このような請求は、世界中で利用されています。世界の電子請求市場は、2025 年に 241.8 億ドル規模に達し、2030 年までに 608.1 億ドルに到達すると予測されています。以下では、電子請求の仕組み、手動の請求との違い、考慮すべき課題とメリット、そして自社に適した電子請求ソリューションの選び方について解説します。

目次

• 電子請求書とは
  
• 電子請求書の仕組み
  
• 電子請求書と手書き請求書の相違点
  
• 電子請求書は必須なのか
  
• 電子請求のメリット
  
• 電子請求の課題
  
• 電子請求システムの構築および導入方法
  
• 電子請求のセキュリティとコンプライアンスに関する考慮事項
  
• 適切な電子請求ソリューションの選び方
  
• 電子請求書に関するよくあるご質問
  
• Stripe Invoicing でできること
  

電子請求書とは

電子請求書とは、構造化データを含むデジタル形式で請求書を作成、送信、受信、または保存することです。電子請求書システムを使用すると、企業は請求書を迅速に送受信しやすくなり、エラーのリスクを減らし、監査やレポート作成プロセスの正確性を向上させることができます。電子請求書は、ファイル内に詳細なデータがコード化された XML や JSON などの形式で提供されます。

電子請求書と見なされないもの

電子請求書が一般的なデジタル請求書と異なるのは、企業の会計システムに直接転送できる構造化データファイルである点です。また、自動的に生成および処理されることもあります。一方、メールで送信される PDF や Word 文書など、電子的な手段で手動送信される通常のデジタル請求書は、一般に電子請求書とは見なされません。

電子請求書の仕組み

電子請求は、従来の紙ベースの請求に代わる、より迅速で自動化されたプロセスです。ここでは、電子請求の一般的な仕組みを紹介します。

• 請求書の作成: 売り手は、請求、会計、または Enterprise Resource Planning (ERP) システムを使用して、電子的に請求書を作成します。こうしたシステムは、現地のコンプライアンス要件を満たすために電子請求プラットフォームに接続される場合があります。請求書には、買い手と売り手の情報、請求書番号、日付、項目の説明、数量、価格、税金、支払総額など、必要な詳細がすべて含まれます。請求書は通常、異なるシステムとの互換性を確保するために、XML などの構造化形式で作成されます。

• 請求書の送信: 売り手は、電子請求書を買い手に電子的に送信します。送信には、次のようないくつかの方法があります。

• 直接送信: 請求書は、安全な接続を使用して売り手のシステムから買い手のシステムに直接送信されます。

• メール: 請求書はメールに添付され、買い手に送信されます。

• 電子請求ネットワークまたはプラットフォーム: 請求書は、買い手がアクセスしてダウンロードできるネットワークまたはプラットフォームにアップロードされます。

• Peppol network: 電子請求書は、このグローバルネットワークを通じて企業と政府の間で安全にやり取りされます。

• 請求書の受領: 買い手は、希望するチャネルを通じて電子請求書を受け取ります。請求書が構造化された形式であれば、買い手の会計システムに自動的にインポートできるため、手動でデータを入力する必要がなくなります。請求書がメールの添付ファイルまたは PDF として送信される場合は、手動での処理が必要になることがあります。

• 請求書の処理と承認: 買い手の会計システムは、請求書データを検証し、エラーを確認し、発注書やその他の関連文書と照合します。買い手の内部プロセスによっては、請求書が承認ワークフローを経る場合があります。承認されると、請求書の支払いが予定されます。

• 決済: 買い手は、合意した決済条件に従って決済を開始します。決済は、銀行振込、クレジットカード、オンライン決済プラットフォームなどの手段で電子的に行うことができます。

• アーカイブ: 買い手と売り手は、記録保持と法令遵守のために電子請求書を保存します。

電子請求書と手書き請求書の相違点

電子請求と手動請求は、請求と決済処理を行うための異なる 2 つの方法であり、形式、送付方法、処理方法、全体的な効率に違いがあります。以下でその違いを詳しく見ていきます。

