Het importeren van goederen in Nederland kan je cashflow onder druk zetten, als je vooraf btw moet betalen. In 2023 heeft Nederland ongeveer € 75,6 miljard aan btw geïnd. De vergunning op grond van artikel 23 (artikel 23 vergunning in het Nederlands) biedt bedrijven een andere optie door de belasting te veranderen van een directe uitgave in een factuurregel op je aangifte.

Als je weet hoe je deze uitstelvergunning kunt krijgen en gebruiken, kun je kapitaal vrijmaken, de btw-aangifte vereenvoudigen en de douaneafhandeling versnellen voor bedrijven die regelmatig producten naar Europa brengen. In deze gids worden de regels en criteria voor artikel 23 uitgelegd, evenals de praktische stappen voor het aanvragen ervan.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is artikel 23 btw-uitstel in Nederland?
  
• Hoe verbetert artikel 23 de cashflow van bedrijven?
  
• Wie komt in aanmerking voor een artikel 23-vergunning?
  
• Hoe vraag je btw-uitstel aan op grond van artikel 23?
  
• Hoe gebruiken bedrijven de artikel 23-vergunning in de praktijk?
  
• Waarom is de Nederlandse artikel 23-aanpak uniek in Europa?
  
• Hoe Stripe Atlas kan helpen
  

Wat is artikel 23 btw-uitstel in Nederland?

Als goederen in een Nederlandse haven aankomen, is de standaardregel dat 21% btw direct over de douanewaarde moet worden betaald. Artikel 23 verandert dit door bedrijven toe te staan de invoer-btw op te nemen in hun volgende Nederlandse btw-aangifte in plaats van btw te betalen aan de grens. In die aangifte trekt de importeur hetzelfde bedrag af als voorbelasting, zodat het netto-effect op de kasstroom nul is. In feite verandert de vergunning een betaling in een boekhoudkundige post en kunnen bedrijven goederen inklaren zonder te wachten tot de douane een teruggaaf verwerkt.

Op grond van artikel 23 moet je de geïmporteerde goederen nog steeds aangeven in vak 4a van de Nederlandse btw-aangifte. De btw-grondslag moet de douanewaarde zijn die op de uitnodiging tot betaling (UTB) staat, en niet die op de aankoopfactuur. Omdat de UTB de juiste douanewaarde weergeeft, zorgt het gebruik ervan ervoor dat je aangifte overeenkomt met wat de douane heeft geregistreerd. Artikel 23 geeft ook geen vrijstelling van douanerechten of accijnzen, dus die bedragen moet je nog steeds vereffenen wanneer de goederen aankomen.

Hoe verbetert artikel 23 de cashflow van bedrijven?

Als je goederen importeert, moet je meestal btw betalen aan de douane en weken of maanden wachten om die terug te krijgen via je btw-aangifte. Die uitgave kan een flinke aanslag zijn, vooral als je marges krap zijn of je snel groeit. Artikel 23 verandert dat. Als je importeert, noteer je de btw op je volgende aangifte in plaats van die vooraf te betalen. Je geeft de waarde van de goederen op en berekent de verschuldigde btw, en je trekt dat bedrag af als voorbelasting in dezelfde aangifte. Je geld blijft dus in het bedrijf.

De douane kan je goederen ook sneller inklaren omdat er geen btw-betaling hoeft te worden verwerkt, wat vertragingen helpt voorkomen en opslagkosten vermindert. En btw op import wordt een vast onderdeel van je aangifte, zodat je precies weet wanneer het in je boekhouding verschijnt en verdwijnt. Dit maakt het makkelijker om de inkomende voorraad af te stemmen op de verkoopcycli en te plannen voor pieken en dalen.

Wie komt in aanmerking voor een artikel 23-vergunning?

Artikel 23 is bedoeld voor bedrijven die in Nederland gevestigd zijn en regelmatig goederen importeren. Hieronder volgen de vereisten die door de Nederlandse belastingdienst zijn vastgesteld.

Vestiging in Nederland

Je moet in het land gevestigd of woonachtig zijn. Dit kan een geregistreerd bedrijf, filiaal, magazijn of andere vaste vestiging zijn. Het belastingkantoor wil bewijs zien dat je vanuit Nederland opereert.

