Een Direct Debit Instruction (DDI) is toestemming van een klant om een bedrijf toe te staan geld van zijn bankrekening te halen. DDI's vormen de basis voor veel terugkerende betalingen in het VK, zoals sportschoollidmaatschappen, energierekeningen en donaties aan goede doelen.

Bij een DDI gaat een klant ermee akkoord dat een bedrijf op specifieke data geld inzamelt. Het bedrag is ofwel vast, ofwel verandert het van maand tot maand, zoals een fluctuerende energierekening. De DDI-overeenkomst wordt meestal online of telefonisch gemaakt en wordt veilig opgeslagen bij zowel het bedrijf als de bank. Zodra de betaling is voltooid, worden betalingen automatisch uitgevoerd totdat ze worden geannuleerd.

Automatische incasso wordt in het VK alom vertrouwd, onder meer vanwege het hoge niveau van consumentenbescherming dat in het systeem is ingebouwd. Klanten worden op de hoogte gebracht van eventuele wijzigingen in het verschuldigde bedrag of de betalingsdatum, en als er een fout optreedt, kunnen klanten een volledige terugbetaling aanvragen onder de automatische incassogarantie.

Voor bedrijven is automatische incasso een belangrijke, eenvoudige manier om de cashflow te beheren. Betalingen zijn voorspelbaar, er zijn minder administratieve taken nodig dan in een handmatig systeem, en het is niet nodig om facturen na te jagen of teruggestuurde cheques af te handelen. Het is efficiënt, veilig en — voor veel branches — een onmisbaar onderdeel om betaald te worden.

Hieronder leggen we uit wat je moet weten over DDI's, waaronder welke informatie bedrijven van klanten moeten verzamelen voor automatische incasso, wat er gebeurt in geval van een annulering en meer.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe werken automatische incasso-opdrachten in het VK?
  
• Welke informatie is vereist voor een automatische incasso-opdracht?
  
• Wat zijn de wettelijke vereisten voor het opzetten van een DDI?
  
• Hoe lang duurt het om een automatische incasso-opdracht te activeren?
  
• Wat gebeurt er als een DDI wordt geannuleerd?
  

Hoe werken automatische incasso-instructies in het VK?

In het VK zorgen DDI's voor ongeveer 7 op de 10 terugkerende factuurbetalingen. Hier is hoe ze werken.

Toestemming van de klant

Eerst geeft de klant zijn goedkeuring voor automatische incasso. Dit gebeurt meestal via een online formulier, maar overeenkomsten kunnen ook telefonisch of per post worden ingediend. Klanten delen hun sorteercode en rekeningnummer en gaan ermee akkoord dat het bedrijf betalingen incasseert. Zodra de DDI is ingevoerd, kan het bedrijf geld inzamelen zonder elke keer toestemming nodig te hebben.

Nadat de klant de DDI heeft geautoriseerd, dient de betalingsprovider van het bedrijf deze in bij Bacs—the), een Brits betalingsnetwerk dat automatische incasso's afhandelt. Bacs brengt de bank van de klant op de hoogte en de betalingen kunnen beginnen.

Welke consumentenbescherming is er?

Klanten vallen onder de automatische incassogarantie, wat betekent dat ze beschermd zijn als er iets misgaat. Als een betaling per ongeluk is gedaan (bijvoorbeeld op de verkeerde datum of in het verkeerde bedrag), hebben klanten het recht om te eisen dat hun bank het geld onmiddellijk terugbetaalt.

Om misverstanden te voorkomen, zijn bedrijven verplicht om vooraf (meestal 10 werkdagen) op de hoogte te stellen als er wijzigingen zijn in een aanstaande betaling.

Hoe betalingen worden geïnd

Zodra het bedrijf de betaling heeft geïnitieerd, maakt Bacs het geld over, dat gewoonlijk binnen drie werkdagen op de rekening van het bedrijf terechtkomt. Na die eerste configuratie worden de betalingen automatisch uitgevoerd, of het bedrijf nu elke maand een vast bedrag in rekening brengt, bijvoorbeeld voor een abonnementsservice, of dat het een bedrag in rekening brengt dat van maand tot maand varieert, zoals een energierekening.

