Importar mercancías a los Países Bajos puede afectar a su flujo de caja si tiene que pagar el impuesto sobre el valor añadido (IVA) por adelantado: en 2023, los Países Bajos recaudaron alrededor de 75 600 millones de euros en concepto de IVA. La licencia del artículo 23 (artikel 23 vergunning en neerlandés) ofrece a las empresas otra opción al convertir el impuesto de un gasto inmediato en una partida individual de su declaración.

Comprender cómo obtener y utilizar esta licencia de aplazamiento puede liberar capital, simplificar la declaración del IVA y agilizar el despacho de aduanas para las empresas que importan productos a Europa con regularidad. En esta guía se explican las normas y el cumplimiento de los requisitos del artículo 23, así como los pasos prácticos para solicitarlo.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es el aplazamiento del IVA del artículo 23 en los Países Bajos?
  
• ¿Cómo mejora el artículo 23 el flujo de caja de las empresas?
  
• ¿Quién cumple los requisitos para obtener una licencia en virtud del artículo 23?
  
• ¿Cómo solicitas el aplazamiento del IVA según el artículo 23?
  
• ¿Cómo utilizan las empresas la licencia del artículo 23 en la práctica?
  
• ¿Por qué el enfoque del artículo 23 de los Países Bajos es único en Europa?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Atlas
  

¿Qué es la prórroga del IVA en los Países Bajos del artículo 23?

Cuando las mercancías llegan a un puerto de los Países Bajos, la norma por defecto es que se debe pagar inmediatamente un 21 % de IVA sobre el valor en aduana. El artículo 23 modifica esta norma al permitir que las empresas registren el IVA de importación en su siguiente declaración del IVA de los Países Bajos en lugar de pagarlo en la frontera. En dicha declaración, el importador deduce la misma cantidad como impuesto soportado, por lo que el efecto neto sobre el efectivo es nulo. En la práctica, el permiso convierte un pago en un asiento contable y permite a las empresas despachar las mercancías sin tener que esperar a que la aduana procese el reembolso.

De conformidad con el artículo 23, sigues declarando las mercancías importadas en la casilla 4a de la declaración del IVA de los Países Bajos. La base imponible del IVA debe ser el valor en aduana que figura en la notificación de pago de aduanas (uitnodiging tot betaling o UTB en neerlandés) y no el que figura en la factura de compra. Dado que la UTB refleja la valoración en aduana correcta, su uso garantiza que su declaración coincida con lo registrado por la aduana. El artículo 23 tampoco exime del pago de derechos de aduana ni de impuestos especiales, por lo que deberás abonar dichos importes cuando lleguen las mercancías.

¿Cómo mejora el artículo 23 el flujo de caja de las empresas?

Importar mercancías suele implicar pagar el IVA a la aduana y esperar semanas o meses para recuperarlo a través de la declaración del IVA. Ese desembolso puede suponer una pérdida considerable, especialmente si tus márgenes son ajustados o si tu negocio está escalando rápidamente. El artículo 23 cambia las reglas del juego. Cuando importas, registras el IVA en tu siguiente declaración en lugar de pagarlo por adelantado. Declara el valor de las mercancías y calcula el IVA adeudado, y deduce ese importe como impuesto soportado en la misma declaración. De este modo, su efectivo permanece en la empresa.

Las aduanas también pueden despachar sus mercancías más rápidamente, ya que no hay que procesar el pago del IVA, lo que ayuda a evitar retrasos y a reducir los costes de almacenamiento. Además, el IVA sobre las importaciones se convierte en una partida individual habitual en tu declaración, por lo que sabrás exactamente cuándo aparecerá y desaparecerá de tus libros. Esto facilita la alineación de las existencias entrantes con los ciclos de ventas y la planificación de los picos y valles.

¿Quién cumple los requisitos para obtener una licencia en virtud del artículo 23?

El artículo 23 está diseñado para empresas que tienen presencia en los Países Bajos e importan mercancías de forma recurrente. Estos son los requisitos establecidos por la agencia impositiva de los Países Bajos.