電子請求書は必須なのか

多くの地域や国で電子請求書が義務付けられているか、義務化に向けて進んでいます。各地域には独自のルールや手続きがあるため、何が適用されるかは現地の規制を確認してください。

• ヨーロッパ: 2025 年に EU は、地域の付加価値税制度を現代化することを目的とした一連の規制である VAT in the Digital Age (ViDA) を採択しました。ViDA では、電子請求書が EU 承認の標準形式に準拠することが求められ、2030 年までに EU 域内のすべての B2B 取引を電子請求書で処理することも義務付けられます。ドイツ、スペイン、フランス、アイルランド、スウェーデンなどの国では、B2G 取引で電子請求書が義務付けられています。2022 年に起草された Spain ’ s Create and Grow Law では、近い将来、スペインに拠点を置く企業間の B2B 取引に電子請求書の利用が義務付けられます。イギリスでは、2029 年 4 月からすべての VAT 請求書で電子請求書が義務付けられます。

• アジア: インドとマレーシアでは、年間売上高が一定額を超える企業に対し、B2B および B2G 取引で電子請求書の使用が義務付けられています。ベトナムでは、2022 年以降、すべての企業に電子請求書の使用が義務付けられています。[シンガポール](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-(gst)では、GST に登録されているすべての企業が電子請求書を使用する必要があります。フィリピンでは、2026 年末までに電子請求書を導入する必要があります。

• 中南米: ブラジル、アルゼンチン、メキシコ、ウルグアイ、ペルーなどの中南米では、ほぼすべての取引に電子請求書の発行が義務付けられています。

電子請求のメリット

ここでは、電子請求書のメリットをいくつかご紹介します。

• 法令遵守とセキュリティ: 電子請求書プラットフォームは税金に関する規制や国際基準に準拠し、機密性の高い財務データを保護するための強力なセキュリティ対策を備えています。これらの対策により、法令遵守の負担を軽減し、罰金のリスクを抑えることができます。

• 処理と決済の迅速化: 電子請求書は電子的に送信されるため、郵送に伴う遅延を解消できます。これにより、請求書処理が迅速になり、決済サイクルが短縮され、キャッシュフローの改善につながります。

• コスト削減: 電子請求により、紙、印刷、郵送料、手作業によるデータ入力が不要になります。これは、特に大量の請求書を処理する企業にとって、大幅なコスト削減につながります。自動化によって手作業の負担も減るため、スタッフは他の業務に時間を充てられます。

• エラーの削減: 手作業によるデータ入力ではエラーが発生しやすく、不一致や紛争につながる可能性があります。データの検証とインポートを自動化することで、電子請求ではより正確で一貫性のある請求書データを作成でき、高コストなミスが発生する可能性を抑えられます。

• 可視性の向上: 電子請求プラットフォームにはリアルタイムの追跡機能と監視機能があります。企業は、作成から決済まで各請求書のステータスを簡単に確認できるため、プロセス全体の可視性と管理性が向上します。この透明性により、ボトルネックの特定、問題の迅速な解決、キャッシュフロー管理の最適化がしやすくなります。

• 無駄の削減: 紙を不要にすることで、電子請求は環境への負荷を軽減し、持続可能性への取り組みに貢献します。

• サプライヤーとの関係強化: 迅速な決済と透明性の高いプロセスにより、サプライヤーとの関係が改善します。電子請求は信頼関係の構築に役立ち、取引の円滑化や、優遇価格、新製品への先行提供版などのメリットにつながる可能性があります。

• 拡張性: 電子請求書ソリューションは、ビジネスの成長に合わせて簡単に拡張できます。請求書の量が増えても、これらのシステムは追加の手作業を必要とせずに処理できます。金融規制が変化する中、電子請求書は、変化する世界各国の要件に迅速に準拠する際にも役立ちます。

電子請求の課題

他のビジネスソリューションと同様に、電子請求にも固有の課題があります。ここでは、電子請求に移行する際に注意すべき点をご紹介します。

• 初期投資: 電子請求システムの導入には、ソフトウェア、ハードウェア、トレーニングへの初期投資が必要になる場合があります。中小企業にとっては、このコストが大きな負担になることもあります。