Buitenlandse ondernemers moeten extra stappen ondernemen. Zij kunnen niet rechtstreeks een artikel 23-vergunning aanvragen, maar moeten een Nederlandse fiscaal vertegenwoordiger aanstellen.

Er zijn twee soorten vertegenwoordiging:

• Beperkte vertegenwoordiging: Dit betekent dat de vertegenwoordiger goederen invoert met zijn eigen btw-nummer en alleen de specifieke transacties afhandelt die jij toewijst.

• Algemene vertegenwoordiging: Hiermee kun je je eigen Nederlandse btw-nummer krijgen, terwijl de vertegenwoordiger namens jou de aangiften en compliance regelt, wat je meer flexibiliteit geeft.

Regelmatige invoer van buiten de EU

De vergunning is niet bedoeld voor eenmalige zendingen. Je moet bewijs laten zien van regelmatige importactiviteiten, zoals orderbevestigingen, aankoopfacturen en douaneaangiften.

Aparte administratie

In je administratie moet duidelijk worden aangegeven hoeveel btw je over elke import verschuldigd bent. Dat betekent dat je een apart grootboek of een aparte module in je boekhoudsysteem moet bijhouden, zodat douane- en belastingambtenaren de importwaarden gemakkelijk kunnen controleren.

Financiële garantie

Een financiële garantie is verplicht. Er geldt een minimumgarantie van € 5.000, maar deze is afhankelijk van je importvolumes en risicoprofiel. Als je een niet-ingezeten bedrijf bent, wordt de garantie vaak verstrekt door de belastingvertegenwoordiger.

Hoe vraag je uitstel van btw-afdracht aan op grond van artikel 23?

Je moet de aanvraagprocedure voor artikel 23 zien als onderdeel van een bredere compliancestrategie. Nauwkeurige documentatie, tijdige indiening en een proactieve relatie met het belastingkantoor kunnen het proces soepeler laten verlopen.

Hieronder volgen de stappen om uitstel aan te vragen en waarom elke stap belangrijk is.

Registreer je voor btw in Nederland

Je hebt een Nederlands btw-nummer nodig voordat je een aanvraag kunt indienen. Als je niet in Nederland woont, zal je belastingvertegenwoordiger je als onderdeel van zijn mandaat een btw-registratie regelen.

Verzamel je ondersteunende documenten

Het belastingkantoor wil bewijs zien dat je regelmatig importeert. Verzamel recente inkooporders, facturen en douaneaangiften. Voeg kopieën toe aan je aanvraag. Door deze documenten vooraf mee te sturen, verminder je het risico dat er later nog vragen worden gesteld.

Vul het aanvraagformulier in

Op het formulier moet je de gegevens van je bedrijf, het btw-nummer, een beschrijving van je activiteiten en hoe vaak je importeert invullen. Wees grondig: vermeld je btw-nummer op elk bijgevoegd document en beschrijf je goederen en hun landen van herkomst. Deze context helpt het belastingkantoor om je risicoprofiel te beoordelen en de hoogte van de financiële garantie te bepalen.

Regel een financiële garantie

Er is een bankgarantie of financiële deposito vereist. Deze beschermt de schatkist voor het geval de invoer-btw niet correct wordt afgerekend. Als je een fiscaal vertegenwoordiger inschakelt, kan deze de garantie namens jou verstrekken.

Dien je aanvraag in bij het belastingkantoor

Stuur het ingevulde formulier en de bijlagen per post of via het online belastingportaal naar de Nederlandse belastingdienst. Dien je aanvraag ruim van tevoren in, want de verwerking kan ongeveer acht weken duren en je wilt niet dat je goederen bij de douane blijven liggen terwijl je wacht.

Wacht op de beslissing

Tijdens de beoordelingsperiode controleert het belastingkantoor of je in aanmerking komt, beoordeelt hij je documentatie en controleert hij of je garantie voldoende is. Je ontvangt een schriftelijke beslissing. Als je aanvraag wordt goedgekeurd, kun je artikel 23 onmiddellijk gaan gebruiken voor toekomstige invoer.

De fiscaal vertegenwoordiger houdt toezicht op de meeste van deze taken voor niet-ingezeten bedrijven. Hij stelt de aanvraag op, regelt de garantie, dient de papieren in en behandelt eventuele vragen van het belastingkantoor. De vertegenwoordiger regelt ook de lopende btw-aangifte en zorgt ervoor dat de invoer-btw correct wordt aangegeven en afgetrokken in je aangiften.

