Este tipo de facturación se utiliza en todo el mundo. El mercado internacional de facturación electrónica alcanzó los $24,180 millones en 2025 y se prevé que alcance los $60,810 millones para 2030. A continuación, te explicamos cómo funciona la facturación electrónica, en qué se diferencia de la manual, los desafíos y beneficios que debes tener en cuenta y cómo elegir la solución adecuada para tu empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la facturación electrónica?
  
• ¿Cómo funciona la facturación electrónica?
  
• ¿En qué se diferencia la facturación electrónica de la manual?
  
• ¿Es obligatoria la facturación electrónica?
  
• Beneficios de la facturación electrónica
  
• Desafíos de la facturación electrónica
  
• Cómo crear e implementar la facturación electrónica
  
• Consideraciones de seguridad y cumplimiento de la normativa en relación con la facturación electrónica
  
• Cómo elegir la solución de facturación electrónica adecuada
  
• Preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing
  

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica es el acto de crear, enviar, recibir o almacenar facturas en un formato digital que contiene datos estructurados. Con un sistema de facturación electrónica, las empresas pueden enviar y recibir facturas rápidamente, disminuir el riesgo de que surjan errores y mejorar la precisión de los procesos de auditoría e informes. Las facturas electrónicas se presentan en formatos como XML o JSON con datos detallados codificados en el archivo.

¿Qué documentos no se consideran factura electrónica?

Lo que distingue a las facturas electrónicas de las digitales en general es el hecho de que las primeras son archivos de datos estructurados que pueden transferirse directamente al sistema contable de una empresa. También pueden generarse y procesarse de manera automática. Una factura digital regular que se envía de forma manual a través de medios electrónicos, como un documento PDF o de Word que se entrega por correo electrónico, en general no se considera una factura electrónica.

¿Cómo funciona la facturación electrónica?

La facturación electrónica reemplaza a la tradicional basada en el papel por un proceso más rápido y automatizado. A continuación, te explicamos cómo suele funcionar.

• Creación de facturas: el vendedor crea una factura de forma electrónica con su sistema de facturación, contabilidad o planificación de recursos empresariales (ERP), que se conecta a una plataforma de facturación electrónica para cumplir con los requisitos de cumplimiento de la normativa local. En la factura, se incluyen todos los detalles necesarios, como la información del comprador y del vendedor, el número de factura, la fecha, las descripciones de las partidas, las cantidades, los precios, los impuestos y el importe total adeudado. La factura tiene un formato estructurado, por lo general XML, para garantizar la compatibilidad con los diferentes sistemas.

• Envío de facturas: el vendedor envía electrónicamente la factura al comprador. Esto se puede realizar a través de los siguientes canales:

• Transmisión directa: la factura se envía directamente desde el sistema del vendedor al del comprador mediante una conexión segura.

• Correo electrónico: la factura se adjunta a un correo electrónico y se envía al comprador.

• Red o plataforma de facturación electrónica: la factura se sube a una red o plataforma desde la que el comprador puede acceder a ella y descargarla.

• Red Peppol: las facturas electrónicas se intercambian de forma segura entre empresas y gobiernos a través de esta red global.

• Recepción de facturas: el comprador recibe la factura electrónica a través del canal de su preferencia. Si la factura tiene un formato estructurado, se puede importar de manera automática al sistema de contabilidad del comprador, lo que elimina la necesidad de ingresar los datos de forma manual. Si la factura se envía como un archivo adjunto en un correo electrónico o en formato PDF, es posible que deba procesarse manualmente.

• Procesamiento y aprobación de facturas: en el sistema contable del comprador, se validan los datos de la factura, se comprueba si hay errores y se la compara con los pedidos de compra y otros documentos pertinentes. La factura puede pasar por un flujo de aprobación, de acuerdo con los procesos internos del comprador. Una vez aprobada, se programa para su pago.

• Pago: el comprador inicia el pago conforme a las condiciones de pago acordadas. Los pagos pueden efectuarse electrónicamente mediante métodos como transferencias bancarias, tarjetas de crédito y plataformas de pagos electrónicos.

• Almacenamiento: tanto el comprador como el vendedor almacenan electrónicamente la factura a fin de mantener los registros y cumplir la normativa.

¿En qué se diferencia la facturación electrónica de la manual?

