L'importazione di merci nei Paesi Bassi può mettere a dura prova il flusso di cassa, qualora tu debba pagare in anticipo l'imposta sul valore aggiunto (IVA); nel 2023 i Paesi Bassi hanno raccolto circa 75,6 miliardi di euro di IVA. La licenza in base all'articolo 23 (artikel 23 vergunning in olandese) offre alle attività un'altra opzione, trasformando l'imposta da una spesa immediata a una voce nella dichiarazione.

Capire come ottenere e utilizzare questa licenza di differimento può liberare capitali, semplificare la dichiarazione IVA e accelerare lo sdoganamento per le attività che importano regolarmente prodotti in Europa. La presente guida illustra le norme e i criteri di ammissibilità per l'articolo 23, oltre ai passaggi pratici per presentare la domanda.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è il differimento dell'IVA nei Paesi Bassi in base all'articolo 23
  
• In che modo l'articolo 23 migliora il flusso di cassa delle attività
  
• Chi ha diritto a una licenza in base all'articolo 23
  
• Come si richiede il differimento dell'IVA in base all'articolo 23
  
• In che modo le attività utilizzano in pratica la licenza in base all'articolo 23
  
• Perché l'approccio dell'articolo 23 olandese è unico in Europa
  
• In che modo Stripe Atlas può essere d'aiuto
  

Che cos'è il differimento dell'IVA nei Paesi Bassi in base all'articolo 23

Quando le merci sbarcano in un porto olandese, la regola predefinita è che l'IVA al 21% viene dovuta immediatamente in base al valore doganale. L'articolo 23 modifica questa situazione consentendo a un'attività di registrare l'IVA in importazione alla successiva dichiarazione IVA olandese, anziché pagare l'IVA alla dogana. In tale dichiarazione, l'importatore detrae lo stesso importo dell'imposta a monte, quindi l'effetto netto sul flusso di cassa è zero. In effetti, questa licenza trasforma un pagamento in una voce contabile e consente alle aziende di sdoganare le merci senza attendere che la dogana elabori un rimborso.

In base all'articolo 23, le merci importate continuano a essere dichiarate nella casella 4a della dichiarazione IVA olandese. La base IVA deve essere il valore doganale indicato nell'avviso di pagamento della dogana (uitnodiging tot betaling o UTB in olandese) anziché che quello riportato sulla fattura di acquisto. Poiché l'UTB riflette la corretta valutazione doganale, il suo utilizzo garantisce che il reso corrisponda a ciò che ha registrato la dogana. L'articolo 23 non prevede l'esenzione dai dazi doganali o dalle accise, quindi tali importi si saldano comunque all'arrivo della merce.

In che modo l'articolo 23 migliora il flusso di cassa delle attività

L'importazione di merci comporta in genere il pagamento dell'IVA alla dogana, dovendo attendere settimane o mesi per recuperarla nella dichiarazione IVA. Questo esborso può essere notevole, soprattutto se i margini sono stretti o se si cresce rapidamente. L'articolo 23 modifica i tempi. Quando importi, registri l'IVA nella tua prossima dichiarazione anziché pagarla in anticipo. Dichiari il valore della merce e calcoli l'IVA dovuta, detraendo tale importo come imposta a monte nella stessa dichiarazione. Di conseguenza, i tuoi soldi rimangono nell'attività.

La dogana può anche sdoganare le merci più rapidamente perché non c'è alcun pagamento dell'IVA da elaborare, e questo aiuta a evitare ritardi e a ridurre i costi di magazzino. Inoltre, l'IVA sulle importazioni diventa una voce regolare della dichiarazione, quindi sai esattamente quando apparirà e scomparirà dai libri contabili. In questo modo è più facile coordinare le scorte in entrata con i cicli di vendita e pianificare i picchi e i valori minimi.

Chi ha diritto a una licenza in base all'articolo 23

L'articolo 23 è concepito per le attività che sono presenti nei Paesi Bassi e importano merci su base ricorrente. Ecco i requisiti stabiliti dalle autorità fiscali olandesi.

Sede nei Paesi Bassi

Devi avere la sede o la residenza nel Paese. Questa può significare un'azienda registrata, una filiale, un magazzino o un'altra organizzazione fissa. L'ufficio delle imposte vuole la prova che stai operando dal suolo olandese.

