Diese Art der Rechnungsstellung wird weltweit verwendet. Der globale Markt für E-Invoicing erreichte im Jahr 2025 bereits 24,18 Milliarden US-Dollar und wird 2030 voraussichtlich 60,81 Milliarden US-Dollar erreichen. Im Folgenden erklären wir, wie elektronische Rechnungsstellung funktioniert, wie sie sich von manueller Abrechnung unterscheidet, welche Herausforderungen und Vorteile zu beachten sind und wie Sie die richtige elektronische Rechnungsstellung für Ihr Unternehmen auswählen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist elektronische Rechnungsstellung?
  
• Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung?
  
• Wie unterscheidet sich die elektronische Rechnungsstellung von der manuellen Rechnungsstellung?
  
• Ist die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend?
  
• Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung
  
• Herausforderungen bei der elektronischen Rechnungsstellung
  
• Erstellung und Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung
  
• Sicherheit und Compliance bei der elektronischen Rechnungsstellung
  
• Auswahl der richtigen Lösung für die elektronische Rechnungsstellung
  
• Häufig gestellte Fragen zur elektronischen Rechnungsstellung
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Was ist elektronische Rechnungsstellung?

E-Invoicing beschreibt das Erstellen, Versenden, Empfangen oder Speichern von Rechnungen in einem digitalen Format mit strukturierten Daten. Ein E-Invoicing-System kann es Unternehmen erleichtern, Rechnungen schnell zu senden und zu empfangen, das Fehlerrisiko zu verringern und die Genauigkeit in Prüfungs- und Berichtsprozessen zu verbessern. E-Rechnungen werden in Formaten wie XML oder JSON vorgelegt, wobei detaillierte Daten in die Datei kodiert sind.

Was gilt nicht als elektronische Rechnung?

Was E-Rechnungen von allgemeinen digitalen Rechnungen unterscheidet, ist die Tatsache, dass sie strukturierte Datendateien sind, die direkt in das Buchhaltungssystem eines Unternehmens übertragen werden können. Sie können auch automatisch generiert und verarbeitet werden. Eine reguläre digitale Rechnung, die manuell elektronisch verschickt wird, wie ein PDF- oder Word-Dokument, das per E-Mail zugestellt wird, gilt in der Regel nicht als E-Rechnung.

Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung?

Die elektronische Rechnungsstellung ersetzt die traditionelle papierbasierte Rechnungsstellung durch einen schnelleren, stärker automatisierten Prozess. Hier ist eine Aufschlüsselung, wie E-Invoicing typischerweise funktioniert.

• Rechnungsstellung: Der/die Verkäufer/in erstellt eine elektronische Rechnung über sein/ihr Abrechnungs-, Buchhaltungs- oder Enterprise Resource Planning (ERP)-System, das sich mit einer Plattform für E-Invoicing verbinden kann, um lokale Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Die Rechnung enthält alle notwendigen Details wie Käufer- und Verkäuferangaben, Rechnungsnummer, Datum, Postenbeschreibungen, Mengen, Preise, Steuern und den gesamten fälligen Betrag. Die Rechnung wird in einem strukturierten Format, meist XML, erstellt. So ist sie mit verschiedenen Systemen kompatibel.

• Einreichung von Rechnungen: Der/die Verkäufer/in sendet die E-Rechnung elektronisch an den/die Käufer/in. Dies kann über unterschiedliche Kanäle geschehen:

• Direkte Übertragung: Die Rechnung wird über eine sichere Verbindung direkt vom System des Verkäufers/der Verkäuferin an das System des Käufers/der Käuferin gesendet.

• E-Mail: Die Rechnung wird an eine E-Mail angehängt und an den Käufer/die Käuferin gesendet.

• Netzwerk oder Plattform für E-Invoicing: Die Rechnung wird in ein Netzwerk oder eine Plattform hochgeladen, wo der/die Käufer/in auf sie zugreifen und sie herunterladen kann.

