Una instrucción de adeudo directo (DDI) es la autorización de un cliente para permitir que una empresa retire dinero de su cuenta bancaria. Los DDI son la base de muchos pagos recurrentes en el Reino Unido, como las suscripciones a gimnasios, las facturas de energía y las donaciones benéficas.

En un DDI, un cliente acepta permitir que una empresa retire dinero en fechas específicas. El importe es fijo o cambia de un mes a otro, como una factura fluctuante de servicios públicos. El acuerdo de DDI generalmente se crea en línea o por teléfono y está almacenado de forma segura tanto en la empresa como en el banco. Una vez que está establecido, los pagos se producen automáticamente hasta que se cancelan.

En el Reino Unido se confía ampliamente en el adeudo directo en parte debido al alto nivel de protección del consumidor integrado en el sistema. Se notifica a los clientes cualquier cambio en el importe adeudado o en la fecha de pago, y si se produce un error, los clientes pueden solicitar el reembolso completo en virtud de la Garantía de adeudo directo.

Para las empresas, el adeudo directo es una forma importante y sencilla de gestionar el flujo de caja. Los pagos son predecible, hay menos tareas administrativas que en un sistema manual y no es necesario perseguir facturas ni lidiar con cheques rechazados. Es eficiente, seguro y, para muchos sectores, una parte indispensable de la recepción de pagos.

A continuación, te explicamos lo que debes saber sobre los DDI, incluida la información que las empresas deben recopilar de los clientes para los adeudos directos, qué sucede en caso de cancelación y mucho más.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cómo funcionan las instrucciones de adeudo directo en el Reino Unido?
  
• ¿Qué información se requiere para una instrucción de adeudo directo?
  
• ¿Cuáles son los requisitos legales para establecer un DDI?
  
• ¿Cuánto tiempo se tarda en activar una instrucción de adeudo directo?
  
• ¿Qué sucede si se cancela un DDI?
  

¿Cómo funcionan las instrucciones de adeudo directo en el Reino Unido?

En el Reino Unido, los DDI impulsan aproximadamente 7 de cada 10 pagos de facturas recurrentes. Así es como funcionan.

Consentimiento del cliente

En primer lugar, el cliente da su aprobación para los adeudos directos. Por lo general, esto se hace a través de un formulario en línea, aunque también se pueden enviar acuerdos por teléfono o por correo. Los clientes comparten su código Sort y número de cuenta, y aceptan autorizar que la empresa retire cobros. Una vez que el DDI está en vigor, la empresa puede retirar dinero sin solicitar autorización cada vez.

Después de que el cliente autoriza el DDI, el proveedor de servicios de pago de la empresa lo envía a Bacs, la red de pagos el Reino Unido que gestiona los adeudos directos. Bacs notifica al banco del cliente y puede comenzarse a retirar los pagos.

¿Qué protecciones de los consumidores existen?

Los clientes están cubiertos por la Garantía de adeudo directo, lo que significa que están protegidos si algo sale mal. Si un pago se cobra por error (p. ej., en una fecha incorrecta o por un importe incorrecto), los clientes están en su derecho de exigir a su banco que reembolse el dinero de inmediato.

Para evitar malentendidos, las empresas deben notificar por adelantado (normalmente 10 días empresas) si hay algún cambio en un próximo pago.

Cómo se hacen los cobros

Una vez que la empresa inicia el pago, Bacs transfiere el dinero, que generalmente llega a la cuenta de la empresa en un plazo de tres días hábiles. Después de esa configuración inicial, los pagos se realizan automáticamente, tanto si la empresa está cobrando un importe fijo cada mes, como puede ser un servicio de suscripción, o si está cobrando un importe que varía de un mes a otro, como una factura energética.

Cómo puede ayudarte Stripe

Stripe puede ayudarte a facilitar a tu empresa el uso del adeudo directo. Después de configurar el DDI, Stripe se encarga de todo, desde enviarlo a Bacs hasta rastrear los pagos. Si falla un pago o se produce un error, Stripe lo marca para que puedas resolverlo rápidamente.

Stripe simplifica aún más tu sistema de pago al combinar adeudo directo con las otras opciones de pago que ofreces. Por ejemplo, si ya estás usando Stripe para pagos con tarjeta, añadir adeudo directo es sencillo y te permite gestionar todos tus métodos de pago en un solo lugar.

¿Qué información se requiere para una instrucción de adeudo directo?

Para configurar un DDI en el Reino Unido, las empresas deben recopilar datos específicos del cliente para que los pagos se autoricen y procesen correctamente. La información que generalmente se requiere incluye:

Información de la cuenta bancaria del cliente

• Número de cuenta: el número único de ocho dígitos para la cuenta bancaria del cliente
  
• Código Sort: Un número de seis dígitos que identifica al banco y sucursal donde se ubica la cuenta
  

Nombre del cliente

Las empresas deben cobrar el nombre en la cuenta bancaria para asegurarse de que el adeudo directo esté vinculado al titular de la cuenta correcto.