Hoe Stripe kan helpen

Stripe kan helpen om het voor je bedrijf makkelijker te maken om gebruik te maken van automatische incasso. Nadat de DDI is ingesteld, verwerkt Stripe alles, van het indienen bij Bacs tot het volgen van betalingen. Als een betaling mislukt of er een fout optreedt, markeert Stripe deze, zodat je deze snel kunt oplossen.

Stripe vereenvoudigt je betalingssysteem verder door automatische incasso te combineren met de andere betalingsopties die je aanbiedt. Als je Stripe bijvoorbeeld al gebruikt voor kaartbetalingen, is het toevoegen van automatische incasso eenvoudig en kun je al je betaalmethoden op één plek beheren.

Welke informatie is vereist voor een automatische incasso-opdracht?

Om een DDI in het VK op te zetten, moeten bedrijven specifieke gegevens van de klant verzamelen, zodat betalingen worden geautoriseerd en correct worden verwerkt. De informatie die doorgaans vereist is, omvat:

Bankrekeninggegevens van de klant

• Rekeningnummer: Het unieke achtcijferige nummer voor de bankrekening van de klant
  
• Sorteercode: Een zescijferig nummer dat de bank en het filiaal identificeert waar de rekening wordt aangehouden
  

Naam van de klant

Bedrijven moeten de naam op de bankrekening verzamelen om er zeker van te zijn dat de automatische incasso aan de juiste rekeninghouder is gekoppeld.

Autorisatie

De klant moet zijn uitdrukkelijke toestemming geven voor automatische incasso's met een DDI. Dit kan worden verstrekt via:

• _Online autorisatie: _ Akkoord gaan met de voorwaarden tijdens een digitaal aanmeldingsproces
  
• _Telefonische autorisatie: _ Mondeling akkoord, vaak gevolgd door een schriftelijke of digitale bevestiging
  
• _Papierautorisatie: _ Ondertekening van een fysiek mandaatformulier
  

Betalingsgegevens

• _Bedrag: _ Als de betalingen een vast bedrag zijn, moet dit expliciet worden vermeld in de DDI. Bedrijven moeten de klant vóór elke transactie op de hoogte brengen van het bedrag.
  
• Frequentie: Hoe vaak betalingen worden geïnd (bijvoorbeeld maandelijks, driemaandelijks, jaarlijks) moet ook worden vermeld.
  

Service User Number (SUN)

Dit unieke nummer wordt toegekend door Bacs. Het identificeert de organisatie die de automatische incasso incasseert en moet in alle communicatie over de DDI voorkomen.

Garantieverklaring

Bedrijven moeten een overzicht geven van de rechten van de betaler op grond van de automatische incassogarantie, waaronder het recht op terugbetaling voor onjuiste of ongeoorloofde betalingen.

Hoe Stripe automatische incasso faciliteert

Met Stripe kunnen bedrijven alle benodigde informatie verzamelen via een veilige digitale interface. Klanten kunnen hun DDI's met een paar klikken autoriseren en Stripe verzendt de gegevens naar Bacs en beheert het installatieproces.

Wat zijn de wettelijke vereisten voor het opzetten van een DDI?

Voor het opzetten van een DDI in het VK moet worden voldaan aan de regels en wettelijke vereisten van Bacs. Dit zijn de normen waaraan je bedrijf moet voldoen.

Verkrijg expliciete toestemming

Ten eerste heb je de duidelijke goedkeuring van de klant nodig om een automatische incasso in te stellen. Klanten kunnen online, telefonisch of per post toestemming geven. Zonder toestemming is het wettelijk niet toegestaan om betalingen te innen.

Breng klanten vooraf op de hoogte

Zodra de DDI is ingevoerd, moet je de klant op de hoogte stellen van de eerste betaling voordat je de afschrijving uitvoert. Dit voorbericht van incasso moet de betalingsdatum, het bedrag (of hoe het wordt berekend als het variabel is) en de frequentie van de betalingen bevatten.