Hoe gebruiken bedrijven de vergunning op grond van artikel 23 in de praktijk?

Met een vergunning op grond van artikel 23 is het dagelijkse beheer van de invoer-btw eenvoudig. Beschouw het als een boekhoudkundige handeling in plaats van een contante transactie.

Zo ziet dat er in de praktijk uit.

Goederen inklaren

Wanneer je zending aankomt, geeft de douane een UTB af, waarop de douanewaarde van de goederen staat vermeld. Op grond van artikel 23 staat in het btw-veld op de UTB een 0, omdat je geen btw betaalt aan de grens. Bewaar de UTB als bewijs van de waarde die je moet aangeven.

Gebruik de douanewaarde, niet de factuurwaarde

De basis voor het berekenen van de btw in je aangifte is de douanewaarde op de UTB, niet de prijs op de factuur van je leverancier. Douanewaarderingen kunnen vrachtkosten, verzekering of aanpassingen omvatten, dus het gebruik van de factuurwaarde kan leiden tot een te lage of te hoge btw-aangifte. Als je dit herhaaldelijk verkeerd doet, kan dit je vergunning in gevaar brengen.

Rapporteer in je btw-aangifte

Vul in je Nederlandse btw-aangifte de douanewaarde in vak 4a in, met het label “leveringen/diensten uit landen buiten de EU”. Bereken de btw en tel deze op bij je output-btw. Direct daaronder claim je hetzelfde bedrag als input-btw. Als je volledig belastbaar bent, heffen de twee posten elkaar op en hoef je niets te betalen.

Bewaar documentatie

Bewaar de UTB en bijbehorende documenten (bijv. transportcontracten, aankoopfacturen) binnen handbereik. Bij een controle willen de belastingautoriteiten zien dat de door jou opgegeven bedragen overeenkomen met de douanegegevens. Slordige administratie of het gebruik van verkeerde waarden kan leiden tot correcties of zelfs intrekking van je vergunning.

Er zijn grenzen aan wat artikel 23 dekt. Douanerechten, accijnzen en andere heffingen moeten nog steeds bij invoer worden betaald. Maar voor de meeste goederen is het gebruik van de vergunning een routinezaak als je je boekhouding eenmaal correct hebt opgezet.

Waarom is de Nederlandse artikel 23-aanpak uniek in Europa?

Veel EU-landen bieden een vorm van uitgestelde invoer-btw, maar de Nederlandse artikel 23-regeling onderscheidt zich.

Dit maakt haar uniek:

• Brede toegang: elk bedrijf met een vestiging in Nederland kan een aanvraag indienen. Niet-ingezetenen krijgen toegang via een fiscaal vertegenwoordiger. Er zijn geen speciale vergunningen of statussen vereist. Je hoeft alleen maar aan de standaard criteria te voldoen.

• Kwartaalaangifte: in tegenstelling tot landen die maandelijkse btw-aangiften eisen om uitgestelde boekhouding te mogen gebruiken, kun je in Nederland per kwartaal aangifte doen. Dit vermindert de administratieve lasten voor kleine en middelgrote importeurs.

• Standaardgarantie: Er is altijd een financiële garantie nodig, maar het minimum is haalbaar. Andere landen kunnen hogere garanties vragen of de regeling beperken tot betrouwbare handelaren.

• Geen speciale status of Authorised Economic Operator (AEO): In sommige EU-landen is uitgestelde invoer-btw alleen voor bedrijven met een AEO-status of andere certificeringen. De Nederlandse regeling heeft dit soort beperkingen niet, maar doet ook geen afbreuk aan het toezicht.

• Logistieke synergie: Nederland combineert dit belastingvoordeel met havens en opslagfaciliteiten van wereldklasse. Die infrastructuur, in combinatie met de cashflowneutraliteit van artikel 23, verklaart waarom veel internationale bedrijven Nederlandse havens kiezen als hun toegangspoort tot de EU.

Al deze kenmerken samen maken het Nederlandse uitgestelde boekhoudsysteem toegankelijker en hebben een grotere impact op de cashflow dan vergelijkbare mechanismen in andere Europese landen.