Autorización

El cliente debe dar su consentimiento explícito para los adeudos directos con un DDI. Este se puede proporcionar a través de:

• Autorización online: Aceptación de las condiciones durante un proceso de registro digital
  
• Autorización telefónica: consentimiento verbal, que a menudo va seguido de confirmación escrita o digital
  
• Autorización impresa: firma de un formulario de mandato físico
  

Datos del pago

• Importe: Si los pagos van a ser por un importe fijo, esto debe indicarse explícitamente en el DDI. Las empresas deben informar al cliente del importe antes de cada transacción.
  
• Frecuencia: también se debe incluir la frecuencia con la que se cobrarán pagos (p. ej., mensual, trimestral, anual).
  

Número de usuario del servicio (SUN)

Bacs asigna este número único. Identifica a la organización que cobra el adeudo directo y debe aparecer en todas las comunicaciones sobre el DDI.

Declaración de garantía

Las empresas deben describir los derechos del pagador bajo la Direct Debit Guarantee, incluido el derecho a recibir el reembolso de pagos incorrectos o no autorizados.

Cómo facilita Stripe los adeudos directos

Stripe permite a las empresas reunir toda la información necesaria a través de una interfaz digital segura. Los clientes pueden autorizar sus DDI con unos pocos clics, y Stripe envía los datos a Bacs y gestiona el proceso de configuración.

¿Cuáles son los requisitos legales para establecer un DDI?

Configurar un DDI en el Reino Unido requiere cumplir con las reglas y los requisitos legales Bacs. Estos son los estándares que debe cumplir tu empresa.

Obtener un consentimiento explícito

En primer lugar, necesitas la aprobación clara del cliente para configurar un adeudo directo. Los clientes pueden dar su consentimiento en línea, por teléfono o por correo. Sin autorización, no tienes permitido legalmente retirar pagos.

Notificar a los clientes con antelación

Una vez que el DDI esté en vigor, debes informar al cliente sobre el primer pago antes de realizar el adeudo. Este aviso anticipado del cobro debe incluir la fecha de pago, el importe (o cómo se calculará si es variable) y la frecuencia los pagos.

Si algo cambia, por ejemplo, si el importe del pago aumenta o si ajustas la fecha de cobro, debes notificárselo al cliente con antelación.

Respetar el Direct Debit Guarantee

Esta garantía permite a los clientes confiar en los adeudos directos y en el sistema Bacs. Por lo general, se incluye en el formulario de autorización inicial o en la confirmación para que los clientes sepan que están protegidos. Es tu obligación legal informar a los clientes sobre sus derechos en virtud de la garantía, que incluyen:

• Reembolso completo e inmediato si se cobra un pago por error
  
• El derecho a cancelar su adeudo directo en cualquier momento
  
• Aviso anticipado de cualquier cambio
  

Mantener registros precisos y seguros

También eres responsable de mantener registros del DDI del cliente. Si es un mandato impreso, tendrás que almacenar el formulario firmado de forma segura. Para las autorizaciones en línea o por teléfono, necesitas una solución sólida de mantenimiento de registros digitales que facilite la recuperación de registros si es necesario, como durante una auditoría.

Mantener estos registros no solo es importante para el cumplimiento de la normativa, también deben ser accesibles para resolver cualquier disputa o pregunta que surja.

Utilizar correctamente el sistema Bacs

Todos los pagos con adeudo directo se procesan a través de la cámara de compensación Bacs del Reino el Reino Unido. Para trabajar con Bacs, debes asegurarte de que estás utilizando correctamente el sistema enviando instrucciones de pago precisas, siguiendo sus reglas para crear y gestionar los DDI y abordando rápidamente cualquier pago fallido.

Bacs procesa los adeudos directos de forma segura y eficiente, pero es tu responsabilidad asegurarte de que tus envíos cumplan con sus estándares.

Cómo ayuda Stripe a las empresas a controlar estos requisitos

Stripe simplifica el cumplir de los requisitos de Bacs por parte de las empresas mediante la recopilación digital de los DDI, el almacenamiento seguro de los datos y el envío de autorizaciones a Bacs por ti. Stripe también envía automáticamente las notificaciones requeridas a los clientes. Dado que todo se gestiona en un solo lugar, es fácil hacer seguimiento de los pagos, reembolsos y cancelaciones.

¿Cuánto tiempo se tarda en activar una instrucción de adeudo directo?

