Una lista de control del cumplimiento de la normativa para el Onboarding de vendedores puede incluir la verificación de quiénes son tus vendedores y quién posee y controla su empresa, así como la revisión de sanciones o exposición política antes de dejarles cobrar una transferencia. Las plataformas y los marketplaces que facilitan los pagos podrían tener responsabilidad directa de ello, y los requisitos varían según el tipo de vendedor, el país y el nivel de riesgo. El Onboarding manual puede costar hasta 35.000 $ por proveedor, pero hacerlo bien puede evitar problemas más adelante.

A continuación, explicaremos cómo clasificar a un vendedor correctamente desde el principio, qué documentos y datos solicitar a los particulares frente a las empresas y dónde encajan los controles de AML y las revisiones en una lista de control de Onboarding.

De un vistazo

• Los particulares, los empresarios individuales y las empresas tienen pasos diferentes en la verificación y la documentación para el Onboarding de vendedores.

• Las comprobaciones de KYC y «Know Your Business» (KYB) se ejecutan mediante procesos diferentes, uno para la identificación individual y otro para el registro de empresas.

• El cumplimiento de la normativa no termina con la aprobación. La supervisión continua y las nuevas revisiones periódicas detectan cambios que el Onboarding por sí solo no puede detectar.

¿Qué es una lista de control de cumplimiento de la normativa para el onboarding de vendedores para plataformas y marketplaces?

Una lista de control de cumplimiento de la normativa para el onboarding de vendedores es un proceso estructurado para recopilar, verificar y documentar información legal, financiera y reglamentaria de un nuevo vendedor externo antes de aprobarle para operar. Cuando diriges una plataforma o marketplace que permite a otras empresas o personas vender a través de ti, eres responsable de saber quiénes son antes de permitirles cobrar dinero. Una lista de control de onboarding de vendedores se ejecuta en varias tareas: clasificar al vendedor, recopilar información y documentos, verificar la identidad a través de KYC y KYB, comprobar la propiedad y revisar las sanciones o a las personas del medio político (PEP) y supervisar la cuenta una vez que está aprobada.

¿Cómo se define al vendedor y su ruta de onboarding?

El primer paso de cualquier flujo de onboarding es determinar con qué tipo de vendedor estás trabajando. Esa clasificación decide todo lo que sigue. Los vendedores particulares, los propietarios únicos y las empresas registradas tienen requisitos de documentación diferentes y distintos niveles de escrutinio.

En EE. UU., un vendedor particular (alguien que vende con su propio nombre sin una entidad comercial independiente) suele necesitar un documento de identidad emitido por el Gobierno, un número de la Seguridad Social o un ID fiscal equivalente, y una cuenta bancaria para las transferencias. Un propietario único puede operar con un nombre comercial y tener un Número de identificación del empleador (EIN), pero legalmente sigue siendo una persona, por lo que la verificación se sigue centrando en el particular.

Una empresa registrada, ya sea una sociedad, una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) o una corporación, necesita documentos de registro comercial, un ID fiscal para la propia entidad y detalles sobre las personas que la poseen o controlan.

¿Qué información y documentos debes recopilar durante el onboarding de vendedores?

Una vez que sepas qué tipo de vendedor vas a incorporar, el siguiente paso es reunir los puntos de datos y los documentos específicos vinculados a esa clasificación.

Cuando hagas el onboarding a un vendedor particular, recopila lo siguiente:

• Nombre legal completo, fecha de nacimiento y dirección (que coincida con un documento de identidad oficial).

• Número de identificación fiscal (número de la Seguridad Social, documento de identidad nacional, número de referencia fiscal).

• Datos de la cuenta bancaria para transferencias.

Cuando hagas el onboarding de un vendedor de empresa, recopila lo siguiente:

• Nombre legal de la empresa, número de registro y dirección de la empresa.

• El nombre y el documento de identidad del representante que está completando el onboarding en nombre de la empresa.

• Detalles sobre los beneficiarios efectivos (cualquier persona que posea una gran parte de la entidad o ejerza un control sustancial sobre ella).

¿Cómo funciona la verificación KYC y KYB para los vendedores?

La verificación confirma que lo que el vendedor ha enviado es preciso. Existen diferentes formas de verificación para particulares y empresas.

