Eine Einzugsermächtigung ist die Erlaubnis eines Kunden oder einer Kundin, einem Unternehmen zu erlauben, Geld vom Kundenbankkonto abzubuchen. Einzugsermächtigungen sind die Grundlage für viele wiederkehrenden Zahlungen im Vereinigten Königreich, z. B. bei Mitgliedschaften im Fitnessstudio, Stromrechnungen und Spenden für wohltätige Zwecke.

In Einzugsermächtigungen erklären Kunden und Kundinnen sich damit einverstanden, dass ein Unternehmen zu bestimmten Terminen Geld einzieht. Der Betrag ist entweder fest oder er ändert sich von Monat zu Monat – wie bei einer verbrauchsbasierten Stromrechnung. Die Einzugsermächtigung wird in der Regel online oder per Telefon erstellt und sowohl bei dem Unternehmen als auch bei der Bank sicher gespeichert. Nach der Einrichtung erfolgen die Zahlungen automatisch, bis sie storniert werden.

Das Lastschriftverfahren genießt im Vereinigten Königreich großes Vertrauen, was zum Teil darin begründet ist, dass dieses System ein hohes Maß an Verbraucherschutz bietet. Die Kundinnen und Kunden werden über jede Änderung des fälligen Betrags oder des Zahlungsdatums benachrichtigt, und wenn ein Fehler auftritt, können sie im Rahmen der Lastschriftgarantie eine vollständige Rückerstattung verlangen.

Für Unternehmen ist das Lastschriftverfahren eine wichtige und einfache Möglichkeit, den Cashflow zu verwalten. Die Zahlungen sind vorhersehbar, es fallen weniger Verwaltungsaufgaben an als bei einem manuellen System und es ist nicht nötig, Rechnungen hinterherzurennen oder sich um ungedeckte Schecks zu kümmern. Es ist effizient, sicher und – für viele Branchen – ein unverzichtbarer Bestandteil der Zahlungsabwicklung.

Im Folgenden erklären wir Ihnen, was Sie über Einzugsermächtigungen wissen müssen, beispielsweise, welche Daten Unternehmen von ihrer Kundschaft für Lastschriften einholen müssen oder was im Falle eines Widerrufs passiert.

Worum geht es in diesem Artikel?

– Wie funktionieren Einzugsermächtigungen im Vereinigten Königreich?
– Welche Daten sind für eine Einzugsermächtigung erforderlich?
– Was sind die rechtlichen Voraussetzungen für die Einrichtung einer Einzugsermächtigung?
– Wie lange dauert es, eine Einzugsermächtigung zu aktivieren?
– Was passiert, wenn eine Einzugsermächtigung widerrufen wird?

Wie funktionieren Einzugsermächtigungen im Vereinigten Königreich?

Im Vereinigten Königreich werden etwa 7 von 10 wiederkehrenden Rechnungszahlungen per Einzugsermächtigung bezahlt. So läuft dieser Vorgang ab.

Zustimmung der Kundinnen und Kunden

Zunächst erteilt die Kundin ihre Zustimmung zum Lastschriftverfahren. Dies geschieht in der Regel über ein Online-Formular, obwohl die Zustimmung auch telefonisch oder per Post erteilt werden kann. Die Kundin gibt ihre Bankleitzahl und Kontonummer an und erklärt sich damit einverstanden, dass das Unternehmen die Zahlungen einzieht. Sobald die Einzugsermächtigung eingerichtet ist, kann das Unternehmen Geld einziehen, ohne jedes Mal eine Genehmigung einzuholen.

Wenn die Einzugsermächtigung von der Kundin autorisiert wurde, übermittelt der Zahlungsdienstleister des Unternehmens sie an Bacs, das britische Zahlungsnetzwerk, welches das Lastschriftverfahren verwaltet. Bacs wiederum benachrichtigt die Bank der Kundin. Jetzt können die Zahlungen abgewickelt werden.

Welche Schutzvorkehrungen für Verbraucher/innen gibt es?

