Une instruction de prélèvement automatique (DDI) est une autorisation donnée par un client à une entreprise pour prélever de l'argent sur son compte bancaire. Les DDI constituent la base de nombreux paiements récurrents au Royaume-Uni, tels que les abonnements à une salle de sport, les factures d'énergie et les dons caritatifs.

Dans le cadre d'une instruction de prélèvement automatique, le client accepte qu'une entreprise prélève une somme d'argent à des dates précises. Le montant est soit fixe, soit variable d'un mois à l'autre, comme une facture de services publics. Le contrat d’instruction de prélèvement automatique est généralement établi en ligne ou par téléphone, puis conservé en lieu sûr par l'entreprise et la banque. Une fois mis en place, les paiements sont effectués automatiquement jusqu'à leur annulation.

Le prélèvement automatique est largement approuvé au Royaume-Uni en partie en raison du niveau élevé de protection des consommateurs intégré au système. Les clients sont informés de toute modification du montant dû ou de la date de paiement, et en cas d'erreur, ils peuvent demander un remboursement complet dans le cadre de la garantie de prélèvement automatique.

Pour les entreprises, le prélèvement automatique est un moyen simple et important de gérer leur trésorerie. Les paiements sont prévisibles, les tâches administratives sont moins nombreuses qu'avec un système manuel et il n'est pas nécessaire de relancer les factures ou de gérer les chèques sans provision. Il s’agit un moyen efficace, sécurisé et, pour de nombreux secteurs, indispensable pour se faire payer.

Vous trouverez ci-dessous toutes les informations nécessaires concernant les instructions de prélèvement automatique, notamment les informations que les entreprises doivent recueillir auprès de leurs clients pour les prélèvements automatiques, la procédure à suivre en cas d'annulation et plus encore.

Sommaire de cet article

• Comment fonctionnent les instructions de prélèvement automatique au Royaume-Uni ?
  
• Quelles sont les informations requises pour une instruction de prélèvement automatique ?
  
• Quelles sont les exigences juridiques pour mettre en place une instruction de prélèvement automatique ?
  
• Combien de temps faut-il pour activer une instruction de prélèvement automatique ?
  
• Que se passe-t-il si une instruction de prélèvement automatique est annulée ?
  

Comment fonctionnent les instructions de prélèvement automatique au Royaume-Uni ?

Au Royaume-Uni, les instructions de prélèvement automatique représentent environ 7 paiements de factures récurrents sur 10. Voici comment elles fonctionnent.

Consentement du client

Tout d'abord, le client donne son accord pour les prélèvements automatiques. Cela se fait généralement par le biais d'un formulaire en ligne, bien que des accords puissent également être soumis par téléphone ou par courrier. Les clients partagent leur code guichet et leur numéro de compte, et acceptent de laisser l'entreprise collecter les paiements. Une fois l'instruction de prélèvement automatique en place, l'entreprise peut collecter de l'argent sans avoir à demander l'autorisation à chaque fois.

Une fois que le client a autorisé l'instruction de prélèvement automatique, le prestataire de services de paiement de l'entreprise la soumet au Bacs, le réseau de paiement britannique qui gère les prélèvements automatiques. Le Bacs informe la banque du client et les paiements peuvent commencer.

Quelles sont les mesures de protection des consommateurs en vigueur ?

Les clients sont couverts par la garantie de prélèvement automatique, ce qui signifie qu'ils sont protégés en cas de problème. Si un paiement est prélevé par erreur (par exemple, à la mauvaise date ou pour un montant incorrect), les clients sont en droit d'exiger de leur banque le remboursement immédiat de la somme prélevée.

Afin d'éviter tout malentendu, les entreprises sont tenues de signaler à l'avance (généralement 10 jours ouvrables) tout changement concernant un paiement à venir.

