Los estatutos de la empresa son un conjunto de normas y procedimientos que rigen la gestión interna y las operaciones de una empresa. El consejo de administración crea estos estatutos durante la constitución de la empresa y pueden modificarse según sea necesario. A continuación, hablaremos de lo que necesitas saber sobre los estatutos de una empresa: qué son, por qué existen, cuándo son obligatorios, cómo debes redactarlos y cómo puedes utilizarlos dentro de tu empresa.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué son los estatutos de la empresa?
  
• ¿Es obligatorio tener estatutos sociales?
  
• ¿Qué se incluye en los estatutos sociales?
  
• Cómo regulan los estatutos el consejo de administración
  
• Estructura de gestión corporativa
  
• Juntas de accionistas y del consejo de administración
  
• Cómo y cuándo modificar los estatutos sociales
  
• Limitaciones estatutarias de los estatutos sociales
  

¿Qué son los estatutos de la empresa?

Los estatutos de la empresa cubren temas que incluyen las funciones y responsabilidades de los administradores, ejecutivos y accionistas, y los procedimientos para reuniones, votaciones y otras actividades corporativas. Por lo general, detallan la frecuencia con la que se reúne el consejo de administración, el proceso de votación y toma de decisiones, las reglas para emitir acciones y cualquier política de conflicto de intereses.

Los estatutos sociales son importantes para un gobierno corporativo coherente y transparente y proporcionan un marco claro sobre cómo se toman las decisiones y cómo se llevan a cabo los negocios. Son documentos internos y, por lo general, no deben presentarse ante el estado (a diferencia de la escritura de constitución), pero deben cumplir con las leyes y regulaciones estatales.

¿Es obligatorio tener estatutos sociales?

Los estatutos son documentos fundamentales para una empresa junto con el acta de constitución. Si bien la escritura de constitución establece la existencia de la empresa y proporciona detalles básicos sobre la misma, los estatutos explican las reglas de su gobierno interno y operaciones.

Es obligatorio que las empresas tengan estatutos en la mayoría de los estados, incluidos Delaware y Nueva York. Los requisitos varían según el estado o el país donde se constituya la empresa, y los estatutos deben ser consistentes con las leyes de la jurisdicción en la que esté registrada. El incumplimiento de los estatutos sociales puede dar lugar a desafíos legales y problemas con la gobernanza y la operación.

Aunque la mayoría de las empresas están obligadas a tener estatutos, el contenido y el nivel de detalle de estos pueden variar según la empresa.

¿Qué se incluye en los estatutos sociales?

• Introducción y establecimiento. El nombre de la empresa y la ubicación principal de sus operaciones comerciales.

• Consejo de administración. La composición del consejo de administración, la forma en que se eligen o nombran los administradores, sus mandatos y sus funciones y responsabilidades. En esta sección también se describe cómo funciona el consejo de administración y se detallan reglas como cuántos administradores se necesitan para un quórum, con qué frecuencia se reúnen y cómo toman decisiones.

• Ejecutivos. Los ejecutivos clave de la empresa (como el presidente, el secretario, el tesorero), sus deberes y cómo se les elige o destituye. Los ejecutivos son responsables de la gestión diaria de la empresa.

• Juntas de accionistas. Cuándo, cómo y con qué frecuencia se celebran las juntas de accionistas. Esto incluye cómo se notifica a los accionistas, los derechos de voto y cómo se toman las decisiones durante estas reuniones.

• Provisiones de acciones. Información sobre los tipos de acciones que la sociedad puede emitir, los derechos asociados con los diferentes tipos de acciones y cómo se pueden transferir las acciones.

• Comités. Detallar los comités (como los comités de auditoría o de compensación) que tienen responsabilidades específicas dentro de la empresa, incluidas sus funciones y cómo se forman.

• Conflicto de intereses. Explicar cómo se manejan los posibles conflictos de intereses para garantizar que las decisiones se tomen en el mejor interés de la empresa y no se vean influenciadas por el beneficio personal.

• Procedimientos de modificación. El procedimiento para modificar los estatutos de la empresa a medida que el negocio evoluciona o cambian las circunstancias.