Gli imprenditori stranieri devono affrontare ulteriori passaggi. Non possono presentare direttamente la richiesta in base all'articolo 23; ma devono nominare un Rappresentante fiscale olandese.

Esistono due tipi di rappresentanza:

• Rappresentanza limitata: questa significa che il rappresentante importa le merci utilizzando la propria Partita IVA e gestisce solo le transazioni che gli sono specificatamente assegnate.

• Rappresentanza generale: questa ti consente di ottenere il tuo numero di partita IVA olandese mentre il rappresentante gestisce le dichiarazioni e la conformità a tuo nome, offrendo maggiore flessibilità.

Importazioni regolari da Paesi extra UE

La licenza non è destinata alle spedizioni una tantum. Ti verrà chiesto di provare una regolare attività di importazione, come conferme d'ordine, fatture d'acquisto e dichiarazioni doganali.

Amministrazione separata

I tuoi registri devono identificare chiaramente l'IVA dovuta per ogni importazione. Questo significa mantenere un libro mastro o un modulo distinto nel sistema contabile, in modo che i funzionari doganali e fiscali possano verificare facilmente i valori delle importazioni.

Garanzia finanziaria

La garanzia finanziaria è obbligatoria. La garanzia minima è di 5.000 euro, ma viene adattata ai volumi delle importazioni e al profilo di rischio. La garanzia viene fornita spesso dal rappresentante fiscale, in caso di attività non residente.

Come si richiede il differimento dell'IVA in base all'articolo 23

È necessario considerare la procedura di applicazione dell'articolo 23 nell'ambito di una strategia di conformità più ampia. Documentazione accurata, dichiarazioni tempestive e un rapporto proattivo con l'autorità fiscale possono rendere più agevole il processo.

Ecco i passaggi per richiedere il differimento e perché ognuno di essi è importante.

Registrarsi per l'IVA nei Paesi Bassi

Prima di poter fare domanda è necessario un numero di partita IVA olandese. Se non sei residente, il tuo rappresentante fiscale ti fornirà una registrazione all'IVA nell'ambito del suo mandato.

Riunire i documenti giustificativi

L'ufficio delle imposte deve vedere la prova che importi regolarmente. Riunisci gli ordini di acquisto, le fatturee le dichiarazioni doganali più recenti. Allega le copie alla domanda. L'inclusione anticipata di questi documenti riduce il rischio successivo di richieste reiterate.

Compilare il modulo di registrazione

Il modulo chiede dettagli sulla tua azienda, il numero di partita IVA, la descrizione dell'attività e la frequenza delle importazioni. Compilalo con cura: inserisci il tuo numero di partita IVA su ogni documento allegato e descrivi i tuoi prodotti e i relativi Paesi di origine. Questo contesto aiuta l'ufficio delle imposte a valutare il tuo profilo di rischio e a determinare l'entità della garanzia finanziaria.

Stipulare una garanzia finanziaria

È richiesta una fideiussione bancaria o un deposito finanziario. Protegge la tesoreria nel caso in cui l'IVA all'importazione non sia contabilizzata correttamente. Se ti stai rivolgendo a un rappresentante fiscale, questo potrebbe fornire la garanzia per tuo conto.

Presentare la domanda all'ufficio delle imposte

Inviare il modulo compilato e gli allegati all'autorità fiscale olandese per posta o tramite il Portale fiscale online. Eseguire la richiesta con molto anticipo, perché l'elaborazione può richiedere circa otto settimane e non vuoi che le tue merci rimangano bloccate in dogana mentre aspetti.

Attendere la decisione

Durante il periodo di revisione, l'autorità fiscale verificherà la tua idoneità, valuterà la documentazione e confermerà che la garanzia è sufficiente. Riceverai una decisione per iscritto. Se la tua domanda viene approvata, puoi iniziare a utilizzare immediatamente l'articolo 23 per le importazioni future.

Il rappresentante fiscale supervisionerà la maggior parte di questi compiti per le aziende non residenti. Preparerà la domanda, organizzerà la garanzia, presenterà i documenti e gestirà eventuali domande dell'Ufficio delle imposte. Il rappresentante gestisce anche la dichiarazione IVA continuativa, assicurandosi che l'IVA all'importazione sia dichiarata e detratta correttamente nelle dichiarazioni.