Comment les paiements sont perçus

Une fois que l'entreprise a initié le paiement, le Bacs transfère les fonds, qui sont généralement crédités sur le compte de l'entreprise dans un délai de trois jours ouvrables. Après cette configuration initiale, les paiements sont effectués automatiquement, que l'entreprise facture un montant fixe chaque mois, comme pour un service d'abonnement, ou un montant variable d'un mois à l'autre, comme une facture d'énergie.

Avantages de Stripe

Stripe peut aider votre entreprise à utiliser plus facilement le prélèvement automatique. Une fois l'instruction de prélèvement automatique configurée, Stripe se charge de tout, de la soumission au Bacs, au suivi des paiements. En cas d'échec d'un paiement ou d'erreur, Stripe vous en informe afin que vous puissiez réagir au plus tôt.

Stripe simplifie davantage votre système de paiement en combinant le prélèvement automatique avec les autres options de paiement que vous proposez. Par exemple, si vous utilisez déjà Stripe pour les paiements par carte, l'ajout du prélèvement automatique est très simple et vous permet de gérer tous vos moyens de paiement en un seul endroit.

Quelles informations sont requises pour une instruction de prélèvement automatique ?

Pour mettre en place une instruction de prélèvement automatique au Royaume-Uni, les entreprises doivent recueillir des informations spécifiques auprès du client afin que les paiements soient autorisés et traités correctement. Les informations généralement requises incluent :

Les informations sur le compte bancaire du client

• Le numéro de compte : Le numéro unique à huit chiffres du compte bancaire du client
  
• Le code guichet : Un numéro à six chiffres identifiant la banque et l'agence où le compte est détenu
  

Le nom du client

Les entreprises doivent recueillir le nom figurant sur le compte bancaire afin de s'assurer que le prélèvement automatique est lié au bon titulaire de compte.

Autorisation

Le client doit donner son consentement explicite pour les prélèvements automatiques avec une instruction de prélèvement automatique. Cela peut être fourni par :

• Autorisation en ligne : Accepter les conditions lors d'un processus d'inscription numérique
  
• Autorisation par téléphone : Consentement verbal, souvent suivi d'une confirmation écrite ou numérique
  
• Autorisation papier : Signature d'un formulaire de mandat physique
  

Détails de paiement

• Montant : Si les paiements seront d'un montant fixe, cela doit être explicitement indiqué dans l’instruction de prélèvement automatique. Les entreprises doivent informer le client du montant avant chaque transaction.
  
• Fréquence : La fréquence à laquelle les paiements seront prélevés (par exemple, mensuellement, trimestriellement, annuellement) doit également être indiquée.
  

Numéro d’utilisateur du service (SUN)

Ce numéro unique est attribué par le Bacs. Il identifie l'organisation collectant le prélèvement automatique, et il doit apparaître sur toutes les communications concernant l’instruction de prélèvement automatique.

Déclaration de garantie

Les entreprises doivent décrire les droits du payeur en vertu de la Garantie de prélèvement automatique, y compris le droit à un remboursement pour des paiements incorrects ou non autorisés.

Comment Stripe facilite les prélèvements automatiques

Stripe permet aux entreprises de collecter toutes les informations nécessaires via une interface numérique sécurisée. Les clients peuvent autoriser leurs instructions de prélèvement automatique en quelques clics, et Stripe transmet les données au Bacs et gère le processus de configuration.

Quelles sont les exigences juridiques pour mettre en place une instruction de prélèvement automatique ?

La mise en place d'une instruction de prélèvement automatique au Royaume-Uni nécessite de se conformer aux règles et exigences juridiques du Bacs. Voici les normes que votre entreprise doit respecter.

Obtenir un consentement explicite

Tout d'abord, vous devez obtenir l'accord explicite du client pour mettre en place un prélèvement automatique. Les clients peuvent donner leur accord en ligne, par téléphone ou par courrier. Sans autorisation, vous n'êtes pas légalement autorisé à percevoir des paiements.

