Una instrucción para débito directo (DDI) es el permiso de un cliente para que una empresa retire dinero de su cuenta bancaria. Las DDI son la base para muchos pagos recurrentes en el Reino Unido, como membresías de gimnasios, facturas de energía y donaciones benéficas.

En una DDI, un cliente acepta permitir que una empresa cobre dinero en fechas específicas. La cantidad es fija o cambia de mes a mes, como una factura de servicios públicos fluctuante. El acuerdo de DDI se crea típicamente en línea o por teléfono y se almacena de forma segura tanto en la empresa como en el banco. Una vez que entra en vigor, los pagos ocurren automáticamente hasta que se cancelan.

El débito directo es ampliamente confiable en el Reino Unido, en parte debido al alto nivel de protección al consumidor incorporado en el sistema. Se notifica a los clientes cualquier cambio en la cantidad adeudada o la fecha de pago y, si ocurre un error, los clientes pueden reclamar un reembolso completo en virtud de la garantía de débito directo.

Para las empresas, el débito directo es una forma importante y simple de gestionar el flujo de efectivo. Los pagos son predecibles, hay menos tareas administrativas que en un sistema manual y no hay necesidad de perseguir facturas o lidiar con cheques rebotados. Es eficiente, seguro y, para muchas industrias, una parte indispensable de recibir pagos.

A continuación, explicaremos lo que necesitas saber sobre las DDI, incluida la información que las empresas necesitan recopilar de los clientes para los débitos directos, qué sucede en caso de una cancelación y más.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cómo funcionan las instrucciones para débito directo en el Reino Unido?
  
• ¿Qué información se requiere para una instrucción para débito directo?
  
• ¿Cuáles son los requisitos legales para establecer una DDI?
  
• ¿Cuánto tiempo se tarda en activar una instrucción para débito directo?
  
• ¿Qué sucede si se cancela una DDI?
  

¿Cómo funcionan las instrucciones para débito directo en el Reino Unido?

En el Reino Unido, las DDI impulsan aproximadamente 7 de cada 10 pagos recurrentes de facturas. Así es como funcionan.

Consentimiento del cliente

Primero, el cliente da su aprobación para los débitos directos. Esto generalmente se hace a través de un formulario en línea, aunque los acuerdos también se pueden enviar por teléfono o por correo. Los clientes comparten su código Sort y número de cuenta, y aceptan permitir que la empresa cobre los pagos. Una vez que la DDI entra en vigor, la empresa puede cobrar dinero sin requerir permiso cada vez.

Después de que el cliente autoriza la DDI, el proveedor de servicios de pago de la empresa la envía a Bacs, la red de pagos del Reino Unido que maneja los débitos directos. Bacs notifica al banco del cliente y los pagos pueden comenzar.

¿Qué protecciones al consumidor hay vigentes?

Los clientes están cubiertos por la garantía de débito directo, lo que significa que están protegidos si algo sale mal. Si se toma un pago por error (por ejemplo, en la fecha incorrecta o en la cantidad incorrecta), los clientes tienen derecho a exigir que el banco reembolse el dinero de inmediato.

Para evitar malentendidos, se requiere que las empresas den un aviso por adelantado (típicamente 10 días hábiles) si hay algún cambio en un pago próximo.

Cómo se cobran los pagos

Una vez que la empresa inicia el pago, Bacs transfiere el dinero, que generalmente llega a la cuenta de empresa dentro de tres días hábiles. Después de esa configuración inicial, los pagos se realizan automáticamente, ya sea que la empresa esté cobrando una cantidad fija cada mes, como por un servicio de suscripción, o si está cobrando una cantidad que varía de mes a mes, como una factura de energía.

¿Cómo puede ayudarte Stripe?

Stripe puede simplificar el uso del débito directo para tu empresa. Después de que se configura la DDI, Stripe se encarga de todo, desde enviarla a Bacs hasta rastrear los pagos. Si un pago falla u ocurre un error, Stripe lo señala para que puedas abordarlo rápidamente.

Stripe simplifica aún más tu sistema de pagos, dado que combina el débito directo con las otras opciones de pago que ofreces. Por ejemplo, si ya estás utilizando Stripe para pagos con tarjeta, agregar el débito directo es sencillo y permite gestionar todos los métodos de pago desde un solo lugar.

¿Qué información se requiere para una instrucción para débito directo?