• 既存システムとの連携: 電子請求を既存の会計システムや Enterprise Resource Planning (ERP) システムと連携させる作業は、複雑で時間がかかる場合があり、技術的な専門知識や外部コンサルタントが必要になることがあります。

• 技術的な問題: 技術的な不具合、ソフトウェアの更新、接続の問題により、電子請求が中断され、遅延やエラーが発生することがあります。

• 変化への抵抗: 手作業のプロセスに慣れている従業員は、電子請求への移行に抵抗を示す可能性があります。円滑に導入するには、変更管理の取り組みやトレーニングが必要になる場合があります。

• サプライヤーのアカウント登録: サプライヤーに電子請求の導入を促すことは課題になる場合があります。特に、リソースや技術力が不足している小規模なサプライヤーでは難しいことがあります。

• サイバーセキュリティ上の脅威: 電子請求書には機密性の高い財務情報が含まれているため、サイバー攻撃の標的になります。そのため、強固なセキュリティ対策で保護する必要があります。

• データプライバシー規制: GDPR などのデータプライバシー規制への法令遵守には時間がかかる場合があり、また個人情報の慎重な取り扱いが求められます。

• 形式の違い: 電子請求書は複数の形式で作成できるため、異なるシステム間で互換性の問題が生じる可能性があります。

• 規制の違い: 電子請求書の規制は国や地域によって異なるため、複数の地域で事業を展開している企業にとって、法令遵守を維持することは困難です。

• 物理的な署名の欠如: 電子請求書には通常、物理的な署名がないため、紛争が生じた場合に真正性や有効性について懸念が生じる可能性があります。

• 技術的な問題: 電子請求システムの技術的な不具合やエラーにより、請求書の正確性や配達をめぐって争いが生じる可能性があります。

電子請求システムの構築および導入方法

以下の手順に従えば、事業に電子請求を導入できます。

要件の分析

決済サイクルの短縮、精度の向上、規制要件への対応強化など、電子請求システムによって何を達成したいのかを明確に定めます。既存の請求プロセスを見直してボトルネックや非効率な部分を洗い出し、その結果を基に、既存の ERP システムとの連携機能や特定のコンプライアンスツールなど、電子請求システムに必要な機能を特定します。

システムの選択

ニーズ分析に基づいて、必要な機能のリストを作成します。リアルタイム処理、国際標準 (Peppol、UBL など) との互換性、請求や ERP システムとの連携のしやすさなどを優先できます。

次に、さまざまな電子請求システムプロバイダーを調査・比較します。レビューやケーススタディも参考にし、デモ版をリクエストできます。ベンダーが業界経験豊富であり、信頼できるカスタマーサポートを提供しているかを確認します。

技術的な設定

IT チームと協力して、電子請求ソフトを既存のシステムとどのように連携させるかを計画します。この計画には、システム間のデータフローを促進するための API 実装、データマッピング、カスタム開発が含まれることがあります。

カスタマイズ

プロセスに合わせてソフトウェアの設定を調整します。ニーズに応じて、請求書テンプレート、税金計算、通貨処理、言語オプションなどを設定できます。

コンプライアンスチェック

法律の専門家に相談して、電子請求の運用が地域および国際的な税法・電子請求の基準に沿っていることを確認します。これにより、すべての請求書が法的に有効であることが保証され、法規制の変更にも対応できる将来性のあるシステムになります。

セキュリティ

暗号化、安全なアクセス制御、定期的なセキュリティ監査などのセキュリティ対策を実装して、機密データを保護します。

導入

特定のベンダーまたは顧客グループを含むパイロットフェーズから開始します。このフェーズでフィードバックを収集し、調整を行います。ロールアウトを徐々に拡大してすべての請求書を対象にし、各利害関係者グループを体系的に巻き込みます。