Kunden und Kundinnen sind durch die Lastschriftgarantie geschützt, d. h. sie sind abgesichert, wenn etwas schief geht. Wenn eine Zahlung irrtümlicherweise abgebucht wird (z. B. am falschen Datum oder in falscher Höhe), hat der entsprechende Kunde das Recht, von seiner Bank die sofortige Rückerstattung des Betrags zu verlangen.

Um Missverständnisse zu vermeiden, sind Unternehmen verpflichtet, Änderungen an einer anstehenden Zahlung im Voraus mitzuteilen (in der Regel 10 Werktage davor).

Wie Zahlungen eingezogen werden

Sobald das Unternehmen eine Zahlung veranlasst, überweist Bacs das Geld, das in der Regel innerhalb von drei Werktagen auf dem Konto des Unternehmens eingeht. Nach dieser ersten Einrichtung erfolgen die Zahlungen automatisch – unabhängig davon, ob das Unternehmen jeden Monat einen festen Betrag in Rechnung stellt, wie bei einem Abonnement, oder einen Betrag, der von Monat zu Monat variiert, z. B. eine Stromrechnung.

So kann Stripe Sie unterstützen

Stripe kann Ihrem Unternehmen die Nutzung des Lastschriftverfahrens erleichtern. Nachdem die Einzugsermächtigung eingerichtet ist, kümmert sich Stripe um alle nötigen Schritte, von der Einreichung bei Bacs bis zur Verfolgung der Zahlungen. Wenn eine Zahlung fehlschlägt oder ein Fehler auftritt, meldet Stripe dies, damit Sie sich schnell darum kümmern können.

Stripe vereinfacht Ihr Zahlungssystem weiter, indem es das Lastschriftverfahren mit den anderen von Ihnen angebotenen Zahlungsoptionen kombiniert. Wenn Sie zum Beispiel bereits Stripe für Kartenzahlungen verwenden, können Sie das Lastschriftverfahren ganz einfach hinzufügen und danach alle Ihre Zahlungsmethoden an einem Ort verwalten.

Welche Daten sind für eine Einzugsermächtigung erforderlich?

Um im Vereinigten Königreich eine Einzugsermächtigung einzurichten, müssen Unternehmen bestimmte Angaben vom Kunden bzw. von der Kundin erfassen, damit Zahlungen autorisiert und korrekt verarbeitet werden können. Zu den normalerweise erforderlichen Daten gehören:

Kontodaten des Kunden/der Kundin

– Kontonummer: die eindeutige achtstellige Kontonummer des Kunden/der Kundin
– Bankleitzahl: eine sechsstellige Nummer, die die Bank und die Filiale identifiziert, in der das Konto geführt wird

Name des Kunden/der Kundin

Unternehmen müssen den Namen des Kontoinhabers erfassen, um sicherzustellen, dass das Lastschriftverfahren mit der richtigen Person verknüpft ist.

Autorisierung

Kunden und Kundinnen müssen mit einer Einzugsermächtigung ihre ausdrückliche Zustimmung für das Lastschriftverfahren angeben. Diese Zustimmung kann auf den folgenden Wegen erfolgen:

– Online-Autorisierung: Die Zustimmung zu den Konditionen erfolgt bei einem digitalen Anmeldevorgang.
– Telefonische Autorisierung: eine mündliche Zustimung, auf die oft eine schriftliche oder digitale Bestätigung folgt
– Schriftliche Autorisierung: Unterzeichnung eines schriftlichen Mandatsformulars

Zahlungsdetails

– Betrag: Wenn die Zahlungen einen festen Betrag umfassen, muss dieser in der Einzugsermächtigung ausdrücklich angegeben werden. Unternehmen müssen den Kunden/die Kundin vor jeder Transaktion über den Betrag informieren.
– Häufigkeit: Wie oft die Zahlungen eingezogen werden (z. B. monatlich, vierteljährlich, jährlich), muss ebenfalls angegeben werden.