• Peppol-Netzwerk: Über dieses globale Netzwerk werden elektronische Rechnungen sicher zwischen Unternehmen und Behörden ausgetauscht.

• Rechnungsempfang: Der/die Käufer/in erhält die elektronische Rechnung über den von ihm oder ihr bevorzugten Kanal. Wenn die Rechnung in einem strukturierten Format vorliegt, kann sie automatisch in das Buchhaltungssystem des Käufers/der Käuferin importiert werden, sodass keine manuelle Dateneingabe erforderlich ist. Wenn die Rechnung als E-Mail-Anhang oder als PDF gesendet wird, muss sie möglicherweise manuell abgewickelt werden.

• Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen: Das Buchhaltungssystem des Käufers/der Käuferin validiert die Rechnungsdaten, prüft sie auf Fehler und gleicht sie mit Bestellungen und anderen relevanten Dokumenten ab. Je nach internen Abläufen der Käuferin/des Käufers durchläuft die Rechnung einen Genehmigungs-Workflow. Nach der Freigabe wird die Rechnung für die Zahlung vorgesehen.

• Zahlung: Der/die Käufer/in initiiert die Zahlung gemäß den vereinbarten Zahlungskonditionen. Zahlungen können elektronisch erfolgen, etwa durch Banküberweisungen, Kreditkarten und Online-Zahlungsplattformen.

• Archivierung: Sowohl der/die Käufer/in als auch der/die Verkäufer/in speichern die elektronische Rechnung elektronisch zu Dokumentations- und Compliance-Zwecken.

Wie unterscheidet sich die elektronische Rechnungsstellung von der manuellen?

Elektronische und manuelle Abrechnung sind zwei verschiedene Methoden der Abrechnung und Zahlungsabwicklung. Sie unterscheiden sich in Format, Auslieferung, Verarbeitung und Gesamteffizienz. Hier ist eine Aufschlüsselung der Unterschiede.

Ist die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend?

Viele Regionen und Länder verlangen elektronische Rechnungsstellung oder sind auf dem Weg, sie zu verlangen. Jede Region hat ihre eigenen Regeln und Abläufe, daher sollten Sie die lokalen Vorschriften prüfen, um festzustellen, was für Sie gilt.

• Europa: 2025 verabschiedete die EU die Verordnung zur Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA), ein Regelwerk zur Modernisierung des Umsatzsteuersystems in der Region. ViDA schreibt vor, dass elektronische Rechnungen einem von der EU genehmigten Standardformat entsprechen müssen, und sieht außerdem vor, dass bis 2030 alle innergemeinschaftlichen Business-to-Business/B2B-Transaktionen zwischen Unternehmen über elektronische Rechnungen abgewickelt werden müssen. Länder wie zum Beispiel Deutschland, Spanien, Frankreich, Irland und Schweden machen E-Invoicing für Business-to-Government (B2G)-Transaktionen erforderlich. Spaniens Gesetzesentwurf „Create and Grow“, der 2022 ausgearbeitet wurde, sieht vor, dass B2B-Transaktionen zwischen in Spanien ansässigen Unternehmen in naher Zukunft elektronisch abgerechnet werden müssen. Das Vereinigte Königreich wird ab April 2029 E-Invoicing für alle Umsatzsteuerrechnungen vorschreiben.

• Asien: In Indien und Malaysia sind Unternehmen, die einen bestimmten Jahresumsatz überschreiten, verpflichtet, E-Rechnungen für B2B- und B2G-Transaktionen zu verwenden. In Vietnam sind alle Unternehmen seit 2022verpflichtet, E-Invoicing zu verwenden. In Singapur, müssen alle GST-registrierten Unternehmen elektronische Rechnungen verwenden. Auf den Philippinen haben Unternehmen bis Ende 2026 Zeit, E-Rechnungen einzuführen.

