Crece verplicht bedrijven die commerciële overeenkomsten hebben met andere bedrijven of zelfstandigen om elektronische facturen uit te geven. Dat wil zeggen, als een bedrijf terugkerende betalingen ontvangt van andere beroepsbeoefenaren via automatische incasso, moet het facturen uitgeven en versturen in elektronisch formaat na goedkeuring van de definitieve regelgeving van wet Crea y Crece, gepland voor eind 2026.
  
• Algemene wet ter bescherming van consumenten en gebruikers
  Deze wet verenigt en regelt verschillende consumentenrechten, zoals het herroepingsrecht, waarmee klanten contracten kunnen annuleren. Als dit gebeurt, moeten bedrijven automatische incasso's stopzetten en de bijbehorende terugbetalingen verwerken.
  

Hoe Stripe gebruiken om automatische incasso's in te stellen voor je bedrijf

Om deze betaalmethode te implementeren en te voldoen aan de huidige regelgeving, definieer je de terugkerende producten of diensten en geef je ze duidelijk aan in de beschrijving van de automatische incasso. Bepaal vervolgens de periode tussen de afschrijvingen op de rekeningen van klanten. Ongeacht de factureringsfrequentie moet je klanten op een transparante manier informeren om aan de regelgeving te voldoen en mislukte betalingen te verminderen. Stripe biedt verschillende handige hulpmiddelen voor dit proces.

Om automatische incasso als betaalmethode in te stellen, kies je een betalingsverwerker die automatische incassodiensten aanbiedt en nauwe relaties onderhoudt met betalingsnetwerken en bankpartners, zoals Stripe Payments. Door Payments in je technologiestack te integreren, kun je meer dan 100 betalingsmethoden accepteren van klanten in meer dan 195 landen. Hieronder vallen ook SEPA-incasso's, die je met één klik kunt activeren vanuit je Dashboard. Bovendien zorgt Stripe ervoor dat alle betalingsprocessen voldoen aan de lokale regelgeving. Met Stripe Billing kun je terugkerende betalingen automatiseren en handmatige processen, zoals het aanvragen van betalingen bij banken, vermijden.

Tot slot kun je terugkerende facturen instellen en bepalen hoe deze in elke factureringscyclus worden uitgegeven. Door te werken met een oplossing die betalingen en facturering integreert, zoals Stripe Billing, kun je factuurbeheer automatiseren met Invopop. Dit is een in Spanje ontwikkelde oplossing voor elektronisch factureren die voldoet aan de Europese regelgeving en verplichte elektronische facturering zoals vastgesteld door de Creëer en Groei Wet. Via de Stripe App Marketplace heb je toegang tot deze en vele andere oplossingen die eenvoudig integreren met je betalingsplatform.

Hoe om te gaan met annuleringen en retourneringen van automatische incasso's

Zelfs bij terugkerende betalingssystemen zijn retourneringen en annuleringen onvermijdelijk. De meest voorkomende redenen zijn geldgebrek, het herroepingsrecht en factureringsfouten. In elk geval is het belangrijk om te weten hoe je met deze incidenten omgaat.

Annulering van automatische incasso's

Om een SEPA Core Direct Debit te annuleren voordat de volgende betaling wordt verwerkt, moet de klant de bank een ondertekend document geven met de datum van het verzoek. Dit verzoek wordt echter alleen geaccepteerd als het niet later dan één werkdag voor de betaaldatum wordt ingediend. Aan de andere kant - en in tegenstelling tot SEPA Core Direct Debits - kunnen betalingen die via SEPA B2B Direct Debits zijn geautoriseerd niet worden teruggestort.

Terugstorten van automatische incasso's

Klanten kunnen een terugbetaling aanvragen bij hun bank. Dit proces is echter alleen mogelijk in twee gevallen:

• De klant heeft de automatische incasso niet geautoriseerd
  Als de klant een afschrijving op zijn rekening ontvangt die hij niet eerder heeft goedgekeurd, heeft hij 13 maanden vanaf de ontvangst van de afschrijving de tijd om een verzoek tot terugbetaling in te dienen bij zijn bank.
  
• Het bedrijf heeft het bedrag van de afschrijving niet duidelijk aangegeven
  Ondanks dat de klant toestemming heeft gegeven voor de automatische incasso, kan hij binnen acht weken zijn geld terugvragen. Hij moet aantonen dat het bedrijf het bedrag niet duidelijk heeft aangegeven of het bedrag heeft verhoogd nadat de klant meerdere betalingen van een vergelijkbaar bedrag heeft gedaan.
  

Als de klant een terugbetaling aanvraagt, heeft de bank 10 werkdagen om ofwel het volledige in rekening gebrachte bedrag terug te betalen of het verzoek af te wijzen. Als de bank het verzoek afwijst, moet ze expliciet de reden aangeven en hoe men tegen die beslissing in beroep kan gaan.

Veelgestelde vragen over automatische incasso's in Spanje

Accepteren alle Spaanse banken automatische incasso's?

Alle banken zijn verplicht om automatische incasso's te accepteren, mits het om kerntransacties gaat (d.w.z. SEPA Core Direct Debits tussen een bedrijf en een individu). Banken zijn echter niet verplicht om SEPA B2B-incasso's te accepteren. Om te controleren of een bank deze B2B-betaalmethode accepteert, kun je het register van de European Payments Council (EPC) raadplegen.

Wat gebeurt er als de klant onvoldoende saldo heeft op het moment dat een automatische incassobetaling wordt verwerkt?

Als de klant niet over voldoende geld beschikt op het betaalmoment, weigert de bank de SEPA-incasso. Zoals gespecificeerd in decreetwet 19/2018, kan de bank automatische incasso's ook om andere redenen weigeren, zoals discrepanties met de namen van de rekeninghouders of verdenking van frauduleuze transacties. Vervolgens kan het bedrijf de betaling opnieuw uitgeven of een andere betaalmethode met de klant overeenkomen.

Wat moet een bedrijf doen als de klant midden in een factureringsperiode wijzigingen aanbrengt in een abonnement?

Als de klant wijzigingen aanvraagt die het bedrag van een automatische incasso tijdens de factureringscyclus beïnvloeden, is het gepast om pro rata facturering toe te passen. Op deze manier wordt het bedrag dat in rekening wordt gebracht door SEPA-incasso aangepast op basis van het werkelijke gebruik van de service tijdens die periode.

Moet het SEPA-mandaat voor elke automatische incasso worden vernieuwd?

Het SEPA-mandaat hoeft alleen te worden ondertekend wanneer de contractuele relatie begint. Het is niet nodig om het bij elke factureringscyclus te vernieuwen. Het bedrijf moet het elektronisch bewaren voor de duur van het contract, voor het geval er een bewijs van autorisatie nodig is.