Para configurar una DDI en el Reino Unido, las empresas deben recopilar detalles específicos del cliente a fin de que los pagos se autoricen y procesen correctamente. La información que se requiere, por lo general, incluye lo siguiente:

Información de la cuenta bancaria del cliente

• Número de cuenta: el número único de ocho dígitos de la cuenta bancaria del cliente
  
• Código Sort: un número de seis dígitos que identifica al banco y la sucursal donde se mantiene la cuenta
  

Nombre del cliente

Las empresas deben recopilar el nombre que figura en la cuenta bancaria para garantizar que el débito directo está vinculado al titular de la cuenta correcto.

Autorización

El cliente debe dar su consentimiento explícito para los débitos directos mediante una DDI. Esto puede proporcionarse a través de lo siguiente:

• Autorización en línea: aceptar las condiciones durante un proceso de registro digital
  
• Autorización por teléfono: consentimiento verbal que a menudo es seguido por una confirmación escrita o digital
  
• Autorización en papel: firmar un formulario de orden físico
  

Detalles del pago

• Monto: si los pagos son por un monto fijo, esto debe indicarse explícitamente en la DDI. Las empresas deben informar al cliente el monto antes de cada transacción.
  
• Frecuencia: también debe incluirse con qué frecuencia se cobrarán los pagos (por ejemplo, mensual, trimestral, anual).
  

Número de usuario de servicio (SUN)

Bacs asigna este número único. Identifica a la organización que cobra el débito directo y debe aparecer en todas las comunicaciones sobre la DDI.

Declaración de garantía

Las empresas deben describir los derechos del pagador conforme a la garantía de débito directo, incluido el derecho a un reembolso por pagos incorrectos o no autorizados.

Cómo Stripe facilita los débitos directos

Stripe permite a las empresas recopilar toda la información necesaria a través de una interfaz digital segura. Los clientes pueden autorizar sus DDI con unos pocos clics y Stripe envía los datos a Bacs y gestiona el proceso de configuración.

¿Cuáles son los requisitos legales para establecer una DDI?

Establecer una DDI en el Reino Unido requiere cumplir con las reglas de Bacs y los requisitos legales. Aquí están los estándares que tu empresa necesita cumplir.

Obtener consentimiento explícito

Primero, necesitas la aprobación clara del cliente para establecer un débito directo. Los clientes pueden dar su consentimiento en línea, por teléfono o por correo. Sin autorización, no está legalmente permitido cobrar pagos.

Notificar a los clientes por adelantado

Una vez que la DDI está vigente, debes informar al cliente sobre el primer pago antes de realizar el débito. Este aviso anticipado de cobro debe incluir la fecha de pago, el monto (o cómo se calculará si es variable) y la frecuencia de los pagos.

Si algo cambia, por ejemplo, si el monto del pago aumenta o si ajustas la fecha de cobro, debes notificar al cliente con anticipación.

Seguir la garantía de débito directo

Esta garantía permite a los clientes confiar en los débitos directos y en el sistema Bacs. Generalmente, se incluye en el formulario de autorización inicial o en la confirmación para que los clientes sepan que están protegidos. Es tu obligación legal informar a los clientes sobre sus derechos conforme a la garantía, que incluyen lo siguiente:

• Un reembolso completo e inmediato si se cobra un pago por error
  
• El derecho a cancelar el débito directo en cualquier momento
  
• Aviso anticipado de cualquier cambio
  

Mantener registros precisos y seguros

También eres responsable de mantener registros de la DDI del cliente. Si es una orden en papel, deberás almacenar el formulario firmado de manera segura. Para autorizaciones en línea o por teléfono, necesitas una solución de registro digital sólida que facilite la recuperación de registros si es necesario, como durante una auditoría.

Conservar estos registros no solo es importante para el cumplimiento de la normativa, también deben ser accesibles para resolver cualquier disputa o pregunta que surja.

Usar el sistema Bacs correctamente

Todos los pagos de débito directo se procesan a través de la cámara de compensación del Reino Unido, Bacs. Para trabajar con Bacs, debes asegurarte de usar el sistema correctamente enviando instrucciones de pago precisas, siguiendo las reglas para crear y gestionar DDI, y abordando rápidamente cualquier pago fallido.

Bacs procesa los débitos directos de manera segura y eficiente, pero es tu responsabilidad asegurarte de que los envíos cumplan con los estándares.

Cómo Stripe ayuda a las empresas a sortear estos requisitos

Stripe facilita a las empresas cumplir con los requisitos de Bacs mediante la recopilación de DDI digitales, el almacenamiento de datos de forma segura y el envío de autorizaciones a Bacs en tu nombre. Stripe también envía automáticamente las notificaciones requeridas a los clientes. Como todo se gestiona en un solo lugar, es fácil rastrear pagos, reembolsos y cancelaciones.

¿Cuánto tiempo se tarda en activar una instrucción para débito directo?