Als er iets verandert, bijvoorbeeld als het betalingsbedrag stijgt of als je de inningsdatum aanpast, moet je de klant hiervan vooraf op de hoogte stellen.

Volg de automatische incassogarantie

Met deze garantie kunnen klanten vertrouwen op automatische incasso's en het Bacs-systeem. Dit wordt meestal opgenomen in het initiële autorisatieformulier of de bevestiging, zodat klanten weten dat ze beschermd zijn. Het is je wettelijke verplichting om klanten te informeren over hun rechten onder de garantie, waaronder:

• Een volledige, onmiddellijke terugbetaling als een betaling ten onrechte is geïnd
  
• Het recht om hun automatische incasso op elk gewenst moment te annuleren
  
• Vooraankondiging van eventuele wijzigingen
  

Houd nauwkeurige, veilige gegevens bij

Je bent ook verantwoordelijk voor het bijhouden van de DDI van de klant. Als het een papieren machtiging is, moet je het ondertekende formulier veilig bewaren. Voor online of telefonische autorisaties heb je een sterke digitale archiveringsoplossing nodig die het gemakkelijk maakt om gegevens op te halen als dat nodig is, bijvoorbeeld tijdens een audit.

Het bewaren van deze gegevens is niet alleen belangrijk voor de naleving, je moet ze ook toegankelijk hebben om eventuele geschillen of vragen op te lossen.

Gebruik het Bacs-systeem op de juiste manier

Alle automatische incassobetalingen worden verwerkt via het Britse clearinghouse Bacs. Om met Bacs te kunnen werken, moet je ervoor zorgen dat je het systeem correct gebruikt door nauwkeurige betalingsinstructies in te dienen, de regels voor het aanmaken en beheren van DDI's te volgen en mislukte betalingen onmiddellijk aan te pakken.

Bacs verwerkt automatische incasso's veilig en efficiënt, maar het is je verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat je inzendingen voldoen aan de normen.

Hoe Stripe bedrijven helpt om aan deze vereisten te voldoen

Stripe maakt het voor bedrijven eenvoudig om aan de Bacs-vereisten te voldoen door DDI's digitaal te verzamelen, gegevens veilig op te slaan en autorisaties voor je in te dienen bij Bacs. Stripe stuurt ook automatisch de vereiste meldingen naar klanten. Omdat alles op één plek wordt beheerd, is het eenvoudig om betalingen, terugbetalingen en annuleringen bij te houden.

Hoe lang duurt het om een automatische incasso-instructie te activeren?

DDI's worden niet onmiddellijk geactiveerd. Het proces omvat verschillende stappen, die meestal worden beheerd door Bacs. Hier is een overzicht van hoe lang de activering doorgaans duurt.

Eerste installatie

Wanneer een klant autorisatie geeft, dient het bedrijf of zijn betalingsprovider de DDI in bij Bacs. Van daaruit ontvangt de bank van de klant de instructie en verifieert de gegevens. Als de gegevens juist zijn, wordt de DDI geactiveerd.

Wanneer de betalingen kunnen beginnen

De automatische incasso kan pas worden geïnd als de instructie actief is. Doorgaans wordt de DDI verwerkt door Bacs en naar de bank van de klant gestuurd op de dag nadat je deze hebt ingediend. De volgende dag is de instructie over het algemeen actief, wat betekent dat je kunt beginnen met het innen van betalingen.

Je moet echter ook rekening houden met de vereiste voorafgaande kennisgeving van afhaling. De opzegtermijn is doorgaans 3 tot 10 werkdagen, afhankelijk van je overeenkomst met de klant. Dus hoewel de DDI misschien over drie dagen klaar is, moet je mogelijk langer wachten om aan de meldingsregels te voldoen.

Vertragingen en uitzonderingen

Er zijn enkele situaties die de zaken kunnen vertragen, waaronder:

• Onvolledige of onjuiste informatie: Als de sorteercode of accountnummer onjuist is, mislukt de DDI en moet je het proces opnieuw starten.
  