• Disposiciones varias. Cualquier otra regla y procedimiento relevante para el gobierno de la empresa, como el año fiscal, el uso del sello corporativo y cómo se mantienen los registros.

Cómo regulan los estatutos el consejo de administración

Los estatutos establecen cómo funciona el consejo de administración y se asegura de que sus acciones sean transparentes y responsables y estén en consonancia con los objetivos de la empresa. Los estatutos suelen definir la composición, los poderes, los deberes y los procedimientos del consejo de administración.

• Composición. El número de administradores, la forma en que se les elige o designa, y las cualificaciones y condiciones para formar parte del consejo de administración. Esta sección aclara quién puede ser administrador y durante cuánto tiempo.

• Competencias y obligaciones. El alcance de la autoridad y las responsabilidades del consejo de administración. Por lo general, aquí se incluyen la toma de decisiones corporativas importantes, la supervisión de la gestión y las operaciones de la empresa y el establecimiento de políticas.

• Reuniones. Cómo y cuándo se reúne el consejo, la frecuencia de las reuniones, cómo se convocan y notifican las reuniones, el proceso de establecimiento de la agenda, las reglas para el quórum y la votación, y los requisitos de documentación que se adhieren a las normas de gobierno corporativo.

• Toma de decisiones. Los procedimientos sobre cómo se toman las decisiones por parte del consejo de administración, incluidas las reglas de votación y cómo el consejo puede actuar fuera de las reuniones, por ejemplo, a través de consentimientos por escrito.

• Comités. Información sobre los comités del consejo de administración que definen sus funciones, competencias y cómo operan. Los comités proporcionan una supervisión más específica de diferentes aspectos de la empresa, como las finanzas o la gobernanza.

• Ejecutivos. Cómo se nombra a los miembros del consejo de administración como ejecutivos de la empresa y cuáles son sus funciones y deberes.

• Conflicto de intereses. Disposiciones para abordar los conflictos de intereses entre los miembros del consejo de administración y garantizar que las decisiones se tomen en el mejor interés de la empresa y no se vean influenciadas por consideraciones personales.

• Modificaciones y procedimientos. Cómo puede el consejo de administración enmendar los estatutos y permitir así que las estructuras de gobierno evolucionen según sea necesario.

Estructura de gestión de una empresa

La estructura de gestión de una empresa típica tiene niveles que van desde el consejo de administración (en la parte superior) hasta los empleados (en la parte inferior). En esta estructura, la comunicación fluye en ambos sentidos: de arriba hacia abajo, donde las decisiones y directivas clave se comunican a los niveles inferiores, y de abajo hacia arriba, donde los comentarios y los conocimientos operativos se transmiten a la gerencia para fundamentar la toma de decisiones y la estrategia. Operar con una estructura de gestión establecida establece responsabilidades claras, rendición de cuentas y eficiencia operativa.

• Consejo de administración. El consejo de administración se encuentra en la cima de la administración corporativa, tiene la máxima autoridad para tomar decisiones y supervisa toda la empresa. Los miembros del consejo de administración toman las principales direcciones corporativas y clave y supervisan las operaciones generales y el desempeño de la empresa.

• Directores ejecutivos. Los directores ejecutivos están un nivel por debajo del consejo de administración e incluyen funciones como el director general (CEO), el director financiero (CFO) y el director de operaciones (COO). Estos ejecutivos son responsables de implementar las estrategias del consejo de administración, administrar las operaciones diarias y guiar a la organización hacia sus objetivos.

  • CEO. El CEO actúa como el enlace principal entre el consejo de administración y la parte operativa de la empresa. Este ejecutivo toma decisiones corporativas importantes y actúa como la cara pública de la empresa.
    
  • Director financiero. El director financiero administra las finanzas de la empresa, incluida la planificación financiera, la gestión de riesgos financieros, el mantenimiento de registros y los informes financieros.
    
  • Director de operaciones. El director de operaciones administra las operaciones y procedimientos continuos de la empresa y es responsable de mantener los procesos comerciales operativos de manera eficiente.
    

• Mandos intermedios. Los mandos intermedios incluyen puestos como directores y gerentes que supervisan departamentos o divisiones específicos. Implementan las estrategias establecidas por el equipo ejecutivo, gestionan a los empleados y dirigen su departamento o división hacia sus objetivos específicos.