La facturación electrónica y la manual son dos métodos distintos de facturación y procesamiento de pagos, ya que presentan diferencias en el formato, la entrega, el procesamiento y la eficiencia general. A continuación, te explicamos las diferencias.

¿Es obligatoria la facturación electrónica?

En muchas regiones y países, se exige la facturación electrónica o se va en esa dirección. Cada región tiene su propio conjunto de reglas y procesos, así que consulta la normativa local para ver qué corresponde a tu caso.

• Europa: en 2025, la EEE adoptó el IVA en la era digital (ViDA), un conjunto de reglamentos destinados a modernizar el sistema del impuesto al valor agregado de la región. De acuerdo con ViDA, las facturas electrónicas deben respetar un formato estándar aprobado por la EEE, y también se exige que todas las transacciones business to business (B2B) intracomunitarias se procesen mediante una factura electrónica para 2030. Países como Alemania, España, Francia, Irlanda y Suecia exigen la facturación electrónica en el caso de las transacciones que se realizan con el Gobierno (B2G). La Ley Crea y Crece de España, que se redactó en 2022, exigirá que las transacciones B2B entre empresas establecidas en España se procesen electrónicamente en un futuro próximo. En el Reino Unido, se exigirá la facturación electrónica para todas las facturas del IVA a partir de abril de 2029.

• Asia: en India y Malasia, las empresas que superan un determinado volumen de facturación anual están obligadas a utilizar facturas electrónicas para las transacciones B2B y B2G. En Vietnam, todas las empresas deben emitir facturas electrónicas desde 2022. En [Singapur](https://www.iras.gov.sg/taxes/goods-services-tax-(gst), según el requisito de factura de GST, todas las empresas registradas en GST deben utilizar facturas electrónicas. En Filipinas, las empresas tienen tiempo hasta fines de 2026 para implementar las facturas electrónicas.

• América Latina: la facturación electrónica para casi todas las transacciones es obligatoria en países como Brasil, Argentina, México, Uruguay y Perú.

Beneficios de la facturación electrónica

A continuación, se mencionan algunos de los beneficios de la facturación electrónica.

• Cumplimiento de la normativa y seguridad: las plataformas de facturación electrónica cumplen con la normativa fiscal y las normas internacionales e incorporan sólidas medidas de seguridad para proteger los datos financieros confidenciales. A partir de estas medidas, es posible simplificar la carga de cumplimiento de la normativa y ayudar a reducir el riesgo de que se apliquen multas.

• Procesamiento y pagos más rápidos: estas facturas se transmiten electrónicamente, lo que elimina los retrasos asociados con el correo físico. Esto acelera el procesamiento de las facturas, lo que lleva a ciclos de pago más rápidos y a un mejor flujo de caja.

• Costos más bajos: con la facturación electrónica, se elimina la necesidad de recurrir al papel, la impresión, el franqueo y el ingreso manual de datos. Esto se traduce en un importante ahorro de costos, en especial en el caso de las empresas que procesan un gran volumen de facturas. A partir de la automatización, también se reduce la necesidad de realizar trabajo manual, lo que libera al personal para que pueda dedicarse a otros trabajos.

• Menos errores: la introducción manual de datos es propensa a errores, lo que puede dar lugar a discrepancias y disputas. Con la validación e importación automatizada de datos, la facturación electrónica crea datos más precisos y uniformes y reduce la probabilidad de que se generen errores costosos.

• Mejor visibilidad: las plataformas de facturación electrónica tienen funcionalidades de seguimiento y monitoreo en tiempo real. Las empresas pueden ver con facilidad el estado de cada factura, desde su creación hasta el pago, lo que proporciona una mayor visibilidad y control de todo el proceso. Gracias a esta transparencia, es posible identificar los puntos críticos, resolver con rapidez los problemas y optimizar la gestión del flujo de caja.

• Menos residuos: a partir de la eliminación del papel, la facturación electrónica reduce el impacto ambiental y contribuye a los esfuerzos de sostenibilidad.

• Mejores relaciones con los proveedores: a partir de los pagos más rápidos y los procesos transparentes, se crean mejores relaciones con los proveedores. La facturación electrónica puede ayudar a generar confianza y buena voluntad, lo que lleva a transacciones más fluidas y posibles beneficios como precios preferenciales o acceso anticipado a nuevos productos.