• Papieren formulieren: Als je fysieke mandaten gebruikt, kan de verwerking langer duren, omdat je rekening moet houden met de posttijden en handmatige verwerking.
  
• Problemen met bankverificaties: Soms kunnen banken extra tijd nodig hebben om rekeninggegevens te verifiëren.
  

Wat gebeurt er als een DDI wordt geannuleerd?

Wanneer een DDI wordt geannuleerd, betekent dit dat de overeenkomst tussen een klant en een bedrijf om betalingen rechtstreeks van de bankrekening van de klant te innen, wordt beëindigd. Dit kan verschillende redenen hebben en het is belangrijk om te begrijpen wat annuleringen voor beide partijen betekenen en hoe hiermee om te gaan.

Hoe een DDI wordt geannuleerd

• Klant geïnitieerd: Klanten kunnen een DDI op elk gewenst moment annuleren door contact op te nemen met hun bank. Ze hoeven het bedrijf niet rechtstreeks op de hoogte te stellen, hoewel het wordt aanbevolen om dit wel te doen, om verwarring te voorkomen.
  
• Bedrijf of bank geïnitieerd: Het bedrijf of de bank kan een DDI annuleren als:
  
  • De overeenkomst is beëindigd (het abonnement is bijvoorbeeld beëindigd)
    
  • Er is gedurende een bepaalde periode (meestal 13 maanden of langer) geen activiteit op de automatische incasso geweest
    
  • Er zijn herhaaldelijk mislukte betalingen vanwege onvoldoende saldo
    

Wat gebeurt er na de annulering

• _Betalingen stoppen onmiddellijk: _ Zodra de bank de annulering verwerkt, kunnen er geen verdere betalingen worden geïnd onder die DDI. Als er al een betaling is gepland, maar deze nog niet is verwerkt, wordt deze niet verwerkt.
  
• _Het bedrijf wordt op de hoogte gebracht: _ Betalingsdienstaanbieders informeren bedrijven over de annulering via een ADDACS (Automated Direct Debit Amendment and Cancellation Service) -bericht. In dit rapport wordt de reden voor de annulering beschreven, zodat het bedrijf zijn gegevens kan bijwerken.
  
• _De verplichtingen van de klant kunnen blijven bestaan: _ Het annuleren van een DDI annuleert niet automatisch de betalingsverplichting van de klant. Als de klant bijvoorbeeld nog geld verschuldigd is, moet hij betalen met een andere betaalmethode.
  

Hoe bedrijven kunnen omgaan met geannuleerde DDI's

• Gegevens bijwerken: Als je bedrijf een ADDACS-melding ontvangt, moet je de status van de klant in je systeem bijwerken om de annulering weer te geven. Zo voorkom je dat je bedrijf probeert om verdere betalingen te doen in het kader van die DDI.
  
• Neem contact op met de klant: Als de annulering onverwacht was, neem dan contact op met de klant om te begrijpen waarom dit is gebeurd. Misschien zijn ze van bank veranderd, zijn ze de overeenkomst vergeten of hebben ze te maken gehad met een factureringsprobleem. Klanten kunnen ermee instemmen dat de DDI wordt hersteld als hun problemen zijn opgelost.
  
• Bied alternatieve betalingsopties aan: Als de klant een bedrag verschuldigd is, moet je een andere manier regelen om te betalen, zoals een bankoverschrijving, kaartbetaling of het starten van een nieuwe DDI.
  

Hoe Stripe omgaat met geannuleerde DDI's

Stripe registreert geannuleerde DDI's via de integratie met Bacs. Je wordt op de hoogte gesteld wanneer een DDI wordt geannuleerd, zodat je snel actie kunt ondernemen.

Stripe helpt bedrijven ook om de reactivering te beheren als de klant ermee instemt de automatische incasso opnieuw in te voeren. Met de tools van Stripe kunnen bedrijven een alles-in-één ervaring creëren voor het afhandelen van annuleringen om onderbrekingen te verminderen.