Un'Istruzione di addebito diretto (DDI) è l'autorizzazione di un cliente che consente a un'attività di prelevare denaro dal proprio conto bancario. Le DDI sono la base di molti pagamenti ricorrenti per Il Regno Unito, come gli abbonamenti a palestre, le fatture dell’energia elettrica e le donazioni di beneficenza.

In una DDI, un cliente accetta di consentire a un'attività di riscuotere denaro in date specifiche. L'importo è fisso o cambia di mese in mese, ad esempio una fattura fluttuante. Il contratto della DDI viene in genere creato online o per telefono e viene salvato in modo sicuro sia presso l'azienda che presso la banca. Quando è attivo, i pagamenti avvengono automaticamente finché non vengono annullati.

L'addebito diretto è ampiamente diffuso nel Regno Unito, in parte grazie all'elevato livello di protezione dei consumatori integrato nel sistema. I clienti vengono informati di eventuali modifiche all'importo dovuto o alla data di pagamento e, in caso di errore, possono richiedere un rimborso completo nell'ambito della Garanzia di addebito diretto.

Per le attività, l'addebito diretto è un modo semplice e importante per gestire il flusso di cassa. I pagamenti sono prevedibili, ci sono meno attività amministrative rispetto a un sistema manuale e non c'è bisogno di rincorrere le fatture o di gestire gli assegni che non sono andati a buon fine. È efficiente, sicuro e, per molti settori, una parte indispensabile per essere pagati.

Di seguito viene illustrato tutto quello che devi sapere sulle DDI, tra cui quali informazioni le attività devono raccogliere dai clienti per gli addebiti diretti, cosa succede in caso di annullamento e altro ancora.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come funzionano le istruzioni di addebito diretto per Il Regno Unito?
  
• Quali informazioni sono necessarie per un'istruzione di addebito diretto?
  
• Quali sono i requisiti di carattere giuridico o legale per costituire una DDI?
  
• Quanto tempo occorre per attivare un'istruzione di addebito diretto?
  
• Cosa succede se una DDI viene annullata?
  

Come funzionano le Istruzioni di addebito diretto per Il Regno Unito?

Per Il Regno Unito, le Istruzioni di addebito diretto supportano circa 7 pagamenti ricorrenti su 10. Ecco come funzionano.

Consenso del cliente

In primo luogo, il cliente autorizza gli addebiti diretti. In genere ciò avviene tramite un modulo online, anche se gli accordi possono essere presentati anche per telefono o per posta. I clienti condividono sort code e numero di conto e accettano di consentire all'attività di riscuotere i pagamenti. Una volta implementate le Istruzioni di addebito diretto, l'attività può riscuotere denaro senza richiedere ogni volta l'autorizzazione.

Una volta che il cliente autorizza le Istruzioni di addebito diretto, il fornitore di servizi di pagamento dell'attività la invia a Bacs, il circuito di pagamento del Regno Unito che gestisce gli addebiti diretti. Bacs avvisa la banca del cliente e i pagamenti possono iniziare.

Quali sono le tutele dei consumatori?

I clienti sono coperti dalla Garanzia di addebito diretto, il che significa che sono protetti in caso di problemi. Se un pagamento viene prelevato per errore (ad esempio, nella data sbagliata o con l'importo sbagliato), i clienti hanno il diritto di chiedere alla propria banca di rimborsare immediatamente il denaro.

A scanso di equivoci, le attività sono tenute a dare un preavviso (in genere 10 giorni lavorativi) in caso di modifiche a un pagamento imminente.

Come vengono riscossi i pagamenti

Quando l'attività avvia il pagamento, Bacs trasferisce il denaro, che in genere arriva sul conto business entro tre giorni lavorativi. Dopo la configurazione iniziale, i pagamenti vengono effettuati automaticamente, sia che l'attività addebiti un importo fisso ogni mese, ad esempio per un servizio in abbonamento, sia che addebiti un importo che varia di mese in mese, come una fattura dell’energia elettrica.

I vantaggi di Stripe

Stripe aiuta la tua attività a utilizzare più facilmente l'addebito diretto. Una volta configurato l'addebito diretto, Stripe gestisce tutto, dall'invio a Bacs al monitoraggio dei pagamenti. Se un pagamento non va a buon fine o si verifica un errore, Stripe lo segnala in modo che tu possa risolverlo rapidamente.

Stripe semplifica ulteriormente il tuo sistema di pagamento combinando l'addebito diretto con le altre opzioni di pagamento che offri. Ad esempio, se stai già utilizzando Stripe per i pagamenti con carta, aggiungere l'addebito diretto è semplice e ti consente di gestire tutti i tuoi metodi di pagamento in un unico posto.

Quali informazioni sono necessarie per un'Istruzione di addebito diretto?

Per costituire una DDI nel Regno Unito, le attività devono riscuotere dati specifici dal cliente in modo che i pagamenti siano autorizzati ed elaborati correttamente. Le informazioni in genere richieste includono:

Informazioni sul conto bancario del cliente

• Numero di conto: il numero univoco di otto cifre per il conto bancario del cliente
  
• Sort code: un numero di sei cifre che identifica la banca e la filiale in cui è detenuto il conto.
  