Hoe Stripe Atlas kan helpen

Stripe Atlas zet de juridische basis voor je onderneming, zodat je geld kunt inzamelen, een bankrekening kunt openen en binnen twee werkdagen overal ter wereld betalingen kunt ontvangen.

Sluit je aan bij de meer dan 75.000 bedrijven die zijn opgericht met behulp van Atlas, waaronder start-ups die worden ondersteund door topinvesteerders zoals Y Combinator, a16z en General Catalyst.

Aanmelden bij Atlas

Het aanvragen van het opzetten van een bedrijf met Atlas duurt minder dan 10 minuten. Je kiest je bedrijfsstructuur, bevestigt onmiddellijk of je bedrijfsnaam beschikbaar is en voegt maximaal vier medeoprichters toe. Je beslist ook hoe je het eigen vermogen splitst, een aandelenpool reserveert voor toekomstige investeerders en werknemers, functionarissen aanstelt en vervolgens al je documenten elektronisch ondertekent. Alle medeoprichters ontvangen een e-mail met een uitnodiging om hun documenten ook elektronisch te ondertekenen.

Betalingen accepteren en bankieren voordat je EIN-nummer arriveert

Na het oprichten van je onderneming vraagt Atlas je EIN-nummer (Employer Identification Number) aan. Oprichters met een Amerikaans socialezekerheidsnummer, adres en mobiel telefoonnummer komen in aanmerking voor versnelde verwerking door de Amerikaanse belastingdienst (IRS), terwijl anderen de standaardverwerking krijgen, die iets langer kan duren. Bovendien maakt Atlas pre-EIN-betalingen en -bankieren mogelijk, zodat je al kunt beginnen met het ontvangen van betalingen en het uitvoeren van transacties voordat je je EIN hebt ontvangen.

Aankoop van aandelen door de oprichter zonder contant geld

Oprichters kunnen initiële aandelen kopen met behulp van hun intellectuele eigendom (IE; bijvoorbeeld auteursrechten of patenten) in plaats van contant geld, met een aankoopbewijs opgeslagen op je Atlas-dashboard. Je IE moet een waarde hebben van 100 dollar of minder om hiervan gebruik te kunnen maken; wanneer je IE bezit met een hogere waarde, raadpleeg dan een advocaat voordat je verder gaat.

Automatische indiening van belastingkeuzeformulier 83(b)

Oprichters kunnen een zogenoemd belastingkeuzeformulier 83(b) indienen om de persoonlijke inkomstenbelasting te verlagen. Atlas dient die voor je in, ongeacht of je een Amerikaanse of niet-Amerikaanse oprichter bent, met behulp van USPS Certified Mail (aangetekende verzending) en tracking. Je ontvangt een ondertekend belastingkeuzeformulier 83(b) en een bewijs van indiening rechtstreeks op je Stripe-dashboard.

Juridische bedrijfsdocumenten van wereldklasse

Atlas heeft alle juridische documenten die je nodig hebt om je bedrijf te starten. De documenten van Atlas C corp zijn gemaakt in samenwerking met Cooley, een van de toonaangevende advocatenkantoren op het gebied van durfkapitaal. Deze documenten zijn ontworpen om je te helpen direct geld in te zamelen en ervoor te zorgen dat je onderneming juridisch beschermd is, met aandacht voor aspecten als eigendomsstructuur, aandelenverdeling en fiscale compliance.

Een gratis jaar Stripe Payments, plus $ 50.000 aan partnervoordelen en kortingen

Atlas werkt samen met top-tier partners om oprichters exclusieve kortingen en credits te geven. Dit zijn onder andere kortingen op belangrijke tools voor engineering, belastingen, financiën, compliance en ondernemingsvoering van marktleiders zoals AWS, Carta en Perplexity. We zorgen ook gratis voor je vereiste geregistreerde agent in Delaware tijdens je eerste jaar. Bovendien krijg je als Atlas-gebruiker toegang tot extra Stripe-voordelen, waaronder maximaal een jaar gratis betalingsverwerking voor betalingen tot $ 100.000.

Lees meer over hoe Atlas je kan helpen bij het snel en eenvoudig opzetten van je nieuwe bedrijf of ga vandaag nog aan de slag.