• Lateinamerika: Für nahezu alle Transaktionen ist in Lateinamerika E-Invoicing erforderlich Länder wie Brasilien, Argentinien, Mexiko, Uruguay und Peru.

Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung

Hier sind einige Vorteile von E-Invoicing.

• Compliance und Sicherheit: E-Invoicing-Plattformen erfüllen Steuervorschriften und internationale Standards und integrieren starke Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Finanzdaten. Diese Sicherheitsmaßnahmen können Ihre Compliance-Belastung vereinfachen und helfen, das Risiko von Geldstrafen zu senken.

• Schnellere Abwicklung und Zahlung: E-Rechnungen werden elektronisch übermittelt, wodurch die Verzögerungen durch physische Post eliminiert werden. Das beschleunigt die Rechnungsbearbeitung, was zu schnelleren Zahlungszyklen und verbessertem Cashflow führt.

• Geringere Kosten: Beim E-Invoicing entfallen Papier, Druck, Porto und manuelle Dateneingabe. Dies führt zu erheblichen Kosteneinsparungen, insbesondere für Unternehmen, die ein großes Volumen an Rechnungen abwickeln. Durch die Automatisierung wird auch der Bedarf an manueller Arbeit reduziert, sodass die Mitarbeiter/innen für andere Arbeiten eingesetzt werden können.

• Weniger Fehler: Die manuelle Dateneingabe ist fehleranfällig, was zu Unstimmigkeiten und angefochtenen Zahlungen führen kann. Durch die automatisierte Datenvalidierung und den automatisierten Datenimport entstehen beim E-Invoicing genauere und konsistentere Rechnungsdaten, was die Wahrscheinlichkeit kostspieliger Fehler verringert.

• Bessere Sichtbarkeit: E-Invoicing-Plattformen verfügen über Tracking- und Überwachungsfunktionen in Echtzeit. Unternehmen können den Status jeder Rechnung von der Erstellung bis zur Zahlung leicht einsehen, was für mehr Transparenz und Kontrolle über den gesamten Prozess sorgt. Diese Transparenz hilft, Engpässe zu erkennen, Probleme umgehend zu lösen und das Cashflow-Management zu optimieren.

• Weniger Abfall: Durch den Wegfall von Papier reduziert E-Invoicing Ihre Auswirkungen auf die Umwelt und trägt zu mehr Nachhaltigkeit bei.

• Bessere Lieferantenbeziehungen: Schnellere Zahlungen und transparente Prozesse schaffen bessere Beziehungen zu Lieferanten. E-Invoicing kann dazu beitragen, Vertrauen und Wohlwollen aufzubauen, was zu reibungsloseren Transaktionen und potenziellen Vorteilen wie Vorzugspreisen oder einem frühzeitigen Zugang zu neuen Produkten führt.

• Skalierbarkeit: E-Invoicing-Lösungen können leicht mit dem Wachstum eines Unternehmens skalieren. Mit steigendem Rechnungsvolumen können diese Systeme die Arbeitsbelastung bewältigen, ohne zusätzliche manuelle Arbeit zu benötigen. Mit der Weiterentwicklung der Finanzvorschriften kann das E-Invoicing Unternehmen auch dabei unterstützen, sich schnell an sich ändernde globale Vorgaben anzupassen.

Herausforderungen bei der elektronischen Rechnungsstellung

Wie jede Geschäftslösung kann auch die elektronische Rechnungsstellung ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen. Einige davon sollten Sie kennen.

• Anfangsinvestition: Die Implementierung eines Systems für E-Invoicing kann eine Anfangsinvestition in Software, Hardware und Schulung erfordern. Für kleine Unternehmen sind solche Kosten mitunter unerschwinglich.

• Integration in bestehende Systeme: Die Integration von E-Invoicing in bestehende Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssysteme (ERP) kann komplex und zeitaufwendig sein und erfordert technisches Fachwissen oder externe Berater/innen.

