Une instruction de prélèvement automatique (DDI) est une autorisation d’un client permettant à une entreprise de retirer de l’argent de son compte bancaire. Les DDI sont la base de nombreux paiements récurrents au Royaume-Uni, tels que les abonnements à des salles de sport, les factures d'énergie et les dons caritatifs.

Dans un DDI, un client accepte de laisser une entreprise collecter de l’argent à des dates spécifiques. Le montant est soit fixe, soit il change d’un mois à l’autre—comme une facture de services publics fluctuante. L'accord DDI est généralement créé en ligne ou par téléphone, et il est sauvegardé en toute sécurité à la fois par l'entreprise et la banque. Une fois en place, les paiements se font automatiquement jusqu'à ce qu'ils soient annulés.

Le prélèvement automatique est largement approuvé au Royaume-Uni en partie en raison du niveau élevé de protection des consommateurs intégré dans le système. Les clients sont informés de tout changement dans le montant dû ou la date de paiement, et si une erreur se produit, les clients peuvent demander un remboursement complet en vertu de la garantie de prélèvement automatique.

Pour les entreprises, le prélèvement automatique est un moyen important et simple de gérer leur trésorerie. Les paiements sont prévisibles, il y a moins de tâches administratives que dans un système manuel, et il n’est pas nécessaire de poursuivre les factures ou de traiter les chèques sans provision. C'est efficace, sécurisé, et—pour de nombreuses industries—un élément indispensable pour se faire payer.

Ci-dessous, nous expliquerons ce que vous devez savoir sur les DDI, y compris quelles renseignements les entreprises doivent recueillir auprès des clients pour les prélèvements automatiques, ce qui se passe en cas d’annulation, et plus encore.

Que contient cet article?

• Comment fonctionnent les instructions de prélèvement automatique au Royaume-Uni?
  
• Quelles renseignements sont requis pour une instruction de prélèvement automatique?
  
• Quelles sont les exigences juridiques pour mettre en place un DDI?
  
• Combien de temps faut-il pour activer une instruction de prélèvement automatique?
  
• Que se passe-t-il si une instruction de prélèvement automatique est annulée?
  

Comment fonctionnent les instructions de prélèvement automatique au Royaume-Uni?

Au Royaume-Uni, les DDI alimentent environ 7 paiements de factures récurrents sur 10. Voici comment cela fonctionne.

Consentement du client

Tout d’abord, le client donne son approbation pour les prélèvements automatiques. Cela se fait généralement par le biais d’un formulaire en ligne, bien que des accords puissent également être soumis par téléphone ou par courrier. Les clients partagent leur code guichet et leur numéro de compte, et ils acceptent de laisser l’entreprise collecter des paiements. Une fois le DDI en place, l’entreprise peut collecter de l’argent sans avoir besoin de permission à chaque fois.

Après que le client a autorisé le DDI, le prestataire de services de paiement de l’entreprise le soumet à Bacs—le réseau de paiement du Royaume-Uni qui gère les prélèvements automatiques. Bacs notifie la banque du client, et les paiements peuvent commencer.

Quelles sont les protections des consommateurs en place?

Les clients sont couverts par la garantie de prélèvement automatique, ce qui signifie qu’ils sont protégés si quelque chose ne va pas. Si un paiement est prélevé par erreur (par exemple, à la mauvaise date ou pour un montant incorrect), les clients ont le droit d’exiger que leur banque rembourse immédiatement l'argent.

Pour éviter les malentendus, les entreprises sont tenues de notifier à l’avance (généralement 10 jours ouvrables) tout changement concernant un paiement à venir.

Comment les paiements sont collectés

Une fois que l’entreprise initie le paiement, Bacs transfère l’argent, qui arrive généralement sur le compte de l’entreprise dans les trois jours ouvrables. Après cette configuration initiale, les paiements sont effectués automatiquement—que l’entreprise facture un montant fixe chaque mois, comme pour un service d’abonnement, ou si elle facture un montant qui varie d'un mois à l’autre, comme une facture d'énergie.

Comment Stripe peut aider

Stripe peut aider à faciliter l’utilisation du prélèvement automatique pour votre entreprise. Une fois le DDI configuré, Stripe s’occupe de tout, de sa soumission à Bacs au suivi des paiements. Si un paiement échoue ou qu’une erreur se produit, Stripe le signale afin que vous puissiez y remédier rapidement.

Stripe simplifie encore votre système de paiement en combinant le prélèvement automatique avec les autres options de paiement que vous proposez. Par exemple, si vous utilisez déjà Stripe pour les paiements par carte, l’ajout du prélèvement automatique est simple, et cela vous permet de gérer tous vos modes de paiement en un seul endroit.

Quels renseignements sont requis pour une instruction de prélèvement automatique?

Pour mettre en place un DDI au Royaume-Uni, les entreprises doivent collecter des détails spécifiques du client afin que les paiements soient autorisés et traités correctement. Les renseignements généralement requises incluent :

Renseignements sur le compte bancaire du client

• Numéro de compte : Le numéro unique à huit chiffres du compte bancaire du client
  
• Code guichet : Un numéro à six chiffres identifiant la banque et la succursale où le compte est détenu
  

Nom du client

Les entreprises doivent collecter le nom sur le compte bancaire pour s’assurer que le prélèvement automatique est lié au bon titulaire du compte.