• Escalabilidad: las soluciones de facturación electrónica pueden escalar fácilmente a fin de acompañar el crecimiento de una empresa. A medida que aumenta el volumen de facturas, estos sistemas pueden manejar la carga de trabajo sin necesidad de recurrir a tareas manuales adicionales. Cuando evolucionan las regulaciones financieras, la facturación electrónica también puede ayudar a las empresas a cumplir con rapidez con las cambiantes órdenes globales.

Desafíos de la facturación electrónica

Al igual que con cualquier solución empresarial, la facturación electrónica puede presentar sus propios desafíos. Estos son algunos que se deben considerar.

• Inversión inicial: implementar un sistema de facturación electrónica puede requerir una inversión inicial en software, hardware y capacitación. En el caso de las pequeñas empresas, este costo puede resultar prohibitivo.

• Integración con los sistemas existentes: la integración de la facturación electrónica con los sistemas de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) existentes puede ser compleja y consumir mucho tiempo, ya que requiere conocimientos técnicos o consultores externos.

• Problemas técnicos: las fallas técnicas, las actualizaciones de software y los problemas de conectividad pueden interrumpir la facturación electrónica y provocar retrasos o errores.

• Resistencia al cambio: los empleados acostumbrados a los procesos manuales podrían resistirse a la transición a la facturación electrónica. Es posible que se requieran esfuerzos de gestión del cambio y capacitación para lograr una adopción sin inconvenientes.

• Onboarding de proveedores: convencer a los proveedores de adoptar la facturación electrónica puede ser un desafío, en especial en el caso de los más pequeños, que podrían no contar con los recursos o capacidades técnicas.

• Amenazas a la ciberseguridad: las facturas electrónicas contienen información financiera confidencial, lo que las convierte en un objetivo para los ciberataques, por lo que deben protegerse con medidas de seguridad sólidas.

• Normativas de privacidad de datos: el cumplimiento de la normativa de privacidad de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) puede llevar mucho tiempo y requiere un manejo cuidadoso de los datos personales.

• Diferentes formatos: las facturas electrónicas se pueden crear en varios formatos, lo que puede generar problemas de compatibilidad entre diferentes sistemas.

• Diferentes normativas: las normativas de facturación electrónica pueden diferir entre países y regiones, lo que dificulta el cumplimiento de la normativa en el caso de las empresas que operan en varias ubicaciones.

• Falta de firmas físicas: las facturas electrónicas suelen carecer de firmas físicas, lo que puede plantear dudas sobre su autenticidad y validez en caso de disputas.

• Problemas técnicos: las fallas técnicas o los errores en el sistema de facturación electrónica pueden dar lugar a disputas sobre la exactitud o la entrega de la factura.

Cómo crear e implementar la facturación electrónica

Sigue estos pasos para implementar la facturación electrónica en tu empresa.

Análisis de requisitos

Define con claridad lo que quieres lograr con la facturación electrónica, ya sea ciclos de pago más rápidos, mayor precisión o un mejor cumplimiento de los requisitos normativos. Revisa los procesos de facturación existentes para identificar puntos críticos o ineficiencias, y utilízalos a fin de identificar las funcionalidades específicas que necesitas de un sistema de facturación electrónica, como capacidades de integración con sistemas ERP existentes o herramientas puntuales de cumplimiento de la normativa.

Selección del sistema

Elabora una lista de funcionalidades esenciales en función del análisis de tus necesidades. Prioriza aquellas como el procesamiento en tiempo real, la compatibilidad con normas internacionales (p. ej., Peppol, UBL) y la facilidad de integración con tu facturación o sistema ERP.

Luego, investiga y compara diferentes proveedores de facturación electrónica. Busca reseñas y estudios de casos y solicita demostraciones. Confirma que el proveedor tenga experiencia en tu sector y pueda ofrecer un buen servicio de atención al cliente.

Configuración técnica

Trabaja con especialistas en TI para planificar cómo el software de facturación electrónica se integrará con los sistemas existentes. Esto puede implicar integraciones de API, asignaciones de datos y desarrollo personalizado para facilitar el flujo de datos entre sistemas.

Personalización

Ajusta la configuración del software para que se adapte a tus procesos. Esto puede implicar la configuración de plantillas de facturas, cálculos de impuestos, gestión de monedas y opciones de idioma, según tus necesidades.