• Technische Probleme: Technische Pannen, Software-Updates und Verbindungsprobleme können das E-Invoicing stören und zu Verzögerungen oder Fehlern führen.

• Mangelnde Bereitschaft: Mitarbeiter/innen, die an manuelle Prozesse gewöhnt sind, könnten sich gegen die Umstellung auf E-Invoicing sträuben. Für einen reibungslosen Einführungsprozess sind möglicherweise Change-Management-Bemühungen und Schulungen erforderlich.

• Onboarding von Lieferanten: Lieferanten davon zu überzeugen, E-Invoicing einzuführen, kann eine Herausforderung sein, insbesondere bei kleineren Lieferanten, die möglicherweise nicht über die Ressourcen oder technischen Möglichkeiten verfügen.

• Bedrohungen der Cybersicherheit: Elektronische Rechnungen enthalten sensible Finanzinformationen, was sie zum Ziel von Cyberangriffen machen kann. Sie müssen mit starken Sicherheitsmaßnahmen geschützt werden.

• Datenschutzbestimmungen: Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie DSGVO kann zeitaufwendig sein und erfordert einen sorgfältigen Umgang mit persönlichen Daten.

• Verschiedene Formate: Elektronische Rechnungen können in verschiedenen Formaten erstellt werden, was zu potenziellen Kompatibilitätsproblemen zwischen verschiedenen Systemen führen kann.

• Unterschiedliche Vorschriften: Die Vorschriften für E-Invoicing können sich von Land zu Land unterscheiden, weshalb es für Unternehmen, die an mehreren Standorten tätig sind, eine Herausforderung darstellt, die Vorschriften einzuhalten.

• Fehlende physische Unterschriften: E-Rechnungen tragen in der Regel keine physisch Unterschrift, was im Falle von angefochtenen Zahlungen zu Bedenken hinsichtlich der Echtheit und Gültigkeit führen kann.

• Technische Probleme: Technische Störungen oder Fehler beim E-Invoicing können zu Anfechtungen bezüglich der Richtigkeit oder Zustellung von Rechnungen führen.

Erstellung und Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung

Befolgen Sie diese Schritte, um die elektronische Rechnungsstellung in Ihrem Unternehmen umzusetzen.

Anforderungsanalyse

Definieren Sie klar, was Sie mit der elektronischen Rechnungsstellung erreichen möchten – seien es schnellere Zahlungszyklen, höhere Genauigkeit oder eine bessere Einhaltung gesetzlicher Anforderungen. Überprüfen Sie Ihre bestehenden Rechnungsprozesse, um Engpässe oder Ineffizienzen zu identifizieren, und nutzen Sie dies, um spezifische Funktionen zu identifizieren, die Sie in einem System zur elektronischen Rechnungsstellung benötigen, wie z. B. Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden ERP-Systemen oder bestimmte Compliance-Tools.

Systemauswahl

Erstellen Sie eine Liste wesentlicher Merkmale basierend auf Ihrer Bedarfsanalyse. Priorisieren Sie Funktionen wie Echtzeitabwicklung und Kompatibilität mit internationalen Standards (z. B. Peppol, UBL) und die einfache Integration in Ihr Abrechnungs- oder ERP-System.

Recherchieren Sie im Anschluss und vergleichen Sie verschiedene Anbieter für E-Invoicing. Suchen Sie nach Rezensionen und Fallstudien und fordern Sie Demos an. Bestätigen Sie, dass der Anbieter Erfahrung in Ihrer Branche hat und einen starken Kundensupport bieten kann.

Technische Einrichtung

Arbeiten Sie mit IT-Experten und -Expertinnen zusammen, um zu planen, wie sich die Software für E-Invoicing in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt. Dies kann API-Integrationen, Datenzuordnungen und nutzerdefinierte Entwicklung für einen einfachen Datenfluss zwischen Systemen umfassen.