Las instrucciones para débito directo no se activan instantáneamente. El proceso implica varios pasos, que son gestionados principalmente por Bacs. Aquí hay un desglose de cuánto tiempo suele tardar la activación.

Configuración inicial

Cuando un cliente proporciona autorización, la empresa o su proveedor de servicios de pago envía la instrucción para débito directo a Bacs. A partir de ahí, el banco del cliente recibe la instrucción y verifica los detalles. Si los detalles son correctos, la instrucción para débito directo se activa.

Cuándo pueden comenzar los pagos

El débito directo no se puede cobrar hasta que la instrucción esté activa. Por lo general, la instrucción para débito directo es procesada por Bacs y enviada al banco del cliente el día después de que la envías. Al día siguiente, la instrucción generalmente está activa, lo que significa que puedes comenzar a cobrar los pagos.

Sin embargo, también deberás tener en cuenta el aviso previo requerido para el cobro. El período de aviso suele ser de 3 a 10 días hábiles, dependiendo de tu acuerdo con el cliente. Así que, aunque la instrucción para débito directo podría estar lista en tres días, es posible que debas esperar más tiempo para cumplir con las reglas de notificación.

Retrasos y excepciones

Hay algunas situaciones que podrían ralentizar las cosas, como las siguientes:

• Información incompleta o incorrecta: si el código Sort o el número de cuenta es incorrecto, la instrucción para débito directo fallará y deberás reiniciar el proceso.
  
• Formularios en papel: si estás utilizando órdenes físicas, el procesamiento puede tardar más, ya que deberás tener en cuenta los tiempos de envío y el manejo manual.
  
• Problemas de verificación bancaria: ocasionalmente, los bancos pueden tardar más en verificar los datos de la cuenta.
  

¿Qué sucede si se cancela una DDI?

Cuando se cancela una DDI, significa que el acuerdo entre un cliente y una empresa para cobrar pagos directamente de la cuenta bancaria del cliente se termina. Esto puede suceder por varias razones y es importante entender lo que significan las cancelaciones para ambas partes y cómo manejarlas.

Cómo se cancela una DDI

• Iniciada por el cliente: los clientes pueden cancelar una DDI en cualquier momento contactando al banco. No están obligados a informar a la empresa directamente, aunque se recomienda que lo hagan para evitar confusiones.
  
• Iniciada por la empresa o el banco: la empresa o el banco pueden cancelar una DDI si:
  
  • El acuerdo ha terminado (por ejemplo, la suscripción se ha cancelado)
    
  • No ha habido ninguna actividad en el débito directo durante un cierto tiempo (generalmente 13 meses o más)
    
  • Hay fallos de pago repetidos debido a fondos insuficientes
    

Qué sucede después de la cancelación

• Los pagos se detienen inmediatamente: tan pronto como el banco procesa la cancelación, no se pueden cobrar más pagos conforme a esa DDI. Si un pago ya estaba programado, pero aún no se ha procesado, no se llevará a cabo.
  
• Se notifica a la empresa: los proveedores de servicios de pago informan a las empresas sobre la cancelación a través de un mensaje de servicio de modificación y cancelación de débito directo automatizado (ADDACS). Este informe detalla la razón de la cancelación para que la empresa pueda actualizar sus registros.
  
• Las obligaciones del cliente pueden permanecer: cancelar una DDI no cancela automáticamente la obligación del cliente de pagar. Por ejemplo, si el cliente aún debe dinero, necesitará pagar con otro método de pago.
  

Cómo pueden manejar las empresas las DDI canceladas

• Actualizar registros: si tu empresa recibe una notificación de ADDACS, actualiza el estado del cliente en el sistema para reflejar la cancelación. Hacerlo evita que tu empresa intente más pagos bajo esa DDI.
  
• Contactar al cliente: si la cancelación fue inesperada, comunícate con el cliente para entender por qué sucedió. Puede haber cambiado de banco, olvidado el acuerdo o experimentado un problema de facturación. Los clientes pueden consentir que se restablezca la DDI si se resuelven sus problemas.
  
• Ofrecer opciones de pago alternativas: si el cliente debe un saldo, necesitará organizar otra forma de pago, como una transferencia bancaria, un pago con tarjeta o iniciar una nueva DDI.
  

Cómo Stripe maneja las DDI canceladas

Stripe registra las DDI canceladas a través de su integración en Bacs. Se te notificará cuando una DDI sea cancelada para que puedas actuar rápidamente.

Stripe también ayuda a las empresas a gestionar la reactivación si el cliente acepta restablecer los débitos directos. Con las herramientas de Stripe, las empresas pueden crear una experiencia todo en uno para manejar cancelaciones y reducir interrupciones.