• Gestión inferior. Los miembros de la gerencia inferior son los gerentes o supervisores de primera línea responsables de administrar a los empleados no directivos. Son responsables de ejecutar las operaciones y actividades del día a día de acuerdo con los objetivos clave de la empresa.

• Empleados. En la base de la estructura de gestión corporativa se encuentran los empleados, que llevan a cabo las actividades comerciales principales de la empresa y realizan las diversas funciones necesarias para que la organización funcione y logre sus objetivos.

Juntas de accionistas y del consejo de administración

Las reuniones de accionistas y del consejo de administración proporcionan foros estructurados para la supervisión, la toma de decisiones y la comunicación entre la gerencia de la empresa, su consejo de administración y sus propietarios.

Juntas de accionistas

Las juntas de accionistas son reuniones de los accionistas de la empresa (las personas o entidades que poseen acciones en la empresa. La gerencia utiliza estas reuniones para comunicar el desempeño de la empresa, la estrategia y las perspectivas directamente a sus propietarios. Los accionistas utilizan estas reuniones para comentar asuntos de la empresa y ejercer sus derechos de voto en temas clave. El peso de los votos de los accionistas suele ser proporcional al número de acciones que poseen, y la votación puede tener lugar en persona, por poder o electrónicamente.

• Juntas generales anuales (JGA). Las juntas generales anuales son un foro anual para que los accionistas reciban actualizaciones sobre la salud financiera, las estrategias y las perspectivas de la empresa. Los accionistas votan sobre asuntos importantes como la elección de los miembros del consejo, la aprobación de los estados financieros y cualquier cambio en el gobierno o la estructura corporativa.

• Reuniones extraordinarias. Los directivos de la empresa convocarán reuniones extraordinarias para tratar cuestiones específicas y urgentes que surjan entre las JGA. Estas podrían incluir propuestas de fusión, adquisiciones o cambios importantes en la política corporativa.

Reuniones del consejo

Las reuniones del consejo son los momentos en los que se reúne el consejo de administración. En estas reuniones, los miembros del consejo de administración debaten y votan sobre diversos temas, incluidas iniciativas importantes y decisiones financieras significativas. Los estatutos de la empresa describen los procedimientos de votación y los requisitos de quórum para estas reuniones. Se mantienen actas detalladas para registrar los debates, decisiones y acciones tomadas durante las reuniones del consejo de administración, que sirven como un registro oficial y legal de las actividades de gobernanza del consejo.

• Reuniones ordinarias. Las reuniones ordinarias del consejo de administración se llevan a cabo de forma periódica (a menudo trimestralmente) para que el consejo revise el desempeño de la empresa, establezca direcciones clave y apruebe medidas importantes.

• Reuniones extraordinarias. Las reuniones extraordinarias del consejo de administración se convocan para tratar asuntos urgentes que no pueden esperar hasta la próxima reunión ordinaria, como la gestión de crisis u oportunidades inesperadas.

• Informes de los comités. Muchos consejos de administración tienen comités (como los comités de auditoría, de remuneración y de gobernanza) que se encargan de tareas específicas. Los presidentes de los comités informan sobre sus actividades y hallazgos durante las reuniones del consejo.

Cómo y cuándo modificar los estatutos sociales

Al modificar los estatutos sociales a lo largo del tiempo, las empresas pueden mantener un marco de gobierno relevante y efectivo a medida que la empresa evoluciona. Estas situaciones pueden dar lugar a cambios en los estatutos de la empresa:

• Cambios organizativos. Los cambios importantes en el tamaño, la estructura o el modelo de negocio de la empresa pueden requerir actualizaciones en los estatutos para reflejar las nuevas necesidades de gobierno corporativo o realidades operativas.

• Cambios legales y reglamentarios. Los cambios en las leyes o regulaciones pueden requerir adaptaciones de los estatutos para mantener el cumplimiento y evitar problemas legales.

• Iniciativas de accionistas o del consejo de administración. Los accionistas o los miembros del consejo de administración pueden proponer cambios para mejorar la gobernanza, abordar problemas o refinar la dirección de la empresa.