Anpassung

Passen Sie die Softwareeinstellungen an Ihre Prozesse an. Je nach Bedarf kann dies die Einrichtung von Rechnungsvorlagen, Steuerberechnungen, Währungshandhabung und Sprachoptionen umfassen.

Compliance-Prüfungen

Lassen Sie sich von Rechtsexperten und -expertinnen beraten, um sicherzustellen, dass Ihre Verfahren zum E-Invoicing mit den lokalen und internationalen Steuergesetzen und den Standards für die elektronische Rechnungsstellung übereinstimmen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Rechnungen rechtsgültig sind und Ihr System auch in Zukunft vor Änderungen der Vorschriften geschützt ist.

Sicherheit

Implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, sichere Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsaudits, um sensible Daten zu schützen.

Implementierung

Beginnen Sie mit einer Pilotphase, die eine ausgewählte Gruppe von Anbietern oder Kundinnen und Kunden umfasst. Nutzen Sie diese Phase, um Feedback zu sammeln und Anpassungen vorzunehmen. Erweitern Sie die Einführung schrittweise auf alle Ihre Rechnungen und beziehen Sie dabei systematisch jede beteiligte Gruppe mit ein.

Schulung

Führen Sie detaillierte Schulungen für Ihre Finanz-, Vertriebs- und IT-Teams durch. Stellen Sie Ressourcen wie Handbücher, häufig gestellte Fragen und Schulungsvideos bereit, um ihnen beim Erlernen des neuen Systems zu helfen.

Support

Richten Sie ein Support-Framework mit Ihrem Anbieter ein, um Probleme umgehend zu beheben. Dies kann eine gezielte Unterstützung in den ersten Monaten nach der Live-Schaltung beinhalten.

Markteinführung

Aktivieren Sie das System vollständig, nachdem Sie bestätigt haben, dass alle Integrationspunkte ordnungsgemäß funktionieren und alle Nutzergruppen geschult wurden.

Überwachung

Nutzen Sie Tools innerhalb des Systems für E-Invoicing, um die Leistung aktiv zu überwachen und Feedback von Nutzer/innen einzuholen. Achten Sie auf Verbesserungen bei Verarbeitungszeiten, Fehlerraten und Nutzerzufriedenheit.

Sicherheits und Compliance bei der elektronischen Rechnungsstellung

Die elektronische Rechnungsstellung erfordert Sorgfältigkeit in Bezug auf Sicherheit und Compliance. Hier ist ein detaillierter Überblick über empfohlene Sicherheitsmaßnahmen und Compliance-Anforderungen.

Empfohlene Sicherheitsmaßnahmen

• Datenverschlüsselung: Die Verschlüsselung trägt zum Schutz der Rechnungsdaten während der Übertragung und Speicherung bei. Starke Verschlüsselungsprotokolle wie TLS (Transport Layer Security) und AES (Advanced Encryption Standard) schützen sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff.

• Zugriffskontrollen: Zugriffskontrollen stellen sicher, dass nur autorisiertes Personal Rechnungen einsehen, verändern oder bearbeiten kann. Rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC) helfen beim Verhindern von internem Betrug und Datenpannen, indem der Benutzerzugriff basierend auf deren Aufgaben eingeschränkt wird.

• Authentifizierung und Autorisierung: Nutzen Sie starke Authentifizierungsmechanismen wie die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) als weitere Sicherheitsebene, um auf das Rechnungssystem zuzugreifen.

• Audit-Trails: Audit-Protokolle sollten Details darüber erfassen, wer auf eine Rechnung zugegriffen oder sie geändert hat und wann. Dies hilft bei der Verfolgung von Unstimmigkeiten und der Untersuchung von Vorfällen und unterstützt zudem die Einhaltung regulatorischer Vorschriften.

• Datenintegritätsmaße: Maßnahmen wie digitale Signaturen und Prüfsummen bewahren die Datenintegrität und überprüfen, ob die Daten nicht von ihrer ursprünglichen Form abgeändert wurden.