Los DDI no se activan al instante. El procedimiento consta de varios pasos, que en su mayoría son administrados por Bacs. A continuación, se muestra un desglose del tiempo que suele tardar la activación.

Configuración inicial

Cuando un cliente lo autoriza, la empresa o su proveedor de servicios de pago envía el DDI a Bacs. A partir de ahí, el banco del cliente recibe la instrucción y verifica los detalles. Si los datos son correctos, se activa el DDI.

Cuándo pueden comenzar los pagos

El adeudo directo no se puede cobrar hasta que la instrucción esté activa. Por lo general, Bacs procesa el DDI y lo envía al banco del cliente al día siguiente de enviarlo. Al día siguiente, la instrucción suele estar activa, lo que significa que puedes empezar a retirar pagos.

Sin embargo, también tendrás que tener en cuenta el aviso anticipado obligatorio del cobro. El período de notificación suele ser de 3 a 10 días hábiles dependiendo de tu acuerdo con el cliente. Por lo tanto, aunque el DDI podría estar listo en tres días, es posible que tengas que esperar más para cumplir con las reglas de notificación.

Retrasos y excepciones

Hay algunas situaciones que pueden ralentizar las cosas, entre ellas:

• Información incompleta o incorrecta: si el código Sort o el número de cuenta son incorrectos, el DDI fallará y tendrás que volver a procesarlo.
  
• Formularios en papel: si estás usando mandatos físicos, el procesamiento puede tardar más, ya que tendrás que tener en cuenta los tiempos postales y el manejo manual.
  
• Problemas de verificación bancaria: ocasionalmente, los bancos pueden tardar más tiempo en verificar datos de la cuenta.
  

¿Qué sucede si se cancela un DDI?

Cuando se cancela un DDI, significa que se rescinde el acuerdo entre un cliente y una empresa para retirar pagos directamente de la cuenta bancaria del cliente. Esto puede ocurrir por varios motivos, y es importante entender lo que significan las cancelaciones para ambas partes y cómo gestionarlas.

Cómo se cancela un DDI

• Si lo inicia el cliente: los clientes pueden cancelar un DDI en cualquier momento poniéndose en contacto con su banco. No están obligados a informar directamente a la empresa, aunque se recomienda que lo hagan, para evitar confusiones.
  
• Si lo inicia la empresa o el banco: la empresa o el banco pueden cancelar un DDI si:
  
  • El acuerdo ha finalizado (p. ej., la suscripción se rescinde)
    
  • No ha habido ninguna actividad en el adeudo directo durante un período de tiempo determinado (normalmente 13 meses o más)
    
  • Hay pagos fallidos repetidos debido a fondos insuficientes
    

Qué sucede después de la cancelación

• Los pagos se interrumpen de manera inmediata: Tan pronto como el banco procese la cancelación, no se podrán retirar más pagos bajo ese DDI. Si un pago ya estaba programado, pero aún no se ha procesado, no se producirá.
  
• Se notifica a la empresa: Los proveedores de servicios de pago informan a las empresas sobre la cancelación a través de un mensaje del Servicio automatizado de rectificación y cancelación de adeudos directos (ADDACS). Este informe describe el motivo de la cancelación para que la empresa pueda actualizar sus registros.
  
• El cliente puede seguir teniendo obligaciones pendientes: la cancelación de un DDI no cancela automáticamente la obligación de pago del cliente. Por ejemplo, si el cliente aún debe dinero, tendrá que pagar con otro método de pago.
  

Cómo pueden gestionar las empresas los DDI cancelados

• Actualización de registros: Si tu empresa recibe una notificación ADDACS, actualiza el estatus del cliente en tu sistema para que refleje la cancelación. Si lo haces, evitarás que tu empresa intente realizar más cobros con ese DDI.
  
• Contacta con el cliente: Si la cancelación fue inesperada, ponte en contacto con el cliente para entender por qué ocurrió. Es posible que haya cambiado de banco, que se haya olvidado del acuerdo o que haya experimentado un problema de facturación. Los clientes pueden dar su consentimiento para que se restablezca el DDI si se resuelven sus problemas.
  
• Ofrece opciones de pago alternativas: si el cliente debe un saldo, tendrás que organizar otra forma de pago para él, como una transferencia bancaria, pago con tarjeta o inicio de un nuevo DDI.
  

Cómo gestiona Stripe los DDI cancelados

Stripe registra los DDI cancelados a través de su integración con Bacs. Recibirás una notificación cuando se cancele un DDI para que puedas tomar medidas rápidamente.

Stripe también ayuda a las empresas a gestionar la reactivación si el cliente acepta restablecer los adeudos directos. Con las herramientas de Stripe, las empresas pueden crear una experiencia todo en uno para gestionar las cancelaciones con el fin de reducir las interrupciones.