Service-Nutzernummer (Service User Number, SUN)

Diese eindeutige Nummer wird von Bacs vergeben. Sie identifiziert die Organisation, die die Lastschrift einzieht, und muss auf allen Mitteilungen zur Einzugsermächtigung angegeben werden.

Garantieerklärung

Unternehmen müssen die Rechte der zahlenden Person im Rahmen der Lastschriftgarantie erläutern, einschließlich des Rechts auf Rückerstattung bei fehlerhaften oder nicht autorisierten Zahlungen.

Wie Stripe das Lastschriftverfahren vereinfacht

Stripe ermöglicht es Unternehmen, alle benötigten Daten über eine sichere digitale Schnittstelle zu erfassen. Kunden/Kundinnen können ihre Einzugsermächtigungen mit ein paar Klicks autorisieren. Stripe übermittelt die Daten an Bacs und verwaltet den Einrichtungsprozess.

Was sind die rechtlichen Voraussetzungen für die Einrichtung einer Einzugsermächtigung?

Die Einrichtung einer Einzugsermächtigung erfordert im Vereinigten Königreich die Einhaltung der Bacs-Regeln und der gesetzlichen Bestimmungen. Nachfolgend finden Sie die Standards, die Ihr Unternehmen erfüllen muss.

Ausdrückliche Zustimmung einholen

Zunächst benötigen Sie die klare Zustimmung des Kunden bzw. der Kundin, um das Lastschriftverfahren einzurichten. Kunden/Kundinnen können ihre Zustimmung online, per Telefon oder per Post erteilen. Ohne diese Zustimmung sind Sie rechtlich nicht befugt, Zahlungen einzuziehen.

Kunden und Kundinnen im Voraus benachrichtigen

Sobald die Einzugsermächtigung eingerichtet ist, müssen Sie den Kunden bzw. die Kundin über die erste Zahlung informieren, bevor Sie die Abbuchung vornehmen. Diese Vorankündigung des Lastschrifteinzugs muss das Zahlungsdatum, den Betrag (oder, bei variablen Beträgen, seine Berechnung) und die Häufigkeit der Zahlungen enthalten.

Wenn sich etwas ändert, z. B. wenn sich der Zahlungsbetrag erhöht oder Sie das Einzugsdatum anpassen, müssen Sie Ihre Kunden/Kundinnen rechtzeitig darüber informieren.

Die Lastschriftgarantie einhalten

Diese Garantie ermöglicht es den Kundinnen und Kunden, dem Lastschriftverfahren und dem Bacs-System zu vertrauen. Sie ist in der Regel im ursprünglichen Autorisierungsformular oder in der Bestätigung enthalten, damit die Kunden/Kundinnen wissen, dass sie geschützt sind. Sie sind gesetzlich verpflichtet, Ihre Kundschaft über ihre Rechte im Rahmen der Garantie zu informieren. Dazu gehören u. a. die folgenden:

– eine vollständige, sofortige Rückerstattung, wenn eine Zahlung irrtümlicherweise eingezogen wurde
– das Recht, die Einzugsermächtigung jederzeit zu widerrufen
– Vorankündigung von Änderungen

Genaue, sichere Aufzeichnungen führen

Sie sind auch dafür verantwortlich, Aufzeichnungen für die Einzugsermächtigungen Ihrer Kundschaft zu führen. Wenn ein Mandat in Schriftform vorliegt, müssen Sie das unterzeichnete Formular sicher aufbewahren. Für Online- oder Telefonautorisierungen benötigen Sie eine leistungsstarke Lösung für die digitale Dokumentation, mit der Sie bei Bedarf, z. B. bei einer Prüfung, leicht auf die Unterlagen zugreifen können.

Die Aufbewahrung dieser Aufzeichnungen ist nicht nur für die Compliance wichtig – sie sollten auch zugänglich sein, um etwaige Anfechtungen oder Fragen zu klären.