Establecimiento en los Países Bajos

Debes estar establecido o residir en el país. Esto puede significar una empresa registrada, una sucursal, un almacén u otro establecimiento fijo. La oficina fiscal quiere pruebas de que operas desde territorio de los Países Bajos.

Los empresarios extranjeros deben seguir pasos adicionales. No pueden solicitar directamente el artículo 23, sino que deben nombrar a un representante fiscal de los Países Bajos.

Existen dos tipos de representación:

• Representación limitada: significa que el representante importa mercancías utilizando su propio número de IVA y solo gestiona las transacciones específicas que le asignes.

• Representación general: esto te permite obtener tu propio número de IVA holandés, mientras que el representante se encarga de las presentaciones y el cumplimiento de la normativa en tu nombre, lo que te da más flexibilidad.

Importaciones periódicas de fuera de la UE

El permiso no está destinado a envíos puntuales. Se te pedirá que presentes pruebas de actividad importadora habitual, como confirmaciones de pedidos, facturas de compra y declaraciones de aduana.

Administración separada

Tus registros deben identificar claramente el IVA adeudado por cada importación. Esto significa que debes mantener un libro de contabilidad o módulo independiente en tu sistema contable para que la oficina fiscal de aduanas e impuestos puedan verificar fácilmente los valores de importación.

Garantía financiera

Es obligatorio presentar una garantía financiera. La garantía mínima es de 5000 €, pero escala en función del volumen de importaciones y del perfil de riesgo. Si se trata de una empresa no residente, la garantía suele ser proporcionada por el representante fiscal.

¿Cómo solicitas el aplazamiento del IVA según el artículo 23?

Debes considerar el proceso de solicitud del artículo 23 como parte de una estrategia de cumplimiento de la normativa más amplia. Una documentación precisa, la presentación puntual de los documentos y una relación proactiva con la autoridad tributaria pueden facilitar el proceso.

Estos son los pasos para solicitar un aplazamiento y por qué cada uno de ellos es importante.

Registro del IVA en los Países Bajos

Necesitas un número de IVA de los Países Bajos antes de poder presentar la solicitud. Si no eres residente, tu representante fiscal te tramitará el registro del IVA como parte de su mandato.

Reúne tu documentación de apoyo

La oficina fiscal necesita ver pruebas de que importas con regularidad. Reúne los pedidos de compra, facturas y declaraciones de aduana recientes. Adjunta copias a tu solicitud. Incluir esta documentación desde el principio reduce el riesgo de que haya que hacer solicitudes de ida y vuelta más adelante.

Completa el formulario de solicitud

El formulario solicita los datos de tu empresa, el número de IVA, la descripción de la actividad y la frecuencia con la que realizas importaciones. Sé minucioso: indica tu número de IVA en toda la documentación adjunta y describe tus mercancías y sus países de origen. Esta información ayuda a la oficina fiscal a evaluar tu perfil de riesgo y determinar el importe de la garantía financiera.

Organiza una garantía financiera

Se requiere una garantía bancaria o un depósito financiero. Protege al Tesoro Público en caso de que el IVA de importación no se contabilice correctamente. Si recurres a un representante fiscal, este podría proporcionar la garantía en tu nombre.

Presenta tu solicitud en la oficina fiscal

Envía el formulario cumplimentado y los documentos adjuntos a la autoridad fiscal neerlandesa por correo postal o a través del portal fiscal en línea. Presenta la solicitud con suficiente antelación, ya que el proceso puede tardar unas ocho semanas y no querrás que tus mercancías se queden retenidas en la aduana mientras esperas.

Espera la decisión

Durante el período de revisión, la autoridad fiscal verificará si cumples los requisitos, evaluará tu documentación y confirmará que tu garantía es suficiente. Recibirás una decisión por escrito. Si se aprueba tu solicitud, podrás empezar a utilizar el artículo 23 inmediatamente en futuras importaciones.