• Netzwerksicherheit: Die Netzwerke, über die Rechnungen übermittelt werden, müssen durch Firewalls, Intrusion-Detection-Systeme (IDS) und Intrusion-Prevention-Systeme (IPS) geschützt werden, um Angriffe und unbefugten Zugriff zu verhindern.

Compliance-Anforderungen

• Aufsichtsrechtliche Compliance: Sowohl lokale als auch internationale Vorschriften können E-Invoicing-Prozesse regeln. So schreibt die Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union beispielsweise die Verwendung elektronischer Rechnungsstellung für Beschaffungen im öffentlichen Dienst vor.

• Steuerkonformität: Viele Zuständigkeitsbereiche verlangen spezifische Standards für E-Rechnungen zur Steuererklärung. Ihr E-Invoicing-System muss in der Lage sein, Rechnungen zu generieren, die den lokalen Anforderungen zu Umsatzsteuer oder GST entsprechen und gegebenenfalls in digitale Steuererklärungssysteme integriert werden können.

• Standards und Formate: E-Invoicing muss internationalen Standards wie EDIFACT entsprechen, die die Interoperabilität zwischen verschiedenen Rechnungssystemen über Grenzen hinweg erleichtern. Die Compliance mit diesen Standards stellt sicher, dass Rechnungen rechtlich anerkannt werden und von Systemen in verschiedenen Ländern verarbeitet werden können.

• Archivierungsrichtlinien: Aufsichtsbehörden verlangen von Unternehmen oft, dass sie Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum zu Prüfungszwecken aufbewahren. Dazu gehört auch die Verwendung zuverlässiger Speicherlösungen, die den Gesetzen zur Datenspeicherung entsprechen.

• Datenschutzgesetze: Sie müssen Datenschutzgesetze wie die DSGVO in der EU oder den CCPA in Kalifornien einhalten. Diese Gesetze regeln, wie personenbezogene Daten behandelt und geschützt werden sollten.

• Grenzüberschreitende Datenübertragung: Wenn Sie in mehreren Ländern tätig sind, müssen Ihre Geschäftspraktiken den Gesetzen für grenzüberschreitende Datenübertragungen entsprechen. Beispielsweise müssen Daten, die aus der EU in andere Regionen übertragen werden, den DSGVO-Übertragungsregeln wie Standardvertragsklauseln (SCCs) entsprechen.

Auswahl der richtigen Lösung für die elektronische Rechnungsstellung

Befolgen Sie diese Schritte, um die richtige Lösung für die elektronische Rechnungsstellung für Ihr Unternehmen auszuwählen.

Bedürfnisse ermitteln

• Transaktionsanforderungen: Berücksichtigen Sie das Rechnungsvolumen Ihrer Geschäftsprozesse und die Komplexität Ihrer Transaktionen, um festzustellen, was Sie für eine Lösung für das E-Invoicing benötigen.

• Bestehende Systeme: Ermitteln Sie, welche Systeme (z. B. ERP, Buchhaltungssoftware, CRM) Sie in Ihre Lösung für das E-Invoicing integrieren möchten.

• Nutzerbasis: Berücksichtigen Sie die Vielfalt Ihrer Nutzerbasis, einschließlich internationaler Anbieter sowie Kundschaft, die möglicherweise Unterstützung für mehrere Sprachen und Währungen benötigen.

Erforderliche Funktionen evaluieren

• Automatisierung: Achten Sie auf Automatisierungsfunktionen wie zum Beispiel Rechnungsfelder, die automatisch aus Bestellungen ausgefüllt werden und Rechnungen automatisch mit Zahlungen abgleichen.

• Sicherheit: Bewerten Sie die enthaltenen Sicherheitsmaßnahmen, z. B. Datenverschlüsselung, sichere Zugriffskontrollen und Compliance mit Datenschutzgesetzen.