トレーニング

財務、営業、IT チーム向けに詳細なトレーニングセッションを実施します。マニュアル、よくあるご質問、トレーニング動画などのリソースを提供すれば、新しいシステムの習得を支援できます。

サポート

ベンダーと連携してサポート体制を整え、問題に迅速に対応できるようにします。これには、本番稼働後の最初の数カ月間における専用サポートも含まれます。

立ち上げ

すべての連携ポイントが正しく機能し、すべてのユーザーグループへのトレーニングが完了していることを確認したうえで、システムを完全に有効化します。

モニタリング

電子請求システム内のツールを使用してパフォーマンスを積極的に監視し、ユーザーからのフィードバックを収集します。処理時間、エラー率、ユーザー満足度の改善状況を確認できます。

電子請求のセキュリティとコンプライアンスに関する考慮事項

電子請求書では、セキュリティとコンプライアンスに細心の注意を払う必要があります。以下では、推奨されるセキュリティ対策とコンプライアンス要件について詳しく説明します。

推奨されるセキュリティ対策

• データの暗号化: 暗号化は、送信中および保存中の請求書データの保護に役立ちます。TLS (Transport Layer Security) や AES (Advanced Encryption Standard) などの強力な暗号化プロトコルにより、機密情報を不正アクセスから保護できます。

• アクセス制御: アクセス制御により、許可された担当者のみが請求書を表示、変更、または処理できます。役割ベースのアクセス制御 (RBAC) は、職務に応じたユーザーアクセス制限を課すことで、内部不正利用やデータ侵害を防止します。

• 認証と認可: セキュリティをさらに強化するために、請求システムへのアクセスには、多要素認証 (MFA) などの強力な認証メカニズムを使用します。

• 監査証跡: 監査ログには、誰がいつ請求書にアクセスまたは変更したかについての詳細を記録する必要があります。これにより、不一致を追跡し、インシデントを調査できるほか、規制遵守の支援にもなります。

• データインテグリティ対策: デジタル署名やチェックサムなどの手段により、データの整合性が保たれ、データが元の形式から変更されていないことを検証できます。

• ネットワークセキュリティ: 請求書を送信するネットワークは、ファイアウォール、侵入検知システム (IDS)、侵入防止システム (IPS) によって保護し、攻撃や不正アクセスを防ぐ必要があります。

コンプライアンス要件

• 法規制の遵守: 電子請求書のプロセスには、国内外の規制が適用される場合があります。たとえば、EU の Directive 2014/55/EU では、公共調達に電子請求書を使用することが義務付けられています。

• 税務コンプライアンス: 多くの管轄区域では、税金の申告に使用する電子請求書について特定の基準を定めています。電子請求システムは、現地の VAT または GST 規制に準拠した請求書を生成でき、該当する場合はデジタル納税申告システムと連携できなければなりません。

• 基準とフォーマット: 電子請求は、国境を越えて異なる請求システム間の相互運用性を実現する EDIFACT などの国際標準に準拠することが求められます。これらの基準に従うことで、請求書が法的に認められ、他国のシステムでも処理できるようになります。

• アーカイブポリシー: 規制当局は、監査目的で企業に対し、請求書を一定期間保持するよう求めることがよくあります。これには、データ保持法に準拠した信頼性の高いストレージソリューションを使用することも含まれます。

• プライバシー法: EU の GDPR やカリフォルニア州の CCPA などのデータプライバシー法を遵守しなければなりません。これらの規制では、個人データの取り扱い方法と保護方法が定められています。

• 越境データ移転: 複数の国で事業を展開している場合は、越境データ移転を規制する法律に準拠した運用が必要です。たとえば、EU から他の地域に移転されるデータは、標準契約条項 (SCC) などの GDPR の移転ルールに準拠していなければなりません。