El representante fiscal supervisará la mayoría de estas tareas para las empresas no residentes. Preparará la solicitud, tramitará la garantía, presentará la documentación y se encargará de cualquier consulta de la oficina fiscal. El representante también gestiona la declaración continua del IVA, asegurándose de que el IVA de importación se declare y deduzca correctamente en tus declaraciones.

¿Cómo utilizan las empresas la licencia del artículo 23 en la práctica?

Con un permiso del artículo 23, el proceso diario de gestión del IVA de importación es sencillo. Trátalo como un ejercicio contable en lugar de como una transacción en efectivo.

En la práctica, esto es lo que debes tener en cuenta.

Despachar mercancías a través de la aduana

Cuando llega tu envío, la aduana emite un UTB, que indica el valor en aduana de las mercancías. Según el artículo 23, el campo del IVA en el UTB muestra 0, ya que no pagas IVA en la frontera. Guarda el UTB como prueba del valor que debes declarar.

Usa el valor en aduana, no el valor de la factura

La base para calcular el IVA en su declaración es el valor en aduana que figura en el UTB, no el precio que figura en la factura de tu proveedor. Las valoraciones en aduana pueden incluir el flete, el seguro o ajustes, por lo que utilizar el valor de la factura puede dar lugar a una subestimación o sobreestimación del IVA. Cometer errores repetidamente puede poner en peligro tu licencia.

Informa en tu declaración del IVA

En tu declaración del IVA de los Países Bajos, introduce el valor en aduana en la casilla 4a, denominada «suministros/servicios de países fuera de la UE». Calcula el IVA y añádelo a tu IVA repercutido. Justo debajo, reclama la misma cantidad como IVA soportado. Si estás sujeto al impuesto íntegramente, las dos entradas se cancelan y no hay nada que pagar.

Mantener la documentación

Mantén accesibles el UTB y la documentación relacionada (por ejemplo, contratos de transporte, facturas de compra). En una auditoría, las autoridades fiscales querrán comprobar que los importes que has declarado coinciden con los datos de la aduana. Un registro descuidado o el uso de valores incorrectos puede dar lugar a correcciones o incluso a la revocación de tu permiso.

Hay límites en lo que cubre el artículo 23. Todavía hay que pagar derechos de aduana, impuestos especiales y otros gravámenes sobre las importaciones. Pero para la mayoría de los productos, una vez que hayas configurado correctamente tu contabilidad, usar el permiso es algo rutinario.

¿Por qué el enfoque del artículo 23 de los Países Bajos es único en Europa?

Muchos países de la UE ofrecen algún tipo de aplazamiento del IVA a la importación, pero el régimen del artículo 23 de los Países Bajos destaca especialmente.

Esto es lo que lo hace único:

• Amplio acceso: cualquier empresa con sede en los Países Bajos puede solicitarlo. Los no residentes pueden acceder a través de un representante fiscal. No se requieren autorizaciones ni estatus especiales. Solo hay que cumplir los criterios estándar.

• Declaración trimestral: a diferencia de los países que exigen declaraciones mensuales del IVA para utilizar la contabilidad diferida, los Países Bajos permiten presentar declaraciones trimestrales. Esto reduce la carga administrativa para los importadores pequeños y medianos.

• Garantía estándar: siempre se exige una garantía financiera, pero el mínimo es asumible. Otras jurisdicciones pueden exigir garantías más elevadas o limitar el programa a comerciantes de confianza.

• Sin estatus especial ni Operador Económico Autorizado (OEA): en algunos países de la UE, el IVA diferido en la importación está restringido a las empresas con estatus de OEA u otras certificaciones. El régimen de los Países Bajos no tiene este tipo de restricción, pero tampoco sacrifica la supervisión.

• Sinergia logística: los Países Bajos combinan esta ventaja fiscal con puertos y almacenes de primer nivel. Esa infraestructura, junto con la neutralidad del flujo de caja del artículo 23, explica por qué muchas empresas internacionales eligen los puertos neerlandeses como puerta de entrada a la UE.

En conjunto, estas funciones hacen que el sistema contable diferido neerlandés sea más accesible y tenga un mayor impacto en el flujo de caja que mecanismos similares de otros países europeos.

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