Nome cliente

Le attività devono raccoglie il nome sul conto bancario per assicurarsi che l'addebito diretto sia collegato all'intestatario del conto corretto.

Autorizzazione

Il cliente deve fornire il proprio consenso esplicito per gli addebiti diretti con DDI. Questo può essere fornito tramite:

• Autorizzazione online: accettazione dei Termini durante un processo di registrazione digitale
  
• Autorizzazione telefonica: consenso verbale, spesso seguito da conferma scritta o digitale
  
• Autorizzazione cartacea: firma di un modulo di mandato fisico
  

Dati di pagamento

• Importo: se i pagamenti prevedono un importo fisso, questo deve essere esplicitamente indicato nella DDI. Le attività devono informare il cliente dell'importo prima di ogni transazione.
  
• Frequenza: deve essere inclusa anche la frequenza con cui verranno riscossi i pagamenti (ad esempio, mensile, trimestrale, annuale).
  

Numero SUN

Questo numero univoco viene assegnato da Bacs. Identifica l'organizzazione che riscuote l'addebito diretto e deve comparire su tutte le comunicazioni relative alla DDI.

Dichiarazione di garanzia

Le attività devono delineare i diritti del pagatore nell'ambito della Garanzia di addebito diretto, incluso il diritto a rimborsare i pagamenti errati o non autorizzati.

In che modo Stripe agevola gli addebiti diretti

Stripe consente alle attività di riscuotere tutte le informazioni necessarie attraverso un'interfaccia digitale sicura. I clienti possono autorizzare le DDI con pochi clic e Stripe invia i dati a Bacs e gestisce il processo di configurazione.

Quali sono i requisiti di carattere giuridico o legale per costituire una DDI?

La costituzione di una DDI per Il Regno Unito richiede il rispetto delle regole di Bacs e dei requisiti di carattere giuridico o legale. Ecco gli standard che la tua attività deve soddisfare.

Richiedere il consenso esplicito

Innanzitutto, per configurare un addebito diretto è necessaria la chiara approvazione del cliente. I clienti possono fornire il consenso online, per telefono o per posta. Senza autorizzazione, non è legalmente consentito riscuotere i pagamenti.

Avvisare i clienti in anticipo

Una volta predisposta la DDI, devi informare il cliente del primo pagamento prima di effettuare l'addebito. Questo preavviso di riscossione deve includere la data di pagamento, l'importo (o come verrà calcolato se è variabile) e la frequenza dei pagamenti.

Se qualcosa cambia, ad esempio se l'importo del pagamento aumenta o se stai modificando la data di riscossione, devi avvisare il cliente in anticipo.

Seguire la Garanzia di addebito diretto

Questa garanzia consente ai clienti di fidarsi degli addebiti diretti e del sistema Bacs. Di solito viene inclusa nel modulo di autorizzazione iniziale o nella conferma in modo che i clienti sappiano di essere protetti. Hai l’obbligo di carattere giuridico o legale di informare i clienti sui loro diritti ai sensi della garanzia, che includono:

• Rimborso completo e immediato se un pagamento viene riscosso per errore
  
• Diritto di annullare l'addebito diretto in qualsiasi momento
  
• Preavviso per eventuali modifiche
  

Conservare registri accurati e sicuri

Sei anche responsabile della tenuta dei registri della DDI del cliente. Se si tratta di un mandato cartaceo, dovrai conservare il modulo firmato in modo sicuro. Per le autorizzazioni online o telefoniche, hai bisogno di una solida soluzione di tenuta dei registri digitali che, se necessario, faciliti il recupero dei registri, ad esempio durante un controllo.

La conservazione di questi registri non è importante solo per la conformità, ma è necessario renderli accessibili anche per risolvere eventuali contestazioni o domande.

Utilizzare correttamente il sistema Bacs

Tutti i pagamenti degli addebiti diretti vengono elaborati tramite la cassa di compensazione del Regno Unito, Bacs. Per lavorare con Bacs, devi assicurarti di utilizzare il sistema correttamente inviando istruzioni di pagamento accurate, seguendo le sue regole per la creazione e la gestione delle DDI e occupandoti tempestivamente eventuali pagamenti non riusciti.

Bacs elabora gli addebiti diretti in modo sicuro ed efficiente, ma è tua responsabilità assicurarti che i tuoi invii soddisfino i suoi standard.

In che modo Stripe aiuta le attività a gestire questi requisiti

Stripe semplifica la conformità delle attività ai requisiti di Bacs raccogliendo le DDI digitalmente, archiviando i dati in modo sicuro e inviando le autorizzazioni a Bacs per tuo conto. Stripe invia inoltre automaticamente le notifiche richieste ai clienti. Grazie alla gestione in un unico posto, è semplice tracciare pagamenti, rimborsi e annullamenti.