Autorisation

Le client doit donner son consentement explicite pour les prélèvements automatiques avec un DDI. Cela peut être fourni par :

• Autorisation en ligne : Accepter les conditions lors d'un processus d'inscription numérique
  
• Autorisation par téléphone : Consentement verbal, souvent suivi d'une confirmation écrite ou numérique
  
• Autorisation sur papier : Signature d’un formulaire de mandat physique
  

Modalités de paiement

• Montant : Si les paiements seront d'un montant fixe, cela doit être explicitement indiqué dans le DDI. Les entreprises doivent informer le client du montant avant chaque transaction.
  
• Fréquence : À quelle fréquence les paiements seront collectés (par exemple, mensuellement, trimestriellement, annuellement) doit également être inclus.
  

Numéro d'utilisateur de service (SUN)

Ce numéro unique est attribué par Bacs. Il identifie l’organisation collectant le prélèvement automatique, et il doit apparaître sur toutes les communications concernant le DDI.

Déclaration de garantie

Les entreprises doivent exposer les droits du payeur en vertu de la garantie de prélèvement automatique, y compris le droit à un remboursement pour des paiements incorrects ou non autorisés.

Comment Stripe facilite les prélèvements automatiques

Stripe permet aux entreprises de collecter toutes les renseignements nécessaires via une interface numérique sécurisée. Les clients peuvent autoriser leurs DDI en quelques clics, et Stripe soumet les données à Bacs et gère le processus de configuration.

Quelles sont les exigences juridiques pour mettre en place un DDI?

Mettre en place un DDI au Royaume-Uni nécessite de se conformer aux règles de Bacs et aux exigences juridiques. Voici les normes que votre entreprise doit respecter.

Obtenir un consentement explicite

Tout d’abord, vous devez obtenir l’approbation claire du client pour mettre en place un prélèvement automatique. Les clients peuvent donner leur consentement en ligne, par téléphone ou par courrier. Sans autorisation, vous n’êtes pas juridiquement autorisé à collecter des paiements.

Informer les clients à l'avance

Une fois le DDI en place, vous êtes tenu d’informer le client du premier paiement avant d’effectuer le prélèvement. Cette notification à l’avance de collecte doit inclure la date de paiement, le montant (ou comment il sera calculé s’il est variable) et la fréquence des paiements.

Si quelque chose change, par exemple, si le montant du paiement augmente ou si vous ajustez la date de collecte, vous devez informer le client à l'avance.

Suivre la garantie de prélèvement automatique

Cette garantie permet aux clients de faire confiance aux prélèvements automatiques et au système Bacs. Elle est généralement incluse dans le formulaire d’autorisation initial ou la confirmation afin que les clients sachent qu’ils sont protégés. Il est de votre obligation juridique d’informer les clients de leurs droits en vertu de la garantie, qui incluent :

• Un remboursement complet et immédiat si un paiement est collecté par erreur
  
• Le droit d'annuler leur prélèvement automatique à tout moment
  
• Une notification à l’avance de tout changement
  

Conserver des dossiers précis et sécurisés

Vous êtes également responsable de la conservation des dossiers du DDI du client. S’il s’agit d’un mandat papier, vous devrez conserver le formulaire signé en toute sécurité. Pour les autorisations en ligne ou par téléphone, vous avez besoin d’une solution de tenue de dossiers numériques solide qui facilite la récupération des dossiers si nécessaire, par exemple lors d’un audit.

Conserver ces dossiers n'est pas seulement important pour la conformité, vous devez également les avoir accessibles pour résoudre tout litige ou question qui pourrait survenir.

Utiliser correctement le système Bacs

Tous les paiements par prélèvement automatique sont traités par la chambre de compensation Bacs au Royaume-Uni. Pour travailler avec Bacs, vous devez vous assurer que vous utilisez le système correctement en soumettant des instructions de paiement précises, en suivant ses règles pour créer et gérer les DDI, et en traitant rapidement tout paiement échoué.

Bacs traite les prélèvements automatiques de manière sécurisée et efficace, mais il est de votre responsabilité de vous assurer que vos soumissions respectent ses normes.

Comment Stripe aide les entreprises à naviguer dans ces exigences

Stripe permet aux entreprises de se conformer facilement aux exigences de Bacs en collectant les DDI numériquement, en stockant les données en toute sécurité et en soumettant les autorisations à Bacs pour vous. Stripe envoie également automatiquement les notifications requises aux clients. Comme tout est géré au même endroit, il est facile de suivre les paiements, les remboursements et les annulations.

Combien de temps faut-il pour activer une instruction de prélèvement automatique?

Les instructions de prélèvement automatique ne sont pas activées instantanément. Le processus implique plusieurs étapes, qui sont principalement gérées par Bacs. Voici un aperçu de la durée d’activation typique.