Informer les clients à l'avance

Une fois l’instruction de prélèvement automatique en place, vous êtes tenu d'informer le client du premier paiement avant d'effectuer le prélèvement. Cet avis préalable de recouvrement doit inclure la date de paiement, le montant (ou la manière dont il sera calculé s'il est variable) et la fréquence des paiements.

Si quelque chose change, par exemple si le montant du paiement augmente ou si vous ajustez la date de recouvrement, vous devez informer le client à l'avance.

Suivre la garantie de prélèvement automatique

Cette garantie permet aux clients de faire confiance aux prélèvements automatiques et au système Bacs. Elle est généralement incluse dans le formulaire d'autorisation initial ou la confirmation afin que les clients sachent qu'ils sont protégés. Il est de votre obligation légale d'informer les clients de leurs droits en vertu de la garantie, qui comprennent :

• Un remboursement complet et immédiat si un paiement est prélevé par erreur
  
• Le droit d'annuler leur prélèvement automatique à tout moment
  
• Un préavis de tout changement
  

Tenir des dossiers précis et sécurisés

Vous êtes également responsable de la tenue des dossiers relatifs à l’instruction de prélèvement automatique du client. S'il s'agit d'un mandat papier, vous devez conserver le formulaire signé en lieu sûr. Pour les autorisations en ligne ou par téléphone, vous avez besoin d'une solution de conservation numérique fiable qui facilite la récupération des dossiers si nécessaire, par exemple lors d'un audit.

La conservation de ces documents n'est pas seulement importante pour des raisons de conformité, mais également pour pouvoir les consulter en cas de litige ou de question.

Utiliser correctement le système Bacs

Tous les paiements par prélèvement automatique sont traités par la chambre de compensation du Bacs au Royaume-Uni. Pour travailler avec le Bacs, vous devez vous assurer que vous utilisez le système correctement en soumettant des instructions de paiement précises, en suivant ses règles pour créer et gérer les instructions de prélèvement automatique, et en traitant rapidement tout paiement échoué.

Le Bacs traite les prélèvements automatiques de manière sécurisée et efficace, mais il est de votre responsabilité de vous assurer que vos soumissions respectent ses normes.

Comment Stripe aide les entreprises à répondre à ces exigences

Stripe facilite la mise en conformité des entreprises avec les exigences du Bacs en collectant les instructions de prélèvement automatique par voie numérique, en stockant les données de manière sécurisée et en soumettant les autorisations au Bacs pour vous. Stripe envoie également automatiquement les notifications requises aux clients. Comme tout est géré au même endroit, il est facile de suivre les paiements, les remboursements et les annulations.

Combien de temps faut-il pour activer une instruction de prélèvement automatique ?

Les instructions de prélèvement automatique ne sont pas activées instantanément. Le processus implique plusieurs étapes, qui sont principalement gérées par le Bacs. Voici un aperçu du temps que prend généralement l'activation.

Configuration initiale

Lorsqu'un client fournit une autorisation, l'entreprise ou son prestataire de services de paiement soumet l'instruction de prélèvement automatique au Bacs. À partir de là, la banque du client reçoit l'instruction et vérifie les détails. Si les détails sont corrects, l'instruction de prélèvement automatique est activée.

Quand les paiements peuvent commencer

Le prélèvement automatique ne peut pas être collecté tant que l'instruction n'est pas active. En général, l'instruction de prélèvement automatique est traitée par le Bacs et envoyée à la banque du client le jour suivant votre soumission. Le lendemain, l'instruction est généralement active, ce qui signifie que vous pouvez commencer à percevoir des paiements.

Vous devrez cependant également tenir compte du préavis requis pour le prélèvement. La période de préavis est généralement de 3 à 10 jours ouvrables en fonction de votre accord avec le client. Donc, bien que l'instruction de prélèvement automatique puisse être prête dans trois jours, vous devrez peut-être attendre plus longtemps pour vous conformer aux règles de notification.

Retards et exceptions

Il existe certaines situations qui pourraient ralentir les choses, notamment :

• Des informations incomplètes ou incorrectes : Si le code guichet ou le numéro de compte est incorrect, l'instruction de prélèvement automatique échouera, et vous devrez redémarrer le processus.
  