Das Bacs-System richtig nutzen

Alle Lastschriftzahlungen werden über die britische Clearingstelle Bacs abgewickelt. Um mit Bacs arbeiten zu können, müssen Sie sicherstellen, dass Sie das System korrekt nutzen, indem Sie genaue Zahlungsanweisungen einreichen, die Regeln für die Erstellung und Verwaltung von Einzugsermächtigungen befolgen und fehlgeschlagene Zahlungen umgehend beheben.

Bacs verarbeitet Lastschriften sicher und effizient, aber es liegt in Ihrer Verantwortung, sicherzustellen, dass Ihre Einreichungen den Standards entsprechen.

Wie Stripe Unternehmen hilft, diese Anforderungen zu erfüllen

Stripe macht es Unternehmen leicht, die Bacs-Anforderungen zu erfüllen, indem es Einzugsermächtigungen digital erfasst, Daten sicher speichert und Autorisierungen für Sie an Bacs übermittelt. Stripe sendet außerdem automatisch die erforderlichen Benachrichtigungen an Ihre Kundschaft. Da sämtliche Aspekte an einem Ort verwaltet wird, ist es einfach, Zahlungen, Rückerstattungen und Kündigungen zu verfolgen.

Wie lange dauert es, eine Einzugsermächtigung zu aktivieren?

Einzugsermächtigungen werden nicht sofort aktiviert. Der Prozess umfasst mehrere Schritte, die meist von Bacs verwaltet werden. Hier finden Sie eine Übersicht darüber, wie lange die Aktivierung normalerweise dauert.

Ersteinrichtung

Wenn ein Kunde bzw. eine Kundin eine Autorisierung erteilt, reicht das Unternehmen oder sein Zahlungsdienstleister die Einzugsermächtigung bei Bacs ein. Dann erhält die Kundenbank die Ermächtigung und prüft die Angaben. Wenn die Daten korrekt sind, wird die Einzugsermächtigung aktiviert.

Wann die Zahlungen beginnen können

Beträge können erst dann per Lastschriftverfahren eingezogen werden, wenn die Einzugsermächtigung aktiv ist. Normalerweise wird die Einzugsermächtigung von Bacs verarbeitet und am Tag nach der Einreichung an die Kundenbank gesendet. Am nächsten Tag ist die Einzugsermächtigung in der Regel aktiv, d. h. Sie können mit dem Einzug der Zahlungen beginnen.

Allerdings müssen Sie auch die erforderliche Vorankündigung für den Einzug einkalkulieren. Die Mitteilungsfrist beträgt in der Regel 3 bis 10 Arbeitstage, je nachdem, was Sie mit dem Kunden bzw. der Kundin vereinbart haben. Während die Einzugsermächtigung also vielleicht nach drei Tagen bereit ist, müssen Sie ggf. länger warten, um die Vorgaben bezüglich der Ankündigung zu erfüllen.

Verzögerungen und Ausnahmen

Es gibt einige Situationen, in denen sich der Ablauf verlangsamen kann, z. B:

– Unvollständige oder falsche Angaben: Wenn die Bankleitzahl oder Kontonummer falsch ist, schlägt die Einzugsermächtigung fehl und Sie müssen den Vorgang neu starten.
– Papierformulare: Wenn Sie physische Mandate verwenden, kann die Bearbeitung länger dauern, da Sie die Postlaufzeiten und die manuelle Bearbeitung berücksichtigen müssen.
– Probleme bei der Banküberprüfung: Gelegentlich kann es vorkommen, dass die Banken mehr Zeit benötigen, um die Kontodetails zu überprüfen.

Was passiert, wenn eine Einzugsermächtigung widerrufen wird?

Wenn eine Einzugsermächtigung widerrufen wird, bedeutet dies, dass die Vereinbarung zwischen einem Kunden und einem Unternehmen, Zahlungen direkt vom Bankkonto des Kunden einzuziehen, beendet wird. Dies kann aus verschiedenen Gründen geschehen und es ist wichtig zu verstehen, was Kündigungen für beide Parteien bedeuten und wie sie zu handhaben sind.