適切な電子請求ソリューションの選び方

以下の手順に沿って、自社に適した電子請求ソリューションを選べます。

ニーズを見極める

• 取引上のニーズ: 自社で処理する請求書の量や取引の複雑さを考慮し、電子請求ソリューションに必要な要件を見極めます。

• 既存システム: 電子請求ソリューションと連携する必要があるシステム (ERP、会計ソフト、CRM など) を特定します。

• ユーザー層: 海外のベンダーや顧客を含むユーザー層の多様性を考慮し、多言語対応や多通貨対応が必要かどうかを検討します。

必要な機能を評価する

• 自動化: 発注書から自動入力される請求書フィールドや、請求書と決済を自動照合する機能などの自動化機能を確認します。

• セキュリティ: データ暗号化、安全なアクセス制御、データ保護法への準拠など、含まれているセキュリティ対策を評価します。

• ユーザー体験: カスタマーサポートを利用しやすく、ドキュメントも分かりやすく、最小限のトレーニングで使えるユーザーフレンドリーなインターフェースを選べます。

• モバイルとクラウドへのアクセス: 請求業務をリモートで処理するために、モバイルアプリやクラウドアクセスが必要かどうかを検討します。

• 法令遵守: 業種固有の規制や事業を展開する管轄区域の規制を含め、関連するすべての請求規制にソリューションが準拠していることを確認します。

• 形式: ソリューションが EDIFACT などの標準的な電子請求書形式に対応していることを確認します。これにより、よりスムーズな取引が可能になり、将来的な互換性も確保しやすくなります。

• 拡張性と柔軟性: ビジネスの成長や変化に合わせて対応できるよう、ソリューションの拡張性と柔軟性を評価します。

• カスタマイズ: 特定のワークフローや業界要件に合わせてソフトウェアをカスタマイズできるかどうかを確認します。

• ベンダーの安定性: ベンダーの市場での実績や安定性を調査します。実績のあるベンダーは、より信頼性が高く、継続的に更新されるソリューションを提供している可能性があります。

• サポートサービス: 提供時間、対応の速さ、技術的な専門知識などを含め、カスタマーサポートの品質を評価します。

• コスト: 1 回限りの手数料、月額のサブスクリプション、取引量ベースなど、料金モデルを評価します。このとき、セットアップ費用、メンテナンス料金、更新や追加機能にかかる料金も考慮します。節約可能額とソリューションのコストを比較検討しながら ROI を算定します。

チームと相談して、ソリューションをテストする

• レビューと導入事例: 現在のユーザーによるレビューや導入事例を読み、ソリューションの有効性やベンダーのカスタマーサービスを見極めます。

• 無料トライアルやデモ: 最終決定を下す前に、ベンダーが提供する無料トライアルやデモを活用すれば、既存システムとの互換性や使いやすさを確認できます。

電子請求書に関するよくあるご質問

電子請求に関するよくあるご質問への回答を以下に掲載しています。

Stripe Invoicing でできること

Stripe Invoicing は、請求書の作成から決済の回収、消し込みまで、売掛金 (AR) プロセスをシンプルにします。1 回限りの請求でも継続課金でも、Stripe は事業者の入金サイクルを短縮し、業務の効率化を支援します。

• 売掛金処理の自動化: ノーコードでプロフェッショナルな請求書を作成、カスタマイズ、送信し、ステータスを自動的に追跡して、リマインダーを送信し、決済を照合することで、回収を効率化し、キャッシュフローを常に把握できます。

• キャッシュフローを改善: 統合されたグローバル決済、自動リマインダー、AI を活用した督促ツールを使えば、売掛金回収期間を短縮し、より多くの売上を回収しながら、より早く入金を得られます。

• 顧客体験の向上: 25 以上の言語、135 以上の通貨、100 以上の決済手段をサポートする最新の決済体験を提供します。請求書へのアクセスは簡単で、セルフサービスのカスタマーポータルから支払うことも可能です。

• バックオフィスの負担軽減: 数分で請求書を作成でき、自動リマインダーや Stripe 上の請求書決済画面を利用すれば、回収業務にかかる時間を削減できます。

• 既存システムとの連携: Stripe Invoicing は、主要な会計ソフトや ERP (企業資源計画) ソフト、およびサードパーティーの電子請求アプリと連携できるため、システム間の同期を保ちながら手入力を減らし、法令遵守を容易にします。

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