El proceso KYC se aplica a los vendedores particulares y a los representantes y beneficiarios efectivos que hay detrás de los vendedores que son empresas. A menudo se comprueba un documento de identidad enviado con bases de datos gubernamentales o de agencias de crédito, se confirma que el nombre y la fecha de nacimiento coinciden y, en algunos flujos, se requiere un selfie que coincida con la foto del documento de identidad.

El proceso KYB se aplica a la propia entidad comercial. Puede que compruebe el número de registro en los registros oficiales de empresas, confirme que la empresa está activa en lugar de disuelta y coteje la dirección y la estructura con los registros públicos.

¿Cómo ejecutas los controles de propiedad, AML y revisión?

La propiedad efectiva, los controles de prevención del blanqueo de capitales (AML) y la revisión son tres áreas donde se concentra la exposición al cumplimiento de la normativa.

La recopilación del beneficiario final (UBO) es el proceso de identificar a cada individuo que posee una gran parte de una empresa (los umbrales exactos varían). Cada UBO debe tener información de identidad central similar a la requerida para un vendedor particular: nombre, fecha de nacimiento, dirección y verificación de identidad. Las estructuras de propiedad complejas, como una empresa propiedad de otra empresa propiedad de un fideicomiso, requieren rastrear la propiedad a través de cada entidad hasta que llegues a personas reales.

Los controles de prevención del blanqueo de capitales son la capa superior de la verificación de identidad. La AML incluye la comprobación de los patrones de transacciones para la estructuración, la vigilancia de los importes de las transferencias que no coinciden con el tipo de empresa declarado y el marcado de las cuentas que cambian repentinamente de volumen o destino sin explicación.

La revisión de sanciones comprueba al vendedor, a sus representantes y a sus beneficiarios efectivos en las listas de sanciones del gobierno, incluida la Lista de Nacionales Especialmente Designados de la Oficina de Control de Activos Extranjeros de EE. UU., junto con las listas aplicables de la UE y la ONU. La revisión de PEP comprueba si las personas son funcionarios del gobierno, familiares o colaboradores cercanos, ya que estos individuos conllevan un riesgo elevado de corrupción.

¿Cómo escalas a los vendedores de mayor riesgo y los supervisas después del onboarding?

La diligencia debida ampliada (EDD) se aplica a vendedores de alto riesgo, estructuras corporativas estratificadas, grandes transacciones y actividades comerciales en países que tienen una regulación más débil (o una mayor corrupción).

Los pasos de EDD suelen incluir los siguientes:

• Examinar el origen de los fondos: Requerir al vendedor que explique y proporcione pruebas de dónde proviene su capital operativo.

• Revisar la estructura de propiedad: Rastrear cada capa de propiedad más a fondo.

• Ejecutar comprobaciones adicionales: Revisión más frecuente contra las listas PEP y de sanciones.

La supervisión del cumplimiento de la normativa debe continuar después de la configuración de la cuenta. Vuelve a revisar a los vendedores contra las listas de sanciones y PEP periódicamente, ya que las personas y las entidades pueden añadirse a estas listas después de que ya se haya hecho el onboarding.

¿Cómo evalúas si tu lista de control de cumplimiento de la normativa para el onboarding de vendedores funciona?

Asegúrate de medir tu lista de control de cumplimiento de la normativa para el onboarding con resultados reales. Realiza un seguimiento de las siguientes métricas para determinar el éxito de tu lista de control:

• Cuántos vendedores abandonan durante el onboarding y dónde.

• Con qué frecuencia la verificación produce falsas alarmas.

• Cuántos casos escalados realmente necesitaron EDD en comparación con cuántos se aclararon una vez que una persona miró más de cerca.

• Con qué frecuencia la supervisión posterior al onboarding detecta algo que la revisión inicial pasó por alto.

Si tu proceso de verificación produce demasiadas falsas alarmas o demasiados casos se escalan para EDD, tu lógica de coincidencia podría ser demasiado estricta para los países o tipos de vendedores a los que sirves.

Cómo puede ayudarte Stripe Connect

Stripe Connect coordina el movimiento de dinero entre varias partes en plataformas de software y «marketplaces». Además, ofrece procesos de activación rápidos, componentes integrados, pagos globales y mucho más.

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Preguntas frecuentes sobre las listas de control de cumplimiento de la normativa para el onboarding de vendedores