Wie eine Einzugsermächtigung widerrufen wird

– Kundenseitige Kündigung:__ Kundinnen und Kunden können eine Einzugsermächtigung jederzeit widerrufen, indem sie sich an ihre Bank wenden. Sie sind nicht verpflichtet, das Unternehmen direkt zu informieren, aber es ist empfehlenswert, dies zu tun, um Verwirrung zu vermeiden.
– Kündigung durch das Unternehmen oder die Bank: In den folgenden Fällen kann das Unternehmen oder die Bank eine Einzugsermächtigung kündigen:
– Der Vertrag ist beendet (z. B. das Abonnement wurde gekündigt).
– Beim Lastschriftverfahren gab es über einen bestimmten Zeitraum hinweg (für gewöhnlich mindestens 13 Monate lang) keine Aktivität.
– Es kam zu wiederholten Zahlungsausfällen aufgrund unzureichender Deckung.

Was nach der Kündigung passiert

– Zahlungen werden umgehend eingestellt: Sobald die Bank die Kündigung verarbeitet hat, können keine weiteren Zahlungen unter dieser Einzugsermächtigung mehr eingezogen werden. Wenn eine Zahlung bereits geplant war, aber noch nicht bearbeitet wurde, wird sie nicht ausgeführt
– Das Unternehmen wird benachrichtigt: Die Zahlungsdienstleister informieren die Unternehmen über die Kündigung durch eine ADDACS-Benachrichtigung (Automated Direct Debit Amendment and Cancellation Service). In dieser Meldung wird der Grund für die Kündigung angegeben, damit das Unternehmen seine Unterlagen aktualisieren kann.
– Die Verpflichtungen des Kunden können bestehen bleiben: Die Kündigung einer Einzugsermächtigung hebt nicht automatisch die Zahlungsverpflichtungen des Kunden/der Kundin auf. Wenn es z. B. noch offene Zahlungen gibt, müssen sie mit einer anderen Zahlungsmethode bezahlt werden.

Wie Unternehmen gekündigte Einzugsermächtigungen bearbeiten können

– Datensätze aktualisieren: Wenn Ihr Unternehmen eine ADDACS-Benachrichtigung erhält, aktualisieren Sie den Kundenstatus in Ihrem System, damit die Kündigung hinterlegt wird. Auf diese Weise wird verhindert, dass Ihr Unternehmen weitere Zahlungen unter dieser Einzugsermächtigung einzuziehen versucht.
– Den Kunden/die Kundin kontaktieren: Wenn die Kündigung unerwartet kam, fragen Sie die jeweilige Person nach ihrem Beweggrund. Vielleicht hat sie die Bank gewechselt, den Vertrag vergessen oder es gab ein Problem mit der Abrechnung. Nach der Lösung der Probleme ist die Person möglicherweise damit einverstanden, die Einzugsermächtigung wieder zu aktivieren.
– Bieten Sie alternative Zahlungsmöglichkeiten an: Wenn der Kunde/die Kundin noch einen ausstehenden Betrag zahlen muss, müssen Sie eine andere Zahlungsmöglichkeit anbieten, z. B. eine Banküberweisung, eine Kartenzahlung oder die Einrichtung einer neuen Einzugsermächtigung.

Wie Stripe gekündigte Einzugsermächtigungen bearbeitet

Stripe erfasst gekündigte Einzugsermächtigungen über seine Integration in Bacs. Sie werden benachrichtigt, wenn eine Einzugsermächtigung gekündigt wird, damit Sie schnell handeln können.

Stripe hilft Unternehmen auch bei der erneuten Aktivierung, wenn der Kunde/die Kundin der Wiederaufnahme des Lastschriftverfahrens zustimmt. Mit den Tools von Stripe können Unternehmen ein All-in-One-Erlebnis für die Bearbeitung von Kündigungen schaffen, damit Unterbrechungen vermieden werden.