Comprobaciones de cumplimiento de la normativa

Consulta con un experto legal para asegurarte de que tus prácticas de facturación electrónica se alinean con las leyes fiscales locales e internacionales, así como con los estándares de facturación electrónica. De esta forma, se garantiza que todas las facturas tengan validez legal y que tu sistema esté preparado para futuros cambios normativos.

Seguridad

Implementa medidas de seguridad como cifrado, controles de acceso seguro y auditorías de seguridad periódicas para proteger los datos confidenciales.

Implementación

Comienza con una fase piloto que incluya un grupo selecto de proveedores o clientes. Utiliza esta fase para recopilar comentarios y hacer ajustes. Expande de manera gradual la implementación, de modo de incluir todas tus facturas e incorpora de forma sistemática a cada grupo de partes interesadas.

Capacitación

Realiza sesiones de capacitación detalladas para los equipos de Finanzas, Ventas y TI. Ofrece recursos como manuales, preguntas frecuentes y videos de capacitación a fin de facilitar el aprendizaje del nuevo sistema.

Soporte

Establece un marco de soporte con tu proveedor para abordar rápidamente cualquier problema. Esto puede incluir soporte especializado durante los primeros meses después de pasar a modo activo.

Lanzamiento

Activa por completo el sistema después de confirmar que todos los puntos de integración funcionan correctamente y que todos los grupos de usuarios recibieron su capacitación.

Supervisión

Utiliza las herramientas del sistema de facturación electrónica para supervisar de manera activa su rendimiento y recopilar comentarios de los usuarios. Busca mejoras en los tiempos de procesamiento, las tasas de error y la satisfacción del usuario.

Consideraciones de seguridad y cumplimiento de la normativa en relación con la facturación electrónica

La facturación electrónica requiere que prestes mucha atención a la seguridad y el cumplimiento de la normativa. A continuación, se ofrece un análisis detallado de las medidas de seguridad recomendadas y de los requisitos de cumplimiento de la normativa.

Medidas de seguridad recomendadas

• Cifrado de datos: el cifrado ayuda a proteger los datos de las facturas durante la transmisión y el almacenamiento. Los protocolos de cifrado sólidos, como TLS (Transport Layer Security) y AES (Advanced Encryption Standard), protegen la información confidencial del acceso no autorizado.

• Controles de acceso: los controles de acceso garantizan que solo el personal autorizado pueda ver, modificar o procesar facturas. Los controles de acceso basados en funciones (RBAC) ayudan a prevenir fraudes internos y filtraciones de datos, dado que restringen el acceso de los usuarios en función de sus puestos de trabajo.

• Autenticación y autorización: utiliza mecanismos de autenticación sólidos, como la autenticación multifactor (MFA), para acceder al sistema de facturación y obtener otra capa de seguridad.

• Registros de auditoría: los registros de auditoría deben capturar detalles sobre quién accedió a una factura o la modificó y cuándo lo hizo. De esta forma, es posible realizar el seguimiento de las discrepancias e investigar los incidentes, además de que se respalda el cumplimiento de la normativa.

• Medidas de integridad de los datos: a partir de medidas como las firmas digitales y las sumas de comprobación, se preserva la integridad de los datos y se verifica que no se haya alterado su forma original.

• Seguridad de las redes: las redes que transmiten facturas deben estar protegidas con firewalls y sistemas de detección de intrusiones (IDS) y de prevención de intrusiones (IPS) para frustrar ataques y accesos no autorizados.

Requisitos de cumplimiento de la normativa

• Cumplimiento de la normativa: tanto las normativas locales como internacionales pueden regir los procesos de facturación electrónica. Por ejemplo, la Directiva 2014/55/UE de la Unión Europea obliga a utilizar la facturación electrónica en el sector de contratación pública.

• Cumplimiento de la normativa fiscal: en muchas jurisdicciones, se exigen estándares específicos con respecto a las facturas electrónicas a efectos de la declaración fiscal. Tu sistema de facturación electrónica debe ser capaz de generar facturas que cumplan con las normativas locales de IVA o GST y de integrarse con los sistemas digitales de declaración fiscal, si corresponde.

• Estándares y formatos: la facturación electrónica debe cumplir con estándares internacionales, como EDIFACT, a partir de los cuales se facilita la interoperabilidad entre diferentes sistemas de facturación a través de las fronteras. El cumplimiento de la normativa asegura que las facturas cuenten con reconocimiento legal y puedan procesarse en los sistemas de diferentes países.