• Cambios en las mejores prácticas. A medida que evolucionan las mejores prácticas de gobernanza, una empresa puede actualizar sus estatutos para reflejar la normativa más reciente.

Las sociedades que deseen modificar sus estatutos pueden seguir estos pasos:

• Revisar los estatutos. Revisa los estatutos, en particular las secciones que describen el proceso de enmienda, que generalmente incluye quién puede proponer cambios y el proceso de aprobación requerido.

• Proponer enmiendas. El consejo de administración o un comité designado redacta y presenta los cambios propuestos. Describe claramente los detalles de los cambios y trata de incluir una justificación para cada modificación.

• Llevar a cabo la revisión del consejo de administración. El consejo de administración revisa las enmiendas propuestas. Esta revisión puede implicar debates, consultas con asesores legales y correcciones para garantizar que los cambios sean claros, legalmente sólidos y en el mejor interés de la empresa.

• Obtener la aprobación de los accionistas. Dependiendo de los estatutos y de los requisitos legales, las modificaciones importantes pueden requerir la aprobación de los accionistas. Por lo general, se lleva a cabo en una junta de accionistas, donde se debaten los cambios y se someten a votación.

• Documentar e implementar cambios. Una vez aprobadas, las modificaciones se incorporan formalmente a los estatutos. Luego, el documento actualizado se distribuye a las partes relevantes y los cambios se implementan en las prácticas de gobernanza de la empresa.

• Comunicarse con las partes interesadas. Informa a las partes interesadas, incluidos los accionistas, los administradores y los altos directivos, sobre las actualizaciones y sobre cómo afectan a la gobernanza y las operaciones de la empresa.

Limitaciones estatutarias de los estatutos sociales

Ciertas leyes determinan lo que pueden y no pueden incluir los estatutos de una empresa. Estas leyes se denominan limitaciones estatutarias. Las limitaciones estatutarias aseguran que las regulaciones internas de una empresa cumplan con la ley y protejan los derechos de los accionistas y de otras personas involucradas con la empresa. Incluyen los siguientes mandatos:

• Cumplimiento de las leyes y reglamentos. Los estatutos sociales no pueden contravenir las leyes y regulaciones estatales, federales o internacionales. Por ejemplo, los estatutos deben estar en consonancia con las leyes sobre valores, las leyes laborales y las leyes contra la discriminación.

• Derechos de los accionistas. Los estatutos no pueden infringir los derechos de los accionistas, incluidos los derechos de voto, los derechos de información y los derechos a dividendos. Los accionistas deben tener voz y voto en las decisiones corporativas importantes.

• Obligaciones de los administradores y ejecutivos. Los estatutos no pueden eximir a los administradores o funcionarios de las obligaciones y responsabilidades básicas, como los deberes de cuidado y lealtad. Los estatutos tampoco pueden permitir acciones que se considerarían un incumplimiento de estas obligaciones.

• Indemnización y responsabilidad. Los estatutos que incluyen disposiciones para la indemnización de administradores y ejecutivos están sujetos a ciertas limitaciones. Por ejemplo, la mayoría de las jurisdicciones no permiten la indemnización por acciones que se consideren fraudulentas, ilegales o que incumplen el deber fiduciario.

• Procedimientos de modificación. Los estatutos solo se pueden enmendar de conformidad con las leyes estatales, que generalmente dictan quién puede iniciar enmiendas y los procesos de aprobación requeridos.

• Fines corporativos. Los estatutos no pueden definir fines corporativos que sean ilegales o contrarios al orden público.

• Derechos de inspección. Los estatutos no pueden restringir indebidamente los derechos de los accionistas y administradores a inspeccionar los registros corporativos.

• Conflictos con la escritura de constitución. Los estatutos deben ser coherentes con la escritura de constitución de la empresa. Si hay un conflicto, la escritura de constitución suele tener prioridad.

• Gobernabilidad y votación. Los estatutos deben respetar las leyes que especifican las estructuras de gobierno corporativo o los procedimientos de votación. Estas leyes pueden dictar cómo se eligen los miembros del consejo de administración o cómo se cuentan los votos de los accionistas.