• Des formulaires en papier : Si vous utilisez des mandats physiques, le traitement peut prendre plus de temps, car vous devrez tenir compte des délais postaux et de la gestion manuelle.
  
• Des problèmes de vérification bancaire : Il arrive parfois que les banques prennent plus de temps pour vérifier les informations relatives au compte.
  

Que se passe-t-il si une instruction de prélèvement automatique est annulée ?

Lorsqu'une instruction de prélèvement automatique est annulée, cela signifie que l'accord entre un client et une entreprise visant à prélever directement les paiements sur le compte bancaire du client est résilié. Cela peut se produire pour plusieurs raisons, et il est important de comprendre ce que les annulations signifient pour les deux parties et comment les gérer.

Comment une instruction de prélèvement automatique est annulée

• Initiée par le client : Les clients peuvent annuler une instruction de prélèvement automatique à tout moment en contactant leur banque. Ils ne sont pas tenus d'informer directement l'entreprise, bien qu'il soit recommandé de le faire pour éviter toute confusion.
  
• Initiée par l'entreprise ou la banque : L'entreprise ou la banque peut annuler une instruction de prélèvement automatique si :
  
  • L'accord a pris fin (par exemple, l'abonnement a été résilié)
    
  • Il n'y a eu aucune activité sur le prélèvement automatique pendant une certaine période (généralement 13 mois ou plus)
    
  • Il y a des échecs de paiement répétés en raison de fonds insuffisants
    

Que se passe-t-il après l'annulation

• Les paiements sont immédiatement suspendus : Dès que la banque traite l'annulation, aucun paiement supplémentaire ne peut être collecté sous cette instruction de prélèvement automatique. Si un paiement était déjà prévu, mais n'a pas encore été traité, il ne sera pas effectué.
  
• L'entreprise est informée : Les prestataires de service de paiement informent les entreprises de l'annulation par le biais d'un message de Service d'Amendement et d'Annulation de Prélèvement Automatique (ADDACS). Ce rapport décrit la raison de l'annulation afin que l'entreprise puisse mettre à jour ses dossiers.
  
• Les obligations du client peuvent subsister : L’annulation d’une instruction de prélèvement automatique n'annule pas automatiquement l'obligation de paiement du client. Par exemple, si le client doit encore de l'argent, il devra payer par un autre moyen de paiement.
  

Comment les entreprises peuvent gérer les instructions de prélèvement automatique annulées

• Mettre à jour les dossiers : Si votre entreprise reçoit une notification ADDACS, veuillez mettre à jour le statut du client dans votre système afin de refléter l'annulation. Cela évitera à votre entreprise de tenter d'autres paiements sous cette instruction de prélèvement automatique.
  
• Contacter le client : Si l'annulation était inattendue, contactez le client pour comprendre pourquoi elle a eu lieu. Il est possible qu'il ait changé de banque, oublié l'accord ou rencontré un problème de facturation. Les clients peuvent accepter de rétablir l'instruction de prélèvement automatique si leurs problèmes sont résolus.
  
• Proposer d’autres options de paiement : Si le client a un solde à régler, vous devrez trouver un autre moyen de paiement, tel qu'un virement bancaire, un paiement par carte bancaire ou la création d'une nouvelle instruction de prélèvement automatique.
  

Comment Stripe gère les instructions de prélèvement automatique annulées

Stripe enregistre les instructions de prélèvement automatique annulées grâce à son intégration avec le Bacs. Vous serez informé lorsqu'une instruction de prélèvement automatique est annulée afin que vous puissiez prendre rapidement les mesures nécessaires.

Stripe aide également les entreprises à gérer la réactivation si le client accepte de rétablir les prélèvements automatiques. Grâce aux outils de Stripe, les entreprises peuvent créer une expérience tout-en-un pour gérer les annulations et réduire les perturbations.