• Nutzererfahrung: Entscheiden Sie sich für eine nutzerfreundliche Oberfläche, die nur minimalen Schulungsaufwand mit zugänglichem Kundensupport und klarer Dokumentation bietet.

• Zugang zu mobilen Geräten und Cloud-Diensten: Wägen Sie ab, ob eine Mobilanwendung oder ein Cloud-Zugang für die Remote-Bearbeitung von Rechnungsaufgaben erforderlich ist.

• Compliance: Überprüfen Sie, ob die Lösung alle relevanten Rechnungsstellungsvorschriften erfüllt, einschließlich der für Ihre Branche oder Ihren Zuständigkeitsbereich spezifischen.

• Formate: Stellen Sie sicher, dass die Lösung Standardformate für E-Invoicing wie EDIFACT unterstützt, um reibungslosere Transaktionen und zukünftige Kompatibilität zu ermöglichen.

• Skalierbarkeit und Flexibilität: Bewerten Sie die Skalierbarkeit und Flexibilität der Lösung, damit Sie mit Ihrem Unternehmen wachsen und sich verändern können.

• Anpassung: Prüfen Sie, ob die Software an Ihre spezifischen Arbeitsabläufe oder Branchenanforderungen angepasst werden kann.

• Stabilität des Anbieters: Recherchieren Sie die Marktpräsenz und -stabilität des Anbieters. Etablierte Anbieter bieten wahrscheinlich zuverlässigere und ständig aktualisierte Lösungen an.

• Support-Leistungen: Bewerten Sie die Qualität des Kundensupports, einschließlich Verfügbarkeit, Reaktionsfähigkeit und technisches Fachwissen.

• Kosten: Bewerten Sie das Preismodell, ob es sich um eine einmalige Gebühr oder ein monatliches Abonnement handelt, oder Kosten basierend auf Transaktionsvolumen. Berücksichtigen Sie Einrichtungskosten, Wartungsgebühren und eventuelle zusätzliche Gebühren für Updates oder zusätzliche Funktionen. Wägen Sie die potenziellen Einsparungen gegen die Kosten der Lösung ab, um deren Kapitalrendite (ROI) zu ermitteln.

Austausch mit Fachkolleginnen und -kollegen und Testen der Lösungen

• Rezensionen und Fallstudien: Lesen Sie Bewertungen und Fallstudien von aktuellen Nutzerinnen und Nutzern, um die Effektivität der Lösung und den Kundenservice des Anbieters zu beurteilen.

• Kostenlose Testversionen oder Demos: Bevor Sie Ihre Entscheidung treffen, nutzen Sie kostenlose Testversionen oder Demos, die von den Anbietern angeboten werden. So können Sie die Kompatibilität der Lösung mit Ihren bestehenden Systemen und die Nutzerfreundlichkeit testen.

Häufig gestellte Fragen zur elektronischen Rechnungsstellung

Im Folgenden finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur elektronischen Rechnung.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Stripe Invoicing vereinfacht Ihre Debitorenbuchhaltung (AR) – von der Erstellung von Rechnungen bis zum Zahlungseinzug und Abgleich. Egal, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten – Stripe hilft Unternehmen, schneller bezahlt zu werden und die Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Erstellen, personalisieren und senden Sie professionelle Rechnungen ohne Programmieraufwand, verfolgen Sie den Status automatisch, senden Sie Erinnerungen und gleichen Sie Zahlungen ab – so können Sie den Zahlungseinzug optimieren und den Cashflow im Blick behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Mahntools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• Integration in Ihre bestehenden Systeme: Stripe Invoicing integriert sich sowohl in gängige Buchhaltungs- und Enterprise Resource Planning (ERP)-Software als auch mit E-Invoicing-Apps von Drittanbietern. Das hilft Ihnen, Systeme synchron zu halten, manuelle Dateneingaben zu reduzieren und die Compliance zu erleichtern.

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