Configuration initiale

Lorsqu’un client fournit une autorisation, l’entreprise ou son prestataire de services de paiement soumet l’instruction de prélèvement automatique à Bacs. À partir de là, la banque du client reçoit l’instruction et vérifie les détails. Si les détails sont corrects, l’instruction de prélèvement automatique est activée.

Quand les paiements peuvent-ils commencer?

Le prélèvement automatique ne peut pas être effectué tant que l’instruction n’est pas active. En général, l’instruction de prélèvement automatique est traitée par Bacs et envoyée à la banque du client le jour suivant votre soumission. Le lendemain, l'instruction est généralement active, ce qui signifie que vous pouvez commencer à encaisser des paiements.

Cependant, vous devrez également tenir compte de la notification à l’avance requise pour l’encaissement. La période de notification à l’avance est généralement de 3 à 10 jours ouvrables en fonction de votre accord avec le client. Donc, bien que l'instruction de prélèvement automatique puisse être prête dans trois jours, vous devrez peut-être attendre plus longtemps pour respecter les règles de notification.

Retards et exceptions

Il existe certaines situations qui pourraient ralentir les choses, notamment :

• Renseignements incomplets ou incorrects : Si le code guichet ou le numéro de compte est incorrect, l'instruction de prélèvement automatique échouera, et vous devrez redémarrer le processus.
  
• Formulaires papier : Si vous utilisez des mandats physiques, le traitement peut prendre plus de temps, car vous devrez tenir compte des délais postaux et de la manipulation manuelle.
  
• Problèmes de vérification bancaire : Parfois, les banques peuvent prendre plus de temps pour vérifier les informations du compte.
  

Que se passe-t-il si une instruction de prélèvement automatique est annulée?

Lorsqu’une instruction de prélèvement automatique est annulée, cela signifie que l'accord entre un client et une entreprise pour collecter des paiements directement depuis le compte bancaire du client est résilié. Cela peut se produire pour plusieurs raisons, et il est important de comprendre ce que signifient les annulations pour les deux parties et comment les gérer.

Comment une instruction de prélèvement automatique est annulée

• Initiée par le client : Les clients peuvent annuler une instruction de prélèvement automatique à tout moment en contactant leur banque. Ils ne sont pas tenus d’informer directement l’entreprise, bien qu’il soit recommandé de le faire pour éviter toute confusion.
  
• Initiée par l’entreprise ou la banque : L'entreprise ou la banque peut annuler une instruction de prélèvement automatique si :
  
  • L'accord a pris fin (par exemple, l’abonnement est résilié)
    
  • Il n’y a eu aucune activité sur le prélèvement automatique pendant une certaine période (généralement 13 mois ou plus)
    
  • Il y a eu des échecs de paiement répétés en raison de fonds insuffisants
    

Que se passe-t-il après l’annulation

• Les paiements s’arrêtent immédiatement : Dès que la banque traite l’annulation, aucun paiement supplémentaire ne peut être collecté sous cette instruction de prélèvement automatique. Si un paiement était déjà prévu, mais n'a pas encore été traité, il ne sera pas effectué.
  
• L'entreprise est informée : Les fournisseurs de solution de paiement informent les entreprises de l’annulation par le biais d’un message de Service d’Amendement et d’Annulation du Prélèvement Automatique (ADDACS). Ce rapport décrit la raison de l’annulation afin que l’entreprise puisse mettre à jour ses dossiers.
  
• Les obligations du client peuvent rester : Annuler une instruction de prélèvement automatique n'annule pas automatiquement l'obligation du client de payer. Par exemple, si le client doit encore de l’argent, il devra payer par un autre mode de paiement.
  

Comment les entreprises peuvent gérer les instructions de prélèvement automatique annulées

• Mettre à jour les dossiers : Si votre entreprise reçoit une notification ADDACS, mettez à jour l’état du client dans votre système pour refléter l’annulation. Cela empêche votre entreprise d’essayer d’effectuer d’autres paiements sous cette instruction de prélèvement automatique.
  
• Contacter le client : Si l'annulation était inattendue, contactez le client pour comprendre pourquoi cela s'est produit. Il se peut qu'il ait changé de banque, oublié l'accord ou rencontré un problème de facturation. Les clients pourraient consentir à rétablir l'instruction de prélèvement automatique si leurs problèmes sont résolus.
  
• Offrir des options de paiement alternatives : Si le client doit un solde, vous devrez organiser un autre moyen pour lui de payer, comme un virement bancaire, un paiement par carte ou l'initiation d'une nouvelle instruction de prélèvement automatique.
  

Comment Stripe gère les instructions de prélèvement automatique annulée

Stripe enregistre les instructions de prélèvement automatique annulées grâce à son intégration avec Bacs. Vous serez informé lorsqu’une instruction de prélèvement automatique est annulée afin que vous puissiez agir rapidement.

Stripe aide également les entreprises à gérer la réactivation si le client accepte de rétablir les prélèvements automatiques. Avec les outils de Stripe, les entreprises peuvent créer une expérience tout-en-un pour gérer les annulations afin de réduire les interruptions.