• Políticas de almacenamiento: los organismos reguladores suelen exigir que las empresas retengan las facturas durante un período específico para fines de auditoría. Esto incluye el uso de soluciones de almacenamiento confiables que cumplan con las leyes de retención de datos.

• Leyes de privacidad: debes cumplir con las leyes de privacidad de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la EEE o la Privacidad del Consumidor de California CCPA. Estas normativas establecen cómo se deben manejar y proteger los datos personales.

• Transferencias transfronterizas de datos: si operas en varios países, tus prácticas deben cumplir con las leyes que rigen las transferencias transfronterizas de datos. Por ejemplo, los datos transferidos desde la EEE a otras regiones deben cumplir con las normas de transferencia del RGPD, como las cláusulas contractuales estándar (SCC).

Cómo elegir la solución de facturación electrónica adecuada

Sigue estos pasos para elegir la solución de facturación electrónica adecuada para tu empresa.

Evalúa tus necesidades

• Necesidades de transacción: considera el volumen de facturas que procesa tu empresa y la complejidad de tus transacciones para determinar lo que necesitas de una solución de facturación electrónica.

• Sistemas existentes: identifica qué sistemas (p. ej., ERP, software contable, CRM) querrás integrar con tu solución de facturación electrónica.

• Base de usuarios: considera la diversidad de tu base de usuarios, incluidos los proveedores y clientes internacionales, lo que podría requerir soporte en varios idiomas y compatibilidad con distintas monedas.

Evalúa las funcionalidades necesarias

• Automatización: busca funcionalidades de automatización como campos de factura que se autocompleten a partir de los pedidos de compra y que hagan coincidir automáticamente las facturas con los pagos.

• Seguridad: evalúa las medidas de seguridad incluidas, como el cifrado de datos, los controles de acceso seguro y el cumplimiento de la normativa en relación con las leyes de protección de datos.

• Experiencia de usuario: elige una interfaz fácil de usar que requiera una capacitación mínima con un servicio de atención al cliente accesible y documentación clara.

• Acceso móvil y en la nube: considera si se necesita una aplicación móvil o acceso a la nube para gestionar las tareas de facturación de forma remota.

• Cumplimiento de la normativa: verifica que la solución cumpla con todas las normativas de facturación pertinentes, incluidas las específicas de tu sector o de las jurisdicciones en las que operas.

• Formatos: asegúrate de que la solución sea compatible con los formatos estándar de facturación electrónica, como EDIFACT, de modo que las transacciones sean más fluidas y se garantice la compatibilidad en el futuro.

• Escalabilidad y flexibilidad: evalúa la escalabilidad y la flexibilidad de la solución en cuanto a que pueda crecer y adaptarse a medida que evoluciona tu empresa.

• Personalización: comprueba si el software se puede personalizar según tus flujos de trabajo específicos o los requisitos de tu sector.

• Estabilidad del proveedor: investiga la presencia y estabilidad del proveedor en el mercado. Es posible que los ya establecidos ofrezcan soluciones más confiables y con actualizaciones continuas.

• Servicios de soporte: evalúa la calidad del servicio de atención al cliente, incluida la disponibilidad, la capacidad de respuesta y la experiencia técnica.

• Costo: evalúa el modelo de precios, ya sea que se trate de una comisión única, una suscripción mensual o uno que se base en el volumen de las transacciones. Ten en cuenta los costos de instalación, las tarifas de mantenimiento y cualquier cargo adicional por actualizaciones o funcionalidades adicionales. Compara los posibles ahorros con el costo de la solución para determinar el retorno de la inversión (ROI).

Consulta con colegas y prueba las soluciones

• Reseñas y estudios de caso: lee reseñas y estudios de caso de usuarios actuales para medir la efectividad de la solución y el servicio de atención al cliente del proveedor.

• Pruebas o demostraciones sin cargo: antes de tomar una decisión, aprovecha las pruebas o demostraciones gratuitas que ofrecen los proveedores. Esto te permite probar la compatibilidad de la solución con los sistemas existentes y determinar si resulta fácil de usar.

Preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica

A continuación, encontrarás respuestas a las preguntas habituales sobre facturación electrónica.

Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing

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