In che modo le attività utilizzano in pratica la licenza in base all'articolo 23

Con una licenza in base all'articolo 23, il processo quotidiano di gestione dell'IVA sulle importazioni è semplice. Trattalo come un esercizio contabile anziché una transazione in contanti.

Ecco alcuni esempi concreti di come ciò si traduce nella pratica.

Sdoganamento delle merci

Quando arriva la tua spedizione, la dogana emette un UTB, che indica il valore doganale della merce. Ai sensi dell'articolo 23, il campo IVA dell'UTB contiene 0, perché non stai pagando l'IVA alla dogana. Conserva l'UTB in archivio, come prova del valore che devi dichiarare.

Usare il valore doganale, non il valore in fattura

La base per il calcolo dell'IVA nella dichiarazione è il valore doganale nell'UTB, non il prezzo sulla fattura del fornitore. Le valutazioni doganali possono includere merci, assicurazioni o rettifiche, quindi l'utilizzo del valore in fattura potrebbe portare a una sottostima o a una sovrastima dell'IVA. Sbagliare ripetutamente può mettere a repentaglio la tua licenza.

Riportare nella dichiarazione IVA

Nella dichiarazione IVA olandese, inserisci il valore doganale nella casella 4a, etichettata come "Forniture/servizi da Paesi al di fuori dell'UE". Calcola l'IVA e aggiungila all'IVA in uscita. Immediatamente sotto, richiedi il rimborso dello stesso importo dell'IVA a monte. Se sei completamente tassabile, le due voci si annullano e non c'è nulla da pagare.

Mantenere la documentazione

Mantieni accessibili l'UTB e i documenti correlati (ad esempio, contratti di trasporto, fatture di acquisto). In un controllo, le autorità fiscali vorranno vedere che gli importi dichiarati corrispondono ai dati doganali. Una registrazione sciatta, o l'utilizzo di valori errati, possono portare a correzioni o addirittura alla revoca della licenza.

Ci sono limiti a ciò che copre l'articolo 23. I dazi doganali, le accise e le altre imposte devono comunque essere pagati all'importazione. Tuttavia, per la maggior parte delle merci, una volta impostata correttamente la contabilità, l'utilizzo della licenza è una questione di routine.

Perché l'approccio dell'articolo 23 olandese è unico in Europa

Molti Paesi dell'UE offrono una qualche forma di IVA differita all'importazione, ma lo schema olandese dell'articolo 23 si distingue.

Ecco cosa lo rende unico:

• Ampio accesso: può presentare domanda qualsiasi attività con una sede olandese. I non residenti ottengono l'ingresso tramite un rappresentante fiscale. Non sono necessarie autorizzazioni o status speciali. Devi solo soddisfare i criteri standard di ammissibilità.

• Presentazione trimestrale: A differenza dei Paesi che insistono sulle dichiarazioni IVA mensili per utilizzare la contabilizzazione posticipata, i Paesi Bassi consentono di presentare la dichiarazione trimestralmente. Questo riduce gli oneri amministrativi per gli importatori di piccole e medie dimensioni.

• Garanzia standard: è sempre richiesta una garanzia finanziaria, ma il minimo è gestibile. Altre giurisdizioni potrebbero richiedere garanzie più elevate o limitare il sistema ai commercianti di fiducia.

• Non è consentito lo status speciale o di Operatore Economico Autorizzato (AEO): in alcuni Paesi dell'UE, l'IVA differita all'importazione è limitata alle aziende con status di AEO o altre certificazioni. Il programma olandese non ha questo tipo di restrizioni, ma non rinuncia nemmeno alla supervisione.

• Sinergia logistica: i Paesi Bassi combinano questo vantaggio fiscale con porti e magazzini di livello mondiale. Questa infrastruttura, unita alla neutralità del flusso di cassa stabilita dall'articolo 23, spiega perché molte attività globali scelgono i porti olandesi come porta d'accesso all'UE.

Nel loro insieme, queste funzioni rendono il sistema olandese di contabilità posticipata più accessibile e più incisivo sul flusso di cassa, rispetto a meccanismi simili di altri Paesi europei.

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