Quanto tempo occorre per attivare un'Istruzione di addebito diretto?

Le DDI non vengono attivate istantaneamente. L'elaborato prevede diversi passaggi, gestiti per lo più da Bacs. Ecco una panoramica del tempo di attivazione.

Configurazione iniziale

Quando un cliente fornisce l'autorizzazione, l'attività o il suo fornitore di servizi di pagamento invia la DDI a Bacs. Da lì, la banca del cliente riceve le istruzioni e verifica i dettagli. Se i dati sono corretti, viene attivata la DDI.

Quando possono iniziare i pagamenti

Non è possibile riscuotere l'addebito diretto finché l'istruzione non è attiva. In genere, la DDI viene elaborata da Bacs e inviata alla banca del cliente il giorno successivo all'invio. Entro il giorno successivo, l'istruzione è generalmente attiva, il che significa che puoi iniziare a riscuotere i pagamenti.

Tuttavia, dovrai anche tenere conto del preavviso di riscossione richiesto. Il periodo di preavviso è in genere da 3 a 10 giorni lavorativi a seconda dell'accordo con il cliente. Quindi, anche se la DDI potrebbe essere pronta in tre giorni, potresti dover aspettare più a lungo per essere conforme alle regole di preavviso.

Ritardi ed eccezioni

Ci sono alcune situazioni che potrebbero rallentare le cose, tra cui:

• Informazioni incomplete o errate: se il sort code o il numero di conto non è corretto, la DDI non andrà a buon fine e dovrai riavviare il processo.
  
• Moduli cartacei: se utilizzi mandati fisici, l'elaborazione può richiedere più tempo, poiché dovrai tenere conto delle tempistiche del servizio postale e della gestione manuale.
  
• Problemi di verifica della banca: occasionalmente, le banche potrebbero impiegare più tempo per verificare i dati del conto.
  

Cosa succede se una DDI viene annullata?

Quando una DDI viene annullata, significa che si risolve l'accordo tra un cliente e un'attività per la riscossione dei pagamenti direttamente dal conto bancario del cliente. Questo può accadere per diversi motivi ed è importante capire che cosa implicano gli annullamenti per entrambe le parti e come gestirli.

Come si annulla una DDI

• Cliente attivo: i clienti possono annullare una DDI in qualsiasi momento contattando la propria banca. Per evitare confusione, non sono tenuti a informare direttamente l'attività.
  
• Attività o banca attiva: l'attività o la banca può annullare una DDI se:
  
  • Il contratto è terminato (ad esempio, l'abbonamento è terminato)
    
  • Non c'è stata alcuna attività sull'addebito diretto per un determinato periodo di tempo (in genere 13 mesi o più)
    
  • Si registrano ripetuti pagamenti non riusciti a causa di fondi insufficienti
    

Che cosa succede dopo l'annullamento

• I pagamenti si interrompono immediatamente: non appena la banca elabora l'annullamento, non è possibile riscuotere ulteriori pagamenti nell'ambito di tale DDI. Se un pagamento era già programmato, ma non è ancora stato elaborato, non andrà a buon fine.
  
• L'attività viene informata: i fornitori dei servizi di pagamento informano le attività dell'annullamento tramite un messaggio Automated Direct Debit Amendment and Cancellation Service (Modifica dell’addebito diretto automatizzato e servizio di annullamento, ADDACS). Questo report delinea il motivo dell'annullamento in modo che l'attività possa aggiornare i propri registri.
  
• Gli obblighi del cliente potrebbero rimanere: l'annullamento di una DDI non cancella automaticamente l'obbligo di pagamento del cliente. Ad esempio, se il cliente deve ancora pagare, dovrà farlo con un'altra modalità di pagamento.
  

Come le attività possono gestire le DDI annullate

• Aggiorna i registi: se la tua attività riceve una notifica ADDACS, aggiorna lo stato del cliente nel tuo sistema in modo che rifletta l'annullamento. In questo modo impedisci alla tua attività di tentare ulteriori pagamenti con quella DDI.
  
• Contatta il cliente: se l'annullamento è stato imprevisto, contatta il cliente per capire perché è avvenuto. Potrebbe aver cambiato banca, essersi dimenticato dell'accordo o aver riscontrato un problema di addebito. Se i problemi vengono risolti, i clienti potrebbero acconsentire al ripristino della DDI.
  
• Offri opzioni di pagamento alternative: se il cliente deve pagare un saldo, dovrai predisporre un ulteriore modalità per farlo, come un bonifico bancario, un pagamento con carta o l'avvio di una nuova DDI.
  

Come Stripe gestisce le DDI annullate

Stripe registra le DDI annullate tramite la sua integrazione con Bacs. Riceverai una notifica quando una DDI viene annullata in modo da poter intervenire rapidamente.

Stripe aiuta anche le attività a gestire la riattivazione se il cliente accetta di ripristinare gli addebiti diretti. Con gli strumenti Stripe, le attività possono creare un'esperienza completa per la gestione degli annullamenti al fine di ridurre le interruzioni.